a) Bộ mỏy kế toỏn :
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức quản lý tập trung theo tuyến dọc từ trờn xuống. Cụng việc kế toỏn được tiến hành tại phũng kế toỏn.
Ở cỏc phõn xưởng khụng cú bộ mỏy kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ nhõn viờn theo dừi, ghi chộp nghiệp vụ thống kờ, ghi sổ sỏch, theo dừi nghiệp vụ yờu cầu quản lý sản xuất tại phõn xưởng đú, lập bỏo cỏo nghiệm thu nội bộ và chuyển chứng từ về phũng kế toỏn để hạch toỏn.
Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ hướng dẫn tất cả cỏc bộ phận nhiệm vụ trong toàn Cụng ty thực hiện tốt kế hoạch ghi chộp ban đầu, phản ỏnh đỳng cỏc nhiệm vụ kinh kế phỏt sinh theo phỏp lệnh kế toỏn thống kờ của Nhà nước quy định. Mặt khỏc phũng kế toỏn cũn phải chịu trỏch nhiệm toàn bộ về việc phản ỏnh và ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh vào sổ kế toỏn một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời trờn cơ sở cỏc chứng từ ban đầu phỏt sinh hợp lệ, hợp phỏp đó được kiểm tra, phõn loại, xử lý tổng hợp. Thụng qua số liệu kế toỏn giỳp cho lónh đạo Cụng ty biết được tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tỡnh hỡnh chi phớ và kết quả hoạt động của từng thời kỳ và cũng để kiểm tra việc thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch của Nhà nước, cỏc yờu cầu của nghành chức năng như: Tài chớnh, Cục thống kờ, Cục thuế...đề ra để hạch toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn gồm 6 người được phõn cụng theo khối lượng cỏc phần hành và cơ cấu lao động kế toỏn của Cụng ty. Yờu cầu về chất lượng cũng như tớnh chất thi hành cụng việc và tố chất nghiệp vụ của nhõn viờn là cơ sở để thực hiện phõn cụng cỏc phần hành kế toỏn hợp lý. Ngoài ra, sự phõn cụng này cũn dựa trờn nguyờn tắc cú hiệu quả và tiết kiệm, chuyờn mụn húa và hợp tỏc lao động. Cụ thể phõn cụng ấy thể hiện như sau:
- Một trưởng phũng kế toỏn: Tổ chức việc ghi chộp ban đầu, chấp hành chế độ bỏo cỏo thống kờ, bỏo cỏo quyết toỏn theo quy định, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu kế toỏn, đỳc rỳt kinh nghiệm, đề xuất biện phỏp xử lý, thực hiện cụng tỏc kế toỏn TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương, chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành và lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
- Một kế toỏn tiền mặt, kho TP, cụng đoàn
- Một kế toỏn TGNH, theo dừi cụng nợ phải trả
- Một thủ quỹ cú nhiệm vụ theo dừi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối thỏng rỳt số dư tiền mặt trờn cơ sở chi tiết quỹ, bỏo cỏo quỹ theo chế độ kế toỏn quy định
- Một kế toỏn NVL, CCDC, tập hợp chi phớ cú nhiệm vụ theo dừi tổng hợp chi tiết, vật liệu, CCDC, tập hợp chi phớ vật liệu, CCDC cho từng đối tượng.
Hỡnh 2.3: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn Cụng ty
b) Phần mềm kế toỏn sử dụng:
Năm 2003 Cụng ty đó bắt đầu đưa phần mềm kế toỏn AFsys.5 vào sử dụng tại phũng kế toỏn của Cụng ty. Việc sử dụng phần mềm kế toỏn đó làm cho cụng việc kế toỏn của toàn Cụng ty được thực hiện nhanh chúng và hiệu quả hơn trước. Tuy nhiờn vẫn cũn lại một số phần hành kế toỏn chưa được thực hiện trờn mỏy mà vẫn làm thủ cụng. Đú là phần hành kế toỏn NVL, cụng cụ dụng cụ và kế toỏn lao động tiền lương, kế toỏn TSCĐ. Sở dĩ cú điều này là do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cụng ty chi phối:
Cụng ty sản xuất nhiều loại sản phẩm khỏc nhau cần nhiều loại nguyờn vật
Kế toỏn trưởng
( Kế toỏn TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương,CPSX, tớnh giỏ thành và lập cỏc bỏo cỏo tài
chớnh Kế toỏn tiền mặt, kho thành phẩm, cụng đoàn Kế toỏn cụng nợ phải thu, dịch vụ đời sống, viết húa đơn Kế toỏn NVL- CCDC, tập hợp chi phớ Kế toỏn TGNH, theo dừi cụng nợ phải trả Thủ quỹ
liệu khỏc nhau nờn việc mó húa chỳng gặp nhiều khú khăn. Mặt khỏc cựng một lỳc thực hiện sản xuất cho nhiều phõn xưởng nờn việc quản lý và đưa cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC và kế toỏn tiền lương thực hiện trờn mỏy vi tớnh là tương đối khú khăn. Đặc điểm trờn cú ảnh hưởng rất lớn đến quy trỡnh luõn chuyển chứng từ sổ sỏch của Cụng ty.
c) Chứng từ, sổ sỏch kế toỏn của Cụng ty.
Hỡnh thức sổ kế toỏn mà Cụng ty ỏp dụng là hinh thức Chứng từ ghi sổ. Kế toỏn tổng hợp hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Trị giỏ vốn NVL, CCDC xuất kho được tớnh theo đơn giỏ thực tế bỡnh quõn gia quyền. Việc hạch toỏn chi tiết NVL, CCDC được hạch toỏn theo phương phỏp thẻ song song và hạch toỏn thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ
Tại mỗi kho cú một thủ kho, thủ kho cú nhiệm vụ bảo quản hàng húa trong kho và theo dừi việc nhập xuất hàng trờn thẻ kho. Cuối thỏng, thủ kho mang thẻ kho lờn phũng kế toỏn tài vụ để đối chiếu số lượng của số hàng nhập, xuất, tồn trong kỳ
Cụng ty cú sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn được Nhà nước quy định như Húa đơn kiờm Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi, giấy đề nghị vay tạm ứng, Húa đơn bỏn hàng (hoặc Húa đơn GTGT)...
Hệ thống tài khoản của Cụng Ty được mở theo quyết dinh 1141 TC/CĐKT. Tuy nhiờn, Cụng ty cũn chưa mở được cỏc tài khoản cấp 2 và khụng sử dụng được cỏc tài khoản ngoài bảng. Tại Cụng ty sử dụng cỏc bảng kờ sau:
- Bảng kờ ghi Cú TK111 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK112 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK152 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK153 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK331 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK131 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc
Bờn cạnh đú, Cụng ty cũn sử dụng cỏc bảng phõn bổ như: bảng phõn bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ.
Về hệ thống sổ chi tiết, Cụng ty sử dụng cỏc sổ chi tiết theo dừi việc thanh toỏn với khỏch hàng, sổ chi tiết thanh toỏn với nhà cung cấp, sổ chi tiết vật liệu, cụng cụ dụng cụ...
Đối với những phần hành kế toỏn chưa được thực hiện kế toỏn trờn mỏy thỡ kế toỏn Cụng ty thực hiện theo đỳng quy trỡnh của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ cụ thể:
Cuối thỏng từ cỏc chứng từ gốc kế toỏn vào cỏc bảng kờ theo cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh giống nhau. Sau đú, căn cứ vào bảng kờ kế toỏn lập nờn Chứng từ ghi sổ. Cỏc chứng từ này được đỏnh số và được ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đú vào sổ cỏi.
Mặt khỏc, từ cỏc chứng từ gốc kế toỏn vào sổ chi tiết. Cuối thỏng, lấy số liệu trờn cỏc sổ chi tiết để vào sổ đối chiếu luõn chuyển (với NVL, cụng cụ dụng cụ). Số liệu trờn sổ đối chiếu luõn chuyển sẽ được sử dụng để đối chiếu với sổ cỏi trước khi lập BCTC.
-Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứang từ ghi sổ (Hỡnh 2.4)
Hỡnh 2.4: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức CTGS (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Bảng kờ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng cõn đối số PS
Đối với cỏc phần hành kế toỏn đó được thực hiện kế toỏn trờn mỏy thỡ quy trỡnh ghi sổ được thực hiện như sơ đồ sau:
Hỡnh 2.5: Quy trỡnh ghi sổ
Về hệ thống bỏo cỏo ở doanh nghiệp thỡ Cụng ty sử dụng hai hỡnh thức bỏo cỏo:
+ Bảng CĐKT
+ Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh - Bỏo cỏo quản trị:
Gồm cỏc bỏo cỏo về doanh thu, chi phớ, lợi nhuận
BCTC ở Cụng ty được lập hàng quý và được lập thành 4 bản: một bản lưu lại Cụng ty, một bản nộp cho Cục thuế, một bản nộp cho Sở tài chớnh vật giỏ, một bản nộp cho Cục thống kờ. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Nhập liệu vào mỏy Cỏc sổ kế toỏn và bỏo cỏo kế toỏn
Bỏo cỏo quyết toỏn tại Cụng ty được lập hàng thỏng và nộp cho Giỏm đốc Cụng ty để làm cơ sở cho cỏc quyết định quản trị của Giỏm đốc.