T ng Giám ổ đốc: là người lãnh đạ đề o, iu hành ho tạ động kinh doanh hàng ngày c a công ty; ch u trách nhi m trủịệước H i ộ đồ ng thành viên v vi c th c hi n cácề ệựệ
2.2.4.1. Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu
Đầu mỗi năm, dựa trên nhu cầu đầu tư hệ thống tổng đài của Tổng công ty bưu chính viễn thông VNPT, phòng Kế hoạch lên kế hoạch sản xuất của năm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm, lượng tồn kho NVL của Công ty, định mức dự trữ NVL, phòng Kế hoạch lên kế hoạch cụ thể về việc thu mua NVL bao gồm các thông số: chủng loại và số lượng NVL cần mua, thời gian đặt hàng, thời gian nhận hàng, dự tính chi phí mua… và trình lên Tổng Giám đốc ký duyệt.
Sau đó, theo kế hoạch thu mua NVL đã lập, Phòng Kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và hai bên tiến hành thỏa thuận, ký kết hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng mua bán ghi rõ chủng loại, số lượng, giá tiền, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức bảo hành.
Thủ tục mua nguyên vật liệu nhập khẩu
tháng, phòng Kế hoạch phải lên kế hoạch mua. Sau khi lên kế hoạch mua NVL 1 tháng, phòng Kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp nước ngoài và tiến hành thỏa thuận, ký hợp đồng đảm bảo 3 tháng sau đó, nhà cung cấp xếp hàng lên phương tiện (máy bay hoặc tàu thủy) và gửi cho công ty bộ chứng từ giao nhận. Bộ chứng từ trong khâu này gồm có:
• Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)
• Vận đơn (Bill of lading / Airway bill)
• Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list)
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy)
• Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of original)
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)...
Nhận được bộ chứng từ, nhân viên phòng Thương mại sẽ tiến hành khai hải quan. Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng, phòng Thương mại chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ này tới Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long - đại lý làm thủ tục hải quan, kiêm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phòng hoặc từ sân bay Nội Bài về kho cho Công ty.
VINECO đã ký kết một hợp đồng khung với Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long, cụ thể như sau:
- Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long sẽ chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan sau khi nhận chứng từ hàng hoá từ VINECO (đối với hàng biển) hay nhận từ hãng hàng không hoặc đại lý hàng không (đối với hàng không)
- Làm thủ tục hải quan
- Vận chuyển hàng hoá từ cảng Hải phòng, sân bay Nội Bài tới Nhà máy. Ví dụ minh họa mua hàng nhập khẩu: Căn cứ vào đơn đặt hàng (Purchase Order) số VNC-00-0709-01 tháng 9/2007 với trị giá 35.449,5 USD, hợp đồng nhập khẩu đã ký kết ngày 02/10/2007, ngày 14/02/2008 Công ty nhận được bộ chứng từ giao nhận hàng hoá từ nhà cung cấp Kanematsu: Hoá đơn thương mại (Biểu số 2.01),
Bảng kê đóng gói bao bì (Biểu số 2.02), Vận đơn, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, Giấy chứng nhận chất lượng. Ngày 19/02/2008 nhận được thông báo hàng về do đại lý làm thủ tục hải quan (Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long) gửi, phòng Thương mại của Công ty lập Tờ khai hải quan (Biểu số 2.03), rồi gửi cho đại lý này làm thủ tục hải quan. Ngày 24/02/2008 hàng được thông quan và vận chuyển về nhập kho Công ty ngày 25/02/2008.
Biểu 2.01: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI
Số hợp đồng: 100-75249-1S Ngày: 02/10/2007
Người bán: Kanematsu Corporation 1-2-1 Shibaura, Minato-ku, Tokyo 105-8005, Japan.
Tên khách hàng: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC Địa chỉ: Đại Mỗ - Từ Liêm – Hà Nội – Việt Nam
Số đơn đặt hàng: VNC-00-0709-01 Phương thức thanh toán: Trả chậm
Nhập từ: Tokyo – Japan Chuyển tới: Hài Phòng – Việt Nam Ngày chuyển hàng: 31/01/2008 Thùng hàng số: T 75249 STT Mã vật tư Tên hàng hóa, vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD)
1 A149 Board mạch in cái 6 54,62 327,72
2 A424 Thiết bị kết nối cái 2 78,43 156,86
… … … …
18 B38 Card kết nối cái 15 62,84 942,6
… … … …
24 C9 Modul LM cái 10 338 3.380
… … … …
Cộng giá CIF 35.449,5
Biểu 2.02: Bàng kê đóng gói bao bì (Packing list) BẢNG KÊ ĐÓNG GÓI BAO BÌ
Đi kèm theo hóa đơn số: 100-75249-1S
Tên khách hàng: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC Cân nặng và kích thước: STT Thùng hàng số Trọng lượng tịnh Tổng trọng lượng Tổng thể tích Kích thước (CM) 1 T 75249 250.0 KGS 385.0 KGS 1123 M3 130x108x80
Mã vật tư Số lượng Kích thước Cân nặng
A149 6 … …
A424 2 … …
... ...
Biểu 2.03: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Tờ khai hải quan) HẢI QUAN VIỆT NAM TỜ KHAI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU