III. Công tác tổ chức xây dựng hệ thống kiểm soát chất lợng
2. Kiểm soát chất lợng hoạt động kiểm toán nói chung
phải tổ chức xây dựng cơ chế KSCL mang tính chiến lợc – KSCL hoạt động kiểm toán nói chung của toàn Công ty.
2. Kiểm soát chất lợng hoạt động kiểm toán nói chung của Công ty kiểm toánCông ty kiểm toán Công ty kiểm toán
Việc xây dựng hệ thống này nhằm phòng ngừa các nguyên nhân gây ra kém chất lợng. Hay nói cách khác, đây chính là những biện pháp tăng cờng, phát hiện các yếu tố ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng hoạt động kiểm toán. Các hoạt động kiểm soát bao gồm: đánh giá lựa chọn khách hàng, kiểm soát các hồ sơ kiểm toán, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, trang thiết bị phục vụ công tác kiểm toán.
2.1Đánh giá lựa chọn khách hàng
Đây là 1 công việc hết sức cần thiết trớc khi thực hiện bất kì 1 cuộc kiểm toán nào để đảm bảo uy tín công ty và chất lợng dịch vụ. Các Công ty kiểm toán phải dự kiến, lựa chọn các khách hàng trớc khi chấp nhận kiểm toán và phải rà soát lại mối quan hệ với khách hàng hiện có. Để chấp nhận hoặc tiếp tục duy trì khách hàng, Công ty phải xem xét lại năng lực, tính độc lập của mình để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất cũng nh phải lu tâm tới tính chính trực của các nhà quản lý.
2.2Kiểm soát chất lợng các hồ sơ kiểm toán
KSCL các hồ sơ kiểm toán là kiểm tra việc áp dụng đúng các thủ tục kiểm toán (đợc thực hiện sau khi nộp Báo cáo kiểm toán).
♪ Mục tiêu của KSCL hồ sơ kiểm toán bao gồm:
+ Kiểm tra xem công tác kiểm toán đã đợc thực hiện phù hợp với các Chuẩn mực kiểm toán của Việt Nam, quốc tế và bản thân các quy định của Công ty kiểm toán hay cha.
+ Tìm kiếm những điểm yếu kém về chuyên môn của các nhân viên kiểm toán trong Công ty, từ đó xác định những lĩnh vực cần đào tạo và hỗ trợ thêm.
+ Phát hiện những mặt yếu kém trong công tác lãnh đạo của những ngời trong Công ty (Các Trởng phòng, thành viên trong Ban giám đốc ).…
+ Đào tạo thêm về chuyên môn cho những ngời chịu trách nhiệm trong công tác KSCL.
♪ Chủ thể kiểm soát hồ sơ kiểm toán:
Công ty có thể lập ra Ban KSCL hoặc phòng KSCL. Phòng hoặc ban KSCL phải tuân thủ các yêu cầu sau khi thực hiện kiểm soát hồ sơ kiểm toán:
+ Độc lập: đây là yêu cầu đầu tiên và hết sức quan trọng. Những thành viên trong phòng, ban kiểm soát phải có tính độc lập tơng đối và phải có tinh thần chính trực, khách quan trong quá trình thực hiện kiểm tra.
+ Những thành viên thực hiện công việc này phải là ngời do Ban giám đốc trực tiếp bổ nhiệm.
+ Trong ban, phòng kiểm soát phải có một ngời phụ trách và ngời này là thành viên trong Ban giám đốc.
+ Các thành viên còn lại của phòng, ban KSCL cùng làm việc với ngời phụ trách nên ít nhất phải là các KTV chính.
♪ Các thủ tục áp dụng khi kiểm soát hồ sơ kiểm toán:
+ Chọn các hồ sơ cần kiểm tra: tiến hành chọn mẫu thích hợp các hồ sơ dựa trên các tiêu chuẩn:
•Độ lớn của hồ sơ trên phơng diện doanh thu và số giờ thực hiện kiểm toán.
•Hợp đồng kinh doanh của các đơn vị khách hàng.
•Các hợp đồng kiểm toán cùng thực hiện với một Công ty kiểm toán khác.
•Khách hàng kiểm toán năm đầu tiên.
•Doanh nghiệp Nhà nớc.
•Đơn vị khách hàng có nhiều hình thức huy động vốn khác nhau.
+ Chọn nhân viên tiến nhân viên tiến hành kiểm tra: Việc lựa chọn này tuỳ theo các điều kiện: số hồ sơ đã chọn, loại hồ sơ đã chọn, kế hoạch của Ban kiểm tra, tính độc lập của những ngời trong Ban kiểm tra.
♪ Tiến hành kiểm tra:
Thực hiện kiểm soát hồ sơ kiểm toán thông qua hình thức và nội dung của hồ sơ, kết hợp công việc giữa các cộng sự trong nhóm kiểm tra và phụ thuộc vào yêu cầu của Ban giám đốc đối với việc kiểm tra nhằm phục vụ cho mục tiêu chất lợng dịch vụ của toàn Công ty.
♪ Lập báo cáo kiểm tra chất lợng cho từng hồ sơ:
Kết thúc một cuộc kiểm tra phải lập báo cáo kiểm tra chất lợng cho mỗi hồ sơ. Nội dung của báo cáo này cần tập trung trình bày các yếu tố sau:
+ Danh sách các hồ sơ đã kiểm tra.
+ Những phần hành mà trong đó thủ tục kiểm toán không đợc áp dụng đúng và đủ.
+ Kiểm tra những hồ sơ mất mát để phát hiện những điểm yếu trong công tác bảo quản dẫn đến mất mát này cả ở lĩnh vực dịch vụ kiểm toán và các lĩnh vực khác.
+ Đánh giá việc áp dụng đúng các thủ tục của Công ty cả phần lên kế hoạch nhân sự (khả năng chuyên môn, đào tạo, số giờ ) và phần đánh giá khách hàng.…
♪ Lập báo cáo tổng hợp đệ trình Ban giám đốc:
Báo cáo này do ngời phụ trách KSCL lập, nội dung cần chú ý đến: + Các kết luận của mình về chất lợng các hồ sơ đã kiểm tra.
+ Tên những ngời cần đánh giá lại.
+ Những khuyến nghị (nếu có) để cải thiện chất lợng kiểm toán. + Những nhu cầu hiện tại (nếu có) về đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật…
♪ Lu trữ các kiểm tra đã thực hiện:
Khi cuộc kiểm tra kết thúc, Công ty kiểm toán cần tổ chức lu trữ: danh sách các hồ sơ đã đợc kiểm tra, báo cáo chất lợng của từng hồ sơ, báo cáo tổng hợp của
cuộc kiểm tra chất lợng. Thời gian lu trữ thờng là 3 năm. Sau thời gian này, Công ty cần kiểm tra lại hồ sơ của 1 khách hàng nào đó bằng cách kiểm tra quay vòng.
♪ Theo dõi các công việc cần tiến hành ( cải thịên hiệu năng):
Khi tiến hành kiểm tra xong, bộ phận KSCL phải theo dõi các hoạt động cần tiến hành nh đã nêu trong kết luận ghi trong Báo cáo tổng hợp.
2.3Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
Tìm hiểu độ thoả mãn của khách hàng là việc làm hết sức quan trọng, xem xét xem khách hàng có thực sự hài lòng về dịch vụ mà Công ty đã cung cấp không. Một cuộc điều tra về mức độ hài lòng của khách hàng cho phép Công ty kiểm toán giảp đáp các câu hỏi:
- Nhóm kiểm toán có xử sự đúng mực với các nhân viên của Công ty khách hàng hay không?
- Các thời hạn (gửi th, làm việc, nộp báo cáo, ) có đúng quy định không?…
- Các tài liệu gửi cho khách hàng có đầy đủ hay không?…
Qua việc làm này sẽ giúp Công ty tìm ra những tồn tại cần khắc phục và đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày càng tốt hơn, từ đó củng cố và nâng cao vị thế của Công ty trên thị trờng kiểm toán.
2.4Trang thiết bị phục vụ công tác kiểm toán
Hoạt động kiểm toán là hoạt động mang tính chuyên nghiệp. Đây là tiêu chí đợc khách hàng đánh giá rất cao. Điều kiện làm việc, trang thiết bị tốt, đầy đủ và hiện đại giúp KTV thực hiện công việc kiểm toán thuận lợi, nhanh chóng và kịp thời góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp của KTV.
Trên đây là các hoạt động kiểm soát bên trong Công ty. Trong công tác KSCL kiểm toán còn có một mảng hết sức quan trọng là công tác KSCL kiểm toán từ bên ngoài tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm toán (ngoại kiểm).
IV. Công tác kiểm soát chất lợng hoạt động kiểm toán từ bên ngoài (Ngoại kiểm) ngoài (Ngoại kiểm)
KSCL từ bên ngoài đối với các Công ty kiểm toán là quá trình KSCL các loại dịch vụ mà Công ty kiểm toán đã cung cấp cho khách hàng, đợc thực hiện bởi các tổ chức, hiệp hội nghề nghiệp hoặc các hội đồng chức năng của Nhà nớc.
Hoạt động KSCL từ bên ngoài vô cùng cần thiết ở tất cả các nớc, đặc biệt là đối với những nớc mà nghề nghiệp kiểm toán đợc tổ chức và quản lý không phải do Nhà nớc. Đối với từng nớc thì việc tổ chức hoạt động này có khác nhau, nhng mục đích đều hớng đến làm tăng độ tin cậy đối với các hoạt động kiểm toán đợc thực hiện bởi các Công ty kiểm toán độc lập. Sự cần thiết của KSCL từ bên ngoài Công ty kiểm toán đợc IFAC khẳng định trong báo cáo về chính sách của hội đồng: “ Điều quan trọng là tất cả các công ty hành nghề kiểm toán và cung cấp dịch vụ kiểm toán cũng nh các dịch vụ có liên quan phải đối mặt với khả năng công việc của họ sẽ bị kiểm tra” (IFAC 1992) .
Quá trình kiểm soát có thể thực hiện theo 2 mô hình:
Kiểm soát chéo: (điển hình ở Mỹ) đây là sự kiểm soát đợc thực hiện bởi
các Công ty kiểm toán này đối với các Công ty kiểm toán khác nhằm xem xét sự tuân thủ của các công ty đợc kiểm soát đối với hệ thống KSCL của mình.
Việc chỉ định các công ty kiểm soát đợc thực hiện theo 2 cách: Do công ty bị kiểm soát lựa chọn hoặc do sự lựa chọn của các hội đồng chức năng.
Kiểm soát bắt buộc đối với các Công ty kiểm toán (tiêu biểu ở Pháp):
Quá trình kiểm soát nàyđợc thực hiện bởi các tổ chức, hiệp hội ngành nghề hoặc các hội đồng nhà nớc.
1. Tiêu chuẩn và nguyên tắc KSCL kiểm toán
KSCL đối với từng hoạt động và từng quốc gia có sự khác nhau nhng theo nguyên tắc kiểm toán quốc tế thứ 7 của IFAC và chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 220 thì KSCL hoạt động kiểm toán phải dựa trên các tiêu chuẩn:
- Yêu cầu về mặt chuyên môn: Các nhân viên đợc giao nhiệm vụ phải đợc
đào tạo ở một trình độ tơng xứng, có khả năng đáp ứng đợc nhiệm vụ đã giao.
- Tôn trọng các nguyên tắc nghề nghiệp: Nhân viên công ty kiểm toán phải
luôn đảm bảo sự tôn trọng các nguyên tắc chính trực, khách quan, độc lập và giữ bí mật nh đã qui định trong nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của IFAC.
- Giao việc: Công việc kiểm toán chỉ đợc phân công cho những ngời có đủ năng lực chuyên môn, thành thạo công việc đợc giao, đảm bảo phù hợp giữa ngời và việc.
- Chỉ đạo hớng dẫn và giám sát: Công việc kiểm toán cần có sự hớng dẫn
chu đáo, chỉ đạo và giám sát chặt chẽ ở mọi cấp độ để đảm bảo đợc chất lợng công việc đang tiến hành.
- Tuyển dụng, đào tạo, bồi dỡng nhân viên: Công ty kiểm toán phải đảm
bảo rằng các nhân viên của họ luôn đợc tuyển dụng 1 cách chặt chẽ có chọn lọc. Đồng thời phải đợc đào tạo và bồi dỡng thờng xuyên để đáp ứng đợc yêu cầu trong giai đoạn mới.
- Đề bạt: Công ty kiểm toán phải đảm bảo rằng các cá nhân đợc đề bạt phải
theo yêu cầu khách quan và có đủ năng lực, phẩm chất để hoàn thành tốt nhiệm vụ mới.
- Kế hoạch hoá công việc: Công ty kiểm toán phải đảm bảo mọi công việc
trong Công ty đều phải đợc kế hoạch hoá chặt chẽ về mọi mặt.
- Tài liệu hoá công việc: Công ty kiểm toán phải đảm bảo mọi công việc
phải đợc tài liệu hoá để thuận tiện khi làm việc, kiểm soát, giám sát, tổng hợp ..…
- Chấp nhận và duy trì khách hàng: Công ty kiểm toán phải đánh giá
khách hàng trong tơng lai, đặc biệt là những khách hàng trớc khi chấp nhận kiểm toán cũng nh rà soát lại mối quan hệ với khách hàng hiên tại nhằm ngăn chặn những hiện tợng tiêu cực, thông đồng.
- Kiểm soát: Công ty kiểm toán phải đảm bảo luôn tự kiểm soát, đánh giá
tính đầy đủ, tính hiệu lực của các qui chế và thủ tục KSCL của mình.
Khi tổ chức KSCL hoạt động kiểm toán độc lập cần quán triệt và tuân thủ theo các nguyên tắc: đồng nghiệp, phù hợp, điều hoà, bí mật, độc lập, chính trực, khách quan, năng lực, thận trọng trong nghề nghiệp.
2. Nội dung kiểm soát chất lợng kiểm toán.
Trên cơ sở các tiêu chuẩn và nguyên tắc đó, trong thực tế khi tiến hành kiểm soát hoạt động KSCL kiểm toán tại các Công ty kiểm toán, các kiểm tra viên th- ờng xây dựng những câu hỏi nhằm vào các vấn đề lớn: Thông tin chung về công
ty, tổ chức của công ty, nhân lực, đào tạo, khách hàng và các chơng trình cụ thể, các phơng pháp làm việc.
Nội dung của một cuộc KSCL bao gồm:
- Kiểm tra cơ cấu: gồm việc xem xét tổ chức của Công ty hoặc chi nhánh để
đánh giá khả năng đảm bảo các chơng trình và dịch vụ theo đúng các Chuẩn mực và quy tắc nghề nghiệp, đồng thời rút ra điểm mạnh, điểm yếu trong các phơng pháp và quy trình của Công ty.
- Kiểm tra kỹ thuật: là việc xem xét 1 số hồ sơ kiểm toán cho phép đánh giá
chất lợng các phơng pháp, thủ tục và quy trình mà Công ty áp dụng một cách hiệu quả.
3. Quy trình và phơng pháp kiểm soát chất lợng kiểm toánQuy trình một cuộc KSCL hoạt động kiểm toán bao gồm ba giai đoạn: giai Quy trình một cuộc KSCL hoạt động kiểm toán bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị kiểm soát, giai đoạn thực hiện kiểm soát và giai đoạn theo dõi kiểm soát.
- Giai đoạn chuẩn bị kiểm soát: bao gồm nhiều bớc nhỏ khác nhau nhằm
chuẩn bị các tài liệu và điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm soát. Các kiểm soát viên sẽ tiến hành chuẩn bị “Danh mục câu hỏi” để thu thập thông tin về các văn phòng bị kiểm soát.
- Giai đoạn thực hiện kiểm soát: chia thành hai bớc nhỏ liên tiếp là: kiểm
tra cơ cấu và kiểm tra kỹ thuậ. Sau khi kết thúc 2 bớc nhỏ này phải lập báo cáo cuối cùng.
- Giai đoạn theo dõi kiểm soát: gồm toàn bộ các quy định mà các tổ chức
nghề nghiệp phải tuân thủ sau khi có kết luận của cuộc KSCL.
Phơng pháp mà kiểm soát viên thờng dùng để thu thập những bằng chứng trong cuộc KSCL bao gồm: kỹ thuật điều tra; kiểm soát tài liệu bao gồm: kiểm soát tài liệu nội bộ, kiểm soát hồ sơ khách hàng, kiểm soát các tài liệu khác; phỏng vấn; quan sát cơ sở vật chất, thăm các phòng, nơi để hồ sơ…
Tuỳ vào nội dung, mục đích và giai đoạn kiểm toán khác nhau mà các kĩ thuật trên đợc lựa chọn và sử dụng phù hợp sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
4. Tổ chức KSCL Kiểm toán độc lập ở các n ớc trên thế giới
KSCL hoạt động kiểm toán độc lập từ bên ngoài tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm toán ở Việt Nam cha có một cơ chế hoàn chỉnh. Hàng năm, Bộ tài chính (Vụ chế độ kế toán) thông báo cho các Công ty kiểm toán và tổ chức các đoàn xuống Công ty này để ở mức độ sơ bộ.
Trong khi đó trên thế giới hoạt động này đã rất phổ biến và có tính chuyên nghiệp cao. Tổ chức KSCL kiểm tra độc lập từ bên ngoài ở các nớc có thể khái quát nh sau:
4.1Lựa chọn các tổ chức để kiểm tra
Việc KSCL kiểm tra độc lập đợc phối hợp cả Hội đồng cấp cao (Trung ơng) và Hội đồng địa phơng. Cuộc kiểm tra đợc tiến hành vào 1 thời gian nhất định (th- ờng là vào giữa năm) và đợc hoạch định chơng trình kiểm tra, trong đó xác định rõ: - Số lợng công ty phải kiểm tra.
- Số giờ dự kiến cho kiểm tra.
- Số lợng kiểm tra viên phải kiểm tra.
Chơng trình kiểm tra chất lợng có tính đến các Công ty tự nguyện xin kiểm tra và các Công ty này phải nộp đơn lên Hội đồng cấp cao hoặc Hội đồng địa ph- ơng trớc khi các Hội đồng này lập chơng trình kiểm tra.
Tất cả các kiểm tra viên của Hiệp hội nghề nghiệp đều có thể tham gia kiểm tra chất lợng nhng để chủ động, các kiểm tra viên thờng đợc rút thăm từ danh sách các kiểm tra viên của các Hội đồng có trách nhiệm.
4.2Chủ thể kiểm tra chất lợng (Kiểm tra viên)
Kiểm tra viên là những ngời thực hiện quá trình kiểm tra chất lợng đối với Công ty kiểm toán có thể là các chuyên gia lành nghề, những ngời làm việc cho