Yêu cầu chung của Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông và cổ tức baogồm các công việc sau:
3.1.2.1.Đặc tả chức năng
Cuối cùng chúng ta sẽ xây dựng tài liệu đặc tả chức năng của hệ thống. Đây là tài liệu chi tiết mô tả các đầu vào, đầu ra, các dữ liệu và các xử lý dữ liệu trong từng chức năng của chơng trình.
Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức gồm hai chức năng chính:
- Hỗ trợ bầu cử
- Quản lý cổ đông, cổ tức
Các chức năng đó đợc thể hiện cụ thể tại sơ đồ chức năng (BFD)của phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức (xem hình 3.1)
Chức năng1: Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức
Chức năng này gồm bốn chức năng con là: Cập nhật cổ đông, Theo dõi chuyển nh- ợng cổ phần, lập các báo cáo trình hội đồng quản trị.
Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức là chức năng cho phép quản lý các thông tin về cổ đông nh cổ đông đó nắm giữ bao nhiêu cổ phần, thuộc bộ phận nào quản lý, theo dõi sự tăng giảm, chuyển nhợng cổ phần của các cổ đông, tính lợi tức cho các cổ đông.
Hình3.1: Sơ đồ chức năng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức
Đầu vào: Các thông tin về cổ đông ban đầu, cập nhật cổ đông, tỷ lệ lợi tức. Đầu ra: Các báo cáo về danh sách cổ đông, tình hình chuyển nhợng tăng giảm cổ phần, cổ tức cổ đông đợc hởng.
Báo cáo về tình hình tăng giảm cổ phần gồm có các thông tin nh tên cổ đông, cổ phần ban đầu, tăng, giảm cổ phần và thời gian tăng giảm cổ phần, cổ đông liên quan đến quá trình tăng giảm cổ phần đó.
Báo cáo danh sách cổ đông nắm các loại cổ phần nh cổ phần phổ thông, cổ phần u đãi, cổ phần khác.
Báo cáo chi trả cổ tức: cổ tức kế hoạch, cổ tức thực tế gồm các thông tin nh họ tên cổ đông, số cổ phần nắm giữ, số cổ tức đợc lĩnh, ký nhận. Hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức Quản lý cổ đông, cổ tức Cập nhật cổ đông
Theo dõi chuyển nh- ợng, tăng, giảm CP Tính cổ tức Lập các báo cáo trình HĐQT Hỗ TRợ Bầu cử Nhập phiếu bầu
Thông báo kết quả bầu cử
Xử lý: Nhập lãi suất, theo dõi sự biến động cổ đông, cổ phần, lên các báo cáo. Các kho dữ liệu: Kho dữ liệu hồ sơ cổ đông.
- Chức năng 2: Hỗ trợ bầu cử
Trong chức năng này đợc chia thành ba chức năng con: Nhập phiếu bầu, tổng hợp phiếu bầu, thông báo kết quả bầu cử.
Chức năng hỗ trợ bầu cử : Là chức năng hỗ trợ cho các đại hội cổ đông tiến hành công việc bầu cử nhanh chóng và chính xác hơn với các chức năng trợ giúp nh : in phiếu bầu, nhập phiếu đã đợc bầu, tổng hợp phiếu bầu và thông báo kết quả bầu cử.
Đầu vào:Danh sách các ứng cử viên bầu vào vị trí ban kiểm soát, hội đồng quản trị, các phiếu bầu.
Đầu ra: Các báo cáo nh kết quả bầu cử, thống kê phiếu đã nhập, kết quả kiểm phiếu chi tiết.
Kết quả bầu cử gồm: Kết quả kiểm phiếu (số phiếu phát ra, số phiếu thu về, số phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ, số cổ đông đi bầu trực tiếp, số cổ đông uỷ quyền đi bầu, kết quả kiểm phiếu theo % theo danh sách trong phiếu bầu, kết quả bầu cử theo phần trăm phiếu bầu đợc sắp xếp theo thứ tự cổ đông có phần trăm phiếu bầu giảm dần.)
Thống kê phiếu đã nhập: Kiểm soát tình hình nhập phiếu bầu, chẳng hạn có bao nhiêu phiếu bầu loại 100 cổ phần, đã nhập đợc bao nhiêu phiếu, còn bao nhiêu phiếu cha nhập.
Kết quả kiểm phiếu chi tiết: Hiển thị chi tiết việc cổ đông bầu cho từng ứng cử viên bao nhiêu phiếu, phiếu có hợp lệ hay không.
Xử lý: Nhập phiếu bầu và lên các báo cáo (kết quả bầu cử, thống kê phiếu đã nhập, kết quả kiểm phiếu chi tiết)
Các kho dữ liệu: kho dữ liệu hồ sơ cổ đông và kho dữ liệu lu kết quả bầu cử.