II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ Chương I: NGHIỆP VỤ MỞ L/C
Chương II: NGHIỆP VỤ THÔNG BÁO VÀ XÁC NHẬN L/C
1.Quy định chung
Điều 1: Kiểm tra L/C
Bộ phận cấp dịch vụ cần kiểm tra tính chân thật và tính thống nhất của L/C hoặc các sửa đổi L/C của Ngân hàng phát hành trước khi thông báo cho khách hàng.
1.1. Kiểm tra tính chân thật
- Kiểm tra mã khóa nếu nhận L/C bằng điện (SWIFT (MT7nn) hoặc TELEX
- Kiểm tra chữ ký ủy quyền nếu nhận L/C bằng thư do ngân hàng đại lý chuyển tới.
- Kiểm tra bản gốc thông báo chuyển tiếp có dấu, chữ ký ghi rõ họ tên, chức danh nếu ngân hàng thông báo trước đó là ngân hàng đóng trụ sở tại Việt Nam. Thông báo của ngân hàng chuyển tiếp phải có xác nhạn về việc họ đã kiểm tra đúng mã hoặc chữ ký ủy quyền.
Trường hợp chi nhánh MSB không xác định được tính chân thật của L/C hoặc sửa đổi L/C thì chi nhánh phải lập điện tra soát hoặc có văn bản gửi ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp sau yêu cầu họ xác nhận lại.
Kiểm tra tính thống nhất thể hiện trên bề mặt L/C và các sửa đổi . Nếu phát hiện ra điểm không rõ ràng hay không thống nhất chi nhánh MSB phải lập điện yêu cầu ngân hàng nước ngoài hoặc công văn yêu cầu Ngân hàng chuyển tiếp đóng trụ sở ở Việt Nam xác nhận lại.
Điều 2: Thông báo L/C
` 2.1. Sau khi đã xác định tính chân thật và kiểm tra tính thống nhất của L/C, sửa đổi L/C chi nhánh tiến hành thông báo cho khách hàng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp nêu rõ các điểm không rõ ràng hay không thống nhất mà MSB đã phát hiện ra nhưng chưa có xác nhận lại. Việc thông báo phải thực hiện trong vòng 01 ngày kể từ khi nhận được L/C sửa đổi hoặc sửa đổi L/C (không kể thời gian trà soát với ngân hàng khác theo khoản 9.1 - điều 9)
2.2. Thông báo gửi khách hàng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp phải đóng dấu giáp lai và gồm các chứng từ sau:
- Bản gốc duy nhất Thông báo thư tín dụng/ sửa đổi thư tín dụng (tham khảo mẫu số 05/LC-MSB)
- Bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C 2.3. Hồ sơ lưu tại MSB gồm:
- Bộ phận cấp dịch vụ lưu bản sao photocopy của thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C có chữ ký xác nhận đã nhận bản gốc của khách hàng và bản sao L/C hoặc sửa đổi L/C có liên quan.
- Bộ phận hành chính chỉ được lưu tại hồ sơ công văn bản photocopy của thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C
2.4. Chi nhánh MSB không thông báo điện, thư, công văn của ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp có ghi “ các chi tiết đầy đủ gửi sau” hay câu có nội dung tương tự và cũng sẽ không thông báo sửa đổi L/C nếu chi nhánh không phải là ngân hàng thông báo L/C gốc.
2.5. Trường hợp ngân hàng từ chối thông báo L/C, sửa đổi L/C vì bất cứ lý do gì thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp việc từ chối đó.
2.6. Chi nhánh điện thông báo việc chấp nhânj hay không chấp nhận L/C, sửa đổi L/C trong các trường hợp sau:
- Khi người được hưởng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp yêu cầu
- MSB tài trợ cho nhà xuất khẩu và do đó có quyền xem xét để chấp nhận hoặc không chấp nhận các điều kiện, điều khoản của L/C hay sửa đổi L/C.
Điều 3: Xác nhận L/C
3.1. Hạn mức xác nhận L/C cho các ngân hàng đại lý của MSB do bộ phận quản lý tín dụng của trụ sở chính thẩm định trên cơ sở phối hợp với bộ phận quan hệ quốc tế và tham mưu cho tổng giám đốc trình chủ tịch HĐQT quyết định.
3.2. Chi nhánh MSB chỉ thực hiện nghiệp vụ xác nhận L/C thỏa mãn những điều kiện sau:
- Ngân hàng mở L/C còn hạn mức xác nhận L/C của MSB - Nội dung các điều khoản trong L/C không gây bất lợi cho MSB
3.3. Nếu chi nhánh MSB đồng ý xác nhận L/C thì thông báo L/C phải ghi rõ “Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi” (We hereby add our confirmation to this credit)
3.4. Nếu chi nhánh MSB không đồng ý xác nhận trên thông báo gửi khách hàng phải ghi” Chúng tôi thông báo L/C này không kèm theo sựu xác nhận của chúng tôi” (We advise this credit adding our confirmation) đồng thời thông báo cho ngân hang mở L/C việc từ chối xác nhận.
3.5. Chi nhánh MSB không bổ sung xác nhận cho sửa đổi L/C trong các trường hợp sau:
- L/C gốc không được MSB xác nhận
- Xác nhận bổ sung làm vượt hạn mức cấp cho ngân hàng mở L/C, trừ khi được trụ sở chính MSB chấp thuận bằng văn bản
- Các điều khoản sửa đổi bất lợi cho MSB
3.6. Xác nhận L/C hết hiệu lực trong các trường hợp sau: - Hết thời hạn hiệu lực của L/C
- Thanh toán hết toàn bộ giá trị cam kết trong L/C - Tất cả các bên liên quan đồng ý hủy L/C
3.7. Hạch toán ngoại bảng
- Xác nhận L/c hoặc bổ sung xác nhận cho sửa đổi tăng giá trị L/C Ghi nhập tài khoản bảo lãnh thanh toán: Giá trị L/C
(TK 92121, 92122 tương ứng với L/C trả chậm, trả ngay)
- Xác nhận L/C hết hiệu lực hoặc bổ sung xác nhận cho sửa đổi giảm giá trị L/C Ghi xuất tài khoản bảo lãnh thanh toán: Giá trị xác nhận hết hiệu lực
2.Quy trình thực hiện nghiệp vụ sửa đổi/hủy bỏ L/C nhập khẩu
B1. Chi nhánh tiếp nhận yêu cầu sửa đổi/hủy bỏ từ Khách hàng
Yêu cầu sửa đổi/hủy bỏ L/C (theo mẫu PL02/LC/2008)
Bản sao thỏa thuận sửa đổi giữa người phát hành L/C và người hưởng ( nếu có) - trừ trường hợp gia hnạ hiệu lực cửa L/C
2.Lưu ý:
Trong trường hợp sửa đổi tăng tiền( trừ trường hợp ký quỹ 100% giá trị tăng tiền) nhân viên Chi nhánh tiến hành:
a. Thẩm định hạn mức L/C, nếu vượt quá hạn mức phê duyệt của Chi nhánh phải có tờ trình phê duyệt của Tổng Giám Đốc . tạo hạn mức bổ sung trên phân hệ BDS nếu cần
b. Đề nghị TTTT thu ký quỹ bổ sung và thu phí tu chỉnh nếu có
c. Bổ sung bảo hiểm trị giá sửa đổi tăng tiền
(Trường hợp người yêu cầu mở L/C phải mua bảo hiểm)
Trong trưòng hợp hủy L/C:
a. MSB không chấp nhận hủy L/C trong trường hợp Khách háng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh của MSB hoặc có tranh chấp thương mại dù hai bên mua bán thỏa thuận nhưng chưa ssược sự chấp thuận hủy L/C của các ngân hàng liên quan.
b. Trường hợp hủy L/C còn hiệu lực do người phát hành L/C khi có sự chấp thuận hủy bỏ L/C của các bên liên quan( chú ý chuyển trả tiền ký quỹ theo đúng nguồn khi Chi nhánh ký quỹ)
3.Trình tự thực hiện đề nghị giao dịch tu chỉnh/hủy L/C cho TTTT giống như đề nghị giao dịch phát hành L/C
2/Trung tâm thanh toán
1. Tiếp nhận Fax/Scan hoặc file do Chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax, file.
2. Kiểm tra số lượng hồ sơ, chứng từ nhận qua fax, file với số lượng chứng từ liệt kê trên Giấy đề nghị thực hiện. Nếu phát hiện có bất kì vấn đề gì thì liên hệ với Chi nhánh để được bổ sung, làm rõ.
3 Vào sô theo dõi các khoản L/C nhập khẩu theo Chi nhánh. 4. Kiểm tra nội dung các chứng từ do Chi nhánh Fax/Scan phải phù hợp với nhau và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ phát hành L/C.
5. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS thực hiện việc phát hành L/C, hạch toán ký quỹ và thu phí của giao dịch theo như đề nghị.
Lưu ý: Trong quá trình thực hiện giao dịch nếu phát sinh vướng mắc thì phối hợp với Chi nhánh để giải quyết.
6. Thông báo cho Chi nhánh biết giao dịch đã được thực hiện bằng Fax/Scan (đã được phê duyệt).
7.. Hoàn tất giao dịch /lưu hồ sơ. Hồ sơ thực hiện giao dịch phải lưu gồm:
Lưu hồ sơ L/C:
a. Copy bộ hồ sơ Chi nhánh gửi qua Fax/Scan.
b. Các điện giao dịch (bản Draft) đã được ký duệt.
c. Các phêíu hạch toán liên quan đã được ký
duyệt( Nếu có)
d. Các chứng từ khác liên quan
Lưu báo cáo TF2213P theo ngày.
a. Đề nghị thực hiện giao dịch của Chi nhánh b. Điện phát hành L/C đã được ký duyệt. c. Phiếu hạch toán đã được ký duyệt
Lưu ý: Đối với hủy L/C do TTTT nhận được điện xác nhận hủy L/C từ Ngân hàng Nước ngoài, TTTT sễ chủ động thông báo cho Chi nhánh để lưu và đóng hồ sơ L/C.
• Bước này chỉ phát sinh trong trường hợp đề nghị sửa đổi/hủy bỏ do phía NHNN thông báo cho Maritime Bank.
• Trường hợp chỉnh sửa nội dung L/C do lỗi tác nghiệp của Thanh toán viên thì TTTT tiến hành xác nhận nội dung đúng cho phía NHNN.
• Các trường hợp khác, Thanh toán viên nhận được thông báo sửa đổi/hủy bỏ từ NHNN, kiểm tra và thông báo lại với Chi nhánh. Nhân viên chi nhánh tiếp nhận thông tin và liên hệ với khách hàng, yêu cầu Khách hàng kiểm tra và xác nhận lai thông tin với Chi nhánh.
• Trình tự thực hiện nghiệp vụ tiép theo như các bước quy định ở phần B1.
