II. Đặc điểm tổchức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phơng Nam
Phiếu xuất kho
xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập. Phiếu đợc lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
- 1 liên ngời lĩnh giữ
- 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật t -1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán
Sở công nghiệp hà nội
Công ty Phơng Nam
Phiếu xuất kho
Ngày 15 tháng 1 năm 2003 Số 90
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Phân xởng dệt
Xuất tại kho: Nguyên vật liệu chính NVL mua về: căn cứ
vào hoá đơn bán hàng của người bán
NVL mua về: căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho
STT Vật t, nguyên liệu Đvt Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Sợi PP 900 đen kg Sp9đ 52.000 52.000
Cộng 52.000
Ngày 15 tháng 01 năm 2003
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 5 : phiếu xuất kho
Trờng hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật t. Phòng Kế hoạch vật t sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho".
3.2.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty:
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về mặt lý tởng phơng pháp này phù hợp với tình hình của Công ty hiện nay. Phơng pháp này đợc sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng đợc hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện. Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán đợc tiến hành nh sau:
Tại kho:
Khi nhận đợc chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày đợc thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho.
Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho đợc sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Mỗi thẻ kho có thể đợc mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lợng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Thẻ kho đợc dùng cho một thứ vật t, sản phẩm, hàng hoá, nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho do phòng Kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính ra số tồn kho.
Tuỳ theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận trên thẻ kho. Việc giao nhận chứng từ đợc ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ.
Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi tiết
Công ty Phơng Nam Mẫu số 06 - VT
Tên kho: Kho nguyên vật liệu chính
thẻ kho
Ngày lập thẻ: 07/01/2003 Tờ số: 123
Tên, quy cách, nhãn hiệu vật t: Vải PVC Đơn vị tính: m
Mã số: Vp STT Chứng từ
SH NT
Tồn đầu tháng 1 200
1 PNK
135 7/1
Nhập của công ty dệt
kim Thăng Long 12.000 12.200
2 PXK
91 8/1 Xuất cho PX may 12.000 200
3
PNK
136 17/1 Nhập của công ty TL 8800 9.000
PXK
92 30/1 Xuất cho PX May 8500
Tồn cuối tháng 1 500
Biểu số 6: Thẻ kho
Cuối tháng thủ kho tập hợp và cộng thẻ kho. Đồng thời lập bảng tổng hợp nhập xuất vật t trong tháng .Sau đó thủ kho gửi lên phòng kế toán.
Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu chính ( biểu số 7)