Chứng từ là cơ sở đeơ ghi nhaơn và kieơm soát các hốt đoơng trong doanh nghieơp. Vì vaơy, beđn cánh heơ thông chứng từ do Nhà nước qui định, mà hieơn nay
các doanh nghieơp đang sử dúng theo quyêt định 15/TC/BTC, doanh nghieơp caăn thiêt kê hay boơ sung theđm moơt sô noơi dung chi tiêt tređn các chứng từ sao cho phù hợp với đaịc thù cụa doanh nghieơp, cung câp nhieău các thođng tin hữu ích cho nhà quạn trị và giúp thực hieơn chức naíng kieơm soát. Hieơn nay, haău hêt các cođng ty kinh doanh gas văn còn khá lỏng lẹo trong khađu quạn lý mua hàng và nhaơn hàng, heơ thông chứng từ cụa khađu này chưa đaăy đụ, người yeđu caău mua hàng đoăng thời là người trực tiêp mua hàng, chưa có các báo cáo veă nhaơn hàng...Các mău bieơu cụa các chứng từ được laơp sau đađy sẽ cại thieơn phaăn nào chức naíng kieơm soát noơi boơ trong khađu này (Xem theđm Phú lúc sô 1)
Chứng từ Laơp bởi Gửi tới
Yeđu caău mua hàng
Được laơp khi sô lượng hàng toăn kho thâp hơn mức dự trữ caăn thiêt hay khi có nhu caău
Boơ phaơn kinh doanh hay boơ phaơn có nhu caău
Bạn gôc dùng đeơ lưu, bạn sao (2 lieđn) gửi tới boơ phaơn mua hàng và boơ phaơn kê toán.
Đơn đaịt hàng
Được laơp khi yeđu caău mua hàng được đoăng ý, chĩn lựa nhà cung câp đụ tieđu chuaơn, ghi lối, sô lượng và đơn giá vào đơn đaịt hàng.
Boơ phaơn mua hàng
Bạn gôc dùng đeơ lưu, bạn sao (4 lieđn) gửi đên cođng ty bán, cho boơ phaơn có yeđu caău, boơ phaơn kê toán và boơ phaơn nhaơn hàng.
Hóa đơn
Xác nhaơn hàng đã được giao, đáp ứng được các chư tieđu sô lượng, chât lượng và yeđu caău thanh toán
Boơ phaơn bán hàng cụa người bán
Boơ phaơn kê toán cụa cođng ty mua
Báo cáo nhaơn hàng
Caín cứ vào lượng hàng thực nhaơp, chât lượng hàng nhaơp, đôi chiêu với đơn đaịt hàng. Đôi với maịt hàng LPG thì sô lượng và chât lượng hàng nhaơp được ghi nhaơn thođng qua moơt toơ chức kieơm định đoơc laơp.
Boơ phaơn nhaơn hàng cụa cođng ty mua
Bạn gôc lưu, bạn sao (4 lieđn) gửi cho phòng kê toán, bạn sao gửi cho boơ phaơn kho, boơ phaơn mua hàng, boơ phaơn yeđu caău mua hàng.
Thanh toán cho hóa đơn
Đên kỳ hán thanh toán laơp chứng từ thanh toán cho nhà cung câp
Boơ phaơn kê toán cụa cođng ty mua hàng
Boơ phaơn kê tóan phát hành leơnh chi, và ghi chép