Kết luận của kiểm toán viên:
BẢNG 2.6: NHẬN DIỆN CÁC TÀI KHOẢN HOẶC TÀI KHOẢN TRỌNG YẾU Tài khoảnTrên mức
TE
Dưới mức TE Đánh giá rủi ro tiềm tàng là cao?
Trọng yếu?
Khoản phải thu
Khoản phải trả
Trích trước và
phải trả khác
Tiền và các khoản
tương đương tiền
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Thế Lộc
Tài sản cố định
Hàng tồn kho
Các khoản đầu tư
Các khoản trả trước và tài sản ngắn hạn khác Doanh thu Thuế Vốn chủ sở hữu Nợ và các khoản vay Ghi chú: : có ; ; không
Tìm hiểu, đánh giá các nghiệp vụ chính và các thủ tục kiểm soát liên quan
Do sự hạn chế trong quá trình tìm hiểu, sinh viên chỉ trình bày một trong những chu trình chính của công ty là chu trình doanh thu, cụ thể là quá trình ghi nhận doanh thu bán hàng tại trung tâm mua sắm ABC
Các tài khoản liên quan:
Khoản phải thu khách hàng.
Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. Dự phòng phải thu nợ khó đòi.
Doanh thu.
Đơn đặt hàng của khách hàng được
nhập vào hệ thống. POS POS
Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách
hàng. DGD/GD
Xử lý đơn đặt hàng và chuẩn bị hàng
giao. N/A
Giao hàng cho khách hàng. N/A
Lập hóa đơn bán hàng. POS, kế toán POS
Phê chuẩn giá bán. Trưởng phòng thương mại Kiểm tra tính chính xác của hóa đơn và
gửi hóa đơn cho khách hàng. POS, kế toán Ghi nhận vào nhật kí bán hàng. Tự động Tính tổng các khoản doanh thu trong
nhật kí bán hàng và ghi nhận vào sổ cái và sổ chi tiết các khoản phải thu.
Tự động
Ghi chú: POS (point of sales) : điểm ghi nhận doanh thu DGD (Deputy General Director) : Phó tổng giám đốc GD (General Director) : Tổng giám đốc
Tìm hiểu chung về doanh thu
Doanh thu được chia làm 3 loại chính:
Doanh thu bán hàng gồm :
Doanh thu hàng gửi bán.
Doanh thu hàng thuộc sở hữu của ABC. Doanh thu cho thuê mặt bằng gồm:
Doanh thu cố định (chỉ dành cho một vài văn phòng và quầy hàng thuê).
Doanh thu tính theo mức doanh thu (dành cho hầu hết các quầy hàng gửi bán và quầy hàng thuê). Được tính bằng cách lấy mức cao hơn giữa mức phí tối thiểu và mức phí tính theo tỷ lệ phần trăm nhân với tổng doanh thu của quầy hàng (thông thường tỷ lệ này là 25%, và được xem xét lại mỗi năm).
Doanh thu khác gồm:
Doanh thu phí sử dụng điện, nước, điện thoại, POS, … Hiện tại có 113 quầy bán tại trung tâm mua sắm ABC gồm:
Quầy hàng gửi bán: 35 Quầy hàng thuê: 73
Quầy hàng của công ty: 5 (3 quầy mỹ phẩm, 1 quầy đồ chơi, 1 quầy đồ dùng văn phòng)
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Thế Lộc
Mỹ phẩm.
Quần áo thời trang nam, nữ và trẻ em. Đồ dùng gia đình.
Túi xách, giày dép. Quần áo thể thao. Dụng cụ thể thao. Đồ chơi.
Đồ dùng văn phòng. Sản phẩm điện tử. Siêu thị (quầy hàng thuê)
Bowling và nhà hàng (quầy hàng thuê).
ABC sẽ tập hợp doanh thu của hầu hết các quầy bán hàng tại các điểm ghi nhận doanh thu (POS). Mỗi 2 tháng, ABC sẽ hoàn trả lại cho các chủ quầy hàng sau khi đã trừ đi phí thuê mặt bằng và các phí khác.
Tại trung tâm mua sắm ABC có tổng cộng 6 POS: 2 POS đặt tại tầng trệt, 2 POS đặt tại tầng 1 và số còn lại đặt tại tầng 2. Tại tầng 3 là tầng siêu thị không có bất kì một POS nào, thay vào đó, có 4 quầy thu ngân đặt tại siêu thị, tuy nhiên các máy này không kết nối với hệ thống của ABC. Tại tầng 2 có quầy dịch vụ khách hàng, tại đây thực hiện việc tư vấn cho khách hàng và xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo yêu cầu, đây cũng là một điểm ghi nhận doanh thu. Mỗi POS có 4 máy thu ngân, tuy nhiên thông thường chỉ có 2 máy hoạt động; vào giờ cao điểm số máy hoạt động là 3.
Phần này, sinh viên chỉ trình bày chu trình bán hàng trực tiếp tại trung tâm mua sắm ABC Bán hàng
Khi khách hàng muốn mua hàng, nhân viên quầy hàng sẽ lập Phiếu báo giá (2 liên). Các thông tin trên Phiếu báo giá gồm: mã quầy hàng (dành cho các quầy hàng thuê), mã sản phẩm (dành cho các mặt hàng gửi bán) hoặc mã SKU (dành cho các sản phẩm của ABC), thông tin sản phẩm, giá bán, số lượng và thành tiền. Nếu như sản phẩm quá nhỏ không thể dán được mã vạch thì nhân viên quầy hàng sẽ đính kèm mã vạch của sản phẩm vào Phiếu báo giá. Phiếu mua hàng cùng hàng hóa sẽ được nhân viên quầy hàng đem đến POS gần nhất để tiến hành việc thanh toán, nhận hàng.
Khi nhận được Phiếu báo giá, nhân viên thu ngân tại POS sẽ tiến hành quét mã sản phẩm, đồng thời đối chiếu các thông tin xuất hiện trên màn hình với Phiếu báo giá, hệ thống sẽ tự động truy xuất giá bán, mô tả sản phẩm, mã hàng, mã SKU, số lượng, …, và tính tổng thành tiền. Nếu không thể quét mã sản phẩm, nhân viên thu ngân có thể nhập tay vào hệ thống mã hàng, mã SKU, khi đó hệ thống sẽ tự động cập nhật giá bán và tính tổng tiền thanh toán.
Sau đó, tiền hàng sẽ được thu bằng tiền mặt hoặc bằng thẻ tín dụng. Hệ thống sẽ tự động in hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Ngoài ra, để đảm bảo việc thanh toán đã được hoàn thành, thu ngân sẽ in biên lai, biên lai này cùng với Phiếu báo giá sẽ gửi trả lại cho nhân viên quầy hàng để lưu trữ.
Việc lập Phiếu báo giá tại quầy là không bắt buộc. Phiếu báo giá chỉ có tác dụng hỗ trợ cho chủ quầy hàng hay nhà cung cấp của các gian hàng gửi bán đối chiếu vào cuối tháng. Do đó, ở quầy hàng đồ thơi và đồ dùng văn phòng (quầy hàng của ABC) thì không
cần lập Phiếu báo giá.
Nhân viên thu ngân không được phép thay đổi bất kì thông tin nào trên hệ thống, chỉ có giám sát viên mới quyền hạn này. Khi có hóa đơn bị hủy hay hàng hóa bị trả, …, giám sát viên sẽ quét thẻ nhân viên của mình để truy nhập vào hệ thống thay đổi các thông tin. Tất cả các sự thay đổi này đều được ghi nhận trong Báo cáo các nghiệp vụ bất thường.
Đối chiếu và nộp tiền cho trụ sở:
Sau khi kết thúc ca bán hàng, nhân viên quầy sẽ được giám sát viên in báo cáo doanh thu bán hàng của ca trực thông qua việc quét thẻ vào hệ thống (chỉ có giám sát viên mới có quyền in báo cáo này)
Độc lập với việc in báo cáo doanh thu của giám sát viên, thu ngân cũng sẽ lập Báo cáo bán hàng hằng ngày của thu ngân gồm các thông tin: doanh thu bán hàng bằng tiền mặt, doanh thu bán hàng thu qua thẻ tín dụng, hàng hóa bị trả lại hay trao đổi, các hóa đơn bị hủy bỏ, …
Báo cáo doanh thu bán hàng và Báo cáo bán hàng hằng ngày của thu ngân và tiền sẽ được nộp cho trưởng thu ngân sau mỗi ca bán hàng. Trưởng thu ngân sẽ đối chiếu để kiểm tra 2 bảng báo cáo này, nếu có bất kì một sự chênh lệch nào giữa 2 báo cáo, trưởng thu ngân sẽ đối chiếu với bảng kê chi tiết được in ra từ hệ thống POS. Nếu không có chênh lệch nào, trưởng thu ngân sẽ lập Bảng tóm tắt doanh thu hằng ngày. Ngoài ra, trưởng thu ngân cũng sẽ in Báo cáo hiệu quả làm việc của thu ngân và Báo cáo các nghiệp vụ bất thường từ POS để đối chiếu với số tiền thật thu được.
Tất cả các báo cáo này sẽ được nộp cho cô Hồng – quản lý trung tâm để kiểm tra. Sau khi kiểm tra Báo cáo bán hàng hằng ngày của thu ngân, Bảng tóm tắt doanh thu hằng ngày, Báo cáo hiệu quả làm việc của thu ngân và Báo cáo các nghiệp vụ bất thường, quản lý trung tâm sẽ ký vào Báo cáo bán hàng hằng ngày của thu ngân và bảng tóm tắt doanh thu hằng ngày. Tất cả các báo cáo này sau đó sẽ được gửi lại trưởng bán hàng để lưu trữ.
Hôm sau, trưởng bán hàng sẽ nộp tiền mặt vào ngân hàng và lập Báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày. Báo cáo này sẽ được gửi cho cô Hồng để kiểm tra và sau đó sẽ được gửi cho kế toán doanh thu – cô Thanh để đối chiếu và nhập vào hệ thống ghi nhận tiền RCB (receiving cash book).
Hóa đơn
Sau khi thanh toán tiền hàng, nhân viên thu ngân sẽ in hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng, khách hàng sẽ tới quầy dịch vụ khách hàng. Tại đây, nhân viên sẽ nhập thông tin khách hàng (tên công ty, mã thuế, địa chỉ, …), số hóa đơn và in hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Trung tâm mua sắm ABC chỉ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng thuộc quyền sở hữu của ABC và hàng hóa gửi bán, hàng hóa của các quầy thuê, hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được xuất bởi chủ quầy hàng.
Cuối tháng, kế toán doanh thu sẽ in Báo cáo doanh thu từ hệ thống, ghi rõ những hóa đơn giá trị gia tăng đã được xuất. Số còn lại chưa xuất hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán sẽ in hoặc viết một hóa đơn giá trị giá tăng cho từng ngày bán hàng.
Hàng bán bị trả lại và các hình thức khác :
Hoàn tiền cho khách: chỉ những khách hàng còn giữ lại hóa đơn bán hàng mới được
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Thế Lộc có thời gian sử dụng thử.
Giám sát viên phải lập Phiếu trả hàng/trao đổi/hoàn tiền cho khách để quản lý trung tâm hoặc cấp trên duyệt. Nhân viên thu ngân chỉ được hoàn trả lại tiền cho khách khi Phiếu trả hàng/trao đổi/hoàn tiền cho khách đã được duyệt.
Trao đổi hàng: chỉ những khách hàng còn giữ lại hóa đơn bán hàng mới được đổi
hàng, giá trị hàng đổi phải bằng hoặc cao hơn giá trị của hàng bị trả lại, nếu giá trị hàng trao đổi thấp hơn, khách hàng vẫn không được nhận tiền thối. Việc trao đổi hàng sẽ được thực hiện khi được sự chấp nhận của giám sát viên thông qua việc kí duyệt trên Phiếu trả hàng/trao đổi/hoàn tiền cho khách.
Phiếu quà tặng: Khi khách hàng có nhu cầu mua phiếu quà tặng, khách hàng sẽ đến
phòng ngân quỹ để thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản, sau đó kế toán sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng. Nhân viên thu ngân sẽ ghi nhận số phiếu quà tặng này vào hệ thống như là phiếu quà tặng chưa thực hiện. Khi khách hàng sử dụng phiếu quà tặng để mua hàng, nhân viên thu ngân sẽ quét hay nhập mã vào hệ thống. Các phiếu quà tặng đã sử dụng sẽ được ghi nhận doanh thu.
Giảm giá: khi hàng bán được giảm giá, nhân viên quầy sẽ ghi chú vào Phiếu báo giá tỉ
lệ giảm hoặc số tiền giảm, nhân viên thu ngân khi quét mã sản phẩm sẽ nhấp vào nút “Discount” trên máy thu ngân và nhập số tiền được giảm hay tỉ lệ giảm.
Nhân viên mua hàng: các nhân viên có thể mua hàng với tỉ lệ giảm tối đa là 20%. Khi
nhân viên mua hàng, nhân viên sẽ xuất trình thẻ nhân viên của mình cho thu ngân để quét mã nhân viên, hệ thống sẽ tự động cập nhật số tiền được giảm. Tuy nhiên, nhân viên cần phải trả đầy đủ tiền hàng đã mua, số tiền được giảm sẽ được tính vào lương hàng tháng của nhân viên.
Ghi nhận
Khi nhân viên thu ngân quét mã vạch vào hệ thống POS, hệ thống sẽ xác định loại hàng nào đã được bán. Cuối mỗi ngày, các dữ liệu về doanh thu trong hệ thống POS sẽ được chuyển về mạng chính của công ty, và được xử lý thông qua hệ thống thương mại (Merchandising system). Các thông tin được xử lý sẽ được lưu trữ trên mạng chính.
Vào ngày hôm sau, khi chuyển dữ liệu từ mạng chính vào hệ thống kế toán, cô Thanh sẽ nhập thêm số của ngày bán hàng và các thông tin phụ khác. Doanh thu được ghi nhận vào thời điểm doanh thu được thực hiện.
Sau khi nhận Báo cáo tiền gửi ngân hàng, cô Thanh sẽ nhập các thông tin vào hệ thống RCB, bao gồm:
Số tiền gửi tại ngân hàng dựa trên giấy báo của ngân hàng. Số tiền thu được bằng USD và VND.
Số tiền trả thông qua thẻ tín dụng. Tổng phiếu khuyến mãi đã nhận.
Doanh thu hoặc chi phí khác: khấu trừ doanh thu của quầy hàng điện tử, chênh lệch tỉ giá hối đoái giữa tỉ giá ghi sổ và tỷ giá ngân hàng.
Kiểm tra các giao dịch hằng ngày trên hệ thống với Báo cáo tiền gửi ngân hàng.
Kiểm tra nếu số tiền nhận được khác với doanh thu ghi nhận trên hệ thống. Các dữ liệu sẽ tự động được cập nhật vào tài khoản:
Ghi nợ/có tài khoản phiếu khuyến mãi chưa xử lý. Ghi nợ tài khoản thẻ tín dụng (nếu có).
Ghi có tài khoản thuế VAT phải nộp. Ghi có tài khoản doanh thu hàng công ty. Ghi có tài khoản doanh thu hàng gửi bán. Ghi có tài khoản doanh thu của quầy hàng thuê. Ghi có/nợ tài khoản doanh thu thiếu hoặc thừa. Ghi có/nợ tài khoản chênh lệch tỉ giá hối đoái. Ghi chú:
Bởi vì hệ thống sẽ ghi nhận doanh thu và tiền gửi ngân hàng vào ngày doanh thu được thực hiện, do đó sẽ có sự chênh lệch thời gian giữa hệ thống và báo cáo của ngân hàng. Tuy nhiên, ABC sẽ thực hiện đối chiếu vào mỗi tháng phục vụ cho mục đích kiểm soát.
Các sai sót có thể xảy ra và cơ sơ dẫn liệu liên quan