I. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Dợc liệu TW
3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy tổ chức của Công ty đợc thực hiện theo phơng pháp quản lý trực tiếp, Ban giám đốc Công ty có thể nắm đợc tình hình sản xuất, kinh doanh một cách kịp thời, tạo điều kiện cho Giám đốc Công ty thấy rõ đợc thực trạng của doanh nghiệp để ra các quyết định hợp lý.
Mô hình tổ chức và quản lý của Công ty Dợc liệu TW - I
35 Giám đốc Phó Giám đốc Phụ trách kinh doanh - NK Phó Giám đốc Phụ trách kỹ thuật - Sản xuất Phòng kế toán - tài vụ Phòng xuất khẩu chức - hành Phòng tổ chính
Theo mô hình trên, toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều chịu sự quản lý thống nhất của ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ sự hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm với Nhà nớc về mọi hoạt động kinh tế của Công ty, một phần công việc Giám đốc giao cho các phó giám đốc. Ngoài ra, Giám đốc còn điều hành trực tiếp phòng kế toán - tài vụ, phòng xuất khẩu, phòng tổ chức - hành chính.
+ Phó giám đốc 1: phụ trách kinh doanh - nhập khẩu. + Phó giám đốc 2: phụ trách kỹ thuật - sản xuất.
- Phòng kế toán - tài vụ: Đảm nhận chức năng hạch toán kế toán, tạo vốn cho sản xuất, kinh doanh. Từ đó giúp Ban giám đốc kịp thời thấy rõ mọi hoạt động kinh tế cuat Công ty. Phòng kế toán - tài vụ phải hạch toán đợc cụ thể từng mặt hàng, từng loại sản phẩm trên cơ sở đó giúp Ban giám đốc phân tích hoạt động kinh tế nên làm cái gì? làm cho ai? Và làm nh thế nào: Phòng kế toán tài vụ luôn luôn là ngời giải thích rõ các câu hỏi trong nền kinh tế thị trờng hiện nay là hình thức thanh toán nào là thuận lợi nhất.
- Phòng xuất khẩu: là nơi luôn thăm dò, tìm kiếm thị trờng trong và ngoài nớc xem họ cần loại hàng gì và doanh nghiệp có khai thác đợc loại hàng đó không? Hàng ngày nắm bắt đợc tỷ giá hối đoái mà điều hành xuất khẩu tính đúng, tính đủ và có lợi nhuận, nhanh chóng triển khai công việc căn cứ vào các hợp đồng xuất khẩu đã đợc ký kết.
- Phòng tổ chức - hành chính: làm nhiệm vụ tham mu cho Ban giám đốc những vấn đề về nhân sự, quản lý sử dụng và bố trí nhân lực một cách hợp lý, phụ trách bảo vệ và xây dựng cơ bản trong toàn Công ty.
- Phòng kinh doanh - nhập khẩu: Do 1 Phó giám đốc trực tiếp làm trởng phòng và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty về hàng nhập
khẩu, hàng mua, hàng bán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung ứng nguyên vật liệu, bao bì cho các xởng sản xuất và hàng năm còn giao kế hoạch sản xuất cho các phân xởng. Mặt khác, Phòng còn có chức năng quản lý hệ thống kho tàng, cửa hàng, thờng xuyên nắm đợc hàng tồn kho giúp Giám đốc điều chỉnh các kế hoạch mua và bán.
- Hệ thống kho hàng của Công ty bao gồm: + Kho giữ hàng thuốc viên.
+ Kho giữ hàng đông dợc. + Kho giữ hoá chất.
+ Kho giữ các loại bao bì. + Kho đặc biệt.
Ngoài ra Công ty còn có cửa hàng bán thuốc và giới thiệu sản phẩm ở nhiều nơi, nhiều địa điểm khác nhau, tiêu thụ hàng dới nhiều hình thức, xây dựng mạng lới tiếp thị đến tận các địa điểm bán thuốc, đến tận giờng bệnh bằng cách bắt mạch, kê đơn đảm bảo uy tín chất lợng thực hiện "Lơng y nh từ mẫu".
- Phòng kỹ thuật - kiểm nghiệm: Do một Phó giám đốc phụ trách có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, kiểm nghiệm đối với tất cả các mặt hàng bao gồm hàng nhập khẩu, hàng mua, hàng tự sản xuất đảm bảo chất lợng theo đúng dợc điểm Việt Nam quy định. Ngoài ra còn tự đảm nhận việc nghiên cứu tạo ra các mặt hàng mới, thay đổi mẫu mã nhằm đa dạng hoá và phong phú hơn các mặt hàng, đây cũng là một yếu tố thu hút khách hàng. Mỗi mặt hàng sản xuất đều có hồ sơ để quản lý tránh tình trạng một số nơi lợi dụng sơ hở để sản xuất hàng giả nhãn hiệu của Công ty tung ra thị trờng.
Mặt khác Phòng còn có chức năng quản lý hệ thống kỹ thuật viên ở các phân xởng, nhóm I.P.C ở phân xởng sản xuất thuốc viên.
- Các phân xởng sản xuất:
+ Phân xởng sản xuất thuốc viên: Chuyên sản xuất theo ll của phòng kinh doanh - nhập khẩu giao cho, đó là sản xuất các loại thuốc viên, thuốc tân dợc chuyên dùng, sản xuất các loại sản phẩm cung cấp cho Phòng kinh doanh tiêu thụ. Hiện nay, để phù hợp với xu thế của thời đại nên Công ty đang đầu t, nâng cấp xởng thuốc viên hiện đại hơn đạt tiêu chuẩn về nhà xởng của quy chế "Thực hành tốt sản xuất thuốc" (G.M.P - ASEAN) nhằm mục đíc sản xuất
thuốc có chất lợng cao hơn, mẫu mã đẹp phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng để phục vụ nhân dân các loại thuốc phòng và chữa bệnh có chất lợng tốt hơn và tham gia đấu thầu quốc tê, xuất khẩu sản phẩm ra nớc ngoài.
+ Phân xởng đông dợc: Chuyên sản xuất các loại rợu thuốc, cao thuốc, thuốc thang. Các sản phẩm này đợc cung cấp cho Phòng kinh doanh - nhập khẩu tiêu thụ.
+ Phân xởng hoá dợc: Chuyên sản xuất nguyên liệu dùng làm thuốc phòng và chống bệnh sốt rét (Artemisinin và Artesunat), một phần cung cấp cho các xí nghiệp dợc, một phần cung cấp cho xởng sản xuất thuốc viên thông qua sự điều tiết của Phòng kinh doanh - nhập khẩu, phần nữa có thể đợc xuất khẩu ra nớc theo yêu cầu của Bộ y tế.
- Tổng kho Hà Nội: là nơi dự trữ hàng hoá của Công ty, có trách nhiệm lu giữ và bảo quản tốt hàng hoá cho Công ty, thực hiện công việc nhập - xuất hàng hoá theo yêu cầu và sự chỉ đạo của Phòng kinh doanh - nhập khẩu và của Giám đốc.
- Các cửa hàng: là nơi tiêu thụ hàng hoá của Công ty thông qua sự chỉ đạo của Phòng kinh doanh - nhập khẩu và của Ban giám đốc, đây là nơi tiêu thụ chủ yếu của Công ty thực hiện hình thức phân phối trực tiếp.
