Cùng với thành tựu đổi mới kinh tế của đất nớc và sự phát triển của Cơng ty Văn phịng phẩm Hồng Hà. Phịng Kế tốn thống kê là một hệ thống Cơng ty. Ngay từ khi mới thành lập Cơng ty đã tiến hành hạch tốn độc lập. Bộ máy kế tốn của Cơng ty cĩ nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty, giúp ban lãnh đạo cĩ căn cứ tin cậy để phân tích tình hình đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra quyết định trong sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Các chi nhánh của Cơng ty đều cĩ kế tốn tổng hợp và kế tốn phần hành khác, cuối kỳ hạch tốn kế tốn tổng hợp của các chi nhánh tổng hợp số liệu rồi gửi về cho bộ phận kế tốn trung tâm của Cơng ty.
Phịng Kế tốn đảm bảo những cơng việc về kế tốn, về tài chính, về thống kê, ngồi ra cịn cĩ các cơng việc khác nữa.
• Cơng tác kế tốn: Ghi chép tập hợp phân tích đánh giá lên sổ sách báo cáo báo cáo, trên cơ sở chế độ chính sách khấu hao. Trích lập các khoản dự phịng, soạn thảo các nội quy, quy chế cho các trung tâm tiếp thị, gải trình và bảo vệ số liệu với các cơ quan quản lý, giúp lãnh đạo Cơng ty nắm bắt thơng tin kinh tế để điều hành doanh nghiệp.
• Cơng tác thống kê: Nắm bắt kế hoạch sản xuất, cập nhật số liệu, lên báo cáo sản l- ợng.
• Cơng tác tài chính: Nắm bắt kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình vốn để xây dựng kế hoạch tài chính tiền tệ, hồn thiện hồ sơ vay vốn, vận dụng chế độ chính sách của nhà nớc để tăng cờng hoạt động tài chính phục vụ cho sản xuất mang lại hiệu quả kinh doanh cho Cơng ty.
Do cĩ ba phân xởng sản xuất nên cơng việc kế tốn tập trung chủ yếu ở Văn phịng Cơng ty. Tại ba phân xởng cĩ ba kế tốn theo dõi nguyên vật liệu, tính giá thành sản xuất sản phẩm, thanh tốn lơng và các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí cơng đồn (KPCĐ) .
- Kế tốn trởng kiêm trởng phịng phụ trách chung về tài chính cũng nh kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính, các báo cáo của kế tốn viên.
- Một kế tốn tổng hợp kiêm phĩ phịng : tổng hợp số liệu kế tốn, đa ra các thơng tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do các kế tốn các thành phần khác cung cấp. Kế tốn
tổng hợp đảm cơng việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập báo cáo quyết tốn.
- Một kế tốn thanh tốn các khoản thu chi trong nội bộ và thanh tốn các khoản phải thu phải trả của khách hàng và BHXH , BHYT, KPCĐ.
- Một kế tốn Tài sản cố định(TSCĐ) thành phẩm hàng hố: theo dõi biến động TSCĐ, mở thẻ TSCĐ cho từng loại tài sản. Cuối tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ phản ánh lên thẻ TSCĐ, kế tốn TSCĐ tiến hành trích khấu hao TSCĐ lập bảng tổng hợp tính khấu hao, xác định số phải nộp ngân sách.
- Một kế tốn phân xởng nhựa - Một kế tốn phân xởng kim loại - Một kế tốn VPP
- Một thủ kho theo dõi nhập xuất tồn kho
Sơ đồ số 6: Quy trình tổ chức bộ máy kế tốn ở Cơng ty văn phịng phẩm Hồng Hà
Hình thức kế tốn Cơng ty đang áp dụng là nhật ký chứng từ
Gồm : Hệ thống sổ chi tiết các bảng phân bổ, các bảng kê, các nhật ký chứng từ và sổ cái, các báo cáo tài chính, với hệ thống sổ sách tơng đối đầy đủ.
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty vừa tập chung vừa phân tán. Bộ máy kế tốn tập chung chủ yếu ở Văn phịng Cơng ty, các phân xởng sản xuất áp dụng kế tốn phân tán để theo dõi quản lý trực tiếp tiền vốn, nguyên vật liệu và thành phẩm.
Phơng pháp hạch tốn cơng ty áp dụng là phơng pháp kế tốn hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Sơ đồ số 7 Trình tự ghi sổ kế tốn
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Chứng từ gốc Sổ thẻ hạch tốn chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế tốn Kế tốn trởng (trởng phịng) Kế tốn tổng hợp (phĩ phịng) Thủ kho Thủ quỹ Kế tốn thanh tốn nội bộ cơng nợ Kế tốn TSCĐ theo dõi thành phẩm hàng hố Kế tốn phân xưởng nhựa Kế tốn phân xưởng kim loại Kế tốn phân xưởng VPP
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Cơng ty Văn phịng phẩm Hồng Hà tổ chức kế tốn theo hình thức tập chung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập chung thống nhất của kế tốn trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo Cơng ty. Theo hình thức này, tồn bộ cơng việc kế tốn đợc tập trung tại Phịng Kế tốn Cơng ty, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc khơng cĩ bộ phận kế tốn riêng mà chỉ cĩ các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch tốn ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và gửi chứng từ về phịng kế tốn của Cơng ty. Nghĩa là các đơn vị trực thuộc sẽ hạch tốn ghi sổ, cịn tại Cơng ty thì hạch tốn tổng hợp.
• Hình thức tài khoản Cơng ty sử dụng
Sau khi sử dụng kế tốn mới Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản sau:
Loại I Tài sản lu động(TSLĐ) : TK111, TK112, TK131, TK133, TK136, TK138, TK139, TK141, TK142, TK152, TK153, TK154, TK155, TK156, TK157, TK159, TK161.
LoạiII Tài sản cố định(TSCĐ): TK 211, TK212, TK214, TK228.
Loại III (Nợ phải trả): TK311, TK315, TK316, TK331, TK333, TK334, TK335, TK336, TK338, TK341, TK342.
Loại IV (nguồn vốn CSH): TK411, TK412, TK413, TK414, TK415, TK416, TK421, TK431, TK441, TK461.
Loại V (Doanh thu ): TK511, TK512, TK531, TK532.
Loại VI (Chi phí SXKD): TK 621, TK622, TK627, TK632, TK641, TK642. Loại VII (Thu nhập hoạt động khác ): TK 711, TK721.
Loại VIII ( Chi phí hoạt động khác ): TK 811, TK821. Loại IX ( Xác định KQKD ): TK 911.
Ngồi ra cịn cĩ “TK 007 - Ngoại tệ các loại”, “TK 009 - Nguồn vốn khấu hao” là TK ngồi bảng.
Do đặc điểm của Cơng ty rất nhiều nguyên vật liệu, sản phẩm làm ra đa dạng, phong phú nên để hạch tốn hàng tồn kho Cơng ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên và phản ánh một cách liên tục về giá trị và sản lợng nhập- xuất- tồn của từng loại vật liệu trên, cấc TK phản ánh giá trị vật liệu cĩ ở đầu kỳ, nhập- xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Nhng riêng với bán thành phẩm thì hạch tốn theo hình thức kê khai định kỳ. Với phơng pháp kê khai
thờng xuyên kế tốn nguyên vật liệu cĩ thể theo dõi chính xác về cả số lợng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, tuy nhiên khơng tránh khỏi nhợc điểm là mất nhiều thời gian, cơng sức trong hạch tốn, lu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận và hạch tốn.