2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty.
2.2.3. Sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty sử dụng phục vụ cho công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm bao gồm 2 loại:
- Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
Cụ thể để phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, Công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Sổ chi tiết thành phẩm
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
- Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Bảng kê số 8, 10, 11 - Nhật ký chứng từ số 8.
- Sổ cái TK 511, 632, 131, 3331.... * Sổ chi tiết thành phẩm.
• Mỗi một sổ chi tiết thành phẩm đợc mở riêng cho một loại thành phẩm để theo dõi tình hình nhập - xuất- tồn kho thành phẩm trong tháng đó. Mỗi một nghiệp vụ nhập hay xuất đợc ghi một dòng trên trong sổ. Đến cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng sổ để tính số lợng nhập - xuất - tồn kho của loại thành phẩm đó.
• Căn cứ ghi sổ: Căn cứ trên thẻ kho để ghi sổ cho từng loại thành phẩm. * Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng của Công ty đợc mở cho từng tháng khi có các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phát sinh. Sổ này đợc mở để theo dõi doanh thu cho tất cả các loại hàng bán tại Công ty. Riêng doanh thu bán khác
thì kế toán Công ty hạch toán vào TK 711 - Thu nhập hoạt động tài chính và TK 721- Các khoản thu nhập bất thờng.
• Căn cứ ghi sổ: Hoá đơn thuế GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Mỗi hoá đơn ghi một dòng trên trang sổ. Mẫu số chi tiết doanh thu bán hàng nh sau.
* Sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
• Do đặc điểm thành phẩm của Công ty rất phong phú và đa dạng, số l- ợng khách hàng mua lại nhiều vì vậy Công ty có mở sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng để theo dõi công nợ của khách hàng. Sổ này đợc mở cho từng tháng riêng biệt và đến cuối tháng kế toán sẽ tính đợc khoản công nợ phải thu của khách hàng.
• Căn cứ ghi sổ: Hoá đơn thuế GTGT * Sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán đợc mở cho từng tháng để theo dõi giá vốn hàng bán cho từng loại thành phẩm bán ra cũng nh thành phẩm gửi bán để đến cuối tháng kế toán có thể nắm bắt đợc tổng số giá vốn hàng bán trong tháng là bao nhiêu. Mẫu số nh sau.
Để theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình tiêu thụ và phải thu của khách hàng (thanh toán với khách hàng) kế toán Công ty còn sử dụng các bảng kê sau:
* Bảng kê số 8: Nhập - xuất - tồn kho thành phẩm - hàng hoá.
• Kế toán Công ty sử dụng bảng kê số 8 để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm- hàng hoá. Bảng kê này đợc mở riêng cho từng tháng. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 đợc dùng làm căn cứ ghi vào NKTC số 8.
• Cơ sở lập: Dựa vào các hoá đơn, chứng từ nhập, xuất và các chứng từ khác có liên quan.
• Kế toán sử dụng bảng kê số 11 để theo dõi tình hình thanh toán, tiền hàng giữa Công ty với khách hàng.
• Cơ sở lập: Dựa vào bảng kê số 11 của tháng trớc và sổ chi tiết "Phải thu của khách hàng".
* Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán.
Bảng kê số 10 mở cho từng tháng theo dõi tổng hợp doanh thu bán hàng của Công ty.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tiêu thụ thành phẩm nh hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý... các phơng thức thanh toán, kế toán ghi mỗi hoá đơn 1 dòng, lần lợt theo trình tự thời gian, các cột ghi tơng ứng định khoản kế toán.
Trên cơ sở các sổ chi tiết và các bảng kê kế toán tiêu thụ sẽ tổng hợp trên Nhật ký chứng từ số 8.
Ngoài ra kế toán tiêu thụ tại Công ty còn sử dụng các sổ cái 5111, 5112, 5113, 5114, 632, 131, 3331, 1111, 1121....
• Cơ sở để ghi sổ cái: Căn cứ trên các sổ chi tiết đã lập và các bảng kê. Sổ cái đợc kế toán mở riêng cho từng tháng và đợc tổng hợp trên một trang giấy cho cả 12 tháng trong năm. Trong từng tháng có ghi đầy đủ các số liệu phát sinh trong quá trình tiêu thụ.
Các mẫu sổ cái sau đều lấy số liệu của quý I năm 2001: