2.1.1. Quá trình phát triển của doanh nghiệp
Công ty Cổ phần đầu t Xd Nam Hải đợc thành lập từ tháng 4 năm 1999 đến nay tuy không có nhiều năm kinh nghiệm nh các công ty cùng ngành khác nhng công ty cũng đã nhanh chóng áp dụng đờng lối của Đảng và học hỏi đổi mới t duy, học tập kinh nghiệm các công ty đi trớc để vợt qua mọi khó khăn thử thách để vơn lên trong cơ chế thị trờng, tạo sức mạnh về thế và lực đợc nhiều ngời biết đến.
Sau 7 năm hoạt động trong cơ chế thị trờng, với mô hình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty liên tục phát triển với những ngành nghề đa dạng. Hơn nữa công ty còn có đội ngũ kỹ s, các bộ kỹ thuật dày dạn kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề đợc trang bị máy móc, thiết bị thi công hiện đại, không ngừng đổi mới quy mô sản xuất mở rộng đã hoàn thành nhiều dự án, công trình đạt chất lợng cao, góp phần làm tăng doanh thu, tằng tiền vốn giúp cho đời sống cán bộ, công nhân viên đợc ổn định và ngày càng cải thiện hơn.
- Do có chủ trơng, đờng lối và phơng hớng đúng đắn đồng thời biết vận dụng những chế độ cơ chế chính sách của Nhà nớc cùng với sự quản lý có hiệu quả cảu doanh nghiệp nên hiệu quả kinh tế của công ty đã đạt đợc trong thời gian qua là khá tốt.
Sự phát triển của công ty đợc thể hiện qua các số liệu trong 3 năm tài chính vừa qua:
STT Tài sản Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
1 Tổng số tài sản 13.396.134.000 12.735.758.000 16.310.341.000 2 Số tài sản hiện hành 13.170.197.000 12.735.758.000 16.310.341.000 3 Các khoản nợ 12.170.197.000 11.712.000.000 15.232.547 4 Các khoản nợ hiện hành 1.090.000.000 1.391.000.000 1.565.000.000 5 Doanh thu thuần 16.635.927.000 18.790.285.000 21.156.501.000
6 LN 414.456.000 517.894.000 541.590.000
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm lao động sản xuất kinh doanh của công ty. công ty.
- Công ty Cổ phần ĐTXD Nam Hải có chức năng sản xuất vật liệu xây dựng, xây dựng giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện
- Nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng các công trình đờng bộ, xây dựng các loại cầu có quy mô vừa và nhỏ, xây dựng các công trình điện dân dụng, và một số hạng mục khác.
- Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng đơn vị giao cho từng đội trực tiếp tổ chức thi công đơn vị chịu trách nhiệm về chất lợng và tiến độ của công trình với chủ đầu t. Đây là hình thức chìa khoá trao tay nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với cán bộ công nhân viên của đơn vị.
- Hiện nay công ty chủ yếu là sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng các hạng mục công trình, khi có hợp đồng đơn vị giao cho từng đội sản xuất và thi công khoán gọn công trình.
- Để tăng hiệu suất lao động, tăng thu nhập cũng nh tạo việc làm cho công nhân đơn vị đã vận dụng những máy móc hiện có để sản xuất ra những sản phẩm mới.
2.1.3.1. Công tác tổ chức bộ máy quản lý và tính chất sản xuất
Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty gồm các phân xởng sản xuất, các phòng ban chịu sự quản lý của ban giám đốc. Ban Giám đốc chịu trách nhiệm chung về mọi mặt sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên công ty.
Dới đây là sơ đồ quản lý công ty Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
Đại hội đồng cổ đông : là cơ quan có thẩm quyền quyết đinh cao nhất của công ty của tất cả các cổ đông .Cổ đông có thể trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý của công ty .Hội đồng quản trị có 2 loại quyền chính là quyền kiến nghị và quyền quyết định
Ban kiểm soát : ban này là một thành phần của cơ cấu quản lý công ty , gồm 15 ngời.Ban kiểm soát có 3 thành viên do đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm , trong đó có 1 trởng ban mà ngời này là 1 cổ đông. Trong ban có 2 thành viên chuyên môn về kế toán .Tất cả những ngời này có quyền yêu cầu công ty cung cấp các thông tin vê kinh doanh của công ty
Giám đốc công ty là ngời chịu trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty . Do hội đồng quản trị bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trớc hội đồng này, Giám đốc là ngời đại diện pháp luật của công ty.
Đại Hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản
trị
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế
toán - tài vụ Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng khảo sát
Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Đội thi công số 3 Giám đốc
- Phòng Tổ chức hành chính: Tuyển chọn, ký kết hợp đồng lao động đảm bảo thực hiện tốt các chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động đồng thời quản lý lu trữ văn th, công văn, thiết bị về bảo vệ.
- Phòng kế toán - tài vụ: Theo dõi toàn bộ vốn, tài sản lu động tài chính của công ty. Phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, phát triển và đánh giá các hoạt động kinh doanh để cung cấp thông tin hữu ích giúp Giám đốc ra quyết định chỉ đạo sản xuất.
- Phòng KH - KT: Có nhiệm vụ xây dựng các mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật sản xuất thi công giảm quỹ thời gian tăng hiệu suất và hiệu quả chất lợng công việc, tham gia đấu thầu các công trình.
- Phòng Khảo sát: Kiểm tra các lao động sản xuất kinh doanh, việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nớc, của công ty.
- Bộ phận sản xuất chia thành nhiều đội: đội trởng là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc về lao động của các đơn vị mình, giúp cho đội trởng là cán bộ kỹ thuật, kế toán và một số nhân viên kế hoạch khác.
2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán.
- Hiện nay tổ chức bộ máy kế toán của công ty thực theo mô hình
+ Kế toán trởng của công ty trực tiếp tổ chức kinh tế của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty và cấp trên về toàn bộ công tác TC - KT của công ty. Đồng thời phụ trách thực hiện kế toán về tài sản cố định và nguyên vật liệu.
+ BP KTTC: Thực hiện ghi chép chính xác, kịp thời số liệu và tình hình sử dụng tiền mặt, TGMP trên số sách kế toán phải phù hợp
+ BP về Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng đợc phân công cho các kế toán viên chịu trách nhiệm tính lơng trả cho công nhân viên, vào bảng thanh toán lơng, sau đó đợc trả cho chi phí TM thực hiện phần việc còn lại của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng trên sổ sách kế toán
+ BP kế toán thành phẩm: Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả lao động, phản ánh kịp thời tình hình hiện có và sự biến động ( nhập,xuất) của từng loại thành phẩm trên các chứng từ sổ sách cho phù hợp, từ đó xác định kinh doanh từng tháng.
+ Kế toán tổng hợp: Theo dõi chung tình hình kế toán ở các bộ phận nh tài vụ và các khoản trích theo tiền lơng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành từng cửa hàng trên các chứng từ sổ kế toán từ đó lập bảng số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tiền lơng.
Kế toán trưởng
BP quỹ KTTH KTDT KTT.toán KTXD
+ Báo cáo quỹ tiền mặt có nhiệm vụ chi trả các khoản tiền lơng, bảo hiểm xã hội, Y tế... khi có chứng từ đúng quy định.
- Đối với hình thức sổ kế toán của công ty áp dụng hình thức "chứng từ ghi sổ". Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lấy số liệu trực tiếp ghi vào các số: sổ quỹ, bảng tổng hợp chứng từ gốc, số thẻ kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ đợc ghi hàng ngang ghi tên số liệu các chứng từ gốc bảng tổng hợp các chứng từ vào sổ cái TK 334, TK338.
Cuối tháng khoá sổ và ghi vào bảng cân đối phát sinh, từ bảng cân đối phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết vào báo cáo tài chính.
Dới đây là sơ đồ hình thức kế toán chứng từ gốc ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ ghi ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối
Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
+ Với đặc điểm sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng do đó công tác kế toán phải có đặc điểm phù hợp có nghiệp vụ phát sinh hàng ngày đợc kiểm tra phản ánh chính xác kịp thời vào sổ sách có liên quan.
+ ở công ty áp dụng hình thức kiểm toán là chúng từ ghi số thích hợp với điều kiện kinh tế của công ty,tuy nhiên việc hạn chế là việc ghi chép còn trùng lặp.Việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán là cần thiết hỗ trợ cho công tác kế toán nhằm tính lơng và các khoản tính theo lơng để tiết kiệm thời gian và số lợng lao động
2.2 Thực tế công tác tổ chức lao động và kế toán tiền lơng cùng các khoản trích theo tiền lơng cùng các khoản trích theo tiền lơng
2.2.1 Công tác tổ chức quản lý lao động ở công ty
Hoạt động sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn dặt hàng và khoán sản phẩm,do đó số lợng lao động trong công ty đồi hỏi không nhiều lắm.Lao động trực tiếp chiếm phần lớn và tập trung chủ yếu ở bộ phận trực tiếp sản xuất chiếm 80% tổng số lao động năm 2004,lao động gián tiếp 2%
Bảng 1: Số liệu lao động và phân công lao động của công ty năm 2004
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 So sánh
Tổng số lao động Số ngời ở phòng ban Lao động trực tiếp Công nhân
Công nhân quản lý phân xởng Trình độ đại học Trình độ cao đẳng Trình độ trung cấp Công nhân 606 42 500 64 11 7 19 569 600 40 500 60 20 6 11 563 99% 95,24% 94,29% 93,75 181,82% 85,71% 57,89 98,95% Qua bảng chỉ tiêu trên ta thấy tổng số lao động trong công ty 2 năm qua nhìn chung ít biến động,trình độ lao động của công ty ngày càng cao,số lao động có trình độ đại học tuy còn ít nhng năm 2005 đã cao hơn năm 2004,số lao
động có trình độ cao đẳng và trung cấp giảm đI so với năm 2004.Điều đó chứng tỏ ràng mỗi ngời lao động có ý thức tụ nâng cao trình độ của mình.Trong tổng số công nhân viên thì số nữ chiếm 20% và số nam là 80%
2.2.2 Nội dung quỹ tiền lơng và thực tế quản lý tiền lơng của doanh nghiệp
Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp gồm toàn bộ số tiền lơng của công nhân viên toàn xí nghiệp,nó bao gồm tiền lơng thời gian nghỉ phép,lễ tết,lơng làm thêm giờ.
Quản lý quỹ tiền lơng: đảm bảo công tác quản lý quỹ tiền lơng của đơn vị là 1 kế toán viên của1 phòng kế toán doanh nghiệp,có nhiệm vụ kiểm tra tổng hợp các bảng chấm công,bảng tính tiền lơng của các đơn vị trực thuộc xí nghiệp chuyển lên,sau đó tổng hợp,ký nhận và viết phiếu chi để thanh toán lơng cho các bộ phận
2.2.3 Hình thức tính lơng áp dụng tại doanh nghiệp
Hạch toán lao động
Số lao động của công ty do phòng tổ chức lao động quản lý dựa trên số l- ợng hiện có của công ty.Sổ sách chứng từ về số lợng lao động lập cho tong tổ,phong ban và cho toàn công ty để nắm vững tình hình tăng giảm số lao động,phòng tổ chức lập các sổ sách theo dõi việc chuyển đI và chuyển đến để báo cáo số liệu 1 cách chính xác.Phòng tổ chức chịu trách nhiệm hạch toán lao động trên 3 chỉ tiêu:hạch toán về số lợng lao động,về thời gian lao động,kết quả lao động
-Hạch toán về số lợng lao động là kiểm tra về mặt số lợng của từng loại lao động theo nghề nghiệp,công việc đảm nhận,trinh độ lao động,cấp bậc kỹ thuật,trình độ quản lý…
-Hạch toán về thời gian lao động các tổ nhóm sản xuất,phòng ban..Sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian lao động thực tế của mỗi công nhân viên (mẫu bảng 01),phòng tổ chức lao động sẽ cử nhân viên của phòng đI kiểm tra.giám sát tình hình lao động,thời gian lao động từng tổ,đội…Cuối tháng bảng chấm công sẽ đợc gửi về phòng tổ chức để kiểm tra,đối chiếu sau đó sẽ đợc gửi
xuống phòng kế toán.Sau đó thực hiện tính lơng phải trả cho công nhân viên theo thời gian.Bảng chấm công của công ty đợc thực hiện theo mẫu quy định
-Hạch toán về kết quả lao động và việc theo dõi kết quả lao động của công nhân viên biểu hiện bằng số lợng lao động,sản phẩm đã hoàn thành đảm bảo đủ tiêu chuẩn chất lợng kỹ thuật từng tổ,nhóm lao động.Quá trinh hạch toán lao động đợc tính nh sau:
Sau khi sản phẩm đạt tiêu chuẩn,chất lợng quy định,các tổ trởng báo cáo lên quản đốc,quản đốc báo cáo lên phòng KH,phòng KH xuống xác nhận và tiến hành phiếu xác nhận sản phẩm lt(mẫu 06),phiếu cũng đợc gửi xuống phòng tổ chức kế toán làm căn cứ viết phiếu nhập kho,đồng thời làm căn cứ tính tiền l- ơng sản phẩm cho công nhân hởng theo sản phẩm.
Ví sụ: T1/2004 tổ 1,thuộc phòng 1 đã hòan thành khối lợng +Phiếu xác nhân sản phẩm
+Đơn vị:tổ 1
+Phiếu nhập kho số 6/12
STT Tên sản phẩm Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 ống bêtông đúc sẵn đờng kính 100cm ống bêtông đúc sẵn đờng kính 200cm Tấm đan đúc sẵn 20 ống 30 ống 25 cái 1.200.000 1.480.000 1.000.000 24.000.000 42.000.000 25.000.000
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời lập
Qua bảng trên ta thấy rằng khi sử dụng bảng này phải phản ánh chính xác đầy đủ số lợng sản phẩm và khối lợng công việc hoàn thành của từng đội,từng tổ,căn cứ vào đó để tính trả lơng cho ngời lao động.Ngoài ra bảng này còn dùng để kiểm tra đối chiếu giữa các phòng ban liên quan giúp ngời làm công tác theo dõi đợc thuận lợi.Đồng thời còn có bảng chấm công của tổ chức để theo dõi thời gian làm việc thực tế của từng công nhân.
Đơn vị: công ty Cổ phần ĐTXD Nam Hải Bảng chấm công
Tháng…năm…
Bộ phận mã số:01.LĐTL
STT Họ tên Ngày làm việc Tổng ngày công
1 2 3 …. 31 T.giờ N.giờ
Ngời duyệt Phụ trách bộ phận Ngời chấm công
Lệnh điều động làm thêm giờ
(kèm theo phiếu khoán sản phẩm)
Ngày..tháng…năm…
Điều động lao động:
Phiếu giao khoán(khoán sản phẩm,công việc…)
Tên TL,số AF,CV GK Giờ mắc khoán
Tên file hồ sơ Số lao động Cộng
Điều động sản xuất Giám đốc trung tâm
(ký,họ tên) (ký,họ tên)
Cuối tháng các tổ sản xuất,các bộ phận trực thuộc tập hợp phiếu báo làm thêm giờ,ghi số công làm thêm vào bảng chấm công và nộp các phiếu này lên phòng kế toán để thực hiện tính lơng.
Tiền thởng của công nhân viên trong trung tâm đợc tính theo từng đợt phát động thi đua.Thành tích thi đua đợc xếp loại A,B,C.Định mức thởng cao nhất la 100.000đ/1ngời.
Theo đó:
Loại A:100% Loại B:85% Loại C:75%
Cuối đợt thi đua các phòng, ban tổ chức sản xuất tự lập danh sách đa cho bộ phận thi đua xét duyệt rồi chuyển lên phòng kế toán, kế toán tiến hành tập hợp và lập bảng thanh toán tiền thởng.
Bảng thanh toán tiền thởng
Ngày..tháng..năm…
STT Họ và tên Xếp loại thi đua Tiền thởng Ký nhận 1
2
Cộng
Cách tính ở bộ phận trực tiếp:
Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của lao phí lao động,số ngày của công nhân viên nhận đợc trong tổng DT để bù đắp hao phí cho lao động,thoả mãn