II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
2.2.1. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng –
phân tích là:
- So sánh số hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trớc hoặc với kế hoạch cung ứng.
- So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trớc.
- So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trớc, với chỉ tiêu bình quân ngành để phát hiện những biến động bất thờng.
Trắc nghiệm trực tiếp số d:
Là cách thức kết hợp các phơng pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số d cuối kỳ ở sổ cái ghi vào bảng cân đối tài sản. Đây là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp... Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số lợng trắc nghiệm trực tiếp số d cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích.
2.2. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
2.2.1. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng – thanh toán thanh toán
Các trắc nghiệm đối với chu trình mua hàng – thanh toán đợc chia thành 2 phần hành cơ bản: trắc nghiệm đối với các nghiệp vụ mua hàng và trắc nghiệm đối
với nghiệp vụ thanh toán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng quan tâm đến 3 trong 4 chức năng của chu trình đã đợc nghiên cứu trong phần “Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán” là: xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ ngời bán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán quan tâm đến chức năng thứ t: xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán.
(a) Trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng
Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là các khoản mua hàng có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụ trội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng đợc thể hiện qua bảng 1.1
Bảng 1.1: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu kiểm toán
quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu trắc nghiệm đạt yêu cầu trắc nghiệm độ vững chãi Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ nhận đợc (tính có căn cứ hợp lí) - Sự có thật của yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận hàng và HĐ của ngời bán. - Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền. - Huỷ bỏ các chứng từ đề phòng việc sử dụng lại.
- Kiểm soát nội bộ HĐ của ngời bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua và các yêu cầu mua hàng.
- Kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ.
- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.
- Kiểm tra dấu hiệu của việc huỷ bỏ.
- Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ.
- Xem xét lại sổ nhật kí mua hàng, sổ cái tổng hợp và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thờng.
- Kiểm tra tính hợp lí và tính xác thực của các chứng từ chứng minh (HĐ của ngời bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng)
- Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách kế toán.
Các nghiệp vụ mua vào đợc phê chuẩn
Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền
Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.
Kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh.
Các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều đợc vào sổ
- Các đơn đặt mua đều đợc đánh số trớc và theo dõi. - Các báo cáo nhận hàng đều đợc đánh số trớc và theo dõi. - Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua. - Theo dõi một chuỗi các báo cáo nhận hàng.
Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật kí mua hàng.
Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều đợc đánh giá đúng
Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và số tiền.
Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.
So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật kí mua hàng với HĐ của ngời bán, báo cáo nhận hàng, các chứng từ chứng minh khác và thực hiện tính toán lại các thông tin TC trên HĐ ngời bán.
Các nghiệp vụ mua hàng đợc phân loại đúng đắn.
- Doanh nghiệp có ssơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Kiểm tra nội bộ quá trình phan loại.
- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và sơ đồ tài khoản.
- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.
- So sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo HĐ của từng ngời bán.
Các nghiệp vụ mua hàng đợc ghi sổ đúng lúc
- Doanh nghiệp coa các thủ tục qui định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận đợc hàng hoá và dịch vụ.
- Quá trình kiểm tra nội bộ.
- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và quan sát liệu có hoá đơn nào của ngời bán cha đ- ợc ghi sổ hay không.
- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.
- So sánh ngày của báô cáo nhận hàng và hoá đơn của ngời bán với ngày trên sổ nhật kí mua hàng.
hàng đợc ghi sổ đúng đắn trên sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho; chúng đợc tổng hợp đúng đắn.
bộ. hiệu của việc
kiểm tra nội bộ.
giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong sổ nhật kí và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho.
Các trắc nghiệm phân tích đối với nghiệp vụ mua hàng đợc thực hiện qua việc so sánh đối chiếu các chi phí mua hàng giữa các năm tài chính trong điều kiện ít có thay đổi trong kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cũng có thể liên hệ các chỉ tiêu này với doanh số hoặc những chỉ tiêu phi tài chính khác nh giờ công của công nhân sản xuất trên tổng số nguyên vật liệu mua vào để phát hiện những biến động bất thờng.
Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng thờng đợc bắt đầu bằng việc chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ đợc trích từ các chi phí mua hàng. Từ đó, KTV tiến hành đối chiếu hoá đơn của ngời bán với nhật ký mua hàng, với phiếu nhập kho do thủ kho lập và sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đối với những lô hàng đợc chọn để kiểm toán.
(b) Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán
Việc thực hiện các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán cũng đợc thực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán đối với nghiệp vụ thanh toán và các quá trình KSNB chủ yếu tại doanh nghiệp. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán đợc trình bày qua bảng số 1.2
Bảng 1.2: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ thanh toán
Mục tiêu kiểm toán
Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Các khoản thanh toán và ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ thực tế - Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ và các khoản phải trả với ngời
- Thảo luận với ngời ghi sổ và quan sát các hoạt động.
- Xem lại sổ NK chi tiền, sổ tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các
nhận đợc. kí phiếu chi và các chứng từ thanh toán. - Kiểm tra các chứng từ chứng minh trớc khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện.
- Sự kiểm soát nội bộ.
- Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ.
số tiền lớn và bất thờng.
- Đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện với bút toán trong NK mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền cuả ngời đợc thanh toán.
- Kiểm tra chữ kí và phê chuẩn tính đúng đắn của các phiếu chi và chứng từ thanh toán đã thực hiện.
Nghiệp vụ thanh toán đợc ghi sổ và đợc phê chuẩn đúng đắn
- Sự phê chuẩn các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán.
- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.
- Kiểm tra các chứng từ đi kèm.
Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều đợc ghi sổ.
- Phiếu chi và các chứng từ thanh toán (séc, uỷ nhiệm chi) đợc đánh số tr- ớc và theo dõi.
- Bảng đối chiếu với ngân hàng đợc lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt hoặc thanh toán.
- Theo dõi một chuỗi các phiếu chi và các chứng từ thanh toán.
- Kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu.
- Cân đối các khoản chi tiền ghi sổ với các khoản chi trên bảng kê (sổ phụ) của ngân hàng và sổ sách của kế toán tiền mặt (bằng chứng của các khoản thanh toán)
Các nghiệp vụ thanh toán đợc đánh giá đúng đắn.
- Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền.
- Hàng tháng lập một bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện.
- Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ.
- Kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trính chuẩn
- So sánh các phiếu chi đã lĩnh tiền, các chứng từ thanh toán đã thực hiện với sổ NK mua hàng và các bút toán chi tiền liên quan. - Lập một bằng chứng khẳng định các khoản chi
bị cho việc đối chiếu. tiền đợc định giá đúng. Các nghiệp vụ thanh toán đợc phân loại đúng đắn
- Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.
- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và kiểm tra sơ đồ tài khoản.
- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.
- So sánh sự phân loại phù hợp với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các HĐ của ngời bán và sổ NK mua hàng.
Các nghiệp vụ thanh toán đợc vào sổ đúng lúc.
- Doanh nghiệp có các thủ tục qui định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã đợc thực hiện.
- Quá trình kiểm tra nội bộ. - Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán có khả năng cha vào sổ không.
- Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ.
- So sánh ngày trên các phiếu chi đã thực hiện với sổ nhật kí chi tiền mặt.
- So sánh ngày trên các chứng từ thanh toánđã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng.
Các nghiệp vụ thanh toán đợc phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tơng ứng và cúng đợc tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổng hợp.
- Kiểm tra nội bộ - Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ
- Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật kí và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả.