II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ Chương I: NGHIỆP VỤ MỞ L/C
A. Phát hành thư tín dụng (L/C)
Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện
1/ Chi nhánh 1. Nhân viên Phòng Khách hàng doanh nghiệp (P.KHDN) hoặc Phòng Tín dụng (P.TD) – Sau đây gọi tắt là Nhân viên Chi nhánh _ tiếp nhận hồ sơ từ Khách hàng ( hồ sơ pháp lý và hồ sơ L/C).
2. Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ và ký giao nhận vơi Khách hàng (nếu cần).
3. Ghi nhận thời gian tiếp nhận hồ sơ xhứng từ.
2/Chi nhánh 1.Thẩm định hồ sơ tiến hành trình hạn mức tín dụng và mức ký quỹ L/C (đối với Khách hàng lần đầu giao dịch).
2. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch:
từng nghiệp vụ cụ thể thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tương ứng.
Kiểm tra chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch của Khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại Ngân hàng.
Kiểm tra các chỉ dẫn trên hồ sơ để đảm bảo rằng các thông tin trên hồ sơ không bị tẩy xóa, sửa chữa.
(Nếu phát hiện sai sót, thông báo tới Khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung. Nhân viên thực hiện không được tự động sẳ chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay cho Khách hàng)
3. Kiểm tra nguồn thanh toán: đảm bảo rằng giao dịch đã được phê duyệt nguồn thanh toán ( đối với những giao dịch cần phê duyệt nguồn thanh toán)..
4. Kiểm tra hạn mức phát hành L/C
5. Kiểm tra danh mục hàng hóa được nhập khẩu theo từng thời kỳ ban hánh của Bộ Thương mại.
6. Kiểm tra tờ trình phê duyệt của Tổng Giám đốc ( từng lần hoặc nhiều lần trong trường hợp vượt pham mức phán quyết của Chi nhánh)
7. Kiểm tra đơn bảo hiểm ( Trường hợp người nhập khẩu phải mua bảo hiểm)
8. Kiểm tra văn bản của Ngân hàng Nhà nước xác nhận việc đăng ký vay, trả nợ nước ngoài cho ngưòi nhập khẩu (trường hợp L/C trả chậm, trung và dài hạn)
9. Lập hợp đồng bảo lãnh L/C trả chậm ( Nếu có)
Lưu ý: Chi nhánh có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Thanh toán (TTTT) để xửlý những nghiệp vụ phát sinh đặc biệt liên quan đến Thanh toán quốc tế (TTQT).
3/Chi nhánh .Hồ sơ yêu cầu phát hành L/C của Khách hàng thỏa mãn các điều kiện ở bước 2, Chi nhánh đã phê duyệt phát hành L/C. Nhân viên Chi nhánh thực hiện các bước sau:
1.Vào sổ theo dõi các khoản tín dụng thư nhập khẩu
2.Tạo hạn mức liên quan trên phân hệ BDS ( brands delivery system) đối với Khách hàng mới hoặc khi thay đổi hạn mức
3. Lập giấy đề nghị thực hịên giao dịch phì hợp với loại nghiệp vụ đề nghị thực hiện (Mẫu 01), ngoài nội dung theo mẫu phải ghi rõ tài khoản yêu càu TTTT hạch toán ký quỹ và thu phí trên phân hệ TF-SIBS.
4/Chi nhánh 1. Fax/Scan bộ hồ sơ đã được phê duyệt gửi tới TTTT gồm:
Yêu cầu phát hành thư tín dụng khoản nhập khẩu đã được phê duyệt.
Hợp đồng ngoại thương
Giấy đề nghị thực hiện giao dịch đã đựoc phê duyệt 2. Theo dõi tình trạng giao dịch đã chuyển.
Lưu ý: Chi nhánh đảm bảo đối chiếu nội dung giữa yêu cầu phát hành Thư tín dụng và các hồ sơ khác.
5/Trung tâm thanh toán
1.Tiếp nhận Fax/Scan hoặc file do Chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax, file.
2.Kiểm tra số lượng hồ sơ, chứng từ nhận qua fax, file với số lượng chứng từ liệt kê trên Giấy đề nghị thực hiện. Nếu phát hiện có bất kì vấn đề gì thì liên hệ với Chi nhánh để được bổ sung, làm rõ.
6/Trung tâm
thanh toán
1. Vào sô theo dõi các khoản L/C nhập khẩu theo Chi nhánh. 2. Kiểm tra nội dung các chứng từ do Chi nhánh Fax/Scan phải phù hợp với nhau và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ phát hành L/C.
3.Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS thực hiện việc phát hành L/C, hạch toán ký quỹ và thu phí của giao dịch theo như đề nghị.
Lưu ý: Trong quá trình thực hiện giao dịch nếu phát sinh vướng mắc thì phối hợp với Chi nhánh để giải quyết.
7/Chi nhánh 1.Tiếp nhận thông tin phản hòi từ TTTT. Tùy từng nội dung của thông tin phản hồi mà Chi nhánh có hành động xử lý phù hợp. 2. Gửi giấy cập nhật hồ sơ (nếu có) tới TTTT.
Lưu ý: Trình tự thực hiện việc gửi hồ sơ cập nhật thực hiện như đối với hồ sơ gửi lần đầu, tức là hồ sơ cũng phải được phê duyệt trước khi gửi.
8/Trung tâm thanh toán
1.Thông báo cho Chi nhánh biết giao dịch đã được thực hiện bằng Fax/Scan (đã được phê duyệt).
2.Hoàn tất giao dịch /lưu hồ sơ. Hồ sơ thực hiện giao dịch phải lưu gồm:
Lưu hồ sơ L/C:
a. Copy bộ hồ sơ Chi nhánh gửi qua Fax/Scan. b. Các điện giao dịch (bản Draft) đã được ký duệt. c. Các phêíu hạch toán liên quan đã được ký
duyệt( Nếu có)
d. Các chứng từ khác liên quan
Lưu báo cáo TF2213P theo ngày.
a. Đề nghị thực hiện giao dịch của Chi nhánh b. Điện phát hành L/C đã được ký duyệt. c. Phiếu hạch toán đã được ký duyệt
9/Chi nhánh 1.Sử dụng chức năng vấn tin trong chương trình TF-SIBS để kiểm tra xem giao dịch đã được Trung tâm Thanh toán thực hiện chưa.
2.In và phê duyệt các chứng từ liên quan của giao dịch:
In L/C gổctên giấy có tiêu đề của Chi nhánh; Đóng dấu “Issued, date:; “Authorized Signature”, đóng dấu giáp lai các trang của L/C.
Phát hành L/C (đã ký và đóng dấu) và phiếu hạch toán liên quan cho khách hàng
10/Chi nhánh 1.Hoàn tất các giao dịch đã được TTTT thực hiện và tiến hành lưu hồ sơ tại Chi nhhanhL:
Lưu hồ sơ:
a. Hồ sơ liên quan đến việc phát hành L/C. b. Điện phát hành L.C đã ký duyệt
c. Các phêíu hạch toán liên quan đã ký duyệt nếu có. d. Các chứng từ khác liên quan.
Lưu theo báo cáo TF2213P ( Lưu kế toán) a. Điện phát hành L/C đã ký duyệt b. Phiếu hạch toán đã được ký duyệt.
