II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ
2.2.3. Sổ sách kế toán
Hệ thống sổ kế toán tại Công ty có liên quan đến khâu bán hàng gồm các sổ sau: - Bảng kê số 4 (TK1561)
- Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 - Nhật ký chứng từ số 8
- Sổ Cái TK511, TK632… - Sổ chi tiết theo dõi TK131 - Sổ chi tiết quỹ tiền mặt TK111 - Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK641
Sổ kế toán đợc mở theo từng niên độ kế toán, theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc, các bảng kê chi tiết có liên quan.
Biểu 1: Bảng kê số 4: Phản ánh tình hình xuất nhập hàng hoá của cả một tháng, tập trung tất cả các đơn vị kinh doanh tại Công ty. Cơ sở ghi chép là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Cuối tháng kế toán cân đối số phát sinh, tính số d… cuối kỳ và căn cứ vào vế có TK1561 kế toán lên NKCT số 8.
Biểu 2: Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 (tập trung): Cuối tháng kế toán tập hợp từ các tờ kê chi tiết tại các quầy hàng, tại kho để phản ánh vào doanh thu tổng hợp bán ra toàn Công ty trong một tháng. Căn cứ vào sổ tổng hợp kế toán đối chiếu với các bảng kê, chứng từ tài khoản có liên quan, nếu khớp đúng số liệu thì sẽ lên NKCT số 8.
Biểu 3: Nhật ký chứng từ số 8 mở cho cả một tháng. Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp ghi có TK511 tập trung, bảng kê số 4, các sổ chi tiết chuyên dùng cho các tài khoản nh TK131, TK632, TK531 để ghi vào cột có của các tài khoản trên sau đó… khoá sổ xác định số tổng cộng để ghi vào sổ Cái.
Biểu 4: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho một năm đợc mở riêng cho từng tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số d cuối tháng của tài khoản đó. Căn cứ ghi vào sổ cái là NKCT số 8 sau khi đã đối chiếu, kiểm tra số liệu trên các sổ tổng hợp.
Biểu 5: Sổ chi tiết theo dõi TK131 “Phải thu của khách hàng”. Sổ chi tiết này đợc mở cho từng đối tợng khách hàng khác nhau để theo dõi tình hình công nợ phải thu trong bán buôn. Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có. Cuối tháng kế toán lên số tổng cộng để ghi vào NKCT số 8.
Biểu 6: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt TK111 – Tiền bán hàng. Sổ này đợc mở cho cả tháng, hàng ngày căn cứ vào phiếu nộp tiền của mậu dịch viên, thủ quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ tiền mặt để theo dõi chi tiết số tiền đã thu đợc của các đơn vị kinh doanh (bao
gồm cả thuế GTGT). Cuối tháng, thủ quỹ cộng tổng số tiền thu toàn Công ty đối chiếu với NKCT số 1 rồi lên NKCT số 8.
Biểu 7: Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK641. Sổ này dùng để theo dõi toàn bộ các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong tháng. Căn cứ ghi sổ là phiếu chi, bảng thanh toán lơng, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, hoá đơn GTGT, hoá đơn đặc thù…