d. Giai đoạn 1996 đến 200 0: thời kỳ gia nhập Tổng công ty thuốclá VN
2.1.4 -Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Việc tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Thuốc lá Thanh hoá đợc thể hiện thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán trong Công ty hiện nay đợc tổ chức theo loại hình tổ chức kế toán tập trung. Kế toán trởng phân chia công tác kế toán trong Công ty thành các bộ phận nghiệp vụ, lựa chọn cán bộ thích hợp phụ trách từng bộ phận nghiệp vụ kế toán. Đồng thời tổ chức sử dụng các công cụ quản lý thích hợp để phục vụ công tác hạch toán kế toán: nh lựa chọn phần mềm kế toán, bố trí sắp xếp hệ thống máy vi tính để phục vụ hạch toán...
*. Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
Hiện nay phòng kế toán của công ty có 12 đồng chí đợc bố trí tổ chức nh sau:
- Kế toán trởng: là ngời trực tiếp quản lý và chỉ đạo chung mọi hoạt động của công tác kế toán.
- Phó phòng kế toán: Làm kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, thực hiện xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận.
- Kế toán vật liệu (gồm 02 ngời) chia ra một Ngời theo dõi nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và một Ngời theo dõi kho phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ.
- Kế toán tiền mặt (01 ngời): làm thu chi tiền mặt và thanh toán các khoản liên quan. KT Tiền Gửi, tiền vay NH KT Vật T, CCDC KT TSCĐ, T.lơng & BHXH KT Tổng hợp Và tính Z KT Thành phẩm và Tiêu thụ KT Công Nợ KT Tiền mặt
Nhân viên Thống kê các Phân xởng
Quỹ tiền mặt
- Kế toán tiền gửi và tiền vay ngân hàng (01 ngời) : có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng theo dõi tiền gửi, tiền vay ngân hàng và tình hình vốn, nhu cầu sử dụng vốn của Công ty.
- Kế toán tài sản cố định, Kế toán tiền lơng và BHXH ( 01 Ngời): theo dõi quá trình tăng giảm TSCĐ; Tính KH TSCĐ phân bổ vào giá thành SP. Hạch toán tiền lơng, KPCĐ, BHYT và BHXH. và thực hiện kế toán các nghiệp vụ về đầu t xây dựng cơ bản.
- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ TP và thanh toán với Ngân sách (01 Ngời): Theo dõi thành phẩm, thực hiện kế toán doanh thu, kế toán các khoản phải nộp cho nhà nớc.
- Kế toán theo dõi công nợ (2 ngời): Một Ngời theo dõi công nợ với ngời bán, Công nợ tạm ứng, công nợ nội bộ; một Ngời theo dõi công nợ với ngời mua.
- Ngân quĩ (01 ngời): Thực hiện về quản lý tiền mặt tại quỹ theo chế độ hiện hành.
* Tổ chức hình thức kế toán:
Hình thức sổ sách kế toán đợc Công ty áp dụng hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Sở dĩ Công ty áp dụng hình thức này là vì nó thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm vi tính vào công tác kế toán, nó dễ làm, dễ kiểm tra, hệ thống sổ sách kế toán gọn, đầu đủ...
Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Cũng nh các doanh nghiệp khác, Phòng Kế toán Công ty đợc trang bị hệ thống máy tính với phần mềm kế toán đợc nối mạng với nhau đã tạo nên mối quan hệ mật thiết giữa các phần hành kế toán. Tất cả các chứng từ gốc đợc lu giữ cẩn thẩn, số liệu đợc cập nhật ngay lúc phát sinh. Từ phần mềm kế toán, kế toán viên theo dõi tình hình hàng ngày vào hàng tháng, hàng quý in ra các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ Cái các tài khoản và các báo cáo tài chinh kế toán theo nh chế độ quy định . …
Thông thờng quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo qui định:
Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Các nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng Tổng hợp Chi tiết Bảng Cân đối Số PS