II. Bộ phận mua hàng ghi:
01 Nhôm bản kẽm 0.3 l
cho thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết nhập vật liệu, 1 liên giao cho cán bộ thu mua hoặc ngời bán. Ng- ời bán căn cứ vào phiếu nhập kho này và giấy đề nghị chi do phòng vật t lập hoặc hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế và những chứng từ liên quan để…
yêu cầu thủ quỹ thanh toán tiền hàng.
Ví dụ, trong trờng hợp này sau khi vật liệu nhôm bản kẽm 0.3 li đã đợc kiểm nghiệm, phòng vật t lập phiếu nhập kho số 183 nh sau:
Tổng công ty bc-vt việt nam
Nhà máy thiết bị bu điện Phiếu nhập kho Số: 183 Ngày 13 tháng 12 năm 2002
Ngời nhập hàng: Anh Quang Phòng vật t– .
Theo hợp đồng số: 03- 02 ngày 10 tháng 12 năm 2002
Nhà cung ứng: Công ty TNHH An Hải Nhập tại kho: Kim khí
STT Tên hàng, qui cách Đơn vị Số lợng Yêu cầu Thực nhập Giá đơn vị Thành tiền
01 Nhôm bản kẽm 0.3 li li
Kg 130 130 24.000 3.120.000đ
Thuế VAT (5%) 156.000đ
Cộng: 3.276.000đ
Trị giá thành tiền: : Ba triệu hai trăm bảy sáu ngàn đồng.
Phụ trách vật t Ngời giao Thủ kho Ngời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Thủ quỹ căn cứ theo phiếu nhập kho (mặt số lợng, và giá đơn vị) để tính ra tổng số tiền cần thanh toán cho ngời bán (Bao gồm cả các khoản chi
phí khác nh vận chuyển, bốc dỡ, ) và tuỳ theo yêu cầu của ng… ời bán (hoặc đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ sẽ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ tơng ứng ( Trong trờng hợp với phiếu nhập kho 183 thì thủ quỹ thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt – đã thoả thuận trong hóa đơn).
• Tr ờng hợp 2 : Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu do cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho.
Nhà máy thiết bị bu điện không sử dụng các chứng từ nh : “Biên bản kiểm kê vật t” hay “ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ” trong quá trình lập thủ tục nhập lại kho vật liệu, mà chỉ căn cứ vào “ Báo cáo tình hình sử dụng vật t trong kỳ” và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thừa hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho cho những loại vật liệu nhập lại này đợc viết thành 2 liên: 1 liên lu tại phòng vật t, 1 liên giao xuống kho.
• Tr ờng hợp 3 : Thủ tục nhập phế liệu thu hồi.
Nhà máy thiết bị bu điện không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu đợc lấy ra từ các phân xởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua một hình thức kiểm tra cân, đong, đo, đếm nào. Tức là, ở Nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi .
Phần 2 : Kế toán chi tiết nhập vật liệu
• Tại kho: sau khi nhận đợc và kiểm tra tính hợp lệ của phiếu nhập kho do phòng vật t chuyển xuống, thủ kho sẽ tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho đợc lập dới hình thức sổ, lập theo từng kho, trong đó theo dõi từng loại nguyên vật liệu cho cả năm. Mỗi loại nguyên vật liệu dợc ghi vào một tờ thẻ hoặc một số tờ thẻ liên tiếp, cuối mỗi tháng tính ra số vật liệu tồn kho.
Ví dụ: Với phiếu nhập kho số 183, thủ kho sẽ ghi thẻ kho nh sau:
Biểu số 2.7
Đơn vị: Nhà máy thiết bị bu điện Mẫu số: 06 - VT
Tên kho: Kim khí Ban hành theo QĐ số: 1141 - TC/CĐKT
ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính