2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của cụng ty:
Bộ mỏy tổ chức của cụng ty được thiết lập một cỏch gọn nhẹ, khoa học và năng động phự hợp với qui mụ hoạt động nhỏ và vừa của cụng ty. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của cụng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1 Bộ mỏy tổ chức của cụng ty
Bộ mỏy quản lý của cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng, gồm cú Tổng Giỏm đốc, Phú Tổng Giỏm đốc và 4 phũng chớnh:
Tổng Giỏm đốc: ễng Nguyễn Chớ Trung phụ trỏch việc điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp và là đại diện phỏp lý của cụng ty trong cỏc giao
Phũng HC- TH Phũng Kiểm toỏn Giỏm đốc Phú Giỏm đốc Phũng Tư vấn Bộ phận
Tư vấn Thuế Tài chớnh – Ngõn hàngBộ phận tư vấn Bộ phận
soỏt xột chất lượng
Chi nhỏnh TP.HCM
dịch với khỏch hàng cũng như với Nhà nước. Tổng giỏm đốc trực tiếp quản lý hoạt động của cỏc phũng Hành chớnh tổng hợp, phũng Kiểm toỏn, bộ phận soỏt xột chất lượng đồng thời đỏnh giỏ hiệu quả của bộ phận tư vấn thụng qua phú giỏm đốc.
Phú Tổng Giỏm đốc: Gồm ba người đú là ụng Hoàng Khụi, ụng Ngụy Quốc Tuấn, và ụng Phạm Quốc Hưng quản lý cỏc hoạt động chung của phũng tư vấn và trực tiếp điều hành hoạt động của bộ phận tư vấn thuế thuộc phũng tư vấn, đồng thời là người soỏt xột cuối cựng chất lượng hoạt động tư vấn thuế.
Phũng tư vấn: Thực hiện những cụng việc liờn quan đến dịch vụ tư vấn thuế, tư vấn đầu tư, tư vấn tài chớnh, tư vấn lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý, tư vấn đỏnh giỏ giỏ trị doanh nghiệp trước khi niờm yết trờn thị trường chứng khoỏn cho khỏch hàng.
Phũng kiểm toỏn: Thực hiện toàn bộ những hoạt động liờn quan đến việc cung cấp dịch vụ kiểm toỏn, kế toỏn cho cỏc khỏch hàng. Phũng kiểm toỏn cú ba trưởng phũng là ụng Nguyễn Mạnh Tuấn, ụng Lờ Thế Việt và ụng Nguyễn Tuấn Nam quản lý và điều hành mọi hoạt động tại phũng kiểm toỏn đồng thời chịu trỏch nhiệm bỏo cỏo lờn giỏm đốc về kết quả hoạt động của phũng kiểm toỏn.
Bộ phận soỏt xột chất lượng: Thực hiện việc rà soỏt kết quả cung cấp dịch vụ kiểm toỏn cũng như tư vấn một cỏch độc đối với tất cả cỏc nhõn viờn đó trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ kiểm toỏn, thuế cho khỏch hàng. Bộ phận này do ụng Nguyễn Minh Thắng phụ trỏch.
Phũng Hành chớnh-Tổng hợp: Thực hiện cụng việc kế toỏn cũng như cỏc cụng việc văn phũng khỏc tại cụng ty.
Với cỏch thức tổ chức như trờn, bộ mỏy quản lý của Cụng ty NEXIA ACPA đó tạo ra được mụi trường làm việc hiệu quả và cú năng suất cao phự hợp với mụ hỡnh hoạt động nhỏ vừa tại cụng ty.
Chi nhỏnh Thành phố Hồ Chớ Minh: Thực hiện toàn bộ cỏc hoạt động liờn quan chủ yếu tới cung cấp dịch vụ kiểm toỏn và kế toỏn, do ụng Ngụy Quốc Tuấn điều hành và chịu trỏch nhiệm bỏo cỏo lờn giỏm đốc về kết quả hoạt động của Cụng ty
2.1.3.2. Đội ngũ nhõn viờn và văn húa cụng ty:
Muốn cung cấp một dịch vụ cú chất lượng tốt nhất tới khỏch hàng thỡ điều quan trọng là đội ngũ nhõn viờn thực hiện phải cú trỡnh độ và khụng ngừng nõng cao bổ sung kiến thức, theo kịp sự phỏt triển của thị trường. Vỡ vậy ngay từ khi mới thành lập Cụng ty thường xuyờn mở cỏc khoỏ đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi kinh nghiệm. Ra đời vào thỏng 4 năm 2004, Cụng ty TNHH Kiểm Toỏn và Tư Vấn NEXIA ACPA được thành lập ra bởi sỏu sỏng lập viờn ban đầu- là những nhà tư vấn và kiểm toỏn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao đó qua đào tạo tại cỏc trường cả trong và ngoài nước và cú chứng chỉ kế toỏn viờn cụng chứng quốc gia (CPA). Sau gần ba năm thành lập hiện nay số lượng nhõn viờn của cụng ty ở cả hai chi nhỏnh đó tăng lờn 70 người đều đó tốt nghiệp đại học và trờn đại học. Nhõn viờn của Cụng ty là những người năng động, nhạy bộn, giỏi về chuyờn mụn và được tuyển chọn trực tiếp bởi Ban lónh đạo theo tiờu chớ “Trung - Tớn - Trớ - Tõm”.
Điểm khỏc biệt lớn nhất của NEXIA ACPA so với cỏc cụng ty khỏc đú là mụi trường làm việc và văn húa cụng ty. Cụng ty luụn chỳ trọng đến việc xõy dựng một mụi trường làm việc năng động, hiệu quả cho mỗi cỏ nhõn cũng như đem đến cỏc cơ hội phỏt triển nghề nghiệp tốt. Mỗi cỏ nhõn trong cụng ty đều luụn cố gắng nhiệt tỡnh trong cụng việc và hài hoà trong ứng xử, mọi nhõn viờn đều được đối xử bỡnh đẳng trong cỏc mối quan hệ và trong giải quyết cỏc mụi quan hệ nảy sinh. Ngoài ra cỏc nhõn viờn đều gắn bú với nhau trong việc định hướng phỏt triển nghề nghiệp.
Văn húa Cụng ty cũn được thể hiện rất chi tiết trong cỏch trang trớ văn phũng, trang thiết bị hiện đại, logo, slogan và quy định về ăn mặc (dress code) của nhõn viờn. Đội ngũ nhõn viờn cựng với mụi trường làm việc chuyờn nghiệp luụn là nền tảng cho sự phỏt triển lớn mạnh của Cụng ty.
2.1.3.3. Tổ chức kế toỏn:
Để phự hợp với qui mụ nhỏ, số lượng nhõn viờn ớt cũng như để tiết kiệm chi phớ nờn bộ mỏy được thiết kế chỉ bao gồm 2 nhõn viờn là kế toỏn trưởng và kế toỏn viờn. Kế toỏn trưởng là ụng Lờ Thế Việt phụ trỏch chung mọi cụng việc kế toỏn và giỏm sỏt thực hiện cụng việc của kế toỏn viờn. Kế toỏn viờn là bà Vũ Thị Hà, người thực hiện mọi cụng việc ghi chộp sổ sỏch kế toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Là một cụng ty cung cấp dịch vụ kiểm toỏn và tư vấn mang những đặc điểm chung của ngành: cụng việc bận rộn theo mựa, do đú để phự hợp với cụng việc niờn độ kế toỏn của cụng ty bắt đầu từ 1/7 đến 30/6 hàng năm. Hiện nay do qui trỡnh kế toỏn đơn giản nờn cụng ty đang ỏp dụng hỡnh thức nhật kớ chung trong ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Việc hạch toỏn kế toỏn được thực hiện dựa trờn phần mềm kế toỏn AFSYS do cụng ty ESOFT xõy dựng. Đõy là phần mềm thiết kế cho hệ thống đa người sử dụng và cú tớnh bảo mật cao, thớch hợp với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kiểm toỏn, kế toỏn và tư vấn như Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Kiểm Toỏn và Tư Vấn NEXIA ACPA.
Sơ đồ 2: Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty Phũng
Hành chớnh - Kế toỏn
Kế toỏn trưởng
2.1.4. Quy trỡnh kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh tại cụng ty TNHH kiểm toỏn và tư vấn NEXIA ACPA
Tại cụng ty kiểm toỏn NEXIA ACPA, qui trỡnh kiểm toỏn được thiết lập dựa trờn một hướng tiếp cận mới dựa trờn việc đỏnh giỏ rủi ro “risk- based audit” mang những nột riờng biệt so với cỏch tiếp cận truyền thống. Theo cỏch tiếp cận rủi ro, kiểm toỏn viờn khụng chỉ quan tõm tới cỏc rủi ro kiểm toỏn mà cũn quan tõm tới rủi ro kinh doanh của khỏch hàng- những rủi ro ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của cụng ty cũng như nắm giữ chỡa khoỏ quyết định cho sự tồn tại của nú.
Quy trỡnh kiểm toỏn của Cụng ty TNHH Kiểm Toỏn và Tư Vấn NEXIA ACPA được chia thành cỏc bước rừ rệt và được minh hoạ theo sơ đồ
Việc thực hiện qui trỡnh kiểm toỏn theo cỏch tiếp cận như trờn được thực hiện qua bốn bước chớnh:
- Tỡm hiểu qui trỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng - Thực hiện trắc nghiệm kiểm soỏt
- Thực hiện trắc nghiệm cơ bản
- Thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn bổ trợ Cỏc cụng việc chớnh của mỗi bước như sau:
Đánh giá tính trọng yếu Đánh giá ban đầu vể rủi ro BAF BPR BIF Thủ tục kiểm soát tầm cao Các thủ tục kiểm soát đặc biệt Xác định và tìm nguyên nhân rủi ro Đối chiếu với BCTC
Liên hệ các rủi ro được phát hiện với các thủ tục kiểm soát chính Đánh giá sự thiết kế phù hợp của các thủ tục kiểm soát Kiểm tra sự hoạt động hữu hiệu của
các thủ tục kiểm soát Rủi ro được giảm tới mức chấp nhận đượcc Phân tích kinh doanh Xác định các rủi ro còn lại Xác định và thực hiện các thử nghệm cơ bản Các kiến nghị hoàn thiện áp dụng thủ tục phân tích áp dụng thử nghiệm cơ bản các nghiệp vụ và số dư tài khỏan Thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ trợ Các tài khoản trọng yếu có rủi ro thấp Các yêu cầu và qui định trong giai đoạn lập báo cáo Các yêu cầu chuyên môn
The ACPA Audit Process Framework
2004 ACPA All rights reserved
AA-003
BAF: Business Analysis Framework BIF: Business Information Framework BPR: Business Performance Review
2.1.4.1 Tỡm hiểu qui trỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng
Kiểm toỏn viờn thu thập những dữ liệu cơ bản cho việc đỏnh giỏ tớnh hiệu quả của hoạt động quản lý rủi ro, phõn tớch điều kiện kinh doanh cũng như quỏ trỡnh xử lý thụng tin của khỏch hàng giỳp xỏc định và khoanh vựng được những gian lận, sai sút trọng yếu và rủi ro trong hoạt động kinh doanh cú khả năng ảnh hưởng tới hoạt động kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh cũng như ảnh hưởng tới cỏc biện phỏp đưa ra nhằm cải thiện tỡnh trạng kinh doanh của khỏch hàng. Giai đoạn đầu tiờn này cũng cho phộp kiểm toỏn viờn xỏc định
viờn sẽ đưa ra cỏc thử nghiệm cơ bản cần thực hiện trờn cơ sở tuõn thủ theo cỏc chuẩn mực kiểm toỏn được chấp nhận rộng rói (GAAS). Giai đoạn này được chia thành cỏc bước nhỏ như sau:
Đỏnh giỏ tớnh trọng yếu: Đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và sai sút cú thể chấp nhận được từ đú xỏc định cỏc cụng việc cần thiết nhằm xỏc định rủi ro cũng như cỏc cụng việc thực hiện xuyờn suốt cuộc kiểm toỏn.
Xỏc định rủi ro ban đầu: Kiểm toỏn viờn đưa ra đỏnh giỏ, nhận xột ban đầu về mức rủi ro cú thể xuất hiện trong cụng ty của khỏch hàng dựa trờn việc sử dụng mẫu đỏnh giỏ ban đầu về rủi ro để lập kế hoạch cho toàn cuộc kiểm toỏn.. Phục vụ cho việc đỏnh giỏ rủi ro, kiểm toỏn viờn cần phải xem xột những vấn đề quan trọng của kỳ trước hoặc kỳ này cú khả năng ảnh hưởng đến việc xỏc định rủi ro của kỳ này (cỏc rủi ro gian lận và sai sút, những thiếu sút về thủ tục kiểm soỏt, những sai phạm và những điều chỉnh và cỏc hoạt động bất hợp phỏp). Ngoài ra, kiểm toỏn viờn cần phải quan tõm tới những thay đổi quan trọng trong kỡ cú khả năng dẫn tới rủi ro; cũng như tớnh phức tạp trong hoạt động kinh doanh của khỏch hàng để cõn nhắc cho việc tham khảo ý kiến của cỏc chuyờn gia trong đỏnh giỏ.
Tỡm hiểu về hoạt động kinh doanh của khỏch hàng: Tỡm hiểu về chiến lược kinh doanh và những ưu điểm trong quỏ trỡnh điều hành thụng qua quỏ trỡnh phõn tớch cơ bản về hoạt động kinh doanh (Business Analysis Framework )
Bảng phõn tớch này thể hiện rừ nột mối quan hệ cũng như tỏc động qua lại giữa chớn yếu tố cơ bản của hoạt động kinh doanh.Qua đú kiểm toỏn viờn cú thể cú được những hiểu biết sõu hơn về chiến lược, quỏ trỡnh và hoạt động của khỏch hàng. Bờn cạnh hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khỏch hàng, nhúm kiểm toỏn cũng cần tỡm hiểu cỏch nhà quản lý cấp cao đỏnh giỏ kết quả hoạt động của cụng ty cũng như sự đầy đủ của hoạt động kiểm soỏt của nhà quản lý. Kết quả hoạt động được thể hiện qua cỏc bảng phõn tớch thụng tin (Business Information Framework – BIF) và bảng đỏnh giỏ kết quả hoạt động (Business Performance Review – BPR) cho thấy kết quả kinh doanh hiện tại (thụng qua cỏc tỉ suất tài chớnh: ROA,ROE..) và dự đoỏn khả năng hoạt động
trong tương lai (thụng qua cỏc đũn bẩy tài chớnh, khả năng sinh lời, đũn bẩy tài chớnh, giỏ trị thị trường, quản lý tài sản...). Tỡm hiểu về tớnh liờm chớnh của ban giỏm đốc cũng như cỏc ỏp lực và cơ hội thực hiện hành vi gian lận, lưu ý đến những khú khăn và thay đổi trong mụi trường kinh doanh trờn cơ sở cú quan tõm đến ý kiến của cỏc chuyờn gia.
Xỏc định và khoanh vựng rủi ro: Kiểm toỏn viờn xỏc định cỏc rủi ro về khả năng xảy ra sai sút và gian lận trong hoạt động kinh doanh của khỏch hàng (error risk and fraud risk). Đồng thời thụng qua đú, kiểm toỏn viờn chỳ ý tới những yếu tố, nguyờn nhõn chớnh dẫn tới cỏc rủi ro đú.
Đối chiếu với bỏo cỏo tài chớnh: Việc đối chiếu này sẽ giỳp đoàn kiểm toỏn liờn kết, đỏnh giỏ sự ảnh hưởng của cỏc rủi ro đó xỏc định được với cỏc tài khoản tương ứng trờn bỏo cỏo tài chớnh. Điều này giỳp kiểm toỏn viờn xỏc định được cỏc tài khoản quan trọng cú mức rủi ro cao phải ỏp dụng kiểm tra toàn diện đồng thời xỏc định được cỏc tài khoản trọng yếu cú rủi ro thấp để ỏp dụng cỏc thủ tục kiểm toỏn bổ sung.
2.1.4.2. Thực hiện cỏc trắc nghiệm kiểm soỏt
Trong bước này, kiểm toỏn viờn sẽ tỡm hiểu đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ, cỏch thức hệ thống kế toỏn và ban quản lý cụng ty cú thể kiểm soỏt, phỏt hiện và sửa chữa kịp thời cỏc sai sút liờn quan đến hệ thống thụng tin cũng như cỏc ước tớnh kế toỏn. Giai đoạn này giỳp cho kiểm toỏn viờn hiểu rừ sự phự hợp cũng như hiệu quả của cỏc thủ tục kiểm soỏt được thiết kế trong doanh nghiệp phục vụ cho việc đưa ra cỏc ý kiến nhằm cải thiện hệ thống nội bộ được trỡnh bày trờn thư quản lý của kiểm toỏn viờn. Bước này giỳp kiểm toỏn viờn hiểu rừ được cú hay khụng hiệu quả của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Giai đoạn này được cụ thể hoỏ thành cỏc cụng việc chi tiết sau:
Xỏc định rủi ro dựa trờn hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khỏch hàng: Thụng qua phỏng vấn chủ sở hữu của doanh nghiệp, xem xột biờn bản
ghi chộp của cụng ty và thu thập cỏc thụng tin khỏc trong suốt quỏ trỡnh tỡm hiểu về hoạt động kinh doanh, để tỡm hiểu về cỏc chớnh sỏch và cỏc thủ tục kiểm soỏt đang được ỏp dụng tại cụng ty. Đồng thời, kiểm toỏn viờn sẽ thực hiện việc kiểm tra từ đầu tới cuối (walkthrough test) với cỏc nhõn viờn thực hiện kiểm soỏt để đảm bảo họ thực hiện đỳng trỏch nhiệm của mỡnh.
Xỏc định sự thiết kế phự hợp của cỏc thủ tục kiểm soỏt: Cỏc thủ tục kiểm soỏt được đỏnh giỏ hiệu quả khi nú cú khả năng ngăn ngừa, phỏt hiện và sửa chữa cỏc sai phạm tồn tại để giảm cỏc sai phạm đến mức cú thể chấp nhận được.
Đỏnh giỏ hiệu quả của cỏc thủ tục kiểm soỏt: Xem xột tớnh liờn tục, nhất quỏn trong việc ỏp dụng cỏc thủ tục kiểm soỏt cũng như việc tuõn thủ cỏc quy định của cụng ty và nhà quản lý.
Căn cứ vào kết quả thu được từ cỏc bước trờn kiểm toỏn viờn sẽ xỏc định xem rủi ro kiểm soỏt cú thể giảm đến mức chấp nhận được hay khụng. Nếu rủi ro kiểm soỏt khụng thể giảm đến giới hạn chấp nhận hay cỏc thủ tục kiểm soỏt được thiết kế khụng phự hợp cũng như khụng hiệu quả trong việc giảm thiểu cỏc rủi ro thỡ kiểm toỏn viờn khụng thể dựa vào cỏc thủ tục kiểm soỏt và phải thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm tra chi tiết.
2.1.4.3.Thực hiện cỏc trắc nghiệm cơ bản
Bước này đũi hỏi kiểm toỏn viờn phải sử dụng những phỏn đoỏn chuyờn mụn của mỡnh trong việc xỏc định cỏc khoản mục mà cỏc thủ tục kiểm soỏt nội bộ khụng hiệu quả trong việc giảm rủi ro xuống mức cú thể chấp nhận được, tạo ra rủi ro kiểm toỏn cũn lại. Cỏc bước cụng việc bao gồm:
Thực hiện thủ tục phõn tớch: Kiểm toỏn viờn phõn tớch sự biến động