Thực trạng áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại các công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam
2.2 Thực trạng áp dụng kỹ thuật quan sát
Quan sát là kỹ thuật được vận dụng để đánh giá một thực trạng hay hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Các công ty kiểm toán thường sử dụng kỹ thuật này khi tìm hiểu chung và đánh giá về HTKSNB của khách hàng.
Giống như phỏng vấn, quan sát là kỹ thuật được KTV sử dụng trong cả quá trình chuẩn bị kiểm toán, lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán. Phương pháp này có chi phí thấp, kéo theo đó là bằng chứng kiểm toán là ít tin cậy do KTV khó có thể đánh giá tính chính xác của kết quả quan sát, do vậy cần kết hợp với các kỹ thuật khác và sử dụng một cách khéo léo tùy từng mục tiêu và khoản mục cụ thể.
Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec: kỹ thuật này được sử dụng kết hợp với kỹ thuật phỏng vấn trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Những gì KTV quan sát được sẽ được ghi chép lại trong giấy tờ làm việc và kẹp
cách làm việc của Ban giám đốc, phòng kế toán, chu trình luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán được thể hiện trong giấy tờ làm việc như sau:
Tên khách hàng:
Bước công việc: Quan sát ban giám đốc và phòng kế toán
- Ban giám đốc công ty có thái độ nghiêm túc, nắm bắt được hoạt động công ty một cách chi tiết
- Các nhân viên trong phòng kế toán nhiệt tình giúp đỡ nhóm kiểm toán để hoàn thành công việc kiểm toán. Kế toán trưởng nắm bắt được công việc của từng phần hành và năng lực của từng nhân viên kế toán để có thể bố trí công việc phù hợp
- Chứng từ kế toán được đánh số thứ tự và liên tiếp, được lưu trữ đầy đủ, gọn gàng, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra
- Sổ sách kế toán được lưu trữ đầy đủ. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast nên số liệu kế toán dễ kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết
Kỹ thuật quan sát cũng được sử dụng trong thử nghiệm kiểm soát đối với từng khoản mục để thu thập quá trình thực hiện công việc tại khách hàng. Ví dụ KTV quan sát hoạt động thu và chi tiền và ghi rõ vào giấy tờ làm việc
như sau:
Tên khách hàng: Tham chiếu: Khoản mục: Tiền Người thực hiện: Bước công việc: Ngày thực hiện:
- Việc thu tiền khi bán hàng được phân công cho 1 nhân viên đảm nhiệm, tách biệt với việc viết hóa đơn chứng từ, cuối mỗi ngày nhân viên này nộp tiền cho thủ quỹ và đồng thời bộ phận bán hàng cũng nộp hóa đơn chứng từ liên quan đến việc thu tiền cho kế toán tiền mặt. Các hóa đơn bán hàng, phiếu thu được đánh số trước
- Khi nghiệp vụ phát sinh phải có đè nghị thanh toán trình lên Giám đốc, sau khi được Giám đốc phê duyệt thì kế toán tiến hành viết phiếu chi, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan tiến hành chi tiền
Tại công ty Deloitte Việt Nam: KTV tiến hành quan sát các chu trình trong công ty khách hàng, miêu tả vào giấy tờ làm việc và ghi kèm theo nhận xét của mình. Điều đó thuận tiện cho ban lãnh đạo kiểm tra công việc của KTV, cũng dễ dàng khi có cá nhân, đơn vị khác cần sử dụng và tìm hiểu các giấy tờ này.
Ví dụ quan sát thủ tục kiểm soát với khoản mục HTK
Những hoạt động kiểm soát chủ yếu đối với hàng tồn kho:
Quản lý hàng tồn kho:
Các bộ phận sau liên quan đến quản lý HTK: - Phòng vật tư
- Phòng kiểm soát chất lượng - Phòng kỹ thuật công nghệ - Phòng kế toán
Bảo vệ hàng tồn kho
HTK được lưu giữ trong các kho khác nhau, có khóa bảo vệ và hệ thống báo cháy tự động.
Tất cả các HTK đều có tên và số series cụ thể và được sắp xếp theo lô, theo từng khu vực.
Lưu kho
Hiện tại danh mục vật tư tại đơn vị đang được quản lý theo tên vật tư, những vật tư mới tên vật tư được thống nhất vơí nhà cung cấp về cách đặt tên và bổ sung vào danh mục vật tư. Tại bộ phận kế toán đã có sự mã hóa danh mục vật tư, tuy nhiên công việc này chỉ sử dụng trong kế toán, chưa có ý nghĩa với bộ phận vật tư và bộ phận kho.
Kết luận: HTKSNB thực hiện khá nghiêm túc, HTK được nhiều bộ
phận độc lập quản lý do vậy công tác quản lý HTK được đảm bảo => rủi ro kiểm soát ở mức bình thường.
Tại công ty kiểm toán Mỹ A.A: KTV của công ty A.A cũng tiến hành quan sát đối với các chu trình, phương thức kiểm soát đối với tài sản của công
ty khách hàng. Tuy nhiên, cũng giống như công ty Apec, kết quả của kỹ thuật này là nhận xét, kết luận của KTV mà không có bảng mô tả chi tiết. Thông tin thu thập được khi quan sát một khách hàng của công ty
Tên khách hàng:……….. Năm tài chính:………….
Nội dung công việc: thu thập thông tin chung qua quan sát
- Ban giám đốc công ty có thái độ làm việc nghiêm túc, nắm bắt được hoạt động của công ty một cách chi tiết.
- Các nhân viên chấp hành tốt nội quy của công ty.
- Nhân viên phòng kế toán giúp đỡ nhóm kiểm toán hoàn thành tốt công việc
- Sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận phòng ban chưa hiệu quả. Công việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chưa được thực hiện thường xuyên.
- Các thủ tục , quy chế hoạt động tài chính , kế toán chưa thực hiện đầy đủ: công việc thu thập báo giá, đánh giá tính hợp lý của giá mua chưa được thực hiện, công tác mua hàng do bộ phận cung ứng toàn quyền quyết định không có sự giám sát của bộ phận khác do vậy dễ xảy ra rủi ro…
- Các kho chứa hàng, vật tư được bảo quản thích hợp. tuy nhiên vật tư, hàng hóa sắp xếp còn lộn xộn, bố trí kho hàng và phân xưởng sản xuất chưa phù hợp.
Nhận xét: rủi ro kiểm soát: trung bình.
Tuy nhiên kỹ thuật quan sát ít được A.A sử dụng trong các cuộc kiểm toán do giới hạn về thời gian kiểm toán. Mặt khác A.A còn chưa chú trọng đúng mức vào việc đánh giá HTKSNB của đơn vị khách hàng trong các cuộc kiểm toán.