QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CÔNG TY
4.1 Những thuận lợi khi thực hiện 5S nói chung:
5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại, dịch vụ.
Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó.
Môi trường làm việc không thể lúc nào cũng hoàn hảo. Khi đã sạch sẽ rồi có thể sạch sẽ hơn nữa, khi đã gọn rồi bằng cách khác có thể gọn hơn nữa, chính vì thế luôn có thể cải tiến các cách thức theo thời gian để phát huy hiệu quả cao hơn.
4.2 Các vấn đề mà các công ty thường gặp phải mà 5S có thể khắc phục:
Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng Di chuyển đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác Tại nơi làm việc không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc do sự bố trí không hợp lý dụng cụ làm việc.
Tồn tại nhiều thiếu sót trong công việc.
Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng thường xuyên chậm trễ và phải làm thêm ngoài giờ.
Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ. Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc hoạt động không cao.
Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng đến sức khoẻ người lao động.
Nơi làm việc không an toàn dẫn đến tai nạn lao động, sự cố xảy ra.
Những nơi công cộng ( Phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh…) không sạch sẽ. Tinh thần làm việc của công nhân kém.
Người lao động không tự hào về công ty của mình
4.3 Những lợi ích chung của việc thực hiện 5S:
5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nên phổ biến trên nhiều nước khác. Nó bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự
nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ trong phân xưởng người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc cuả tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chưm sóc “chiếc máy làm việc của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.
Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể như sau:
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ hơn và năn nắp hơn. - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.
- Mọi người trở nên kỹ luật hơn.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình. - Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn
- Đẩy mạnh sản xuất
- Nâng cao chất lượng công việc
- Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc - Giao hàng đúng hẹn
- Thúc đẩy tinh thần làm việc - Môi trường làm việc an toàn
- Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới...
Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM: - Cải tiến năng suất ( P – Productivity ) - Nâng cao chất lượng ( Q – Quality ) - Giảm chi phí ( C – Cost )
- Giao hàng đúng hẹn ( D – Delivery ) - Đảm bảo an toàn ( M - Morale )
4.4 Xuất phát từ thực tế môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty
Như đã phân tích trên môi trường làm việc cuả công ty có một số mặt hạn chế mà khi thực hiện 5S công ty có thể khắc phục đó là:
Một số điểm chưa hợp lý gây ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính. Bất tiện thứ nhất là việc bố trí đặt máy tính làm viêc. Máy tính làm việc đặt tại phòng văn thư lưu trữ nhưng bàn làm việc đặt tại phòng hành chính. Việc sắp đặt không hợp lý này gây mất thời gian và không thuận tiện và không linh hoạt trong công việc.
Kiến thức về quản lý chất lượng cũng như công cụ 5S đối với công ty hầu như còn mới mẻ.
Trong sắp xếp hồ sơ, vật dụng của các phòng ban vẫn còn có những vật dụng không cần thiết, tuy việc điều tra bảng hỏi là theo ý kiến chủ quan nhưng đó cũng là một hạn chế.
Trong công ty chưa có những quy định về cách thức lưu trữ và quản lý về các hồ sơ của cá nhân trong công ty.
Về ý thức của nhân viên, công ty đã được thành lập và tồn tại được 30 năm lại nay nên mọi cách thức quản lý cũng như văn hoá của công ty đã thành một nếp sống, điều đó vừa có mặt tốt vừa có mặt hạn chế. Mặt tốt đó là tạo nét riêng của công ty và mọi ngườica thể tryền nhau và người mới có thể dễ dàng hoà nhập vào công ty, nhưng hạn chế đó là khó thay đổi và cải tiến.
Về công tác vệ sinh cần có những quy định rõ ràng hơn và cụ thể hơn cho công tác này. Khi áp dụng 5S thì doanh nghiệp sẽ khắc phục được các hạn chế trên và thông qua hoạt động liên tục cải tiến những mức 5S cao hơn sẽ tạo ra cho công ty một truyền thống tốt đẹp. Khi đã thực hiện 5S thành công tại các phòng ban chức năng có thể mở rộng và triển khai nó ở các cơ sở trực thuộc và các đơn vị khác có hiệu quả hơn. Tiếp cận 5S là một cách tiếp cận mới về quản lý chất lượng, là cơ sở doanh nghiệp có thể hướng tới á dụng ISO hay một hệ thống quản lý chất lượng trong tương lai.
CHƯƠNG III
ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY
***