Hiện nay để đẩy mạnh tốc độ lưu thụng hàng húa đồng thời nhằm mở rộng quan hệ ra bờn ngoài cụng ty đó ỏp dụng nhiều phương thức thanh toỏn trong đú phương thanh toỏn thu tiền sau (bỏn chịu) vẫn là phổ biến. Khỏch hàng của Cụng ty cú thể là người trong tỉnh hay ngoài tỉnh, từ đú làm phỏt sinh quan hệ thanh toỏn giữa Cụng ty với khỏch hàng trong và ngoài tỉnh.
Để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn giữa Cụng ty với cỏc khỏch hàng trong trường hợp bỏn chịu hàng húa kế toỏn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khỏch hàng cựng một số tài khoản liờn quan: TK 511, 333, 111, 112...
Chứng từ sử dụng: - Húa đơn (GTGT) liờn 3 - Giấy khất nợ
- Phiếu thu tiền mặt - Bảng kờ thanh toỏn Hệ thống sổ sỏch:
- Sổ chi tiết thanh toỏn với người mua (SCT TK131) - Sổ cỏi TK131
Quy trỡnh ghi sổ
Đối với khỏch hàng trong tỉnh
Đối với khỏch hàng trong tỉnh việc tiờu thụ sản phẩm do bốn tổ tiờu thụ thuộc phũng vật tư đảm nhiệm. Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua sản phẩm, cỏc tổ sẽ tiến hành viết “ Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý”. Phiếu xuất kho cú 3 liờn trong đú liờn 1: lưu, liờn 2: giao cho khỏch hàng, liờn 3: thủ kho giữ. Cứ 10 ngày 1 lần kế toỏn tổng hợp cỏc Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý và viết Húa đơn. Húa đơn này sẽ là căn cứ để nhập liệu vào mỏy.
màn hỡnh nhập liệu khỏc nhau tựy thuộc vào loại chứng từ mà kế toỏn lựa chọn liờn quan đến nghiệp vụ phỏt sinh. Khi nhập kế toỏn lựa chọn loại chứng từ, như Phiếu thu, Phiếu chi, Húa đơn GTGT... Cỏc chứng từ này ứng với cỏc phần hành kế toỏn đó được thực hiện kế toỏn mỏy. Đối với những nghiệp vụ sử dụng cỏc loại chứng từ trờn kế toỏn chỉ việc chọn loại chứng từ tương ứng với nghiệp vụ và nhập số liệu vào mỏy. Cũn với cỏc loại nghiệp vụ khỏc khụng cú loại chứng từ tương ứng trong dang mục chứng từ trờn mỏy thỡ phần mềm AFsys5 cho phộp kế toỏn Cụng ty sử dụng loại “chứng từ kế toỏn khỏc” để nhập số liệu.
Vớ dụ: căn cứ vào cỏc Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý từ ngày 20 đến 30 thỏng 9 năm 2004 kế toỏn viết Húa đơn số 0078552, tiền hàng 108.520.400 (đồng), chiết khấu thương mại 2%, thuế GTGT 10%. Tổng giỏ trị thanh toỏn 116.985.000 (đồng)
-Húa đơn
Để nhập Húa đơn (GTGT) vào mỏy kế toỏn chọn loại chứng từ “ Húa đơn xuất hàng húa” sau khi chọn, màn hỡnh nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau:
Kế toỏn sẽ nhập số liệu lần lượt vào cỏc ụ tương ứng theo định khoản Nợ TK 131 116.350.000
Cú TK 511 106.350.000 Cú TK 3331 10.635.000
Khi kế toỏn ấn nỳt “ lưu” trờn màn hỡnh, mỏy sẽ tự động chuyển số liệu vào cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo tương ứng.
Đối với sản phẩm bia khi xuất hàng húa ngoài một Húa đơn GTGT do kế toỏn lập cũn cú một Phiếu xuất kho do thủ kho lập cho vỏ chai, kột gỗ, kột nhựa. Số tiền này được hạch toỏn ghi tăng TK 131 và ghi giảm TK138. Chỳng ta sẽ xem xột cỏch nhập PXK này trong phần hành kế toỏn cỏc khoản phải thu khỏc.
Cuối ngày cỏc tổ tập hợp cỏc Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý để lập một bảng kờ thanh toỏn. Trong bảng kờ cú số Húa đơn và số tiền thu được của từng loại sản phẩm. Phũng kế toỏn sẽ căn cứ vào bảng kờ để nhập vào mỏy đồng thời in 2 Phiếu thu. Cỏc tổ cầm Phiếu thu đi nộp tiền tại phũng thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ giữ một Phiếu thu và một Phiếu thu được lưu tại phũng kế toỏn.
Vớ dụ: Ngày 4 thỏng 9 /2004 căn cứ vào bảng kờ thanh toỏn của anh Lý tổ tiờu thụ số 2, tổng số tiền thu được 7.792.100(đồng)
Bảng kờ thanh toỏn
Họ tờn: Hoàng Văn Lý
Số Húa đơn Số tiền
Bia hơi Bia chai
3170 7.792.100
Tổng tiền 7.792.100
Kế toỏn chọn loại chứng từ “ Phiếu thu tiền mặt”. Màn hinh nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau:
Kế toỏn nhập số liệu vào cỏc ụ tương ứng theo định khoản: Nợ TK 111 7.792.100
Cú TK 131 7.792.100
Sau khi ấn “ lưu” mỏy sẽ chuyển số liệu vào sổ kế toỏn và bỏo cỏo tương ứng. +Khi khỏch hàng trả lại vỏ chai, kột gỗ, kột nhựa kế toỏn sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập số liệu vào mỏy.
Vớ dụ: Ngày 30/09/2004 phỏt sinh nghiệp vụ trả lại vỏ chai, kột gỗ, kột nhựa khỏch hàng cược kế toỏn căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập liệu như sau:
Kế toỏn cập nhật chứng từ nhập hàng húa-nhập khỏc.Ở ụ loại chứng từ kế toỏn chọn “Phiếu nhập hàng húa khỏc”. Màn hỡnh nhập liệu như sau:
Kế toỏn nhập lần lượt nhập vào cỏc ụ theo định khoản sau: Nợ TK 153 25.862.400
Cú TK 131 25.862.400
Khi kế toỏn ấn nỳt “Lưu” mỏy sẽ chuyển số liệu vào cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo tương ứng.
Đối với khỏch hàng ngoại tỉnh
Khỏch hàng ngoại tỉnh sẽ làm việc trực tiếp tại phũng kế toỏn. Kế toỏn viết Húa đơn (GTGT). Húa đơn sẽ là căn cứ để nhập liệu vào mỏy.
Vớ dụ: Ngày 2/9/2004 chị Dung ở Tam Điệp lấy 600 gúi bỏnh hương quả loại 200g, 320 gúi bỏnh kem xốp 300g. Tổng cộng tiền thanh toỏn 4.096.000 (đồng). Thuế GTGT 10%.
Màn hỡnh nhập liệu tương tự hỡnh. Loại chứng từ “Húa đơn xuất hàng húa”. Kế toỏn nhập vào cỏc ụ theo định khoản.
Nợ TK511 4.096.000
Cú TK 511 3.723.600 Cú TK 333(1) 372.400
Khi thanh toỏn kế toỏn sẽ viết Phiếu thu (tương tự trường hợp đối với cỏc tổ tiờu thụ)
Cuối thỏng phũng kế toỏn sẽ tiến hành đối chiếu cụng nợ với khỏch hàng và cỏc tổ tiờu thụ. Biờn bản đối chiếu cụng nợ sẽ được lập thành 2 bản Cụng ty giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu với số dư cuối thỏng trờn sổ chi tiết.