2.1. Khái quát về công trình X.
- Tên công trình: nhà X
- Địa điểm xây dựng: Số... Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội
- Mục tiêu đầu t: Đầu t làm khu dịch vụ thơng mại,khách sạn, văn phòng cho thuê.
- Chủ đầu t: Công ty ABC thuộc Tổng công ty ABC Việt Nam. - Hình thức quản lý: Chủ đầu t trực tiếp quản lý thực hiện dự án. - Nội dung đầu t, công suất thiết kế:
+ Quy mô cải tạo: Trên cơ sở nhà X cải tạo thành 2 khu vực có công năng sử dụng riêng biệt:
Phần phía ngoài thành khu tiếp khách. Tầng 2,3 sửa chữa các khu vực phụ... Tầng 1: Lắp thêm nội thất...
- Nội dung cải tạo:
+ Giai đoạn I: Cải tạo khu vực phía ngoài gồm hội trờng, nhà ăn cũ và hành lang 2 bên. công việc cải tạo đợc thực hiện ngay từ 24/06/2003 đến 28/09/2003 với nội dung cải tạo nh sau:
Tầng 1: Cải tạo nền, các cửa và mặt trớc nhà, sửa hành lang 2 bên, cải tạo khu WC, làm cầu thang lên tầng 2, 3 phía trong để tạo khu thơng mại văn phòng cho thuê tách riêng không ảnh hởng đến giao thông, hoạt động của toàn nhà.
Tầng 2: Dỡ bỏ phần hội trờng cũ, làm nền nhà, làm trần tầng 2 ngăn thành các phòng làm việc bằng vách ngăn khung tôn và gỗ ván ép, cuă kính khung hôm và khu vệ sinh.
Tầng 3: Đổ bê tông sàn, làm nền, làm trần, khu WC và ngăn phòng bằng khung tôn gỗ ván ép làm cửa khung nhôm kính.
Lắp hệ thống cấp thoát nớc, thông gió, điều hoà không khí, điện chiếu sáng thông tin liên lạc và phòng cháy chữa cháy.
+ Giai đoạn 2: Cải tạo nội thất khu vực nhà khách phía trong, lắp cầu thang máy và làm mái tôn chống nóng, ma dột.
- Các giải pháp kỹ thuật mà đơn vị sử dụng:
+ Giải pháp xây dựng: Công ty sử dụng thép, bê tông cốt thép gia cờng cột, dầm sàn, cửa gỗ, cửa kính khung nhôm dùng vật liệu tiên tiến để cải tạo nhà cho phù hợp công năng sử dụng làm khu thơng mại và văn phòng cho thuê, làm mái tôn chống dột cho toàn nhà.
+ Giải pháp cấp điện, cấp thoát nớc và phòng cháy chữa cháy: Sử dụng nguồn điện cấp thải nớc có sẵn của nhà và khu vực. Trang bị bình chữa cháy, lắp thiết bị báo cháy tự động.
+ Giải pháp thông gió, chiếu sáng: Thông gió, chiếu sáng tự nhiên và cỡng bức bằng quạt kết hợp dùng máy điều hoà không khí, đèn điện.
- Khối lợng đầu t chủ yếu:
+ Phá dỡ cầu thang trớc nhà, trần và cửa cũ hỏng, lan can tờng ngăn, nền cũ hỏng.
+ Cấy và gia cờng cột, đổ bê tông sàn tầng 3.
+ Làm lại cửa, nền, tần các tờng và khu WC cho tầng 2, 3. + Lắp hệ thống điều hoà nhiệt độ, thông gió.
- Phơng thức thực hiện dự án: Chỉ định thầu. Công ty ABC trực tiếp quản lý dự án, ký hợp đồng với các nhà thầu đ năng lực thực hiện cải tạo công trình theo đúng những quy định hiện hành về quản lý đầu t XDCB của Nhà nớc và Tổng công ty ABC Việt nam đảm bảo tiến độ, chất lợng, tiết kiệm vốn đầu t.
Công ty thực hiện dự án cải tạo nhà X thuộc quyền sử dụng và quản lý của công ty theo quyết định số: 52/2003/QĐ-BCN ngày 17/04/2003 và biên bản bàn giao ngày 20/05/2003. Công ty có sử dụng các phòng ban chức năng phối hợp thực hiện dự án.
- Đơn vị thiết kế và lập dự toán: Công ty t vấn kiến trúc Y. - Đơn vị thực hiện gói thầu: Công ty kinh doanh và thơng mại Z - Thời gian thi công:
+ Giai đoạn I: 24/06/2003 đến 28/09/2003.
+ Giai đoạn II: 15/10/2003 đến hết Quý I năm 2004.
Hoàn thành công trình đa vào sử dụng ngay trong Quý III/2003 đến hết Quý I/2004.
- Nguồn vốn:
+ Vốn vay thơng mại và vay khác: 2.000.000.000 đồng + Vốn tự bổ xung:1.285.500.000 đồng - Tổng giá trị công trình: 3.285.500.000 đồng + Chi phí xây lắp: 1.411.100.000 đồng + Chi phí thiết bị: 1.366.800.000 đồng + Chi phí khác: 183.367.200 đồng + Dự phòng phí: 324.232.800 đồng 2.2. Bằng chứng kiểm toán. 2.2.1.Hồ sơ pháp lý do nhà nớc ban hành.
Trong quá trình kiểm toán A&C.Co đã thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán công trình đầu t XDCB trên cơ sở các văn bản pháp lý do nhà nớc ban hành nh sau:
- Quy chế quản lý đầu t và xây dựng đợc ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 của Chính phủ và Nghị định số 12/2000/NĐ- CP ngày 05/05/2000 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 52/1999/NĐ-CP.
- Nghị định số 07/2003/NĐ-CP ngày 30/01/2003 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu t và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 05/05/2000 của Chính phủ.
- Quy chế đấu thầu đợc ban hành kèm theo Nghị định số 88/1998/NĐ-CP ngày 01/09/1999 của Chính phủ và Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 05/05/2000 về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 88/1999/NĐ- CP.
- Thông t hớng dẫn lập và quản lý chi phí xây dựng công trình thuộc dự án đầu t đợc ban hành theo Quyết định số 09/2000/TT-BXD ngày 17/07/2000 của Bộ xây dựng.
- Quyết định số 1260/1998/QĐ-BXD ngày 28/11/1998 của Bộ xây dựng về việc ban hành dự toán bảng giá ca máy và thiết bị xây dựng.
- Định mực dự toán XDCB Thành phố Hà Nội đợc ban hành kèm theo Quyết định số 24/1999/QĐ-UB ngày 15/04/1999 của Uỷ Ban nhân dân Thành phố Hà Nội.
- Thông báo điều chỉnh giá vật liệu xây dựng đối với khối lợng xây lắp đ- ợc ban hành kèm theo Quyết định số 01/2003/TBVL-LS ngày 10/04/2003 của Liên Sở: Sở Tài chính Vật giá - Sở xây dựng - Hà Nội.
- Thông t hớng dẫn điều chỉnh dự toán chơng trình XDCB đợc ban hành kèm theo quyết định số 05/2003/TT-BXD ngày 14/03/2003 của Bộ xây dựng.
- Quy định số 123/2001/QĐ-UB ngày 06/12/2001 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội ban hành quy định những nguyên tắc quản lý đầu t và xây dựng các khu đô thị mới, cải tạo, sửa chữa nhà ở trên địa bàn.
- Các văn bản pháp quy về Quản lý xây dựng cơ bản của Nhà nớc và của Thành phố Hà Nội.
2.2.2.Hồ sơ pháp lý do đơn vị cung cấp liên quan đến công trình.
Để thực hiện kiểm toán công trình này, các kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến công trình, tạo điều kiện hoàn thành cuộc kiểm toán đa ra báo cáo kiểm toán nhanh nhất.
Tài liệu do đơn vị cung cấp gồm: + Hồ sơ thiết kế kỹ thuật.
+ Tổng dự toán đợc duyệt. + Hồ sơ hoàn công.
+ Tổng hợp giá trị công trình. + Báo cáo đầu t vốn của dự án.
+ Báo cáo đầu t về cải tạo nhà X làm khu thơng mại, khách sạn và văn phòng cho thuê.
+ Biên bản thống nhất xác định khối lợng bên B đã thi công. +Biên bản khối lợng thi công cải tạo nhà X.
+ Bảng tính khối lợng sửa chữa cải tạo.
2.3. Kiểm toán chi phí xây lắp.
2.3.1.Cơ sở pháp lý để kiểm toán chi phí xây lắp.
Ngoài hồ sơ chung cho cả công trình gồm: Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán đợc duyệt, hồ sơ hoàn công, nhật ký công trình, tổng hợp giá trị công trình ở trên, các cơ sở pháp lý liên quan đến phần xây lắp gồm:
- Trong hạng mục cải tạo phòng làm việc số 1, 2, 3 (tầng 1), khu vệ sinh: + Hợp đồng số: 60/HĐKT ngày 03/04/2004 về việc cải tạo sửa chữa phòng làm việc số 1, 2, 3 (tầng 1), khu vệ sinh giã A&C.Co và công ty xây dựng số 3.
+ Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình để đa vào sử dụng ngày 24/04/2004.
+ Quyết toán hạng mục cải tạo sửa chữa phòng làm việc số 1, 2, 3(tầng 1), khu vệ sinh.
+ Biên bản thanh lý hợp đồng ngày 25/04/2004. - Trong hạng mục vách ngăn tầng 1:
+ Hợp đồng kinh tế số 10/HĐKT ngày 20/12/2005 về việc thi công lắp đặt hệ thống vách ngăn giữa công ty ABC và công ty TNHH Hoàng Sơn.
+ Bản vẽ thiết kế. + Bản vẽ hoàn công.
+ Biên bản nghiệm thu bàn giao hợp đồng ngày 29/01/2004. + Hoá đơn số 6742 ngày 30/01/2004.
- Trong giai đoạn I:
+ Hồ sơ dự toán giai đoạn I do công ty t vấn kiến trúc Y lập: 01 quyển. + Quyết định số 108B/QĐ-XDCB ngày 16/06/2003 của công ty ABC về việc chỉ định nhà thầu.
+ Hợp đồng kinh tế số 20/ HĐKT ngày 15/06/2003 về việc thi công cải tạo giai đoạn I giữa công ty ABC và công ty Đầu t và phát triển I.
+ Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình để đa vào sử dụng ngày 20/02/2004.
+ Bản quyết toán giai đoạn I: 01 quyển. - Trong giai đoạn II:
+ Hồ sơ dự toán giai đoạn II do công ty t vấn kiến trúc Y lập: 01 quyển. + Quyết định số 301/QĐ-XDCB ngày 11/10/2003 về việc thi công cải tạo giai đoạn II giữa công ty ABC với công ty Đầu t và phát triển I.
+ Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng: 08 bản.
+ Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình để đa vào sử dụng ngày 28/03/2004.
+ Bản quyết toán giai đoạn II: 01 quyển. * Các cơ sở pháp lý lựa chọn nhà thầu:
- Căn cứ pháp lý của chủ đầu t công ty ABC thuộc Tổng công ty ABC Việt Nam về việc chỉ định nhà thầu thực hiện phần xây dựng dự án “Cải tạo nhà X “ số 1 quận Hoàn kiếm- Hà Nội.
- Các cơ sở pháp lý:
+ Căn cứ quyết định số 03/QĐ/HĐKT ngày 19/01/1997 của Hội đồng quản trị Tổng công ty ABC Việt Nam phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty ABC.
+ Căn cứ: Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 05/05/2000 của Chính phủ.
+ Căn cứ Quyết định số 690/QĐ-HĐKT ngày 09/08/2002 của Tông công ty ABC Việt Nam về việc sửa đổi bổ sung một số điều quy định về uỷ quyền trong việc thực hiện Quy chế quản lý đầu t và xây dựng ở Tổng công ty ABC Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số 300/QĐ-HĐQT ngày 26/12/2003.
+ Căn cứ Quyết định số 170/QĐ-XDCB ngày 05/06/2003 của Giám đốc công ty ABC phê duyệt Báo cáo đầu t dự án “Cải tạo nhà X” của công ty ABC.
+ Căn cứ Quyết định số 190/QĐ-XDCB ngày 21/11/2003 của Giám đốc công ty ABC phê duyệt thiết kế kỹ thuật - Tổng dự toán công trình cải tạo nhà X.
+ Xét tờ trình của ông chủ tịch Hội đồng xét thầu công ty đã quyết định chỉ định công ty Đầu t phát triển I thực hiện cải tạo nhà X giai đoạn I và giai đoạn II.
+ Bảng thống kê vật liệu cho từng giai đoạn, hạng mục.
+ Bảng kê hoá đơn mua vật liệu đã đợc bên A thống nhất để kiểm tra khối lợng vật liệu đúng thực tế hay không.
+ Biên bản xác định đơn giá vật liệu sử dụng thi công cải tạo nhà X.
+ Phụ lục thống kê các chủng loại vật liệu phát sinh bổ sung thanh toán vào công trình.
+ Phụ lục biên bản: xác định chủng loại vật liệu thiết bị và đơn giá đã sử dụng cho công trình.
- Trong phạm vi tài liệu cung cấp còn thiếu một số tài liệu sau: + Các biên bản nghiệm thu công tác xây lắp giai đoạn I.
+ Các hồ sơ chứng từ thiết bị và chi khác.
Đối với công trình dự án xây dựng này A&C.Co chủ yếu thực hiện kiểm toán xác định giá trị xây lắp công trình do việc không có đủ chứng từ liên quan đến chi phí thiết bị và chi khác và do đặc điểm của công trình chủ yếu là cải tạo sửa chữa.
2.3.2. Thực hiện kiểm toán chi phí xây lắp.
* Kiểm tra hồ sơ pháp lý.
Căn cứ vào các tài liệu do đơn vị cung cấp và các văn bản pháp quy của Nhà nớc, A&C.Co đã thực hiện kiểm tra tính hợp lý của các hồ sơ.
- Kiểm tra khối lợng:
+ Xem xét hồ sơ hoàn công, đối chiếu với bản vẽ thiết kế.
+ Sau đó kiểm tra đối chiếu biên bản nghiệm thu, kiểm tra xem có sự chênh lệch giữa hồ sơ hoàn công và biên bản nghiệm thu.
Nếu có sự chênh lệch thì chỉ rõ nguyên nhân chênh lệch.
Nếu có sự bổ sung khối lợng xây lắp thì kiểm tra trên hồ sơ hoàn công xem có đúng không.
+ Kiểm tra khi có khối lợng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán công trình đợc duyệt để đa ra ý kiến kiểm toán trong trờng hợp họ không giải trình đợc lý do tại sao.
- Kiểm tra đơn giá:
+ Kiểm tra mã đơn giá trên bảng quyết toán đối chiếu với bảng giá theo quy định của Nhà nớc tại thời điểm hiện tại và tại nơi thi công, mua vật liệu, thiết bị. Xem xét nội dung công việc có đợc xác định đúng với giá quy định của Nhà nớc.
+ Trờng hợp chỉ cần sai lệch mã đơn giá là dẫn đến sai về xác định giá trị xây lắp.
+ Nếu giá của giá trị xây lắp (nội dung công việc) đợc xác định không theo quy định thì nên xem xét giá trị thích hợp có phù hợp, hợp lý với giá của thị trờng.
Sau khi kiểm tra khối lợng và đơn giá của công việc xây lắp, nếu có chênh lệch, kiểm toán viên liệt kê chênh lệch và đa ra điều chỉnh, đa ra kết quả đúng, phù hợp với các quy định về đầu t xây dựng.
Kiểm toán viên kiểm tra chi phí xây lắp trên cơ sở kiểm tra chi phí trực tiếp: + Chi phí vật liệu.
+ Chi phí nhân công. + Chi phí máy thi công. * Kiểm tra chi phí nhân công.
- Phòng làm việc số 1 (theo đơn giá 54/2001/QĐ-UB). Kiểm tra phần phá dỡ:
+ Theo quyết toán khối lợng phá dỡ cánh cửa đi là 6 cánh nhng khi các kỹ thuật viên kiểm tra biên bản nghiệm thu và bản vẽ thiết kế, trên bản vẽ chỉ thể hiện tháo dỡ 4 cánh, nh vậy khối lợng tháo dỡ tăng lên 2 cánh, với đơn giá nhân công là 965 đồng/cánh.
Chênh lệch giá trị nhân công: (4 - 6)*965 = -1.930 đồng.
+ Khi đục tờng để lắp đặt đờng dây họ hạch toán tăng cao hơn so với khối lợng thi công. Qua kiểm tra số liệu trên dự toán và quyết toán khớp nhau là 92m nhng thực tế phá dỡ mà kỹ thuật viên phát hiện chỉ có 54m nh vậy chênh lệch 38m.
Theo đơn giá 54/2001/QĐ-UB là 2.039 đ/m theo quyết toán khớp với số liệu mà kiểm toán viên đã kiểm tra.
Do đó khi đục tờng để lắp đặt đờng dây chênh lệch 38m dẫn đến giá trị nhân công phá dỡ chênh lệch:
-38*2.039 = -77.482 đồng.
+ Ngoài các phần việc trên, qua kiểm tra phát hiện chêch lệch trong phá dỡ, bốc xếp để vận chuyển các loại phế thải, mặc dù thực tế không phát sinh nh-