II. Bộ phận mua hàng ghi:
Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/
2.2.4.4.1 Thủ tục xuất vật liệu:
Để quản lý tốt công tác xuất kho nguyên vật liệu trong điều kiện có nhiều phân xởng sản xuất với yêu cầu về nhiều chủng loại vật liệu, kế toán vật liệu tại nhà máy thiết bị bu điện đã phải tổ chức công tác kế toán vật t hết sức khoa học cũng nh tuân thủ nghiêm túc, đầy đủ những qui định đặt ra.
Những chứng từ qui định khi các bộ phận sử dụng vật liệu có yêu cầu xuất nguyên vật liệu là:
+/ Phiếu xuất kho
+/ Phiếu xuất kho vật t kiêm vân chuyển nội bộ. +/ Phiếu xuất kho theo hạn mức.
+/ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
…
“ Phiếu xuất kho” do các bộ phận xin lĩnh (phân xởng sản xuất, văn phòng, ) hoặc do phòng cung ứng vật t… lập. Thủ kho chỉ đợc phép xuất vật liệu sau khi kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các chữ ký của những thành phần liên quan nh: ngời phụ trách vật t, ngời giao, thủ kho và ngời lập phiếu. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
+/ 1 liên lu lại phòng vật t
+/ 1 liên giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ xuất vật liệu và ghi vào thẻ kho.
+/ 1 liên giao cho kế toán vật t để làm căn cứ ghi sổ kế toán. +/ 1 liên giao cho phân xởng làm chứng từ ban đầu.
Phiếu xuất kho đợc lập cho từng lần xuất theo nhu cầu của từng phân xởng và đợc ghi theo giá hạch toán. Giá hạch toán của nguyên vật liệu tại nhà
máy đợc xây dựng trên cơ sở đánh giá của hội đồng đánh giá tài sản và đ- ợc sử dụng trong thời gian dài. Thông thờng, giá hạch toán chỉ thay đổi trong trờng hợp giá thực tế của vật liệu có sự chênh lệch quá nhiều so với giá hạch toán, khi đó hội đồng đánh giá tài sản sẽ đánh giá lại và xác định giá hạch toán mới cho nguyên vật liệu.
Trên thực tế, công tác xuất kho vật t phục vụ sản xuất đợc quản lý rất chặt chẽ: phòng vật t căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật t cho từng loại sản phẩm, và chỉ khi xét thấy tính đúng đắn, hợp lý mới làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Nhờ đó mà có thể nói, hiện tợng lãng phí, mất mát vật t xuất phát từ khâu quản lý ở nhà máy là không hề có.
Ví dụ: Với định mức vật t cho sản xuất một sản phẩm Tủ TS 150*2 do phòng vật t và bộ phận kỹ thuật của nhà máy lập ra thì khi đó, để thực hiện đ- ợc kế hoạch sản xuất 500 tủ TS*150 trong tháng, bộ phận cung ứng sẽ căn cứ vào định mức tiêu hao trên để viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ đợc lập riêng cho từng nhóm vật liệu (tơng ứng từng kho), hoặc từng loại vật liệu. Về số lợng, phòng vật t sẽ lập phiếu xuất một lần theo định mức hoặc xuất theo nhiều đợt khác nhau. Mỗi một lần xuất sẽ lập một phiếu xuất kho.
Chẳng hạn, trên cơ sở định mức tiêu hao (biểu 10) phòng vật t lập phiếu xuất kho (biểu 11) phục vụ cho kế hoạch sản xuất 500 tủ TS*150 tháng 12, yêu cầu xuất tại kho Kim khí nh sau:
Biểu số 2.10
Nhà máy Thiết bị Bu điện Phòng vật t