II. Tình hình thực tế hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong
3.Hạch toán kết quả kinh doanh:
Căn cứ để hạch toán kết quả kinh doanh của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ là báo cáo bán hàng đại lý xi măng các sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 641, 642.
Kết quả kinh doanh đợc hạch toán cuối kỳ và đợc xác định theo công thức sau:
Cuối kỳ kế toán tiến hành các bút toán kết chuyển sau: BT1: Kết chuyển doanh thu thuần hàng hoá
Nợ TK 511 (CT5111) : Doanh thu thuần Có TK 911
BT2: Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ Nợ TK 911
Có TK 641
BT3: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911
Có TK 642
+ Nếu kết quả kinh doanh (+ ) kế toán ghi: Nợ TK 911 Số lãi
Có TK 421 (4212)
+ Nếu kết quả kinh doanh (- ) kế toán ghi: Nợ TK 421 (4212)
Có TK 911 Số lỗ
Số lãi của hàng bán kinh doanh trong kỳ đợc phản ánh trên sổ của TK 421 và TK 911.
Trên sổ Cái TK 911 còn phản ánh số lãi, số lỗ của hoạt động tài chính (Thu từ lãi tiền gửi ngân hàng) và hoạt động khác (thu bán tài sản cố định, thu khác ) D… ới đây là mẫu sổ Cái TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh của Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng
Kết quả kinh doanh = Doanh thu thuần - Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp
Phần III:
phơng hớng hoàn thiện công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lợng hàng hoá kinh
doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng.
I- Những nguyên tắc chủ yếu nhằm hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ.
- Hoàn thiện kế toán chi phí, phải đảm bảo thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất với nhau về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và các sổ sách báo cáo kế toán.
- Đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh đặc thù của ngành và từng doanh nghiệp cụ thể. Khi tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào các chế độ, thể lệ về quản lý hành chính và công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải chú ý đến các vấn đề trang thiết bị, phơng tiện tính toán hiện đại.
- Tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế ở Việt Nam nói chung và ngành thơng mại nói riêng.
- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và có hiệu quả trong mọi hoạt động kinh tế của Công ty nhằm phục vụ kịp thời cho công việc chỉ đạo quá trình kinh doanh cuả Công ty.
II- Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả ở Công ty Vật t Kỹ thuật xi măng.
1. Các biện pháp từ phía Tổng Công ty:
Từ cuối năm 1997 đến quý I/1998, nhu cầu về xi măng trên thị trờng đã chững lại. Nguyên nhân là do tốc độ xây dựng giảm, đặc biệt là xây dựng ở các công trình lớn. Ngoài ra trên thị trờng lại xuất hiện thêm một số chủng loại xi măng mới nh xi măng Chingphong, xi măng Trung Quốc với số lợng lớn. Do đó
nên thị trờng miền Bắc nói chung và Hà nội nói riêng cung về xi măng đã lớn hơn cầu. Dự báo trong thời gian tới cầu về xi măng tại thị trờng miền Bắc vẫn tăng với tốc độ chậm. Điều này có nghĩa là khó có khả năng xảy ra cơn sốt xi măng đột biến nh năm 1995.
Hiện tại dự trữ xi măng tại các kho của Công ty đang ở mức cao (khoảng 35000 tấn). Điều này đang gây khó khăn cho Công ty vì chi phí để bảo quản, dự trữ tơng đối lớn mà lại không cần thiết. Vì vậy đề nghị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam xem xét và quy định lại mức dự trữ xi măng ở Hà Nội ở mức 20.000 tấn để phù hợp với tình hình thực tế và tiết kiệm chi phí trong lu thông.
Mức dự trữ hợp lý đợc Công ty xây dựng theo công thức sau: Dtc = Kkh * Tdt
Trong đó: Dtc: Mức dự trữ tiêu chuẩn.
Kkh: Khối lợng hàng tiêu thụ theo kế hoạch trong một đơn vị thời gian Tdt: Thời gian dự trữ hàng hoá dự tính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc tính đợc mức dự trữ tối u sẽ góp phần giảm chi phí kinh doanh của Công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh, cụ thể là làm giảm chi phí bảo quản, thuê kho cũng nh hao hụt trong bảo quản, dự trữ. Tuy nhiên Công ty phải thờng xuyên theo dõi tình hình diễn biến trên thị trờng, để có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời tránh bị động.
2. Các biện pháp hoàn thiện từ phía Công ty:
Theo ý kíen tôi, công tác hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cần đổi mới hoàn thiện một số nội dung sau:
2.1. Phạm vi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
+ Hiện nay chi phí phát sinh cho việc bốc xếp dỡ hàng tại các ga, cảng hay ở các cửa hàng, kho của công ty đợc hạch toán vào tài khoản 6416 “Chi phí bốc xếp”. Công ty không có đội ngũ công nhân thực hiện công việc bốc xếp, dỡ hàng nên việc này đều phải thuê ngoài làm. Khoản chi phí này hạch toán vào TK 6416 là không đúng với chế độ vì mọi khoản chi phí thuê ngoài đều phải hạch toán vào TK 6417. Do vậy mọi khoản chi phí về bốc xếp hàng hoá Công ty nên hạch toán voà TK 6417 “Chi phí thuê ngoài”.
+ Ngoài ra để phù hợp với chế độ theo tôi Công ty nên hạch toán chi phí vận chuyển hàng hoá vào các tài khoản chi phí bán hàng liên quan chứ không nên hạch toán vào TK 6415. Nếu là thuê ngoài vận tải thì chi phí phát sinh sẽ hạch toán vào TK 6417, còn nếu Công ty tự vận chuyển thì chi phí phát sinh sẽ hạch toán vào các TK 6411, 6412, 6418. …
+ Trong thời gian tới Công ty có kế hoạch mở rộng kinh doanh mặt hàng xi măng Chin-Fon theo phơng thức mua vào sau đó bán ra theo giá thị trờng. Do vậy theo tôi, Công ty nên mở thêm một số tài khoản sau để thuận tiện cho việc ghi chép một cách rõ ràng.
TK 156 “Tài khoản hàng hoá”với 2 tiểu khoản sau: TK1561 “Giá mua hàng”
TK 1562 “Chi phí mua hàng”.
Nội dung tài khoản 1562 chỉ dùng để phản ánh trị giá loại xi măng Chin- Fong mà Công ty tiến hành kinh doanh.
Việc hạch toán đối với hàng mua đợc tiến hành nh sau: Nợ TK 156 (1561) : Trị giá hàng mua.
Nợ TK 156 (1562) : Chi phí liên quan đến việc mua hàng. Có TK liên quan: 331, 111, 112 …
Khi xuất hàng bán, kế toán ghi: BT1: Nợ TK liên quan: 111, 112, 131.
Có TK 511 (5111)
BT2: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán.
Có TK 156 (1561) : Trị giá hàng mua.
Có TK 156 (1562) : Phí thu mua phân bổ cho hàng bán.
2.2. Hoàn thiện kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty Kỹ thuật Vật t Xi măng:
Trong quá trình kinh doanh của Công ty, ngoài những khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng ngày đợc hạch toán trực tiếp vào tài khoản cấp 1 và cấp 2 của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp các chi phí khác cũng liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến quá trình
kinh doanh của Công ty. Vì vậy để theo dõi đúng những khoản chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty, kế toán đã mở chi tiết theo đối tợng thực hiện chi phí. Tuy nhiên, để hạch toán các khoản chi phí này rõ ràng, cụ thể hơn cần phải chi tiết theo từng mặt hàng kinh doanh để làm cơ sở tính toán chi phí bán hàng cho từng loại hàng khác nhau. Từ đó xác định đợc kết quả cụ thể đối với việc kinh doanh từng loại mặt hàng, xác định đợc biện pháp hạ thấp chi phí, đề ra phơng hớng kinh doanh tốt hơn đối với từng mặt hàng kinh doanh.
Mạng lới thơng nghiệp của Công ty rộng khắp Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc nhng từng địa hình điểm kinh doanh chỉ có từ 1 đến 2 loại xi măng. Do vậy kế toán cũng nên chi tiết theo địa điểm bán hàng. Việc hạch toán chi tiết này là cần thiết vì nó tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng phát sinh theo địa điểm kinh doanh nh các chi phí về vận chuyển, chi phí về khấu hao tài sản cố định. Có nh vậy kế toán mới quản lý đợc tình hình chi phí bán hàng xác định đợc kết quả kinh doanh cuối cùng của từng địa điểm từ đó có cơ sở đề ra kế hoạch phát triển kinh doanh tốt hơn.
Đối với một số yếu tố chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần phải đợc hạch toán chi tiết theo địa điểm kinh doanh nh các chi phí về khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân viên, chi phí hành chính.
Nh vậy để quản lý chặt chẽ hơn tình hình sử dụng chi phí, trên cơ sở đó tìm ra những khoản chi tiêu không đúng, không hợp lý để xây dựng đợc kế hoạch chi phí và có biện pháp hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở mức độ có thể đối với từng mặt hàng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh, cần đợc mở chi tiết về chi phí.
Theo đó, các tài khoản liên quan cũng cần đợc hạch toán chi tiết chẳng hạn đối với TK 911, 511 phải đ… ợc mở chi tiết theo từng mặt hàng kinh doanh, theo địa điểm kinh doanh.
Đối với công tác kế toán sử dụng máy tính thì việc hạch toán chi tiết theo từng loại hàng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh là cần thiết và không phức tạp vì chúng đã đợc mã hoá trên máy vi tính. Các địa điểm kinh doanh của Công ty chỉ thực hiện bán một đến 3 loại hàng xi măng nên chi tiết theo địa điểm kinh
doanh là điều kiện có thể, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của từng địa điểm đối với từng mặt hàng đó chính là cơ sở cho việc quản lý chi phí một cách sát thực.
III- Một số biện pháp hạ thấp chi phí và tăng doanh thu:
Trong điều kiện cơ chế thị trờng, chi phí có xu hớng tăng. Nhận thức rõ điều này có tác dụng quan trọng trong quản lý chi phí tạo điều kiện cho doanh nghiệp phấn đấu hạ thấp chi phí đến mức thấp nhất nâng cao hiệu quả kinh doanh. Do hoạt động chính của Công ty là làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng vì thế cũng có nhiều biện pháp hạ thấp chi phí lu thông. Theo tôi những biện pháp có thể áp dụng đợc ở Công ty là:
Thứ nhất: Mở rộng lu chuyển hàng hoá phát triển mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lợng hàng hoá; cải tiến phơng thức bán hàng tối u hoá quá trình dự trữ và lu thông để tránh ứ đọng hàng hoá.
Thứ hai: Cải tiến công tác vận chuyển hàng hoá để giảm bớt chi phí. Muốn vậy Công ty phải nghiên cứu sử dụng phơng tiện hợp lý. Ngoài ra phải xây dựng chế độ trách nhiệm rõ ràng trong quá trình vận chuyển. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ ba: Sử dụng hợp lý và tiết kiệm các chi phí gián tiếp. Muốn làm vậy Công ty phải xây dựng mức chi phí hợp lý và khoa học trên cơ sở từng loại hàng kinh doanh, giảm tối đa các lao động gián tiếp không cần thiết bằng cách chuyển sang lao động trực tiếp.
Thứ t: Tổ chức khoa học và hợp lý kế toán chi phí trên cơ sở thực hiện quyền tự chủ về tài chính qua đó chủ động mở rộng kinh doanh theo hớng tích cực, chủ động khai thác nguồn hàng, liên doanh liên kết vào một số hoạt động khác trên cơ sở đảm bảo lợi ích của Nhà nớc, của doanh nghiệp.
Thứ năm: Triển khai đầy đủ các trung tâm tiêu thụ xi măng trên đều khắp các địa bàn quận nội thành, ngoại thành Hà Nội.
Thứ sáu: Phát triển vững chắc các cửa hàng xi măng để đảm bảo hệ thống cửa hàng đợc duy trì với số lợng phù hợp và có chất lợng.
Thứ bảy: Tăng cờng đẩy mạnh hơn nữa công tác tiếp thị nhằm phát hiện nhu cầu của khách hàng để tăng sản lợng tiêu thụ.
Thứ tám: Tổ chức các hoạt động kinh doanh dịch vụ nhằm khai thác hết số lao động.
Thứ chín: Xây dựng phơng án thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong sản xuất kinh doanh để giảm chi phí có thể đợc.
Thứ mời: Hiện nay cung và cầu xi măng ở miền Bắc và Hà Nội nói riêng, cung đã lớn hơn cầu. Do đó đề nghị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam xem xét quy định lại mức dự trữ xi măng để phù hợp với tình hình thực tế và tiết kiệm chi phí trong lu thông.
IV- Một số ý kiến về những quy định kế toán chi phí, doanh thu và kết quả trong chế độ kế toán mới:
Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vị trí tích cực trong việc quản lý và điều hành, kiểm soát các hoạt động kinh tế. Những năm qua cùng với sự đổi mới toàn diện các cơ chế quản lý, hệ thống kế toán đã có những đổi mới tiến bộ góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế. Hệ thống kế toán này thích ứng và phù hợp với các đặc điểm và yêu cầu về trình độ quản lý kinh tế tài chính ở nớc ta hiện nay và những năm tới.
Trong phạm vi đề tài này tôi chỉ xin đóng góp một số ý kiến nhỏ bé của mình về những quy định kế toán mới nhằm ngày càng hoàn thiện và đa nó thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cao.
Việc hạch toán chi phí thu mua hàng hoá vào giá vốn bán hàng có u điểm là giúp các Công ty phản ánh chính xác trị giá vốn hàng bán ra. Đồng thời đề ra các biện pháp thiết thực để giảm chi phí thu mua, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên việc hạch toán TK 632 “Giá vốn hàng bán” còn nhiều điểm theo tôi cha chính xác và hợp lý.
Thứ nhất: TK 632 “Giá vốn hàng bán” nên sửa là giá vốn hàng xuất bán và nội dung tài khoản này phản ánh giá trị vốn hàng bán tại thời điểm xuất kho hoặc hàng mua bán thẳng cha phải là trị giá hàng bán ra.
Thứ hai: Trong hớng dẫn kế toán có nêu 2 phơng pháp kê thai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ. Hai phơng pháp này dẫn đến việc sử dụng tài khoản kế toán khác nhau và trình tự ghi chép khác nhau là cha họp lý. Trong thực tế các doanh nghiệp mặc dù vẫn ghi chép kế toán hàng tồn kho theo từng mặt hàng nhng vẫn tính trị giá vốn hàng xuất kho định kỳ vào cuối tháng để giảm bớt khối lợng công việc ghi sổ kế toán. Rõ ràng áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc kiểm kê định kỳ trong việc tính trị giá vốn hàng xuất kho không ảnh hởng đến việc sử dụng các tài khoản kế toán.
Trong chế độ quy định chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại phản ánh vào TK 142 (1422) nhng hớng dẫn ghi sổ cha hợp lý. Cuối tháng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại phản ánh vào TK 142 (1422) sang đầu tháng ghi lại TK 641, 642 chứ không nên chuyển TK 911.
Về kế toán của khoản “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” đã có thông t số 64 ngày 15.09.1997- Bộ tài chính sửa đổi cách thức hoàn nhập toàn bộ số dự