VII. Tổ chức hệ thống sổ sỏch hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành
3. Đặc điểm tổ chức quản lý
Do đặc điểm của ngành xõy dựng, của sản phẩm xõy dựng cú tớnh chất đơn chiếc, kết cấu khỏc nhau, thời gian thi cụng dài… nờn việc tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cú những đặc điểm riờng. Mụ hỡnh tổ chức của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu là lónh đạo Cụng ty, tiếp đến là phũng ban, cỏc cụng trường, cỏc đội cầu và người lao động.
Cụng ty Văn phũng Cụng ty
Cụng trường
Sơ đồ bộ mỏy quản lý của Cụng ty.
Bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức gọn nhẹ nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả và quản lý tốt quỏ trỡnh sản xuất.
- Ban giỏm đốc:
Đứng đầu là Giỏm đốc - Người giữ vai trũ quan trọng trong Cụng ty, là đại diện phỏp nhõn của Cụng ty trước phỏp luật, đại diện cho quyền lợi của toàn bộ cỏn bộ, cụng nhõn viờn và chịu trỏch nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Phú giỏm đốc: Bao gồm Phú Giỏm đốc nội chớnh, Phú Giỏm đốc kỹ thuật, Phú Giỏm đốc vật tư thiết bị phụ trỏch về cụng việc của mỡnh được giao.
- Phũng kế hoạch: Với nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất , trỡnh duyệt với tổng Cụng ty theo quớ năm. Thực hiện việc giao khoỏn gọn cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh cho cỏc đội và cụng trường. Lập và điều chỉnh cỏc dự toỏn, thanh quyết toỏn cỏc cụng trỡnh, cựng cỏc phũng ban cú liờn quan giải quyết cỏc thủ tục ban đầu như giải quyết mặt bằng thi cụng, đền bự… Ban giỏm đốc Phũng kế hoạch Phũng kỹ thuật Phũng tổ chức LĐHC Phũng kế toỏn Phũng vật tư thiết bị Cỏc cụng trường
- Phũng kỹ thuật: Chịu trỏch nhiệm về mặt kỹ thuật sản xuất trong suốt quỏ trỡnh sản xuất của Cụng ty. Đỏnh giỏ về mặt kỹ thuật của sản phẩm, kiểm tra chất lượng theo những tiờu chuẩn kỹ thuật trước khi bàn giao. Tiếp nhận hồ sơ thiết kế kỹ thuật cỏc cụng trỡnh, lập phương ỏn tổ chức thi cụng cỏc cụng trỡnh, lập định mức vật tư thiết bị, mỏy múc thi cụng theo tiến độ thi cụng cỏc cụng trỡnh. Giỏm sỏt cỏc đơn vị thi cụng đỳng tiến độ, đỳng đồ ỏn thiết kế, đỳng qui trỡnh, đảm bảo yờu cầu kỹ thuật.
- Phũng vật tư - Thiết bị: Với chức năng mua sắm và quản lý vật tư, quản lý sử dụng thiết bị mỏy múc cho toàn bộ Cụng ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phú giỏm đốc phụ trỏch vật tư - thiết bị. Trờn cơ sở kế hoạch kế hoạch được giao phũng vật tư thiết bị lập kế hoạch cung cấp vật tư chủ yếu cho toàn đơn vị trong toàn Cụng ty một cỏch kịp thời và đầy đủ. Ngoài ra phũng cũn theo dừi , hướng dẫn cỏc đơn vị ỏp dụng cú hiệu quả cỏc định mức tiờu hao vật tư, nguyờn liệu.
- Phũng tổ chức lao động - Hành chớnh: Với cụng tỏc tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý về nhõn sự trong toàn Cụng ty. Giải quyết việc thuyờn chuyển, điều động cỏn bộ cụng nhõn viờn trong nội bộ Cụng ty cũng như ngoài Cụng ty. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao, phũng tổ chức lao động hành chớnh lập kế hoạch lao động tiền lương theo thỏng, quớ, năm cho toàn Cụng ty. Phũng cũn điều phối lực lượng lao động trong toàn Cụng ty để đảm bảo hoàn thành kế hoạch chung.
- Phũng Kế toỏn- Tài vụ: Là phũng nghiệp vụ vừa cú chức năng quản lý vừa cú chức năng đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả. Do đú để đạt được mục đớch trờn phũng kế toỏn – tài vụ phải thực hiện cỏc nhiệm vụ sau:
+ Xõy dựng kế hoạch đảm bảo sử dụng cú hiệu quả về tài chớnh hàng quớ và cả năm.
+ Mở đầy đủ hệ thống sổ sỏch kế toỏn, ghi chộp hạch toỏn đỳng, đủ theo chế độ tài chớnh hiện hành. Đồng thời cũn cung cấp số liệu hiện cú và trực tiếp bỏo cỏo theo yờu cầu của giỏm đốc doanh nghiệp về vốn và kết quả kinh doanh lờn cấp trờn.
+ Quản lý chặt chẽ quĩ tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, đụn đốc thanh toỏn kịp thời với cỏc đơn vị và hộ kinh doanh, cỏ nhõn cú liờn quan đến việc sử dụng vốn Cụng ty.
Như vậy, cụng tỏc hạch toỏn quản lý tài chớnh đúng vai trũ quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và cú ý nghĩa trực tiếp đến sự thành cụng hay thất bại về kinh tế của Cụng ty cũng như ảnh hưởng đến quyền lợi trực tiếp của mọi thành viờn trong Cụng ty.
Túm lại mỗi phũng ban đều cú chức năng và nhiệm vụ riờng biệt nhưng chỳng cú mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự điều hành của ban giỏm đốc Cụng ty nhằm đạt lợi ớch cao nhất cho Cụng ty.
4. Đặc điểm qui trỡnh cụng nghệ.
Qui trỡnh cụng nghệ là căn cứ để xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ. Qui trỡnh cụng nghệ của Cụng ty Cầu I Thăng Long là qui trỡnh phức tạp kiểu liờn tục, được trải qua nhiều giai đoạn sản xuất kế tiếp và cú thể thi cụng xen kẽ ở cỏc địa điểm khỏc nhau.
Thụng thường qui trỡnh cụng nghệ của cỏc cụng trỡnh như sau:
Mỗi giai đoạn đều cú định mức tiờu hao nguyờn vật liệu hao phớ nhõn cụng cụ thể và nhỡn chung là khỏc nhau.
Vớ dụ: Qui trỡnh thi cụng mố cầu
5. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn.
Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như để phự hợp với yờu cầu quản lý, trỡnh độ của cỏn bộ kế toỏn và căn cứ vào đặc điểm qui trỡnh cụng nghệ, Cụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung.
Hầu hết cụng việc kế toỏn được thực hiện trong phũng kế toỏn. Cụng ty Cầu I Thăng Long khụng cú tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng ở từng cụng trường mà chỉ cú kế
Giai đoạn khảo sỏt thiết kế, tập kết vật tư thiết bị Giai đoạn chuẩn bị lỏn trại Giai đoạn thi cụng mố
Giai đoạn thi cụng trụ và hoàn thiện K ho an cọ c nh ồi Đ ào hố m ún g L ắp d ựn g đà o vỏ n kh uụ n cố t th ộp Đổ bờ tụ ng Đ ắp m ặt bằ ng th i cụ ng Hoà n ch ỉn h m ố
Cụng ty như: Phiếu xuất kho, nhập kho, bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lương, bảng theo dừi khối lượng hoàn thành và cỏc chứng từ thanh toỏn khỏc do cỏn bộ quản lý ở từng cụng trỡnh gửi về.
Cỏc chứng từ núi trờn được cỏn bộ phũng kế toỏn kiểm tra tớnh chớnh xỏc, tiến hành phõn loại và ghi sổ kế toỏn tổng hợp. Trờn cơ sở đú kế toỏn lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh và phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế để giỳp lónh đạo Cụng ty trong việc điều hành hoạt động của Cụng ty.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty Cầu I Thăng Long
Phũng kế toỏn của Cụng ty bao gồm:
- Kế toỏn trưởng: Là người giỳp việc cho giỏm đốc về cụng tỏc chuyờn mụn của bộ phận kế toỏn, kiểm tra tỡnh hỡnh hạch toỏn, tỡnh hỡnh tổ chức cũng như việc huy động và sử dụng vốn cú hiệu quả. Ngoài ra kế toỏn trưởng cũn cú trỏch nhiệm lập cỏc bỏo cỏo quyết toỏn, bỏo cỏo tài chớnh.
- Kế toỏn vật tư: Cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư và thiết bị. Căn cứ vào cỏc phiếu nhập xuất kho gửi về, kế toỏn vật tư tiến hành kiểm tra tớnh hợp lý của cỏc chứng từ, sau đú vào sổ chi tiết vật liệu cho từng cụng trỡnh. Cuối quớ, căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu đó lập, kế toỏn lập bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ toàn Cụng ty.
- Kế toỏn tiền lương và BHXH: Hàng thỏng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toỏn lương do phũng lao động tiền lương lập, kế toỏn tiến hành tổng hợp chi phớ tiền lương
Kế toỏn vật tư Kế toỏn tiền lương, BHXH Kế toỏn thanh toỏn Thủ quĩ Kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành Kế toỏn trưởng Kế toỏn tài sản cố định, kế toỏn tổng hợp
và cỏc khoản trớch theo lương cho từng đối tượng sử dụng lao động. Cuối quớ, kế toỏn lập bảng phõn bổ tiền lương và BHXH.
- Kế toỏn thanh toỏn: Phản ỏnh mọi khoản thanh toỏn chi phớ của khối lượng quản lý, thanh toỏn lương, bảo hiểm khi phũng lao động tiền lương xỏc định số liệu. Cỏc khoản mục thanh toỏn với bờn A, thanh toỏn với nhà cung cấp, kế toỏn phản ỏnh đầy đủ và chớnh xỏc. Việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng kế toỏn phải giỏm sỏt chặt chẽ, cỏc sổ tài khoản liờn quan cũng phải được cập nhập thường xuyờn. Định kỳ kế toỏn lập bảng chi tiết để bỏo cỏo.
- Kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm: Thường xuyờn kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện cỏc định mức chi phớ đối với cỏc chi phớ trực tiếp, chi phớ chung, chi phớ quản lý doanh nghiệp, cú thể đề xuất cỏc biện phỏp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phớ sản xuất. Định kỳ lập bỏo cỏo sản xuất kinh doanh theo tiến độ và thời hạn, tổ chức kiểm kờ, đỏnh giỏ sản phẩm dở dang và tớnh giỏ thành sản phẩm.
- Thủ quĩ: Thủ quĩ tại Cụng ty cú nhiệm vụ giữ tiền mặt và căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kốm theo cỏc chứng từ gốc cú chữ ký đầy đủ để nhập hoặc xuất tiền và vào sổ quĩ kịp thời.
- Kế toỏn tổng hợp: Căn cứ vào cỏc chứng từ ghi sổ kế toỏn tổng hợp cú nhiệm vụ lập sổ cỏi cỏc tài khoản. Đồng thời căn cứ vào số dư trờn cỏc tài khoản trờn sổ cỏi kế toỏn lập bảng tổng hợp đối chiếu số phỏt sinh, bảng cõn đối kế toỏn. Vào kỳ quyết toỏn kế toỏn tổng hợp phải tiến hành lập bỏo cỏo kết quả sản xuất kinh doanh cũng như thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ.
Ở Cụng ty Cầu I Thăng Long, kế toỏn tổng hợp kiờm luụn chức năng và nhiệm vụ của kế toỏn TSCĐ. Cú trỏch nhiệm theo dừi tỡnh hỡnh tăng, giảm hiện cú của TSCĐ trờn 3 mặt: nguyờn giỏ, giỏ trị hao mũn và giỏ trị cũn lại. Hàng quớ căn cứ vào nguyờn giỏ TSCĐ hiện cú và tỷ lệ khấu hao tớnh theo phương phỏp đường thẳng, kế toỏn tớnh số khấu hao và phõn bổ cho cỏc đối tượng sử dụng.
Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho mà Cụng ty đang ỏp dụng là phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
Sơ đồ hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ ở
Cụng ty Cầu I Thăng Long
1 1 1 2 3 4 3 5 6 2 7 7 Chỳ thớch: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối quớ : Kiểm ta, đối chiếu
1. Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kờ kế toỏn lập chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi cỏc sổ, thẻ chi tiết. Đối với cỏc chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quĩ.
Chứng từ gốc (bảng kờ)
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ quĩ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh
2. Từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cỏi 3. Từ sổ, thẻ kế toỏn chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh. 4. Đối chiếu số liệu gữa bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh và sổ cỏi
5. Sau khi đối chiếu số khớp đỳng, số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh được dựng để lập bảng cõn đối số phỏt sinh.
6. Đối chiếu số liệu gữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cõn đối số phỏt sinh.
7. Từ bảng cõn đối số phỏt sinh và bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh, kế toỏn lập bỏo cỏo tài chớnh.
II. Tỡnh hỡnh thực tế về kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm ở Cụng ty Cầu I Thăng Long. thành sản phẩm ở Cụng ty Cầu I Thăng Long.
1. Đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất và phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất.
Việc xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất là khõu đầu tiờn và đặc biệt quan trọng trong toàn bộ cụng tỏc hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy dựng.
Ở Cụng ty Cầu I Thăng Long, đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất là từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Bởi sản phẩm tạo ra mang tớnh chất đơn chiếc. Mỗi cụng trỡnh gắn với một hợp đồng riờng biệt và cú giỏ trị dự toỏn riờng. Hơn nữa, đối tượng tớnh giỏ thành ở Cụng ty cũng được xỏc định là từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoàn thành bàn giao trong kỳ. Vỡ vậy cỏc khoản chi phớ sản xuất tớnh vào giỏ thành sản phẩm xõy dựng được tập hợp trực tiếp cho từng cụng trỡnh sau đú kết chuyển sang tài khoản tớnh giỏ thành để xỏc định giỏ thành của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoàn thành bàn giao trong kỳ.
Mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh từ khi khởi cụng xõy dựng đến khi hoàn thành bàn giao đều được mở riờng một sổ chi tiết để tập hợp chi phớ sản xuất phỏt sinh cho cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú. Mỗi cụng trỡnh đều được theo dừi chi tiết theo từng yếu tố chi phớ, đú là;
- Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp - Chi phớ nhõn cụng trực tiếp - Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng - Chi phớ sản xuất chung
Cuối quớ, dựa trờn sổ chi tiết chi phớ của tất cả cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh kế toỏn lập bảng tổng hợp chi phớ sản xuất trong quớ. Căn cứ vào bảng tổng hợp chi phớ sản xuất trong quớ, kế toỏn tớnh giỏ thành sản phẩm hoàn thành và lập bỏo cỏo chi phớ sản xuất, giỏ thành mỗi quớ.
Đối với những chi phớ liờn quan trực tiếp đến từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh thỡ tập hợp trực tiếp cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú. Những chi phớ khụng tập hợp trực tiếp được cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh thỡ phõn bổ theo tiờu thức thớch hợp.
2. Kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiệp là khoản mục chi phớ chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm xõy dựng bởi vỡ nguyờn vật liệu là yếu tố cấu thành thực thể vật chất của cụng trỡnh, đặc biệt trong điều kiện trỡnh độ sản xuất của ngành xõy dựng nước ta cũn thấp, mức tiờu hao nguyờn vật liệu cũn cao.
Nội dung chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp bao gồm:
- Nguyờn vật liệu chớnh: xi măng, sắt thộp, cỏt vàng, cỏt đen, đỏ hỗn hợp, đỏ 1x2, đỏ 4x6. tụn 6 ly, tụn 8 ly, sỏi…
- Vật liệu phụ: que hàn 4 ly, que hàn 2 ly, thộp từ 1 đến 5 ly, đinh cỏc loại, phụ gia tăng dẻo, phụ gia tăng đụng cứng, bu lụng…
- Nhiờn liệu: xăng A92, A83, dầu DP14, mỡ IC, đất đốn, ễxy…
- Phụ tựng thay thế: zoăng, phớt, bugi, vũng bi, mayơ, chắn dầu, bu lụng,tớch kờ, cỳt nước…
Để tập hợp chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp trong kỳ, kế toỏn sử dụng tài khoản 621- “chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp”.
TK621 được kế toỏn mở sổ chi tiết theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đang thi cụng. Việc nhập, xuất kho nguyờn vật liệu thường được diễn ra tại nơi thi
cụng nhưng cũng cú trường hợp mua từ bờn ngoài chuyển trực tiếp vào để thi cụng khụng qua kho.
Quỏ trỡnh hạch toỏn như sau: