II. Kế toán thanh toán
2.1. Hạch toán phải trả viên chức
Ta dùng để hạch toán phải trả viên chức là tài khoản 334 "phải trả viên chức"
a. Công dụng
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản 334 cũng dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học, trại an dưỡng ( như bệnh nhân, trại viên, học sinh, sinh viên) về các khoản học bổng, sinh hoạt phí...
b. Kết cấu và nội dung tài khoản 334
TK 334 - Tiền lương và các khoản đã trả công chức, viên chức và đối tượng khác của đơn vị
- Các khoản đã khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí, học bổng
- Tiền lương và các khoản khác phải trả cho công chức, viên chức và đối tượng khác trong đơn vị
- Số sinh hoạt phí, học bổng phải trả cho sinh viên và các đối tượng khác Số dư: Các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, sinh viên và các đối tượng khác trong đơn vị
TK 334 - "Phải trả viên chức" có 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3341 - phải trả viên chức Nhà nước: phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản khác
+ Tài khoản 3348 - phải trả các đối tượng khác: phản ánh tình ình thanh toán với các đối tượng khác về các khoản như: học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán các đối tượng chính sách chế độ
c. Sơ đồ hạch toán phải trả viên chức
Hiện nay có hai hình thức tính lương: - Tính lương theo thời gian
- Tính lương theo sản phẩm
Nhưng vì đây là cơ quan hành chính sự nghiệp nên đơn vị dùng hình thức tính lương theo thời gian
Với hình thức này thì những cán bộ có thâm niên công tác lâu năm thì hệ số lương sẽ càng cao
Ví dụ như:
TK 334
TK 111 TK 661
Thanh toán tiền lương, tiền thưởng, học bổng, SH phí cho CB,HS bằng TM
Tiền lương, học bổng, SH phí phải trả cho viên chức, học sinh TK 112
Thanh toán tiền lương cho CBVC bằng tiền gửi KB
TK 312
Tiền tạm ứng chi không hết trừ v oà
lương
TK 111,155
Chi thưởng cho công chức, viên chức bằng tiền hoặc hiện vật TK 332 Số BHXH, BHYT của công chức, viên chức phải nộp tính trừ v oà lương TK 662 Tiền lương, học bổng, SH phí phải trả cho viên chức, dự án TK 631 Tiền lương phải trả cho cán bộ, viên
chức ở bộ phận SXKD
TK 431 Tiền thưởng từ quỹ cơ quan phải trả
cho công chức, viên chức
TK 332 Số BHXH, BHYT phải trả công chức,
viên chức
TK 241 Tiền lương phải trả cho cán bộ viên
chức ở bộ phận XDCB TK 311
+ Cô hiệu trưởng Nguyễn An Nga có hệ số lương là 4,17 (do công tác trên 25 năm). Vậy mức lương cơ bản của cô Nga là:
4,17 x 210.000 = 875.700 đ
Bên cạnh đó, cô Nga còn được hưởng trách nhiệm là hiệu phó - hệ số trách nhiệm là 0,15 nên số lương trách nhiệm là:
210.000 x 0,15 = 31.500 đ
Vậy tổng mức lương cô Nga được hưởng là 875.700 + 31.500 = 907.200 đ
Từ tổng mức lương + phụ cấp tiến hành trích 5% BHXH và 1% BHYT như sau:
5% BHXH: 907.200 x 5% = 45.360 đ 1% BHYT: 907.200 x 1% = 9.072 đ Tổng các khoản và khấu trừ lương 45.360 + 9.072 = 54.432 đ
Ngoài ra cô Nga còn tham gia giảng dạy nên được hưởng 35% giảng dạy 907.200 x 35% = 317.520 đ
=> Như vậy tổng mức lương thực nhận của cô Nga như sau: 907.200 - 54.432 + 317.520 = 1.170.228 đ
+ Chị Hoa là kế toán có hệ số mức lương là 2,86 (do chị mới công tác được 1 năm)
Vậy mức lương cơ bản của chị như sau 210.000 x 2,86 = 600.600 đ
Do chỉ là công viên chức nên không có hệ số chức vụ. Vì vậy mức lương của chị vẫn giữ nguyên là 600.600 đ
Từ đó trích 5% BHXH và 1% BHYT vào lương như sau 5% BHXH: 600.600 x 5% = 30.030 đ
1% VHYT: 600.600 x 1% = 6.006 đ
Do làm kế toán chị Hoa không tham gia giảng dạy nên không được hưởng 35% giảng dạy. Vì thế nên số tiền lương của chị thực nhận là:
600.600 - 19.530 - 6.006 = 570.570đ
Đối với BHXH đơn vị đã khấu trừ BHXH vào tiền lương các giáo viên - Đối với BHYT lại khác, sau khi các giáo viên nhận tiền lương thực nhận bằng tiền mặt (sau khi đã khấu trừ BHXH) thi kế toán lại thu trực tiếp BHYT từ các giáo viên đem nộp luôn cho cơ quan BHYT. Vì vậy đơn vị đem nộp trực tiếp cho cơ quan BHYT nên đơn vị không vào sổ theo dõi hàng tháng của đơn vị.
******
Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tài khoản 334 như sau: 1. Chứng từ số 203 số lương đã trả tháng 6 Nợ TK 661: 95.223.000 Có TK 334: 95.223.000 2. Chứng từ số 187, chi lương tháng 6 Nợ TK 334: 91.616.000 Có TK 111: 91.616.000 3. Trích 5% BHXH tháng 6 (theo chứng từ 188) Nợ TK 33: 3.607.000 Có TK: 3.607.000
Ta vào sổ cái tài khoản 334
Sổ CáI Năm 2002
Tài khoản - phải trả viên chức Số hiệu: 334
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SHT KĐƯ Số tiền Chú ý SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 4/6 Chi lương tháng 6 111 91.616.000 5/6 Trích 5% BHXH tháng 6 332 3.607.000 22/6 Số lương đã chi trả tháng 6 661 95.223.000 Cộng số phát sinh 95.223.000 95.223.000