Là quá trình thu thập thông tin do bên thứ ba độc lập cung cấp để xác minh tính chính xác của thông tin mà KTV nghi vấn. Vì mẫu xác nhận có từ
các nguồn độc lập với công ty khách nên chúng được đánh giá cao và thường dùng như một loại bằng chứng. Tuy vậy các xác nhận tương đối tốn kém, thư trả lời thường không thu được do nhiều nguyên nhân: sự thiếu hợp tác bên thứ ba, thư xác nhận bị thất lạc…, việc xác nhận một số khoản công nợ chỉ chứng minh được khả năng thu nợ hay trả nợ, bằng chứng có thể giảm độ tin cậy nếu có sự giàn xếp, thoả thuận giữa ban giám đốc với bên thứ ba. Do đó, chúng không thể dùng trong mọi trường hợp mà chúng có thể áp dụng được.
Thư xác nhận thường được KTV soạn sau khi đã có ký duyệt của đơn vị cần kiểm toán được gửi trực tiếp cho đối tượng cần xác nhận sau khi xác nhận xong gửi trực tiếp cho KTV. Để được xem là bằng chứng đáng tin cậy, các xác nhận phải được kiểm soát bởi KTV từ khâu chuẩn bị cho đến khi chúng được gửi lại. Nếu khách hàng kiểm soát khâu chuẩn bị các thư xác nhận, thực hiện việc gửi đi hoặc nhận về các bản trả lời, KTV sẽ mất quyền kiểm soát, cũng như tính độc lập từ đó độ tin cậy của bằng chứng cũng giảm xuống.
Kỹ thuật lấy thư xác nhận có thể được thực hiện theo hai hình thức, hình thức gửi thư xác nhận phủ định và gửi thư xác nhận khẳng định:
Gửi thư xác nhận dạng phủ định: KTV yêu cầu người xác nhận gửi thư phản hồi nếu có sai khác giữa thực tế với thông tin KTV nhờ xác nhận .
Gửi thư xác nhận dạng khẳng định: KTV yêu cầu người xác nhận thư phản hồi cho tất cả các thư xác nhận dù thực tế có trùng khớp với thông tin mà KTV quan tâm. Hình thức này có độ tin cậy cao hơn cho kỹ thuật xác nhận, nhưng chi phí lại cao.
Khi gửi thư xác nhận KTV cần chú ý:
• Đặc điểm khoản mục đối tượng thông tin cần xác nhận • Cân nhắc khả năng nhận được thư trả lời
• Cân nhắc đối tượng gửi thư xác nhận để chọn và gửi thư • Hình thức gửi thư xác nhận
Khi nhận được thư xác nhận gửi về mà số liệu không khớp với số liệu trên sổ sách kế toán thì KTV phải tiến hành xem sét nguyên nhân của sự chênh lệch đó. Nếu là nhỏ, không đáng kể KTV sẽ thừa nhận con số mà đơn vị thể hiện trên sổ sách kế toán và cho rằng mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Nhưng đối với các khoản thực hiện nghĩa vụ với nhà nước thì cho dù chênh lệch nhỏ KTV cũng cần yêu cầu đơn vị điều chỉnh cho hợp số liệu đúng với kết quả của thư xác nhận.
Nếu như chênh lệch giữa giá trị trên thư xác nhận và giá trị ghi trên sổ kế toán được đánh giá là lớn thì KTV cần phải xem sét để tìm ra các nguyên nhân của chênh lệch đó. Nếu tìm ra nguyên nhân của sự sai lệch KTV sẽ đưa ra bút toán điều chỉnh và yêu cầu đơn vị thực hiện công việc điều chỉnh đó. Ban giám đốc mà điều chỉnh theo ý kiến của KTV thì KTV sẽ đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần về các khoản mục sau khi điều chỉnh. Còn ban giám đốc không điều chỉnh theo ý kiến của KTV thì lúc đó KTV sẽ đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần có ngoại trừ. Trong trường hợp KTv không tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch đó KTV sẽ tiến hành đánh giá ảnh hưởng của sự chênh lệch đó để đưa ra ý kiến phù hợp. Cũng có thể KTV không nhận được thư xác nhận lần đầu, lúc đó KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận lần 2. Nếu tiếp tục không nhận được KTV sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm soát bổ sung và thay thế nhằm thu thập bằng chứng mới. Trên thực tế tại Việt Nam đối với các công ty trong nước do mối quan hệ bạn hàng lâu năm hay việc không muốn mất một khách hàng tiềm năng, nên việc gửi thư xác nhận vẩn bị chi phối bởi tính chủ quan, cho dù KTV có nhận được thư phúc đáp nhưng nó vẩn không có độ tin cậy cao.