II. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do
2. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán do VACO thực hiện tại Công ty
2.2. Kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Viko
Kiểm tra tính đầy đủ của các nghiệp vụ mua hàng
Bảng 2.13: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Khách hàng: Công ty Viko Ngời lập: NTHM
Ngày: 12/02/04
Kì kiểm toán: 31/12/03
VACO Công ty kiểm toán việt namVietnam auditing company 5 4
5 5
Ngời soát xét: TTH Ngày: 20/02/04
Nội dung: Kiểm tra nhập công cụ, dụng cụ
Mục tiêu: Đảm bảo CCDC mua vào đúng thủ tục, nhập kho đầy đủ. Công việc thực hiện: Kiểm tra ngẫu nhiên các đại diện
P = 1.586.327.985 <5444> Phiếu nhập kho Nhà cung cấp Nội dung Số lợng Số tiền (1) (2) (3) (4) SH Ngày JPY VNĐ NV056 28/09 Amemiya
Sáp hộp 10 13,800 1.822.290 Mũi khoan lỗ 10 10,000 1.320.500 Sáp các loại 100 118,350 15.628.118
18.770.908 ... NV123 28/11 Amemiya Dung dịch mạ (chai) 2 29,260 3.800.581
Khoá cài áo
30 26,300 3.416.107
Thuốc điện hoá (gói)
10 49,500 6.429.555
Kim cài áo
30 2,740 355.899 Thanh gỗ 20 32,000 4.156.480
Mêtan pha thiếc hàn 30 36,000 4.676.040 Dũa sáp 15 49,350 6.410.072 29.244.734
(1)Kiểm tra Phiếu đề nghị mua hàng đợc phê duyệt (2)Kiểm tra danh sách CCDC nhập kho
(4)Kiểm tra việc ghi nhận kho, phải trả
Kết luận: Dựa trên công việc thực hiện thì TK này không có sai sót trọng yếu Vấn đề ghi th quản lý:
- Ngày hoá đơn của nhà cung cấp thờng trớc ngày nhập hàng rất nhiều. Nguyên nhân là do thời gian ngời đợc nhờ mua hàng giữ hàng rất lâu.
- Khách hàng không theo dõi công nợ với công ty Amemiya bằng tiền nợ gốc: JPY
Kiểm tra tính đúng kỳ của các nghiệp vụ nhập kho hàng mua Bảng 2.14: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
VACO
Công ty kiểm toán việt nam Vietnam auditing company
Khách hàng: Công ty Viko Ngời lập: NTHM Ngày: 12/02/04 Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTH Ngày: 20/02/04
Nội dung: Kiểm tra tính đầy đủ trong việc ghi nhận NVL nhập kho
5
Mục tiêu: Đảm bảo NVL nhập kho đợc ghi sổ kịp thời.
Công việc thực hiện: Kiểm tra ngẫu nhiên các đại diện
Phiếu nhập kho Nhà cung cấp Nội dung Thủ kho Số tiền (1) (2) (3) SH Ngày
NV203 08/10 Cửa hàng Bảo Tín Đá kim cơng Mr Hoà 13.532.600 {a} NV212 26/10 Công ty đá quý VN Chrysobrase Mr Hoà 256.326.356
NV232 02/11 DN Thành Phơng Vỏ ốc biển quý Mr Hoà 18.325.000 ...
NV296 28/12 Công ty Kim Quy
Bột mài mịn Mr Hoà 15.632.200 {b}
(1)Kiểm tra Phiếu kê mua hàng có ký nhận và phê duyệt đầy đủ
(2)Kiểm tra tới Phiếu nhập kho
(3)Kiểm tra hoá đơn,chứng từ thanh toán {a}Không có Phiếu đề nghị mua hàng {b} Nhà cung cấp cha giao hoá đơn
Kết luận: Dựa trên công việc thực hiện thì NVL nhập kho đợc ghi nhận đầy đủ.
Trong tháng 12/2003, Công ty có 2 nghiệp vụ hàng mua trả lại nhà cung cấp. KTV kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi chép các nghiệp vụ này
Bảng 2.15: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
VACO
Công ty kiểm toán việt nam Vietnam auditing company
Khách hàng: Công ty Viko Ngời lập: LTT Ngày: 14/02/04 Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTH Ngày: 20/02/04
Nội dung: Kiểm tra tính đúng kỳ của NV hàng mua trả lại
Mục tiêu: Đảm bảo các NV hàng mua trả lại đợc ghi chép đúng kỳ.
Công việc thực hiện: đối chiếu số liệu trên Sổ cái hàng tồn kho với chứng từ xuất STT
Nội dung Số tiền Phiếu xuất kho
6
JPY VND
SH Ngày tháng
1 Trả lại hàng cho Miarawa
149.500 19.741.475 365 13/12/03 2 Trả lại hàng cho Phơng Minh
8.632.000 385
26/12/03
OK
Kết luận: Hàng mua trả lại đã đợc ghi nhận đúng kỳ.
Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn
Thủ tục này đợc thực hiện triệt để ở những doanh nghiệp có mật độ giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ nh những doanh nghiệp có 100% vốn đầu t nớc ngoài tại Việt Nam hoặc những doanh nghiệp liên doanh. Bên cạnh đó, việc kiểm tra này cũng đợc thực hiện với các doanh nghiệp nhà nớc có hoạt động mua hàng và thanh toán liên quan đến ngoại tệ. Tuy nhiên, tại Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi do các hoạt động mua hàng và thanh toán chỉ liên quan đến nội tệ là đồng Việt
Nam. Vì vậy khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị, KTV đã không phải thực hiện thủ tục này.
Còn Công ty Viko là doanh nghiệp liên doanh với Nhật, có rất nhiều hoạt động giao dịch thanh toán liên quan đến ngoại tệ mà ở đây chủ yếu là đồng Yên và đồng Đôla. Vì vậy, việc thực hiện thủ tục này là tất yếu. Mục đích của thủ tục này là nhằm để kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá tại đơn vị xem có tuân thủ theo các chế độ kế toán hiện hành hay không.
Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty, KTV đã biết đợc rằng, Công ty đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá đợc chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do ngân hàng Nhà nớc công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và đợc hạch toán đúng.
Kiểm tra việc thanh toán sau ngày khoá sổ
Khác với Nhà máy Thắng Lợi, thủ tục kiểm tra việc thanh toán sau ngày khoá sổ không thực hiện đợc do trong thời gian từ khi kết thúc niên độ đến ngày kiểm toán không phát sinh nghiệp vụ thanh toán nào cho nhà cung cấp. Còn tại Công ty Viko, do tính chất hàng mua vào thờng rải rác từ các chủ khai thác nhỏ lẻ nên các khoản nợ thờng có chu kì ngắn, việc kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ là có thể thực hiện đợc.
Tại Công ty Viko, công việc mua hàng do nhân viên Bộ phận thu mua hàng hoá đảm nhiệm. Mỗi nhân viên phụ trách một số mặt hàng nhất định. Việc kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ đợc tiến hành bằng cách lựa chọn ra một số nhân viên, thu thập các Báo cáo Phải trả ngời bán do họ cung cấp và kiểm tra việc thanh
toán các khoản phải trả này trong khoảng thời gian từ ngày khoá sổ đến ngày 15/01/2004. Ba nhân viên đợc chọn là Chu Thị Thanh Hoàn, Đỗ Quốc Trung và Trần Thanh Hơng. Đây là các nhân viên có chênh lệch số d Phải trả nhà cung cấp lớn hơn mức trọng yếu hoặc tuy chênh lệch không trọng yếu nhng hoạt động thu mua chứa nhiều rủi ro.
Bảng 2.16: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
VACO
Công ty kiểm toán việt nam Vietnam auditing company
1/3 Khách hàng: Công ty Viko Ngời lập: LTT Ngày: 14/02/04 Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTH Ngày: 20/02/04
Nội dung: Kiểm tra việc thanh toán sau ngày khoá sổ đến 15/01/04
6
Số tiền nợ khách hàng đến ngày 31/12/2003
(Chu Thị Thanh Hoàn Bộ phận thu mua công cụ dụng cụ)– STT Nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Phiếu chi Số tiền SH NT
1 Cty Kim Qui
286 Trần Nhân Tông 8 696 543 PC005 03/01/04 5.563.000 2 Cty Sagawa Tokyo BN002 08/01/04 32.363.965 3
DN Hà Trang 19B Bà Triệu 8 232 695 PC012 08/01/04 1.365.000 4 Cty đá quí VN 23 Quang Trung 8 543 362 BN005 12/01/04 11.652.360 Cộng
50.944.325 <6413>
Kiểm tra Phiếu chi năm 2004, Giấy đề nghị thanh toán, Hoá đơn, Phiếu nhập kho → OK Kết luận: Số d Phải trả nhà cung cấp của nhân viên Chu Thị Thanh Hoàn đợc trình bày trung thực và hợp lý tại ngày 31/12/03.
Việc kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ đối với hai nhân viên Đỗ Quốc Trung và Trần Thanh Hơng cũng đợc tiến hành tơng tự và kết quả đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc <6414> 2/3 và 3/3. Kết quả của phần kiểm tra này đợc tham chiếu lên Giấy tờ làm việc <6413> “Tổng hợp khoản Phải trả nhà cung cấp” sau khi đã thực hiện thủ tục tìm kiếm các khoản nợ cha đợc ghi sổ.
Tìm kiếm các khoản nợ cha đợc ghi sổ
Một thủ tục cũng rất quan trọng đối với việc kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng và thanh toán là tìm kiếm các khoản nợ cha đợc ghi sổ. Thủ tục này có thể đ- ợc thực hiện bằng cách gửi th xác nhận, tuy nhiên đối với Công ty Viko thì thủ tục này mang lại kết quả không cao vì Công ty chỉ có một số nhà cung cấp lớn nh Công ty Sagawa, Công ty vàng bạc đá quí Việt Nam,... còn lại là các công ty ở Nhật không có địa chỉ hoặc các nhà cung cấp nhỏ lẻ nên việc gửi th xác nhận không thực hiện đợc. Vì thế, KTV tiến hành chọn mẫu các Phiếu chi và Giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2004 đến ngày kiểm toán, kiểm tra các tài liệu gốc đính kèm theo để xem có tồn tại khoản phải trả tại thời điểm 31/12/2003, sau đó đối chiếu với sổ sách kế toán để đảm bảo rằng các khoản phải trả đã đợc ghi sổ đầy đủ. Nh vây, thực chất thủ tục này cũng là kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán sau
ngày khoá sổ, nhng hớng kiểm tra ngợc lại: đối chiếu từ chứng từ vào sổ sách. Do đó kết quả kiểm tra sẽ là bằng chứng để KTV khẳng định tính đầy đủ của các khoản phải trả nhà cung cấp.
Nguồn tài liệu: Sổ cái tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, Phiếu chi từ 01/01/2004 đến 15/01/2004
Kết luận về tính đầy đủ của số d Phải trả nhà cung cấp sẽ đợc đa ra sau khi các thủ tục trên đợc thực hiện. Kết quả của việc thực hiện thủ tục này đợc trình bày trên các giấy tờ làm việc <6148-6149>
Bảng 2.17: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
VACO
Công ty kiểm toán việt nam Vietnam auditing company
Khách hàng: Công ty Viko Ngời lập: LTT Ngày: 14/02/04 Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTH Ngày: 20/02/04
Nội dung: Tìm kiếm các khoản nợ cha đợc ghi sổ (Tiền mặt)
Phiếu chi 6
1 4 8
Nội dung Số tiền SH NT PC001 02/01/04 Trung thanh toán tiền bột mài mịn
15.632.563
PC006 05/01/04 Linh thanh toán tiền vỏ ốc biển quí
BN001 06/01/04 Thuý thanh toán tiền Chrysobrase
35.630.563
PC013 12/01/04 Thuý thanh toán tiền hợp kim, niken pha vàng
12.635.600
(*)
BN005 12/01/04 Minh thanh toán tiền Pt nguyên liệu
54.632.512
Phơng pháp của việc chọn mẫu là chọn các Phiếu chi và giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2004 đến 15/01/2004 với số tiền lớn hơn 10 triệu VND.
Đã kiểm tra việc ghi chép Phải trả ngời bán trong Sổ cái tài khoản Phải trả ngời bán vào ngày 31/12/2003→OK
(*)Đây là chi phí phát sinh trong năm 2004
Kết luận: Các khoản nợ đã đợc ghi sổ đầy đủ tại ngày 31/12/03.
Tổng kết quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do VACO thực hiện
Trên đây là toàn bộ các bớc công việc trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán chung đợc VACO thực hiện tại đơn vị khách hàng. Tuy nhiên, ta có thể thấy rằng KTV sẽ không phải thực hiện tất cả các thủ tục nêu trên mà tuỳ vào đặc điểm của từng đơn vị khách hàng cụ thể, KTV sẽ giảm bớt hoặc thiết kế các thủ tục bổ sung cho phù hợp. Và đây chính là yếu tố quan trọng tạo nên chất lợng cuộc kiểm toán của VACO.
Quy trình này có thể tóm tắt đợc thông qua sơ đồ sau:
Bớc 1: Công việc thực hiện trớc khi kiểm toán
Đánh giá, kiểm soát và xử lí rủi ro Lựa chọn nhóm kiểm toán
Lập và thảo luận các điều khoản trong hợp đồng kiểm toán Bớc 2: Lập kế hoạch
kiểm toán tổng quát
Tìm hiểu môi trờng kiểm soát Tìm hiểu chu trình kế toán
Thực hiện các bớc phân tích tổng quát Xác định mức độ trọng yếu
Xây dựng kế hoạch phục vụ và giao dịch với khách hàng Bớc 3: Lập kế hoạch
kiểm toán tổng thể
Đánh giá sai sót tiềm tàng và rủi ro đối với số d tài khoản Phải trả ngời bán
Xác định mức độ kiểm tra chi tiết
Thiết kế chơng trình kiểm tra chi tiết cho tài khoản Phải trả ngời bán Bớc 4: Thực hiện
kiểm toán
Thực hiện các bớc kiểm tra hệ thống và đánh giá kết quả Thực hiện các bớc kiểm tra chi tiết và đánh giá kết quả Bớc 5: Kết thúc công
việc kiểm toán và lập báo cáo
Soát xét các sự kiện xảy ra sau ngày lập báo cáo Lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toán
Bớc 6: Các công việc sau kiểm toán
Đánh giá kết quả và chất lợng cuộc kiểm toán và soát xét hiệu quả của việc thực hiện dịch vụ cho khách hàng
phần Iii
bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong