Trước hết, thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB và mô tả chi tiết hệ thống KSNB trên giấy tờ làm việc. Trong giai đoạn này KTV công ty tìm hiểu về KSNB của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế về quy chế KSNB và hoạt động liên tục của quy chế KSNB nhằm mục đích đánh giá xem liệu các
BCTC có thể kiểm toán dược hay không, nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng và thiết lập các kiểm soát thích hợp. Bằng các thể thức tiếp cận hệ
thống KSNB như : dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV, thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng giúp cho KTVcó những thông tin ban đầu hoặc nắm bắt được những thay đổi trong hệ thống KSNB của khách hàng, xem xét các quy định các điều lệ của công ty khách hàng, quan sát các quá trình hoạt động của công ty khách hàng, kiểm tra hệ thống sổ sách đã hoàn tất.
Để mô tả hệ thống KSNB, KTV sử dụng một trong ba phương pháp hoặc cả ba phương pháp sau hoặc kết hợp cả ba phương pháp tuỳ thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán :
+ Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB đưa ra các câu hỏi theo mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB đới với từng lĩnh vực được kiểm toán. Các câu trả lời không sẽ cho thấy nhược điểm của hệ thống KSNB.
+ Bảng tường thuật về hệ thống KSNB là sự mô tả bằng văn bản cơ cấu KSNB của khách hàng.
+ Vẽ lưu đồ: bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc;trình bày tất cả các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán.
Bảng số 2.2: Đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng về phần TSCĐ.
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB Có Không
Không áp dụng 1. Hệ thống thẻ TSCĐ có được duy trì và cập nhật
kịp thời không?
2. Ngoài bộ phận kế toán, có bộ phận nào khác theo dõi và quản lý danh mục TSCĐ không?
3. Việc mua sắm TSCĐ có phải lập kế hoạch trước hàng năm không?
4. TSCĐ khi mua về có bắt buộc phải có bộ kiểm tra chất lượng và lập biên bản nghiệm thu trước khi giao
cho bộ phận sử dụng và thanh toán không?
5. TSCĐ khi giao cho bộ phận sử dụng có được lập biên bản bàn giao cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng không?
6. TSCĐ có được mô tả đầy đủ thông tin trong Thẻ tài sản đến mức có thể nhận diện tài sản ở bên ngoài không?
7. TSCĐ có được đánh Mã Quản Lý riêng để có thể đối chiếu giữa tài sản ghi chép trên sổ với thực tế không?
8. Đơn vị có văn bản quy định trách nhiệm người của người sử dụng không?
9. Có sổ theo dõi quản lý tài sản được tạm thời đưa ra khỏi công ty hay không?
10. Những tài sản đang thế chấp, cầm cố để đảm bảo cho các khoản vay có được ghi chép lại để theo dõi riêng không?
11. Công ty có giao cho bộ phận chuyên chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề khi TSCĐ bị hư hỏng không? 12. Các nhân viên có tự ý được sửa chữa khi TSCĐ bị sự cố mà không cần xin phép cấp lãnh đạo không? 13. Tất cả các TSCĐ hỏng đều được ghi chép lại thành biên bản và lưu giữ không?
14. Tất cả Tài sản chờ thanh lý, chưa sử dụng có được theo dõi riêng không?
15. Công ty có quy định về thanh lý TSCĐ không? 16. Khi thanh lý có được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo hay không?
17. Có quy định kiểm kê TSCĐ ít nhất 1 lần 1 năm không?
được lập thành văn bản và gửi trướccho các bộ phận, nhân sự tham gia không?
19.Các quyết định mua sắm, quản lý, sử dụng và thanh lý có được tập hợp và hệ thống quy chế thành văn bản thông nhất hay không?
Sau khi thu thập được một sự hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của hệ thống KSNB, KTV sẽ đưa ra đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu kiểm soát chi tiết. Nếu hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và ngược lại.
Công việc đầu tiên là nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình đánh giá, vận dụng KTV sẽ nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu hoặc cho từng khoản mục.
Tiếp theo là nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù: Ở bước này KTV không cần thiết phải xem xét mọi quá trình kiểm soát mà phải nhận diện và phân tích các quá trình kiểm soát dự kiến có ảnh hưởng lớn nhất đến việc thoả mãn mục tiêu kiểm soát mà sẽ mang lại tính hiệu quả cho cuộc kiểm toán.
KTV đánh giá các quá trình kiểm soát: căn cứ vào ưu, nhược điểm của từng thủ tục kiểm soát để đánh giá. Nhược điểm của hệ thống KSNB được hiểu là sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trên BCTC.