QUAN TRONG VIỆC LẬP HỒ SƠ
* Cơ sở lý luận và thực tiễn
Theo nguyên tắc chung khi tiến hành bất cứ công việc gì đều cần phải có sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng thì kết quả công việc mới tốt và không lãng phí nguồn lực. Đặc biệt trong một tổ chức việc kết hợp giữa các phòng ban lại càng cần thiết, quyết định tính sống còn của tổ chức đó.
Thực tế việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty và giữa các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu còn chưa đồng bộ, chặt chẽ
* Nội dung giải pháp
Công ty phải phân công một cách rõ ràng phòng phụ trách chính và phòng phối hợp trong công tác lập hồ sơ dự thầu. Mỗi phòng phải phân công rõ ràng những công việc cụ thể để tránh được sự chồng chéo trong công việc của các cán bộ, giảm sự tranh giành quyền hạn giữa các bộ phận và tạo ra một êkíp hoàn chỉnh trong công tác lập hồ sơ dự thầu
Cử cán bộ có năng lực điều phối (có thể là trưởng hoặc phó phòng kế hoạch tổng hợp, phòng kỹ thuật xây dựng) chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về tiến độ hoàn thành và chất lượng bộ hồ sơ dự thầu. Đồng thời nhận lệnh của cấp trên
từ đó đề ra chương trình hành động cho các phòng ban khác và tiếp nhận phản hồi từ các phòng này. Tóm lại người này phải thực hiện nhiệm vụ quản trị công tác lập hồ sơ dự thầu
Nhiệm vụ của người này:
-Tiếp nhận thông tin về công trình được tổ chức đấu thầu từ các nguồn bên trong và bên ngoài công ty
-Bàn bạc thảo luận với các cán bộ có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn trong công ty vềkhả năng thành công của công ty nếu tham gia đáu thầu công trình
-Thuyết trình ban giám dốc về vấn đề trên, từ đó cho biết công ty nên hay không nên tham gia dự thầu công trình
-Họp với các phòng ban tham gia vào công tác lập hồ sơ dự thầu, quyết định chiến lược tranh thầu hợp lý, từ đó các phòng ban bắt đầu tiến hành các nhiệm vụ của mình theo đúng chiến lược đã xác định
* Điều kiện thực hiện giải pháp:
Các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi phải có tinh thần trách nhiệm cao trong những công việc được giao. Quản trị viên người được trực tiếp chịu trách nhiệm công tác lập hồ sơ dự thầu phải là người được tín nhiệm, có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và kiến thức tổng hợp
3.3. XÁC ĐỊNH GIÁ BỎ THẦU HỢP LÝ * Cơ sở lý luận và thực tiễn :
Tâm lý người tiêu dùng khi đi mua hàng bao giờ cũng muốn mua những hàng hoá đat chất lượng (theo yêu cầu của họ) và với giá thấp nhất có thể. Các chủ đầu tư khi mua các công trình thông qua đấu thầu cũng đặc biệt quan tâm tới chất lượng, tiến độ và giá cả công trình. Do đó khi chấm điểm cho một nhà thầu thì chỉ tiêu giá công trình được chấm thầu với số điểm cao.
Một công trình đảm bảo về chất lượng và tiến độ nhưng có mức giá bỏ thầu cao (vượt giá trần) sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế cho chủ đầu tư, vì thế nào sẽ không được chủ đầu tư chấp nhận mua và Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại ngay khi mở thầu. Do đó, nhà thầu nào đưa ra được giá dự thầu thấp mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư thì khả năng trúng thầu cao.
Cạnh tranh về giá dự thầu và phương thức cạnh tranh khá hiệu quả trong tranh thầu. Trong khi đó, việc lựa chọn mức giá bỏ thầu của Công ty Cổ phần Cơ giới Xây dựng và Hạ tầng còn rất cứng nhắc thể hiện ở chỗ : khi tính toán xong giá dự thầu của mình ít có điều chỉnh theo tình hình cạnh tranh trên thị trường nên khả năng tranh thầu sẽ khó hơn. Vì thế, Công ty phải linh hoạt trong việc định giá dự thầu, để tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu của Công ty khi tham gia đấu thầu.
* Nội dung biện pháp :
Về nguyên tắc đơn giá dự thầu bao gồm : - Chi phí vật liệu (VL)
- Chi phí nhân công (NC) - Chi phí máy xây dựng (M) - Lãi dự kiến (L)
- Thuế doanh thu hoặc VAT (T)
Giá dự thầu được tính theo công thức :
Gdt = (VL + NC + M + C + L + T)
Với chi phí chung (C) bao gồm chi phí quản lý công trường (Cctr) và chi phí quản lý doanh nghiệp (Cdn) hay C = Cctr + Cdn
Gdt = (VL + NC + M + Cctr ) + Cdn + L + T) = Zxlctr + Cdn + T + L
Dựa vào các bộ phận cấu thành trong đơn giá dự thầu theo tôi Công ty nên lựa chọn mức giá bỏ thầu linh hoạt theo các phương án sau để tăng khả năng cạnh tranh :
+ Zxlctr + Cdn + T < Gbán ≤ Zxlctr + Cdn + T + L
Theo phương án này, Công ty sẽ đưa ra mức giá bỏ thầu (Gbán) cao nhất và sẽ đạt được mức lãi dụ kiến. Phương án này có thể áp dụng khi đối thủ cạnh tranh không mạnh hoặc Công ty đứng đầu về công nghệ kỹ thuật.
+ Zxlctr + Cdn + T ≤ Gbán < Zxlctr + Cdn + T + L
Ở phương án này, Công ty chấp nhận mức lãi thấp thậm chí lại không có lãi để đảm bảo việc làm cho người lao động nhưng vẫn bù đắp đủ giá thành xây lắp của doanh nghiệp.
+ Zxlctr + T < Gbán ≤ Zxlctr + Cdn + T
Theo phương án này, Công ty sẽ không có lãi và phải chấp nhận cắt bỏ một phần chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho công trường tức là chấp nhận mức giá bán thấp hơn giá thành xây lắp của công ty. Tuy nhiên Công ty vẫn bù đắp được giá thành xây lắp công trờng ( Zxlctr + T)
+ Zxlctr < Gbán <= Zxlctr + T
Trong phương án này, Công ty chấp nhận đưa ra mức giá bỏ thầu sau khi đã loại bỏ hẳn chi phí quản lý doanh nghiệp thậm chí chưa tính đủ thuế phải nộp, phương án này nhằm giải quyết công ăn việc làm cho người lao động và khai thác khả năng của máy móc, thiết bị, chờ cơ hội kinh doanh.
Tuy nhiên để nâng cao khả năng cạnh tranh về giá dự thầu và để có lãi cao Công ty phải đấu hạ giá thành xây lắp bằng việc giảm các chi phí trực tiếp (VL, N, M) và chi phí chung (C).
- Giảm số lượng nguyên vật liệu bằng các cách như: sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, có biện pháp kỹ thuật nhằm giảm những nguyên vật liệu đắt tiền và sử dụng những nguyên vật liệu rẻ tiền hơn...
- Giảm giá mua nguyên vật liệu bằng cách mua nhiều giảm giá, nắm bắt tình hình thị trường và mua nguyên vật liệu đúng thời điểm.
- Có kế hoạch mua nguyên vật liệu cụ thể, đặc biệt là mua nguyên vật liệu gần công trường thi công để giảm chi phí vận chuyển.
- Dùng các biện pháp kỹ thuật (như bài toán vận tải) để tính quãng đường vận chuyển ngắn nhất nhằm giảm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu.
- Bảo quản nguyên vật liệu hợp lý, tránh thất thoát. Có thể chia nguyên vật liệu thành các nhóm A , B, C khác nhau để có kế hoạch bảo quản đúng đắn.
Giảm chi phí nhân công:
- Ngoài lao động lành nghề của Công ty thì phải tận dụng nguồn lao động địa phương trong những công việc không đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao.
- Phát huy sáng kiến cải tiến sáng tạo trong việc sử dụng máy móc thiết bị. - Tính khấu hao linh hoạt để giảm khấu hao cho một ca máy.
- Chọn hình thức thuê cũng như mua mới phù hợp.
Giảm chi phí chung:
Thiết lập một bộ máy quản trị vừa tinh giản gọn nhẹ, vừa làm việc có hiệu quả nhằm giảm được chi phí chung v à nâng cao hiệu quả hoạt động của lao động gián tiếp.
* Điều kiện thực hiện biện pháp
Phải làm tốt công tác Marketing để có được những thông tin cần thiết về những vấn đề liên quan đến công tác lập hồ sơ dự thầu, kịp thời có những điều chỉnh hợp lý.
Tuyển dụng, đào tạo nâng cao đội ngũ cán bộ làm công tác nghiên cứu giải pháp thi công.
3.4. NÂNG CAO NĂNG LỰC NHÀ THẦU * Cơ sở lý luận và thực tiễn
Các tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính và kinh nghiệp trong hồ sơ dự thầu chiếm một số điểm không nhỏ và là điều kiện căn bản đầu tiên trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu của chủ đầu tư. Vì vậy, nâng cao năng lực nhà thầu giúp nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu và tạo điều kiện cho doanh nghiệp có một cơ sở vững chắc để thắng thầu. Nó cũng góp phần khẳng định vị trí, uy tín của công ty trước chủ đầu tư và so với các đối thủ cạnh tranh khác.
Ngày nay nền kinh tế mở cửa, các doanh nghiệp cạnh tranh một cách bình đẳng, vì vậy doanh nghiệp nào có năng lực hơn thì doanh nghiệp đó tồn tại. Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cũng vậy, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao năng lực thì mới có khả năng thắng thầu.
Thực tế, năng lực đấu thầu của Công ty vẫn có nhiều mặt hạn chế. Đặc biệt là năng lực máy móc thiết bị. Vì vậy Công ty phải có những biện pháp nâng cao năng lực đầu thầu.
* Nội dung biện pháp
Có nhiều giải pháp để nâng cao năng lực đấu thầu, bao gồm những giải pháp về máy móc, công nghệ, tài chính, nhân lực,.... Sau đây là những giải pháp cơ bản:
Nâng cao năng lực máy móc thiết bị trên cơ sở sử dụng tiết kiệm, hợp lý năng lực hiện có, kết hợp với đầu tự mới có trọng điểm:
- Kiểm kê lại toàn bộ máy móc thiết bị của Công ty. Nếu thiết bị nào đã cũ kỹ, lạc hậu, hết khấu hao thì tiến hành thanh lý để tránh những chi phí sửa chữa phát sinh khi sử dụng. Những thiết bị nào vẫn sử dụng tốt thì giữ lại nhưng cũng phải có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ nhằm tránh hỏng hóc trong quá trình thi công.
- Dựa vào nguồn lực đang có và nhu cầu sử dụng của Công ty có thể mua thêm một số máy móc thiết bị mới. Có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau để đầu tư mới máy móc thiết bị và tuỳ vào điều kiện và khả năng của Công ty mà lựa chọn những hình thức đầu tư mới máy móc thiết bị có hiệu quả nhất.
- Đối với những máy móc thiết bị mà chi phí quá lớn hoặc doanh nghiệp không sử dụng thường xuyên thì Công ty phải có kế hoạch thuê máy móc thiết bị cụ thể trước khi tiến hành thi công.
Tăng cường khả năng huy động vốn và lành mạnh hoá tình hình tài chính:
- Thanh toán những máy móc cũ của Công ty giúp giảm lượng vốn lưu động ứ đọng.
- Giữ mối quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng và các tổ chức tài chính, đặc biệt là giữ uy tín để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc huyộng vốn đầu tư, bảo lãnh dự thầu và nhiều vấn đề liên quan khác.
- Ngoài chính sách vay vốn, Công ty cũng nên sử dụng một số chính sách thay thế tín dụng, ví dụ như chính sách thuê mua tài chính.
Nâng cao năng lực của những cán bộ tham gia công tác lập hồ sơ dự thầu:
- Có kế hoạch tuyển dụng nhân sự hợp lý để chọn ra được những người xứng đáng tham gia vào công tác dự thầu.
- Đối với những cán bộ đang làm việc thì phải có kế hoạch bồi dưỡng nhân sự thường xuyên để cập nhật được những kiến thức và thông tin mới nhất về tình hình đấu thầu.
* Điều kiện thực hiện biện pháp
Về máy móc: Cần lập kế hoạch cụ thể để sửa chữa, thanh lý đầu tư hay mua sắm mới máy móc thiết bị.
Về nhân sự cũng cần phải có kế hoạch cụ thể và không ngừng cập nhật những kiến thức mới.
KẾT LUẬN
Như đã trình bày chất lượng hồ sơ dự thầu có ảnh hưởng rất lớn đ ến khả năng thắng thầu của một doanh nghiệp, là một khâu quan trọng cần phải đầu tư, công tác lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi phải bám sát thực tế và phải thực hiện một cách nghiêm túc.
Công ty Cổ phần cơ giới Xây dựng và hạ tầng là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, vì vậy tham gia tranh thầu là hoạt động thường xuyên của Công ty. Trong những năm qua Công ty đã trúng thầu nhiều công trình, điều này phản ánh chất lượng hồ sơ dự thầu của Công ty cũng khá tốt nhưng cũng có nhiều hạn chế càn khắc phục và Công ty cần phải có giải pháp hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu được tốt hơn.
Cuối cùng, tuy đã dành nhiều thời gian nghiên cứu thực hiện đề tài, nhưng do điều kiện tìm hiểu thực tế còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Mong thầy giáo chỉ bảo và người đọc đóng góp ý kiến.
NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ CƠ SỞ THỰC TẬP
(Về tinh thần, thái độ, ý thức chấp hành các quy định tại cơ sở thực tập, những nghiên cứu kiến nghị đề xuất với cơ sở thực tập của sinh viên trong quá trình thực tập tốt nghiệp).
Ngày……tháng……năm 2007
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình kinh tế và kinh doanh xây dựng, chủ biên TS. Lê Công Hoa lưu hành nội bộ khoa Quản trị Kinh doanh trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
2. Các quy định về đấu thầu xây dựng, nhà xuất bản Thống kê
3. Tài liệu do Công ty Cổ phần cơ giới xây dựng và hạ tầng cung cấp 4. Một số báo về xây dựng cơ bản
PHỤ LỤC
Bảng phân loại lao động trong công ty
STT Ngành nghề Sồ người
Tổng số CBCNV 157
A Kỹ sư, cử nhân 30
1 Kỹ sư cấp thoát nước 05
2 Ký sư cấu đường 07
3 Kỹ sư xây dựng 04 4 Kỹ sư kinh tế 02 5 Kỹ sư máy 05 6 Kỹ sư điện 02 7 Cử nhân luật 01 8 Cử nhân kinh tế 04 B Cao đẳng và trung cấp 07
1 Cao đẳng xấy dựng giao thông 03
2 Cao đẳng trắc đạc 02
3 Trung cấp cơ khí 02
C Công nhân 120
1 Công nhân lái máy, lái xe 30
2 Công nhân cơ khí 05
3 Công nhân điện nước 05
4 Công nhân phá bê tông và cầu đường 50
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...1
CHƯƠNG 1 ...1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI ...2
XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG ...2
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI XÂY DỰNG HẠ TẦNG...2
1.2 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG...3
1.2.1 Lĩnh vực và mặt hàng kinh doanh...3
1.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty...4
1.2.3 Đặc điểm về nhân lực...8
1.2.4 Đặc điểm máy móc thiết bị thi công...11
1.2.5 Đăc điểm tài chính ...13
1.3. KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY THỜI GIAN QUA...13
1.3.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 5 năm (2002- 2006)...13
CHƯƠNG 2...19
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG...19
2.1 TÌNH HÌNH THAM GIA DỰ THẦU CỦA CÔNG TY...19
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY...21
2.2.1 Nội dung hồ sơ dự thầu...21
2.2.2 Quá trình lập hồ sơ dự thầu...22
2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY...40
2.3.1 Những kết quả đạt được trong quá trình lập hồ sơ dự thầu của công ty...40
2.3.2 Những tồn tại trong công tác lập hồ sơ dự thầu của công ty...42
3.1 ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG, XÂY DỰNG NGÂN HÀNG DỮ LIỆU PHỤC VỤ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU...44
3.2 LÀM TỐT CÔNG TÁC TỔ CHỨC, PHỐI HỢP GIỮA CÁC BỘ PHẬN CÓ LIÊN QUAN TRONG VIỆC LẬP HỒ SƠ...47