III. Kế toán nguồn kinh phí
3.2. Hạch toán chi hoạt động
Để hạch toán chi hoạt động kế toán sử dụng tài khoản 661 “chi hoạt động”
a. Công dụng:
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên theo dự án chi ngân sách đã đượcduyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do Ngân sách Nhà nước cấp hay do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí đảm bảo.
b. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 661:
- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán, niên khoá Ngân sách và theo phân loại của mục lục Ngân sách Nhà nước. Riêng các đơn vị thuộc khối Đảng, an ninh, quốc phòng, hạch
toán theo mục lục của khối mình.
- Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với côgn tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Không hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc.
- Hạch toán vào tài khoản này nhưng khoản chi thuộc kinh phí hàng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không thường xuyên. Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ chi phí đầu tư xây dựng cơ bản bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc chương trình, đề tài, dự án.
- Đối với dự toán cấp I, cấp II tài khoản 661 “chi hoạt động” ngoài việc tổng hợp chi hoạt động của tất cả các đơn vị trực thuộc ( trên cơ sở quyết toán đã được duyệt của các đơn vị) để báo cáo với cấp trên và cơ quan tài chính.
- Hết niên độ kế toán, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ sổ chi hoạt động trong năm được chuyển từ tài khoản 6612 “sang đầu năm sau được chuyển sang tài khoản 6612 - “ năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo.
c. Kết cấu và nội dung tài khoản 661
Nợ
- Chi hoạt động phát sinh ở
TK 661 SD: Các khoản chi hoạt động chưa
được quyết toán hay quyết toán chưa được duyệt y
Tài khoản 661 - “chi hoạt động” có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6611 năm trước dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán.
- Tài khoản 6612 năm nay: phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc năm nay.
- Tài khoản 6613 - năm sau: phản ánh các khoản chi năm sau. Tài khoản này sử dụng ở những đơn vị được sổ chi ở tài khoản này được chuyển sang tài khoản 6612 “năm nay”
d. Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi hoạt động
TK 152
Xuất vật liệu, dụng cụ sử
dụng cho hoạt động
TK 611 TK 611
Khi báo cáo quyết toán chi của cấp trên được duyệt
TK 334
Tiền lương, sinh hoạt phí, phải trả cho cán bộ nhân viên không đối tượng khác trong
đơn vị
Kết chuyển số chi v o nguà ồn kinh phí khi quyết toán chi hoạt
động được duyệt TK 611 (1) TK 332 Trích BHXH, BHYT v o chi à h nh chính sà ự nghiệp Cuối năm nếu quyết toán chưa duyệt chuyển chi hoạt động năm n y th nh sà à ổ chi hoạt
động năm trước TK 331
Chi phí điện nước, dịch vụ thuê
ngo i à TK 311
TK 312
Chi phí điện nước, dịch vụ thuê ngo i à
Thanh toán tạm ứng đã chi cho hoạt động
TK 111,112
Chi phí bằng tiền cho hoạt động sự nghiệp
Các khoản chi qua tiêu chuẩn
định mức, không được duyệt phải thu hồi hay chuyển xử lý
TK 466
Khi TSCĐ mua ho n th nh à à đưa v o sà ử dụng đồng thời ghi tăng nguồn KPĐHTTSCĐ
TK 341
Tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị cấp dưới
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tài khoản 661 của trường THCS Mạc Đĩnh Chi trong tháng 6 như sau:
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến TK 661 của trường THCS Mạc Đỉnh Chi trong tháng 6 năm 2002 như sau.
1. Số chứng từ số 56, số lương phải trả tháng 6.
Nợ TK 661: 95.223.000
Có TK 334: 95.223.000
2. Thanh toán tiền công lao động trong (chứng từ số 189)
Nợ TK 661: 1.000.000
Có TK 111: 1.000.000
3. Chứng từ số 190, chi mua vật tư văn phòng tháng 6
Nợ TK 661: 188.500
Có TK 111: 188.500
4. Chứng từ số 191, UNC tiền mua mực dùng cho máy foto.
Nợ TK 661: 446.000
Có TK 112: 446.000
5. Thanh toán tiền công tháng 6 theo chứng từ số 192
Nợ TK 661: 1.400.000
Có TK 111: 1.400.00
6. Chứng từ số 193, nâng capá phần mềm máy tính
Nợ TK 661: 200.000
Có TK 111: 200.000
7. Chứng từ số 194, chi phí nghiệp vụ chuyên môn tháng 6
Nợ TK 661: 1.497.000
Có TK: 1.497.000
8. Chứng từ số 195, thương học sinh khá giỏi tháng 6
Nợ TK 611: 2.000.000
Có TK 111: 2.000.000
Nợ TK 661: 220.000 Có TK 111: 220.00
10. Chứng từ số 197, UNC tiền điện, tiện nước tháng 6
Nợ TK 661: 6.325.700
Có TK 112: 6.325.700
11. Chứng từ số 198, chi tiền chụp ảnh bế giảng tháng 6
Nợ TK 661: 36.000
Có TK 111: 36.000
12. Chứng từ số 199, UNC tiền báo, tiền điện thoại.
Nợ TK 661: 1.329.000
Có TK 112: 1.329.000
13. Chứng từ số 200, các khoản tạm ứng đã chi hoạt động
Nợ TK 661: 806.000 Có TK 312: 806.000 14. Chứng từ số 201, chi phí khác trong tháng 6. Nợ TK 661: 3.032.600 Có TK 111: 3.032.600 15. Chứng từ số 202 - Trích 15% BHXH + 2% BHYT Nợ TK 661: 14.824.500 Có TK 332: 14.824.500
Sổ CáI
Năm 2002
Tài khoản - chi hoạt động Số hiệu: 661 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số hiệu Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày thán g Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ 12.000.000 Số lương đã trả T6 334 95.223.00 30/6 189 30/6 Thanh toán tiền công tác phí
T6
111 1.000.000 30/6 190 30/6 Chi mua VTVP T6 111 188.500 30/6 191 30/6 UNC tiền mua mực photo 112 446.000 30/6 192 30/6 Thanh toán tiền cộng lao
động
111 1.400.000 30/6 193 30/6 Nâng cấp phần miền m ạng t
ính
111 200.000
30/6 194 30/6 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn
111 1.497.500 30/6 195 30/6 Thương binh T6 111 2.000.000 31/6 196 30/6 Thanh toán tiền mua than 111 220.000 31/6 197 30/6 UNC tiền điện, nước 112 6.325.700
31/6 198 30/6 Chi chụp ảnh T6 111 36.000
31/6 199 30/6 UNC tiền báo, điện thoại 112 1.329.000 31/6 199 30/6 Các khoản tư đã chi bồi dưỡng
GV 312 806.000 31/6 200 31/6 Chi phí khác T6 111 3.032.600 31/6 201 31/6 Trích 15% BHXH + 2% BHYT 332 14.824.500 Số phát sinh 128.528.800 Số dư 140.528.800 0 3.3. Hạch toán hạn mức kinh phí
Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 008 - “hạn mức kinh phí”
a. Công dụng :
Tài khoản này dùng để phản ánh số hạn mức kinh phí, hoạt động sự nghiệp được phân phối và được cấp phát sử dụng.
b. Kết cấu và nội dung Nợ - Hạn mức kinh phí hoạt động TK 008 SD: Hạn mức kinh phí còn được sử dụng.
Tài khoản 008 có 3 tài khoản cấp hai
+ Tài khoản 0081 - Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách trung ương.
+ Tài khoản 0082 - Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách tỉnh cuối năm, số hạn mức kinh phí đã được phân phối, sử dụng không hết phải nộp cho kho bạc, nhà nước.
c. Số theo dõi hạn mức kinh phí
- Mục đích:
Sổ này dùng để theo dõi tình hình kinh phí, hạn mức kinh phí được cáp làm căn cứ để đối chiếu hạn mức kinh phí không có báo cáo tài chính khác. Sổ được lập theo dõi cho từng loại hạn mức kinh phí trong năm của đơn vị.
- Phương pháp ghi sổ:
+ Mỗi loại HMKP được theo dõi trên một quyển hay một số trang.
+ Căn cứ để ghi sổ HMKP là giấy phân phối HMKP, giấy rút HMKP và các chứng từ khác có liên quan.
+ Cột 1: ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2,3,4: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ + Cột 5: Ghi nội dung của chứng từ
+ Cột 6: Ghi HMKP đã được phân phối theo thông báo của cơ quan cấp phát.
+ Cột 7: HMKP kỳ trước còn lại được phép chyển sang kỳ này (số dư HMKP còn lại cuối kỳ trước ở cột 12 của quỹ trước)
+ Cột 9: Số HMKP đã được rút về đơn vị hay chuyển trả đơn vị khác. + Cột 10: Ghi sổ nộp khôi phục HMKP
+ Cột 11: Tính sổ HMKP thực rút ở kho bạc ( 11 = 9 - 10) + Cột 12: Số dư HMKP còn lại cuối kỳ ( 12 + 8 - 11)
IV. Hạch toán các khoản thu:
Kế toán sử dụng tài khoản 511 - các khoản thu để hạch toán các khoản thu
4.1. Công dụng:
Tài khoản này dùng để phản ánh tất cả các khoản thu theo chế độ quy định phát sinh ở đơn vị và tình hình xử lý các khoản thu đó.
4.2. Kết cấu và nội dung
Nợ TK 511 Có
- ở đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
+ Trị giá vật tư, sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ
+ Chi phí của các hoạt động kinh doanh, dịch vụ hoàn thành đã tiêu thụ trong kỳ + Chênh lệch thu chi lớn hơn chi kết chuyển sang tài khoản chênh lệch thu, chi chưa xử lý - ở đơn vị có hoạt động sự nghiệp có thu phí, lệ phí
+ Số thu phải nộp ngân sách Nhà nước.
+ Số thu được phép bổ sung nguồn kinh phí hay các quỹ theo quy đinịh của chế độ tài chính
- ở đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
+ Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu về tiêu thụ vật tư, sản phẩm, hàng hoá dịch vụ “chênh lệch thu, chi chưa xử lý”
- ở đơn vị hoạt động sự nghiệp có thu phí, lệ phí
+ Các khoản thu sự nghiệp, thu về phí lệ phí
+ Các khoản thu về lãi tiền gửi, lãi tín phiếu, trái phiếu
SD: Phản ánh số chênh lệch SD: Phản ánh số chênh lệch thu lớn chi lớn thu chưa kết chuyển chi chưa được kết chuyển.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 511 1. Chứng từ số56, phiếu thu tiền học phí
Nợ TK 111: 9.000.000
Có TK 511: 9.000.000 -Đồng thời ghi tăng NKPHĐ
Nợ TK 511: 9.000.000
Có TK 461: 9.000.000
2. Chứng từ số 57, phiếu thu tiền thuê địa điểm
Nợ TK 111: 8.000.000
Có TK 511: 8.000.000 -Đồng thời ghi tăng NKPHĐ
Nợ TK 511: 8.000.000
Có TK 461: 8.000.000 Tiếp đó ta vào Sổ Cái TK 511
Sổ CáI
Năm 2002
Tài khoản - khoản thu Số hiệu - 511
Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ 29/6 56 29/6 Thu tiền học phí T6 111 9.000.000 Đồng thời ghi tăng
NKPHĐ
461 9.000.000 29/6 57 29/6 Phiếu thu tiền thuê địa
điểm
111 8.000.000
Đồng thời ghi tăng NKPHĐ
461 8.000.000
II. Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng 1. Bản chất và mục đích của của báo cáo: 1. Bản chất và mục đích của của báo cáo:
Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình nhận và sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị trong kỳ báo cáo và số thực chi cho từng loại hoạt động theo từng nguồn kinh phí đề nghị quyết toán.
Báo cáo này được dùng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp với mục đích giúp cho đơn vị và các cơ quan chức năng của Nhà nước nắm được tổng số các loại kinh phí theo từng nguồn hình thành và tình hình sử dụng các loại kinh phí ở đơn vị trong một kỳ kế toán.
2. Kết cấu báo cáo
Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng gồm 3 phần chính.
- Phần I: Tổng hợp tình hình kinh phí
Phản ánh tổng hợp toàn bộ tình hình nhận và sử dụng nguồn kinh phí trong kỳ của đơn vị theo từng loaị kinh phí
- Phần II: Tổng hợp tình hình kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán.
Phản ánh toàn bộ số kinh phí đã sử dụng trong kỳ của đơn vị theo từng loại kinh phí, từng nguồn hình thành theo mục, tiêu mục nhằm có đủ căn cứ pháp lý và chứng từ hợp lệ đề nghị quyết toán.
- Phần III: Quyết toán vốn đầu tư, vốn sửa chữa lớn sử dụng trong kỳ.
Phản ánh tổng hợp quá trình sử dụng các nguồn vốn trong năm, báo cáo và giá trị khối lượng sửa chữa lớn và XDCB mới hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng trong năm.
3. Nguồn gốc số liệu để lập báo cáo
- Căn cứ vào báo cáo “Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán khi kinh phí đã sử dụng” ký trước.
- Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết trong kỳ các tài khoản loại 4 và loại 6, tài khoản 241
4. Nội dung và phương pháp lập chỉ tiêu trong báo cáo:
Phần I. Tổng hợp tình hình kinh phí
Phần I “Tổng hợp tình hình kinh phí” được phản ánh theo từng nội dung kinh phí: kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, nguồn vốn kinh doanh, vốn đầu tư XDCB. Trong ừng nội dung kinh phí được phản ánh chi tiết tình hình nhận kinh phí và sử dụng kinh phí.
Góc trên bên trái: Ghi mã chương theo mục lục ngân sách. - Cột B: Ghi tên các chỉ tiêu của báo cáo
- Cột C: Ghi mã số các chỉ tiêu
- Cột 1: Ghi tổng số tiền của từng chỉ tiêu
- Cột 2: Ghi số tiền kinh phí đã nhận và sử dụng thuộc (do) nguồn vốn NS trung ương cấp.
- Cột 3: Ghi số tiền kinh phí 01 số vốn đã nhận, đã sử dụng thuộc 9do) nguồn vốn Ngân sách địa phương cấp.
- Cột 4: Ghi số tiền theo từng chỉ tiêu được hình thành từ số tiền tài trợ, viện trợ.
- Cột 5: Ghi số tiền của từng chỉ tiêu được hình thành từ nguồn vốn khác như: từ các khoản thu hội phí, bổ sung từ các thu sự nghiệp và kết quả kinh doanh.
a. Kinh phí hoạt động (hành chính sự nghiệp)
1. Kinh phí chưa xin quyết toán kỳ trước chuyển sang - mã số 01 chỉ tiêu này phản ánh số kinh phí hoạt động kỳ trước chưa kết hay đã chi chưa xin quyết toán, chuyển sang kỳ này. Số liệu ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số liệu ghi ở chỉ tiêu có mã số 12 của báo cáo này kỳ trước.
2. Từ năm trước chuyển sang năm nay - mã số 02.
Chỉ tiêu này phản ánh số kinh phí hoạt động năm trước chưa hết hay đã chi chưa xin quyết toán chuyển sang năm nay. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số liệu ghi ở chỉ tiêu có mã số 12 của báo cáo này cuối năm trước.
3. Kinh phí được phân phối kỳ này - mã số 03.
Chỉ tiêu này phản ánh được căn cứ vào của đơn trong kỳ báo cáo. 4. Kinh phí được phân phối luỹ kế từ đầu năm- mã số 04.
Chỉ tiêu này phản ánh số HMKP hoạt động được phân phối luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số liệu ghi ở chỉ tiêu có mã số 03 của báo cáo kỳ này, cộng (+) với số liệu ghi ở chỉ tiêu có mã số 04 của báo cáo này kỳ trước.
5. Kinh phí thực nhận kỳ này - mã số 05.