Thép xây dựng: gồm có thép vằn, thép tròn cuộn, thép tròn trơn …được cung cấp bởi các nhà sản xuất thép trong nước như: Thép Miền nam, Vinakyoei.
- Thép vằn, thép tròn cacbon: chủ yếu phục vụ cho
ngành xây dựng các công trình yêu cầu chịu lực cao, tòa nhà cao ốc, cầu đường, hầm …với đường kính từ D10 - D42, ngoài ra còn phục vụ cho ngành xây dựng dân dụng, gia công cơ khí (Ø10 - Ø 18).
- Thép cuộn: phục vụ cho việc gia công kéo dây (Ø6 -
Ø10), gia công chế tạo boulon thông dụng (Ø12 - Ø18), xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp (Ø10 - Ø32).
Thép chính phẩm: bao gồm thép tấm, lá, cuộn, thép hình H, I, U và thép ống đạt tiêu chuẩn, chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài (Nga, Nhật, Hàn Quốc, …) và một số nhà sản xuất thép trong nước như: Pomina, Thép Miền Nam. Các sản phẩm này chủ yếu phục vụ cho việc gia công cơ khí, các cơ sở đóng tàu, khung kèo bằng thép trong các công trình xây dựng công nghiệp, cầu đường, sản xuất công nghiệp.
Thép tấm, lá sai quy cách: bao gồm thép tấm, lá,
cuộn, …không đúng chuẩn, sai quy cách, …được nhập khẩu từ nước ngoài như: Nhật, Nga, Hàn Quốc, … chủ yếu phục vụ cho các nhà sản xuất, gia công thép; các nhà máy thép ống, thép định hình, sản xuất khung nhà kho; các cơ sở đóng tàu biển; các nhà kinh doanh thép cán phẳng, …
Phế liệu: bao gồm phế liệu thu mua trong nước,
vật tư cắt phá tàu, thiết bị cũ, các vật tư dư thừa, …chủ yếu phục vụ cho các cơ sở nhỏ sản xuất thép xây dựng sử dụng nguyên liệu là các nguồn phế liệu tận dụng và các lò sản xuất phôi từ thép phế liệu.
2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5:
2.2.3.1 Chức năng:
- Tổ chức mua bán các mặt hàng kim khí, các loại hàng hóa khác sản xuất trong và ngoài nước. Bán các loại hàng hóa do công ty khai thác và nhập khẩu.
- Khai thác nguồn kim khí và các loại hàng hóa khác ngoài xã hội để bổ sung thêm nguồn hàng kinh doanh của công ty theo các phương án do công ty duyệt.
2.2.3.2 Nhiệm vụ:
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản và nguồn vốn , hàng hóa, lao động do công ty giao.
- Chấp hành pháp luật nhà nước, các quy định của công ty về kế hoạch, tài chính, hàng hóa, lao động, thị trường… thực hiện theo đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty.
- Hoạt động theo phương thức hoạch toán báo sổ của công ty Cổ Phần Kim Khí TP HCM, được sử dụng con dấu riêng theo quy định.
- Các xí nghiệp có trách nhiệm phải báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ hàng tháng về văn phòng công ty để tổng hợp kết quả kinh doanh toàn công ty.
2.2.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy Xí nghiệp KDKK số 5:
2.2.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý: Sơ đồ 2.1
2.2.4.2 Giải thích:
Giám đốc xí nghiệp:
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các phó Tổng Giám đốc và sự chỉ gián tiếp của của Tổng Giám đốc.
PHÓ GIÁM ĐỐC XÍ
NGHIỆP GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP
CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG
P.HÀNH
- Điều hành mọi hoạt động của xí nhiệp theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên, đúng điều lệ của Công ty, mục tiêu quy chế của Công ty và tuân thủ các quy định của Pháp luật.
- Được lựa chọn và đề xuất cấp trên bổ nhiệm chức danh Phó Giám đốc xí nghiệp.
- Có quyền quyết định bán hàng hay không bán hàng. Chỉ có Giám đốc mới có quyền đề nghị xin chuyển hàng của Công ty để kinh doanh tại Xí nghiệp.
Phó Giám đốc xí nghiệp
Phó Giám Đốc có quyền đưa ra chiến lược cho công ty với điều kiện Giám Đốc là người ký ban hành.Công việc cụ thể của Phó Giám Đốc là giúp việc cho Giám Đốc và thực hiện quyền điều hành cty do chính Giám Đốc ủy nhiệm.
Phòng Hành chính Tổng hợp:
- Phòng có chức năng tham mưu giúp Giám đốc điều hành và
thực hiện các hoạt động hành chính, tổng hợp kế hoạch và hoạt động mua bán sắt thép xây dựng của Xí nghiệp.
- Phòng Hành chính Tổng hợp còn có nhiệm vụ hỗ trợ cho phòng Kinh doanh tiếp khách hàng để ký kết các hợp đồng mua bán tại Xí nghiệp mình. Ngoài ra, còn thực hiện công tác quản lý, xây dựng đội ngũ nhân viên, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên các phòng chức năng khác.
Phòng Tài chính Kế toán:
- Quản lý nghiệp vụ Kế toán:
+ Tổ chức ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Xí nghiệp.
+ Hỗ trợ hướng dẫn Xí nghiệp thực hiện đúng chính sách, quy định về quản lý tài chính của Nhà nước.
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực của các chứng từ, tính chính xác của các số liệu. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê kịp thời theo quy định của Công ty, và theo chế độ của Nhà Nước.
+ Thực hiện nghiệp vụ thu chi, nhập xuất, theo dõi và thu hồi công nợ. + Đưa các báo cáo và các sổ sách Kế toán về Công ty đúng theo thời gian mà Công ty quy định.
- Quản lý tài sản và quản trị tài chính:
+ Quản lý và bảo quản con dấu, sử dụng con dấu của Xí nghiệp khi được sự cho phép của Giám đốc, chịu trách nhiệm đóng dấu các hợp đồng mà Giám đốc đã ký.
+ Quản lý quỹ là tài sản chính của Xí nghiệp. + Quản lý hợp đồng mua bán.
+ Tổ chức kiểm kê hợp đồng hàng năm, sau đó đưa về Công ty theo quy định.
+ Tiếp đón các đoàn thanh tra tài chính của Công ty theo định kỳ hoặc đột xuất.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong quá trình phân tích hoạt kinh doanh nhằm phát hiện ra những khả năng tiềm tàng và khắc phục những thiếu sót còn tồn tại.
+ Quản lý tập trung, thống nhất số liệu kế toán thống kê để cung cấp số liệu chính xác về cho Công ty.
+ Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo cung cấp kịp thời theo nhu cầu kinh doanh của Xí nghiệp.
Phòng Kinh doanh:
- Nhiệm vụ chính : tìm kiếm khách hàng.
- Theo dõi tình hình thị trường về lĩnh vực kinh doanh của mình để tham mưu cho Giám đốc trong quá trình định giá bán.
- Chịu trách nhiệm quan hệ trực tiếp với khách hàng và lấy ý kiến đóng góp của họ về chất lượng sản phẩm của mình.
- Đưa các chứng từ cho phòng Kế toán để dược xuất kho hàng hóa sau khi được Giám đốc phê duyệt.
Phòng bảo vệ:
Nhiệm vụ chính là bảo vệ trật tự, giám sát tình hình ra vào cổng của nhân viên, khách hàng, các xe chở hàng. Đồng thời, chịu trách nhiệm dưới sự mất mát mọi tài sản của Xí nghiệp.
2.2.5 Mục tiêu kinh doanh:
Với mục tiêu " tất cả vì sự hài lòng" và phương châm hoạt động là đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty luôn xem chất lượng là trách nhiệm hàng đầu phải hoàn thành. Do vậy, tất cả các sản phẩm trước khi giao cho khách hàng đều phải thông qua bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm. Vì thế, tất cả các sản phẩm của Xí nghiệp cũng như Công ty khi đến tay khách hàng luôn đảm bảo về chất lượng, tính năng kỹ thuật và được khách hàng tin cậy.
2.2.6 Hệ thống quản lý chất lượng và chính sách khách hàng:
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. cho các hoạt động. Toàn bộ quy trình quản lý chất lượng trong tất cả các khâu đã được thiết lập đảm bảo mục tiêu phát triển trong tương lai.
Xí nghiệp đã tổ chức phân loại khách hàng và có từng chính sách cụ thể ưu tiên với từng loại. Cụ thể:
- Nhóm khách hàng đặc biệt: là những khách hàng truyền thống có quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh hợp pháp và ổn định, có uy tín thanh toán trên thị trường được Xí nghiệp tổ chức thẩm định và Giám đốc phê duyệt công nhận. Nhóm khách hàng này được tín chấp 100% tổng số tiền nợ. - Nhóm khách hàng loại A: là những khách hàng có quy mô hoạt động sản
mua hàng của Xí nghiệp, công nợ quá hạn (nếu có) nằm trong phạm vi cho phép và thanh toán đầy đủ lãi suất quá hạn. Trường hợp này phải có cán bộ bán hàng bảo lãnh nợ, cán bộ bảo đảm nợ phải có tài sản đảm bảo tối thiểu 20% tổng số tiền được phép nợ. Nhóm khách hàng này được tín chấp tối đa 80% tổng số tiền được phép nợ.
- Nhóm khách hàng loại B: là những khách hàng không được công nhận ở 2 loại trên. Trường hợp này khách hàng hoặc cán bộ bán hàng phải có tài sản đảm bảo cho 100% tổng số tiền nợ.
2.2.7 Giới thiệu về tổ chức công tác Kế toán tại Xí nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5: Khí số 5:
2.2.7.1 Tổ chức, nhân sự, nhiệm vụ ở phòng Kế toán:
Tổ chức việc ghi chép và tổng hợp số liệu đồng thời phân tích tình hình kinh doanh để cung cấp kịp thời cho cấp trên về tình hình kinh doanh của Xí nghiệp.
Nhân sự phòng Kế toán gồm có 4 người: Bà Nguyễn Thị Quế: Kế toán trưởng
- Phụ trách chung bộ phận nghiệp vụ kế toán thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật, các chuẩn mực Kế toán hiện hành và theo quy định chung của Công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mặt tài chính kế toán. Hướng dẫn nghiệp vụ cho kế toán các phần hành khác.
- Tổ chức hạch toán của các thành phần kế toán.
- Tổng hợp tài khoản, lên bảng tổng hợp tài khoản, lập báo cáo thống kê theo quy định, lập báo cáo tài chính định kỳ.
- Đối chiếu công nợ nội bộ, theo dõi đối chiếu công nợ khách hàng.
- Lập phương án kinh doanh, báo cáo thuế. Bà Nguyễn Thị Thu Nga: Kế toán công nợ
- Xuất hóa đơn bán hàng, lập nhật biên mua bán hàng.
- Lập phiếu thu, chi.
- Đối chiếu công nợ khách hàng.
Bà Trần Thị Tâm: Kế toán hàng hóa phế liệu kiêm
thủ quỹ:
- Kiểm, đếm, thu, chi tiền mặt.
- Báo cáo đối chiếu với Kế toán trưởng.
- Lập các thủ tục giao nhận hàng hóa phế liệu.
- Thực hiện công tác văn thư.
Bà Ngô Thị Minh: Thủ kho
- Quản lý hàng hóa trong kho
của Xí nghiệp.
- Theo dõi nhập xuất hàng hóa.
- Theo dõi kiểm kê, kiểm tra
hàng hóa kho của Xí nghiệp.
2.2.7.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp : Sơ đồ 2.2
2.2.7.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
- Áp dụng hình thức tổ chức Kế toán kiểu tập trung: là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn Xí nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng Kế toán.
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN HÀNG HÓA THỦ KHO
- Phương tiện tổ chức bộ máy Kế toán là phần mềm Fast Accounting.
- Thời gian lưu trữ sổ sách tại Xí nghiệp là 2 năm, sau đó chuyển về Công ty.
2.2.7.4 Tổ chức công tác kế toán:
Ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán:
Giúp phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Xí nghiệp. Từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho Giám đốc và Công ty.
Chế độ kế toán:
- Áp dụng chế độ Kế toán theo
Quyết định 15/2006 QĐ - BTC.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ
01/01 kết thúc vào 31/12 năm Dương lịch.
- Nộp thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. - Hình thức kế toán: áp dụng hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ hạch toán hình thức kế toán Nhật ký chung: Sơ đồ 2.3 CHỨNG TỪ GỐC SỔ CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT N.K CHUNG SỔ CÁI BẢNG CĐ TÀI KHOẢN
Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ.
Quan hệ đối chiếu.
2.2.7.5 Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật Ký Chung - Sổ Cái
- Sổ Chi tiết tài khoản
2.2.7.6 Trình tự ghi chép:
Ghi hằng ngày hoặc định kỳ:
- Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp lệ, Kế toán phân loại các chứng từ và ghi sổ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ảnh vào "Nhật ký chung" theo trình tự thời gian và vào các sổ chi tiết có liên quan.
Ghi định kỳ:
- Căn cứ các định khoản kế toán đã lập trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản.
Ghi cuối kỳ:
- Lập Bảng Tổng hợp chi tiết căn cứ vào các sổ chi tiết của các tài khoản.
- Căn cứ số liệu trên Sổ Cái lập Bảng cân đối tài khoản. - Đối chiếu kiểm tra số liệu và lập các báo cáo kế toán.
2.3 Thực trạng tình hình kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5 – Công ty Cổ Phần Kim Khí TP.HCM
2.3.1.1 Khái quát thực tế tại Xí nghiệp
Phương thức tiêu thụ:
- Nhận hàng hóa từ Công ty để kinh doanh.
- Bán hàng với những khách hàng quen thuộc, bán hàng qua
điện thoại…
Phương thức thanh toán:
Để phù hợp với điều kiện của đa số khách hàng tại xí nghiệp, xí nghiệp thường sử dụng 2 phương thức thanh toán là thu tiền mặt trực tiếp và thu bằng chuyển khoản.
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Giấy đề nghị bán hàng tại Xí nghiệp
- Đơn bảo lãnh bán hàng trả chậm
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Phiếu thu
Trình tự hạch toán:
Hàng ngày Kế toán tổng hợp căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng, nhật ký chung, sổ cái …
• Mô tả lưu đồ:
- Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng” 3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán.
- Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các thông tin này lập “Hoá đơn bán hàng” 2 liên và lưu giấy gửi hàng theo số thứ tự tại bộ phận lập hoá đơn. Liên 1 hoá đơn bán hàng gửi cho khách hàng, liên 2 gửi cho kế toán.
- Định kỳ, kế toán đối chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng.
Tài khoản sử dụng:
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Sổ sách Kế toán: - Nhật ký chung - Sổ chi tiết TK 511 - Sổ cái TK 511 2.3.1.2 Số liệu thực tế phát sinh: Bán hàng thu tiền mặt:
Nghiệp vụ 1: Ngày 06/02/2009 xuất bán 1.130,4kg Thép tấm 4x1500x6000
(Hóa đơn GTGT số 0089885) cho Công ty TNHH SX CN Cường Thịnh với giá thực tế 9.215đ/kg, giá bán chưa thuế 10.000đ/kg (thuế suất thuế GTGT