II. Kế toán thanh toán
2.3. Hạch toán các khoản tạm ứng
Hạch toán các khoản tạm ứng sử dụng tài khỏan 312 “Tạm ứng”
a. Công dụng
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ ở đơn vị về các khoản tạm ứng công tá phí, mua vật tư....
b. Nguyên tắc hạch toán
- Khoản tạm ứng là một khoản tiền vật tư do đơn vị giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc cụ thể nào đó đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là công chức, viên chức hay cán bộ hợp đòng của đơn vị. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được thủ trưởng đơn vị chỉ định. Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, không được chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lặp bảng thanh toán tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương được lĩnh hàng tháng.
- Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau. - Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng người tạm ứng, từng khoản tạm ứng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
c. Kết cấu và nội dung
Nợ TK 312 Có
- Các khoản tiền vật tư đã tạm ứng
- Các khoản tạm ứng được thanh toán
- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hay trừ vào lương Số tiền tạm ứng chưa thanh toán.
Sổ CáI Năm 2002 Tài khoản - tạm ứng Số hiệu: 312 Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 18/6 199 316 Số dư đầu kỳ Các khoản tạm ứng đã chi bồi dưỡng GV
661 1.216.000 806.000 21/6 58 21/6 31/6 Các khoản tạm ứng chi không hết nhập lại quỹ TM
111 410.000
Cộng phát sinh 1.216.000 1.216.000
+ Định khoản một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TK 312 1. Các khoản tạm ứng đã chi hoạt động (chứng từ số 199)
Nợ TK 661 : 806.000
Có TK 312 : 806.000
2. Các khoản tạm ứng chi không hết nhập lại quỹ tiền mặt.
Nợ Tk 111 : 410.000
Có Tk 321 : 410.000