c. Đối với tiền hàng thu đợ
2.2.3.4 Tìm hiểu chu trình bán hàng và thu tiền trong hoạt động của công ty B
Trong bớc này kiểm toán viên phải tìm hiểu xem chu trình bán hàng và thu tiền có những kiểm soát nào, do ai thực hiện và đâu là kiểm soát chính để thực hiện thử nghiệm kiểm soát.
Bảng 2.20: Các hoạt động và các kiểm soát chính tại công ty B
Các hoạt động chính Các kiểm soát
Tất cả các thành phẩm của công ty đều đ- ợc xuất khẩu cho công ty mẹ
Đơn đặt hàng đợc lập cho cả năm
Đốc công ở mỗi phân xởng sẽ lập bảng tổng hợp sản phẩm xuất khẩu cho phân x- ởng đó và gửi nó cho nhân viên xuất nhập khẩu. Bảng tổng hợp này bao gồm cả số l- ợng và giá đơn vị cho mỗi mặt hàng.
Đốc công sẽ kiểm tra số lợng hàng hoá báo cáo trớc khi lập bảng tổng hợp sản phẩm xuất khẩu (N1).
Nhân viên xuất nhập khẩu lập hoá đơn th- ơng mại và biên bản đóng gói trên cơ sở bảng tổng hợp sản phẩm xuất khẩu.
Trên cơ sở tên hàng hoá và số lợng trên bảng tổng hợp, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lấy giá tơng ứng trên hợp đồng gia công để lập biên bản đóng gói và hoá đơn thơng mại (N2).
Cuối tháng, nhân viên xuất nhập khẩu lập bảng tổng hợp doanh thu theo tháng cho tháng đó dựa trên các hoá đơn thơng mại đã phát hành và gửi nó cho phòng kế toán.
Hoá đơn đợc đánh số để kiểm soát việc mất mát hoậc thiếu hoá đơn. (N3)
Kế toán ghi nhận doanh thu trên cơ sở bảng tổng hợp doanh thu theo tháng.
Kế toán kiểm tra số lợng và giá trị trên hoá đơn thơng mại và biên bản đóng gói với doanh thu trên bảng tổng hợp trớc khi ghi nhận doanh thu.
Số d phải thu với công ty mẹ đợc đối chiếu hàng tháng vào ngày đầu của tháng tiếp theo.
Kiểm toán viên cũng phải tìm hiểu về chu trình kế toán bán hàng và thu tiền tại công ty B. Chu trình kế toán bán hàng của công ty B gồm các bớc sau và có liên quan đến các hoá đơn chứng từ sau:
Kế hoạch sản xuất (a)->Đơn đặt hàng (b)->Bảng kê hàng xuất khẩu (c)->Hoá đơn (d)->Phê chuẩn (e)->Ghi nhận doanh thu (f)->Bù trừ khoản phải thu/phải trả (g)
Các bớc Mô tả công việc cụ thể
(a) & (b) + Công ty mẹ lập kế hoạch sản xuất và phân chia công việc cho các phân xởng
+ Quản đốc phân xởng nhận kế hoạch và xác định tình hình thực tế để đánh giá
xem có thực hệin đợc kế hoạch hay không.
+ Với mỗi loại hàng hoá, công ty mẹ áp dụng giá cụ thể và ngày xuất khẩu.
--->Đơn đặt hàng
(c) + Khi hàng hoá đợc xuất khỏi kho, đốc công sẽ lập bảng tổng hợp bao gồm: loại hàng hoá, số lợng, đơn giá. Bảng tổng hợp này sẽ đợc gửi đến phòng kế toán để kiểm tra và dự toán chi phí vận chuyển.
---> Báo cáo tổng hợp doanh thu
(d) + Theo đó, nhân viên xuất khẩu sẽ lập quy trình hải quan cho hàng xuất khẩu uỷ thác.
+ Khi quy trình này hoàn thành, TRANSIMEX đợc uỷ thác xuất khẩu. + Khi đó, Biên bản đóng gói, vận đơn và hoá đơn đợc chuyển cùng với hàng hoá.
+ Phí vận chuyển, phí hải quan, phí lu kho và thuế xuất khẩu đợc tính dựa trên từng lô hàng uỷ thác xuất khẩu và đợc thanh toán cho Transimex.
--->Hoá đơn hàng không
(e) & (f) + Hoá đơn với chữ ký của giám đốc điều hành đợc gửi qua email về công ty mẹ để yêu cầu phê duyệt.
---> Hoá đơn thơng mại
(g) + Doanh thu đợc ghi nhận khi hàng hoá đã đợc chuyển.---> Hoá đơn tài chính
+ Sau khi kiểm tra, nếu có những thay đổi, hoá đơn sẽ đợc gửi lại qua email có sự phê chuẩn.
+ Sau đấyPhòng kế toán ghi nhận doanh thu theo những thay đổi đó. (h) + Khoản phải thu sẽ đợc bù trừ với khoản phải trả từ công ty mẹ.--->
Bảng đối chiếu kiểm tra
+ Xác nhận số d đợc đối chiếu hàng tháng.
Từ những thông tin thu thập đợc về chu trình bán hàng và thu tiền của công ty B, kiểm toán viên đã xác định đợc thủ tục kiểm soát chính để thực hiện trắc nghiệm kiểm soát. Tuy nhiên kiểm toán viên sẽ lâp ra ma trận kiểm soát rủi ro để đánh giá xem
thủ tục kiểm soát nào ngăn ngừa đợc nhiều rủi ro nhất để thực hiện. Dới đây là ma trận kiểm soát rủi ro công ty ACPA đã thực hiện với khách hàng B.
Bảng 2.22 ma trận kiểm soát rủi ro cho khách hàng
ACPA
Khách hàng B
31/12/2005
Ma trận kiểm soát rủi ro
Ngời thực hiện: N.D.D Ngày thực hiện: 01/2006
Dữ liệu đầu vào và những thay đổi Các kiểm soát Không đợcphê chuẩn Khôngđầy đủ chính xácKhông kịp thờiKhông Thiết lập kiểm soát tài liệu và nghiệp vụ
Đơn đặt hàng đợc lập cho cả năm. Kế hoạch vận
chuyển hàng hoá đợc ghi rõ trong đơn đặt hàng √ √ √
Hoá đơn đợc đánh số trớc để kiểm soát sự thiếu hụt
hay mất mát. √
Tìm mối liên hệ giữa dữ liệu bên trong và dữ liệu bên ngoài
Đốc công trực tiếp kiểm tra số lợng hàng hoá báo
cáo trớc khi lập bảng tổng hợp hàng hoá xuất khẩu. √ √ √ √
Căn cứ vào tên hàng hoá và số lợng trên bảng tổng hợp, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ áp giá tơng ứng cho hàng hoá trên hợp đồng gia công để lập hoá đơn
thơng mại và biên bản đóng gói hàng hoá. (A1) √ √ √ √
Kế toán kiểm tra số lợng và giá trị trên hoá đơn th- ơng mại và biên bản đóng gói với doanh thu trên
bảng tổng hợp doanh thu trớc ghi nhận doanh thu. √ √ √ √
Thực hiện đối chiếu
Số d phải thu với công ty mẹ đợc đối chiếu hàng
tháng vào những ngày đầu của tháng kế tiếp (A2) √ √ √
Kiểm soát đợc lựa chọn để thực hiện: A1 và A2 Lý do lựa chọn:
(A1): Kiểm soát này bao gồm phần lớn tất cả các rủi rỏ đã đợc xác định
(A2): Kiểm soát này có vai trò quan trong trong kiểm soát doanh thu và cá khoản phải thu
Thử nghiệm kiểm soát:
A1: xem giấy tờ là việc R333, R334 A2: xem giấy tờ làm việc R331, R332
2.2.3.5. Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát.
Khi xuất hoá đơn, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lấy giá trên bảng tổng hợp sản phẩm xuất khẩu do đốc công của từng phân xởng lập ra. KTV có thể kiểm tra giá trên các hoá đơn có đúng hay không bằng cách sau:
Bảng 2.23 Thiết kế đối chiếu giá trên hoá đơn và giá trên hợp đồng gia công
ACPA
Khách hàng B
31/12/2005
Kiểm tra giá lập hoá đơn bán hàng
R320
Ngời thực hiện: N.D.D Ngày thực hiện: 11/7/2005 Ngời soát xét: NMT
Thông tin về rủi ro:
Tồn tại rủi ro giá trên hoá đơn thơng mại và biên bản đóng gói không khớp so với giá trên hợp đồng gia công. Kết quả là doanh thu và các khoản phải thu sẽ bị sai lệch.
Nguyên nhân:
Kinh nghiệm của nhân viên. Dữ liệu đầu vào không chính xác trong chu trình bán hàng và thu tiền
Các khoản mục trên báo cáo tài chính: Doanh thu và các khoản phải thu Kiểm soát của khách hàng:
+ Kiểm soát ngăn ngừa, do nhân viên thực hiện.
+ Dựa vào tên và số lợng trên bảng tổng hợp, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ áp giá t- ơng ứng trên hợp đồng gia công để lập biên bản đóng gói và hoá đơn thơng mại.
Thiết kế các trắc nghiệm:
• Đối chiếu giữa biên bản đóng gói, hoá đơn và doanh thu đã đợc ghi nhận.
• Lựa chọn khoản mục từ bảng kê sản phẩm xuất khẩu.
• Đối chiếu lại giá đơn vị đầu vào của những khoản mục này với giá đợc phê chuẩn trong hợp đồng gia công.
• Chọn hai hàng hoá khác nhau cho mỗi tháng từ tháng 4 đến tháng 6 năm 2005 Thực hiện trắc nghiệm: Số Khoản mục A B C 1 2 3 MHC-0504-09 tháng 4/2005 MHC-0505-12 tháng5/2005 MHC-0506-14 tháng 6/ 2005 X X X X X X X X X Chú thích:
A: Hoá đơn thơng mại B: Hợp đồng gia công C: Biên bản đóng gói Đánh giá kết quả
Từ thiết kế thử nghiệm ở trên, KTV sẽ thực hiện công việc đối chiếu giá của hàng xuất khẩu nh sau:
Công ty B 30/06/2005
Chu trình bán hàng và thu tiền Thực hiện đối chiếu giá
R321
Ngời thực hiện: N.D.Dung Ngời soát xét: NMT Ngày: 7/2005 Mục tiêu
Để có đợc sự đảm bảo hợp lý rằng giá đn vị trên biên bản đóng gói và hoá đơn thơng mại là đúng Thủ tục kiểm soát của khách hàng
Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ áp giá tơng ứng trên hợp đồng gia công để lập biên bản đóng gói và hoá đơn thơng mại.
Thử nghiệm kiểm soát của kiểm toán
Lựa chọn mẫu từ quý II năm 2005 để đối chiếu.(2 hàng hoá khác nhau cho mỗi tháng): SIP và CP cho tháng 4, O và H cho tháng 5 và SE và R cho tháng 6
Mã Khoản mục Số đơn đặt hàng Phần Số hoá đơn Giá đơn vị Chênh lệch Trên biên bản đóng gói Trên hợp đồng gia công 04/2005
SiP/1 Semimanufactured Si-Point SM2CA28 Q0401370-00 SM2CA28-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 Semimanufactured Si-Point SM2CA28 Q0401371-00 SM2CA28-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 SiP/3 Semimanufactured Si-Point SM2HP28 Q0401670-00 SM2HP28-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 Semimanufactured Si-Point SM2HP28 Q0401671-00 SM2HP28-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 SiP/5 Semimanufactured Si-Point SM3HP13 Q0500093-00 SM3HP13-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 Semimanufactured Si-Point SM2HP13 Q0401342-00 SM2HP13-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 SiP/7 Semimanufactured Si-Point SM2HP13 Q0401492-00 SM2HP13-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 Semimanufactured Si-Point SM2HP13 Q0401493-00 SM2HP13-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 SiP/11 Semimanufactured Si-Point SM3HP5 Q0500189-00 SM3HP5-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 Semimanufactured Si-Point SM3HP5 Q0500190-00 SM3HP5-H MHC-0504-09 0,2733 0,2733 CP/1 Semimanufactured C-Point WCA28 type A L0400934-00 WCA28HS MHC-0504-09 0,1158 0,1158 Semimanufactured C-Point WCA28 type A L0400935-00 WCA28HS MHC-0504-09 0,1158 0,1158 CP/3 Semimanufactured C-Point CHP 28 L0400451-00 CHP28HB MHC-0504-09 0,1906 0,1906 Semimanufactured C-Point CHP 28 L0400452-00 CHP28HB MHC-0504-09 0,1906 0,1906 CP/5 Semimanufactured C-Point CHP 28 L0400455-00 CHP28HB MHC-0504-09 0,1906 0,1906 Semimanufactured C-Point CHP 28 L0400456-00 CHP28HB MHC-0504-09 0,1906 0,1906 CP/9 Semimanufactured C-Point CHP 44 L0400890-00 CHP44HB MHC-0504-09 0,1906 0,1906 Semimanufactured C-Point CHP 44 L0400891-00 CHP44HB MHC-0504-09 0,1906 0,1906 CP/11 Semimanufactured C-Point CHP 11 L0400439-00 CHP11HB MHC-0504-09 0,1467 0,1467 Semimanufactured C-Point CHP 11 L0400440-00 CHP11HB MHC-0504-09 0,1467 0,1467 Công ty B 30/06/2005
Chu trình bán hàng và thu tiền
Thực hiện đối chiếu giá
R321
Ngời thực hiện: N.D.Dung Ngời soát xét: NMT Ngày: 7/2005
Mã Khoản mục Số đơnđặt hàng Phần Số hoá đơn Giá đơn vị Chênh lệch Trên biên bản đóng gói Trên hợp đồng gia công 05/2005
O/1 Semimanufactured Knife
Ｋ
0401374007 MSL27 MHC-0505-12 0,1190 0,1190
Semimanufactured KnifeＫ0401374008 MSL27 MHC-0505-12 0,1190 0,1190
O/2 Semimanufactured KnifeＫ0401374002 MCU MHC-0505-12 0,1190 0,1190
Semimanufactured KnifeＫ0401374003 MCU MHC-0505-12 0,1190 0,1190
O/3 Semimanufactured Knife K0401321001 MSL30 MHC-0505-12 0,1190 0,1190
Semimanufactured Knife K0401321002 MSL30 MHC-0505-12 0,1190 0,1190
O/4 Semimanufactured Knife K0401321008 MSL32 MHC-0505-12 0,1190 0,1190
Semimanufactured Knife K0401321009 MSL32 MHC-0505-12 0,1190 0,1190
H/1 Semimanufactured H-File Type A2 H0402907-02 10H MHC-0505-12 0,0520 0,0520
Semimanufactured H-File Type A2 H0402907-19 08H MHC-0505-12 0,0520 0,0520
Semimanufactured H-File Type A1 H0402723-22 10H MHC-0505-12 0,0540 0,0540
Semimanufactured H-File Type A1 H0402723-99 25H MHC-0505-12 0,0540 0,0540
H/2 Semimanufactured H-File Type B1 H0402723-13 25H25mm MHC-0505-12 0,0740 0,0740
Semimanufactured H-File Type B2 H0401277-11 25H25mm MHC-0505-12 0,0720 0,0720
Semimanufactured H-File Type B2 H0402907-13 15H25mm MHC-0505-12 0,0720 0,0720
Semimanufactured H-File Type B2 H0402907-04 15H25mm MHC-0505-12 0,0720 0,0720
06/2005
ES/1 Semimanufactured Eyeless needle ZX 40500098-00 ZE065-08x20 7 300 0,1283 0,1283
Semimanufactured Eyeless needle ZX 40500185-00 ZE06-05x14 8 100 0,1283 0,1283
ES/2 Semimanufactured Eyeless needle RP 40500159-00 PH13-15x38E MHC-0506-09C 0,0121 0,0121 Semimanufactured Eyeless needle RP 40500153-00 PE11-15x38E MHC-0506-09C 0,0121 0,0121 Semimanufactured Eyeless needle RP 40500154-00 PE11-15x38E MHC-0506-09C 0,0121 0,0121 Semimanufactured Eyeless needle RP 40500160-00 PH13-15x38E MHC-0506-09C 0,0121 0,0121
R/1 Semimanufactured RK-File Type B #15 R0405193-03 15K21mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
Semimanufactured RK-File Type B #15 R0405193-03 15K25mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
R/2 Semimanufactured RK-File Type B #15 R0402943-03 25K25mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
Semimanufactured RK-File Type B #15 R0404469-01 25K25mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
R/4 Semimanufactured RK-File Type B #25 R0405186-03 25K28mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
Semimanufactured RK-File Type B #25 R0404469-04 25K25mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
R/4 Semimanufactured RK-File Type B #25 R0405186-03 25K28mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
Semimanufactured RK-File Type B #25 R0404469-04 25K25mm MHC-0506-09C 0,0200 0,0200
Kết luận:
Qua bảng đối chiếu trên ta thấy giá bán trên biên bản đóng gói và trên hợp đồng gia công là hoàn toàn khớp nhau không có bất cứ một sự chênh lệch nào. Nh vậy nhân viên xuất nhập khẩu đã áp giá từ hợp đồng gia công vào hoá đơn thơng mại và biên bản đóng gói là hoàn toàn chính xác. Kiểm soát A1 của công ty B là hoàn toàn hiệu quả cả về mặt thiết kế và hoạt động
Bảng 2.24 Thực hiện đối chiếu giá trên hợp đồng gia công và biên bản đóng gói
b. Kiểm tra việc đối chiếu số d với công ty mẹ
Thử nghiệm kiểm soát đợc thiết kế nh sau:
ACPA
Khách hàng B
31/12/2005
Đối chiếu số d phải thu với công ty mẹ
R330 Ngời thực hiện: N.D.D Ngày thực hiện: 11/7/2005 Ngời soát xét: NMT
Tồn tại rủi ro không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu. Kết quả là sai lệch về doanh thu và các khoản phải thu trên báo cáo tài chính.
Nguyên nhân:
Kinh nghiệm của nhân viên
Đối chiếu không kịp thời với công ty mẹ
Dữ liệu đầu vào của chu trình không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời Các khoản mục trên báo cáo tài chính: Doanh thu và các khoản phải thu
Kiểm soát của khách hàng:
+ Số d phải thu với công ty mẹ đợc đối chiếu hàng tháng vào ngày đầu của tháng tiếp theo + Loại kiểm soát: Kiểm soát ngăn ngừa – dựa vào con ngời
Thiết kế các trắc nghiệm:
• Đối chiếu số d phải thu với công ty mẹ giữa sổ sách và xác nhận của công ty mẹ
• Thực hiện kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu >> Xem R331
• Phạm vi chọn mẫu: Số d ngày 30/6/2005 Thực hiện trắc nghiệm:
Số Khoản mục A B
1 2
Đối chiếu số d khoản phải thu Thực hiện kiểm tra tính đúng kỳ
X X
X X Chú thích:
A: Hoá đơn thơng mại B: Th xác nhận Đánh giá kết quả (*): Tại ngày 30/6/2005 Trên sổ sách: USD244,838 Trên th xác nhận: USD244,838 Chênh lệch: Đánh giá kết quả:
Kiểm soát hiệu quả Rủi ro đợc giảm đến mức chấp nhận đợc. Xem R331 Bảng 2.25: Thiết kế trắc nghiệm kiểm soát đối với thủ tục đối chiếu số d với công ty mẹ
Số d công nợ của công ty B với công ty mẹ tại ngày 30/06/2005. Điều này có nghĩa là số d công nợ đã đợc đối chiếu hàng tháng với công ty mẹ để ngay khi có chênh lệch có thể kịp thời tìm ra nguyên nhân và xử lý chênh lệch. Thủ tục kiểm soát A2 của Công ty B cũng đã hoạt động hiệu quả đúng nh thiết kế.
Bảng 2.26 Thực hiện kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu.
30/6/2005
Kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu