Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện
1/Chi nhánh 1.Nhân viên Chi nhánh tiếp nhận bộ chứng từ L/C
Vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ.
Ghi ngày, tháng, năm nhận chứng từ.
Ký và đóng dấu RECEIVED trên Covẻing letter 2.Kiểm tra số lượng, loại chứng từ xuất trình so với liệt kê chứng từ trên Chỉ dẫn đòi tiền ( Cover letter).
3.Kiểm tra bề mặt bộ chứng từ để đảm bảo rằng các thông tin trên hồ sơ không bị tẩy xõa, sửa chữa hoặc có dấu hiệu giả mạo. Lưu ý: Nếu phát hiện hoặc nghi ngờ bộ chứng từ có dấu hiệu giả
2/Chi nhánh 1.Lập giấy đề nghị thực hiện giao dịchphù hợp với loại nghiệp vụ đề nghị thực hiện )Mẫu 01)
2.Lập phiếu kiểm tra chứng từ (Mẫu 03).
3/Chi nhánh 1.Fax/Scan toàn bộ hồ sơ liên quan gửi tới TTTT.
Toàn bộ các chứng từ đã được liệt kê trong phiếu kiểm tra chứng từ (Mẫu 03)
Phiếu kiểm tra chứng từ
Giấy đề nghị thực hiện giao dịch đã được phê duyệt 2.Theo dõi tình trạng giao dịch đã chuyển
Lưu ý: Chi nhánh phải thông báo kịp thời cho TTTT về tình trạng bộ chứng từ đòi tiền:
a. Chi nhánh đã ký hậu vận đơn cho Khách hnàg đi nhận hàng trước khi bộ chứng từ đòi tiền về đến Chi nhánh hay chưa?
b. Chi nhánh đã phát hành bảo lãnh nhận hàng/ủy quyền nhận hàng hay chưa?
4/Trung tâm Thanh toán
1.Tiếp nhận fax/scan do chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax/file
2.Kiểm tra tình trạng bộ chứng từ theo Quy trình nghiệp vụ và các tiêu chuẩn kiểm tra bộ chứng từ hiện hành. Thời gian kiểm tra tối đa là một ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được Fax/can của Chi nhánh.
3.Lập phiếu kiểm tra chứng từ.
4. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS: nhập theo dõi bộ chứng từ đòi tiền theo L/C và thực hiện việ thu phí của các giao dịch (nếu có) đồng thời lập điện thôing báo tình trạng sai sót của bộ chứng từ tùy theo quyền định đoạt của NHNN hoặc từ chối thanh toán gửi dến NHNN ( Nếu chứng từ có sai sót)
5. Thông báo cho Chi nhánh biết kết quả kiểm tra bộ chứng từ bằng Fax, filehoặc phương tiện truyền tin khác.
5/Chi nhánh 1.Căn cứ vào thông báo của TTTT, chi nhánh laapj công văn thông báo tình trạng bộ chứng từ cho Khách hàng.
2. Theo dõi, đôn đốc Khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
6/Chi nhánh Lưu ý:
1. Đối với bộ chúng từ không có sai sáot:
Thông báo kết quả kiểm tra chứng từ ghi rõ ngày đến hạn phải thanh toán/ chấp nhận thanh toán.
Đối với L/C trả ngay: Chi nhánh phải đôn đốc người yêu cầu phát hành L/C thanh toán đúng hạn, nếu quá thời hạn thanh toán yêu cầu nhận nợ vay bắt buộc và trả lãi chậm trả thanh toán cho NHNN.
Đối với L/C trả chậm: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ sau ngày Chi nhánh nhận chứng từ, nếu khách hnàg không đưa ra ý kiến, Chi nhánh lập đề nghị thực hiẹn giao dịch gửi TTTT yêu cầu lập điịen MT7XX xác nhận với NHNN việc chấp nhận thanh toan bộ chứng từ đòi tiền vào ngày đến hạn.
2. Đối với bộ chứng từ có sai sót:
Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ ngàu Chi nhánh nhận chứng từ, nếu chưa nhận được ý kiến gì của Khách hàng về bộ chứng từ, hoặc chưa nhận được điện thông báo óc mã của Ngân hàng xuất trình thông báo về các sai sót của bộ chứng từ, Chi nhánh phải gửi Đề nghị thực hiện giao dịch cho TTTT yêu cầu lập điện MT734/799/999 từ chối thanh toán gửi đến NHNN. Trường hợp từ chối thanh toán bộ chứng từ, Chi nhánh sẽ chuyển trả bộ chứng từ kèm thư từ chối do TTTT lập.
Căn cứ vào quyết định của Khách hàng đối với bộ chứng từ, Chi nhánh lập đề nghị thực hiện giao dịch liên quan để gửi TTTT.
7/Trung tâm Thanh toán
1.Căn cứ vào đề nghị của Chi nhánh, TTTT tiến hành lập điện Swift trong phân hệ TF-SIBS:
Thông báo tình trạng bộ chứng từ trong trường hợp bộ chứng từ có bất hợp lệ
Lập điện chấp nhận thanh toán và thu phí chấp nhận thanh toán trường hợp L/C trả chậm
Lập thư từ chối thanh toán và chuyển trả bộ chứng từ cho NHNN
Lập điện tra soát liên quan L/C
2. Thông báo kết quả giao dịch cho Chi nhánh. 3. Hoàn tất giao dịch lưu hồ sơ L/C gồm:
Các hồ sơ chứng từ Chi nhánh Fax/Scan gửi
Các điện giao dịch ( bản Draft) liên quan đã được ký duyệt
Các phiếu hạch toán liên quan (Nếu có)
Các chứng từ khác liên quan 4. Lưu báo cáo TF2213P theo ngày