Trình tự ghi sổ của đơn vị
2.2.2 kế toán chi tiết thành phẩm.
a. Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc phản ánh vào chứng từ kế toán kịp thời và đầy đủ Kế toán chi tiết thành phẩm cần lập chứng từ để theo dõi sự biến động và tình hình hiện có của thành phẩm. Đây là khâu ban đầu của hạch toán thành phẩm.
Kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu kiểm nghiệm nhập kho.
- Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Hoá đơn GTGT.
- Biên bản kiểm kê thành phẩm. - Phiếu xuất kho gửi đại lý.
• Thủ tục nhập kho thành phẩm.
Hiện nay thành phẩm của Công ty đợc nhập từ hai nguồn đó là nhập kho từ sản xuất và nhập kho đại lý do khách hàng trả lại.
- Đối với nhập kho từ sản xuất: Trớc khi nhập kho toàn bộ thành phẩm đều phải qua một bớc kiểm nghiệm do bộ phận kiểm nghiệm thực hiện. Bộ phận này sẽ lập phiếu kiểm nghiệm nhập kho bộ phận kiểm nghiệm kiểm nghiệm ngày sản xuất, loại sản phẩm, quy cách và số lợng thành phẩm nhập kho.
Sau khi có phiếu kiểm nghiệm nhập kho, số lợng hàng nhập kho sẽ đợc ghi vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do thống kê phân xởng lập thành 3 liên và dính liền với phiếu kiểm nghiệm nhập kho. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho vào và cùng với ngời nhập ký vào phiếu nhập kho.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập kho.
Đối với nhập kho do đại lý, khách hàng trả lại cũng dùng phiếu nhập kho t- ơng tự.
Phiếu nhập kho
Thống kê phân
Phiếu nhập kho thành phẩm có mẫu nh sau.
Biểu số1:
Đơn vị: Công ty Da Giầy Hà Nội. Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh. Theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 5 năm 1995 của Bộ Tài Chính phiếu nhập kho Số: 29 Ngày 06/01/20 Nợ: :.. ... . ... ... ... Có:.. ... . ... ... ... Họ tên ngời giao hàng:Xí nghiệp Giày
Theo phiếu kiểm nghiệm NK ngày5/1/2001 Xuất tại kho: Thành phẩm
S TT Tên nhãn hiệu, quy cách, Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 1
Giầy Footech Đôi 10200 10200
Cộng 10200 10200
Nhập ngày 6/1/2001 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
• Thủ tục xuất kho:
Thành phẩm của Công ty chủ yếu đợc xuất dùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội, ngoài ra còn phục vụ cho nội bộ. Để phù hợp với nội dung này khi xuất kho kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho.
- Hoá đơn giá trị gia tăng. - Phiếu xuất kho nội bộ.
- Phiếu xuất kho gửi đại lý.
Khi khách hàng đến mua hàng phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu xuất kho.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập kho
Phiếu xuất kho có mẫu nh sau:
Đơn vị: Công ty Da Giầy Hà Nội. Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh. Theo QĐ 1141 –TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 5 năm 1995 của Bộ Tài Chính
phiếu xuất kho Số: 29 Nợ: :.. ... . ... ... Có:.. ... . ... ... Ngày 06/01/2001
Họ tên ngời nhận hàng: Công ty TNHH An Phú Lý do xuất: Bán hàng
Xuất tại kho: Thành phẩm S TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất (v.t, sp,hh ) Mã số ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4
1 Giầy Footech Đôi 3000 3000
Cộng 3000 3000
Phụ trách bộ Phụ trách Ngời nhận Thủ kho phận sử dụng phận tiêu dùng
Khi mua hàng vào hay xuất hàng ra đều phải có hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho
Phòng kinh
- Hoá đơn giá trị gia tăng đợc lập thành 3 liên và giao cho phòng kế toán. Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán đóng dấu “Đã thu tiền”, nếu khách hàng mua chịu thì kế toán đóng dấu “Chấp nhận sau “. Sau khi đóng dấu, liên 1 trả về phòng kinh doanh, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 phòng kế toán giữ.
Hoá đơn GTGT có mẫu nh sau:
Hoá đơn GTGT
( Liên 3 - Dùng để thanh toán ) Ngày 6/1/2001
Đơn vị bán hàng: Công ty Da Giầy Hà Nội Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh. Số TK :
Điện thoại: 8626880 . Mã số thuế: 0100101315 - 1 Họ tên ngời mua: Anh Minh công ty TNHH An Phú Hình thức thanh toán: Tiền mặt
ĐVT: 1000đ STT Tên hàng hoá, dịch
vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Giầy Footech Đôi 3000 17 51000
Cộng tiền hàng: 51000 Thuế suất GTGT: 10% Thuế GTGT: 5100 Tổng thanh toán: 56100
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Với thủ tục luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho nh trên ta thấy trình tự nhập, xuất kho của doanh nghiệp rất chặt chẽ do vậy đã xoá đợc tình trạng thất thoát tài sản ở khâu này, đảm bảo thành phẩm nhập, xuất kho theo đúng số lợng, chất lợng, chế độ quy định.
b. Kế toán chi tiết thành phẩm.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý thành phẩm và việc tổ chức theo dõi tình hình biến động thành phẩm, Công ty tiến hành hạch toán thành phẩm theo phơng pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán nh sau:
- ở kho: Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất kho theo đúng số lợng, chất
lợng ghi trên chứng từ sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho số lợng thực nhập, thực xuất. Với mỗi loại thành phẩm mở một thẻ kho.
Thẻ kho dùng để theo dõi cả năm, số lợng ghi trên thẻ kho căn cứ vào từng phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT chứ không căn cứ vào từng lần nhập, xuất.
Công ty có một số khách hàng thờng xuyên mua hàng với một số lợng lớn, mỗi hoá đơn không xuất hết ngay một lần mà phải làm phiếu xuất nhiều lần, nên để theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày thủ kho mở thêm sổ chi tiết ở kho. Sổ này ghi số hiệu chứng từ, này xuất và từng loại thành phẩm. Mỗi lần xuất kho thủ kho ghi vào một dòng, đến khi đủ số lợng ghi trên hoá đơn thủ kho sẽ cộng lại và số liệu này phải trùng khớp với số liệu ghi trên thẻ kho.
Thẻ kho có mẫu nh sau:
Đơn vị: Công ty Da Giầy Hà Nội. Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh. Theo QĐ 1141 –TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 5 năm 1995 của Bộ Tài Chính
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 1/1/2001 Tờ số: 02 Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm : Giầy Foottech Đơn vị tính: Đôi
Mã số: S
TT
Chứng từ Diễn giải Ngày X, N Số lợng S Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn 1/1/2001 15100 5/1 Nhập kho 10200 25300 6/1 Xuất bán 3000 22300 9/1 Xuất bán 1265 21035 13/1 Xuất chào hàng 180 20855 ... - ở -
--- ở phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ mà thủ kho gửi lên kế toán phân loại chứng từ theo từng loại thành phẩm. Đến cuối tháng tiến hành tổng hợp số thực nhập, thực xuất ở các phiếu nhập kho và số thực xuất ở các phiếu xuất kho rồi ghi vào sổ chi tiết nhập kho, xuất kho.
Sổ chi tiết nhập kho và xuất kho đợc dùng cho cả năm để theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm trong từng tháng cả về mặt số lợng và giá trị. Ngoài ra sổ chi tiết nhập kho còn phản ánh số tồn kho theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
Căn cứ để ghi ghi sổ chi tiết nhập kho là dòng tổng cộng cột số thực nhập của tất cả các phiếu nhập kho trong tháng ( kể cả nhập trả lại ). Còn căn cứ đẻ ghi sổ chi tiết xuất kho là tổng cộng thực xuất trên các phiếu xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nhập kho và sổ chi tiết xuất kho kế toán tính ra lợng tồn kho của từng loại thành phẩm.