II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Du lịch và xúc tiến
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, toàn đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn công ty. Còn ở các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (định kỳ ngắn) chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý về hạch toán thống kê, phòng kế toán trung tâm giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán khác nh ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể. Về cơ cấu của bộ máy kế toán của công ty, bao gồm có 5 ngời. Một nhân viên kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán khách sạn, một kế toán về thanh toán, một kế toán về nguyên vật liệu, hàng hoá, công cụ, một nhân viên làm thủ quỹ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Du lịch và xúc tiến thơng mại.
Kế toán khách sạn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các lĩnh vực nh phòng nghỉ, điện thoại, giặt là, massage kế toán phản…
ánh nghi chép doanh thu từ các dịch vụ, các khoản điều chỉnh doanh thu nh hoạt động massage chịu thuế tiêu thụ đặc biệt – một khoản giảm trừ doanh thu, kế toán theo dõi tình hình kinh doanh phòng nghỉ trên cơ sở các bảng thống kê của nhân viên lễ
Kế toán khách sạn Kế toán TSCĐ, vậtliệu Kế toán trưởng
tân về số lợng phòng đang đa vào kinh doanh hay phòng có khách, số lợng phòng vẫn còn trống. Ngoài ra kế toán còn theo dõi tình hình kinh doanh hàng hoá là các đồ lu niệm bán cho khách du lịch v.v…
Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng). Kế toán ghi chép, tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, phải trả) và nguồn vốn chủ sở hữu.
Kế toán tài sản cố định, vật liệu có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho, kế toán định kỳ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ tính trị giá vốn vật liệu xuất kho. Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, công cụ dụng cụ ở các bộ phận trong công ty.
Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ lợng tiền mặt trong két sắt, nhập-xuất quỹ tiền mặt.
Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: trực tiếp phụ trách phòng kế toán, chịu trách nhiệm trớc cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra công tác chỉ đạo, công tác quản lý, tạo nguồn vốn, sử dụng tiền vốn theo đúng chế độ tài chính nhà nớc ban hành. Ngoài ra, kế toán trởng là ngời tổng hợp tất cả các số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê để lập báo cáo kế toán quyết toán tài chính theo quy định nhà nớc và đảm nhiệm các phần hành kế toán còn lại.
Để góp phần đảm bảo độ chính xác cho thông tin kế toán, đồng thời giảm nhẹ khối lợng công việc, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý hạch toán. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 114TTC-QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính đã bổ xung.
Kế toán công ty sử dụng hình thức Nhật ký-chứng từ.