III. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S
3.2.6 B6 Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S
Kiểm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và chính các thành viên trong công ty thực hiện. Kiểm soát 5S có thể thực hiện bằng các cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi.
Có rất nhiều cách kiểm tra, đánh giá định kỳ, ở đây xin chỉ ra 2 cách như sau
Cách 1: Lãnh đạo thành lập tổ kiểm tra tình hình thực hiện chương trình 5S tại các phòng ban thuộc công ty
Nội dung kiểm tra như sau:
1. Kiểm tra vệ sinh các phòng làm việc,và sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo quy định của công ty 2. Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ bình xét thi đua khen thưởng theo tháng, quí, năm...
Tiêu chí đánh giá
1. Về vệ sinh môi trường làm việc
a) Phòng làm việc phải sạch sẽ không có rác; bàn ghế sắp xếp gọn gàng; máy móc thiết bị sạch sẽ; b) Đồ dùng và máy móc được sắp xếp trật tự đúng chỗ, đảm bảo cảnh quan môi trường và tiện lợi khi sử dụng.
2. Về sắp xếp hồ sơ tài liệu
a) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, gọn gàng;
b) Có các File tài liệu của từng cá nhân, kể các các file tài liệu nguyên tắc c) Không có tài liệu, hồ sơ lưu quá 01 năm mà chưa đưa vào Lưu trữ Bộ.
Các quy định khác
Những đơn vị thực hiện tốt các tiêu chí theo quy định sẽ được công ty xét khen thưởng trong đợt bình xét thi đua, khen thưởng tháng, quí, năm;
Không bình xét thi đua khen thưởng cho các phòng làm việc không đạt các tiêu chí quy định .
Tổ kiểm tra thống nhất thang điểm việc thực hiện chương trình 5S : mỗi tiêu chí thực hiện tốt sẽ được 20 điểm, điểm cao nhất cho cả 5 tiêu chí là 100 điểm. Sau kiểm tra, Tổ đã có văn bản báo cáo Lãnh đạo xn xét khen thưởng cho các phòng ban và cá nhân thực hiện tốt 5S, những phòng ban và cá nhân thực hiện chưa tốt được nhắc nhở và thông báo trên mạng nội bộ.
Cách 2: Lập một form đánh giá, nội dung form này có thể được thêm vào hoặc bớt đi nếu đánh giá viên thấy cần thiết.
Biểu 3.8 FORM ĐÁNH GIÁ
Form đánh giá 5S Area: Tên khu vực đánh giá
Điểm cho các khoản vật
Trước Sau
Sort (Organization)
Phân biệt cái cần thiết và không cần thiết những vật không cần thiết đã bị
loại bỏ chưa?
các lối đi, khu vực làm việc được phân biệt rõ ràng?
có 1 qui trình tồn tại để loại bỏ vật không cần thiết không?
Stabilize (Orderliness)
Một chỗ cho mọi thứ và mọi thứ ở chỗ của nó có chỗ cho mọi thứ không?
mọi thứ đã vào chỗ của nó rồi chứ?
mọi sự bố trí đều rõ ràng dể nhận biết không?
Shine (Cleanliness) Lau chùi và tìm cách giữ cho nó luôn sạch
tất cả các khu vực làm việc, công cụ, dụng cụ, bàn ghế đều sạch sẽ chứ?
những nguyên liệu sạch sẽ có thể có được và cung cấp được? Kế hoạch lau chùi, tẩy rửa được lên thường xuyên?
Standardize (Adherence) Duy trì, điều khiển
có thông tin cần thiết hữu hình không?
Tất cả các tiêu chuẩn được biết và hữu hình?
Sustain (Self-Discipline) Các qui luật để duy trì
mọi quá trình được tuân theo? có hệ thống đánh giá và duy trì
Tên nhân viên đánh giá:
Điểm:
0= không vấn đề 1= 1 đến 2 vấn đề 2= hơn 2 vấn đề