tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh theo hình thức kế tốn nhật ký chung
1.1 Những ưu điểm:
1.1.1 Về tình hình tiêu thụ :
_ Cơng ty đã tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng, với các đối tác kinh doanh nên số lượng khách hàng ngày càng tăng và thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng và thuận lợi hơn. Cơng ty ngày càng cĩ nhiều hợp đồng xuất khẩu gạo với nhiều doanh nghiệp, thương nhân trong và ngồi nước, gĩp phần thúc đẩy kim ngạch xuất khẩu tăng nhanh, phù hợp với xu thế phát triển chung của đất nước là " hướng ra xuất khẩu ". Năm 2003, số lượng gạo tiêu thụ đạt 318,070 tấn ( trong đĩ sản lượng gạo xuất khẩu là 303,000 tấn, kim ngạch xuất khẩu đạt 55.23 triệu USD ).
_ Thị trường kinh doanh của cơng ty ngày càng mở rộng, chủ yếu là thị trường Malaysia, Indonesia, Singapore, Philippine, Hongkong, Thailan. Ngồi ra cơng ty cịn xuất khẩu gạo ra các thị trường Mỹ, Nga, ... Và gần đây là thị trường Campuchia đang được cơng ty chú trọng và mở rộng. Trong đĩ thị trường cĩ tỉ trọng hàng hĩa xuất khẩu lớn như Malaysia chiếm khoản 41,94%, Indonesia chiếm khoản 35,07%.
_ Cơng ty cĩ mở nhiều tài khoản tại các ngân hàng trong và ngồi nước, đặc biệt là các ngân hàng cĩ giao dịch bằng ngoại tệ như Vietcombank An Giang, Vietcombank TP HCM, Banguede credit lyonair, Deuschs bank, Eximbank ... tạo điều kiện thuận lợi trong việc thanh tốn tiền hàng của Cơng ty.
1.1.2 Về cơng tác hạch tốn kế tốn :
Chứng từ kế tốn:
_ Chế độ chứng từ kế tốn được Cơng ty chấp hành nghiêm chỉnh, theo đúng quy định và hướng dẫn của Bộ tài chính. Quá trình luân chuyển chứng từ từ xí nghiệp về cơng
ty đều được kiểm tra chặt chẽ. Chứng từ được lưu trữ an tồn và mang tính pháp lý cao, rất thuận tiện cho việc kiểm tra.
_ Sử dụng hình thức kế tốn “ Nhật ký chung” là rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh thương mại của cơng ty. Việc bố trí và phân chia trách nhiệm cụ thể cho các kế tốn viên phù hợp với trình độ và khả năng.
Sổ kế tốn:
Sổ được in bằng máy từng tờ rời và đĩng lại nên đảm bảo tính rõ ràng, khơng tẩy xĩa. Trong quá trình theo dõi sổ sách và các nghiệp vụ phát sinh, kế tốn cịn cĩ lập các bảng kê, sổ nhật ký chuyên dùng, sổ chi tiết... Ðiều này làm cho việc kiểm tra, đối chiếu và theo dõi các chi phí phát sinh, doanh thu bán hàng, kết quả sản xuất kinh doanh của cơng ty được dễ dàng, nhanh chĩng.
Hệ thống tài khoản và hạch tốn kế tốn:
Với quy mơ hoạt động sản xuất kinh doanh lớn nên Cơng ty xuất nhập khẩu An Giang luơn cĩ nhiều hoạt động kinh doanh, khối lượng cơng việc và nghiệp vụ nhiều. Vì vậy cơng tác hạch tốn kế tốn địi hỏi phải cĩ sự quản lý và cập nhật thơng tin , số liệu kịp thời, nhanh chĩng và chính xác. Tuy nhiên, với sự trang bị của hệ thống máy vi tính, ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn đã giúp cho việc tiếp cận thơng tin kế tốn được nhanh chĩng, việc cập nhật số liệu được dễ dàng ... đồng thời kết hợp với lực lượng cán bộ cơng nhân viên kế tốn cĩ trình độ nghiệp vụ chuyên mơn cao, am hiểu về các chuẩn mực kế tốn, chương trình kế tốn trên máy nên cĩ nhiều thuận lợi trong việc phát huy năng lực và khả năng chuyên mơn của mình.
1.2 Những tồn tại :
1.2.1 Về tình hình tiêu thụ :
_ Trong các loại gạo được tiêu thụ, gạo 25% luơn chiếm tỉ trọng xuất khẩu cao nhất. Ðiều này cho thấy cơng ty chưa đẩy mạnh xuất khẩu gạo cĩ chất lượng cao ( gạo Jasmine, gạo 5% ) mà điều này là cần thiết, vì nĩ gĩp phần cho việc mở rơng thị trường, nâng cao uy tín chất lượng sản phẩm gạo của cơng ty.
_ Doanh thu do hàng xuất khẩu của cơng ty mang lại tương đối cao, nhưng nhìn chung thị trường xuất khẩu chủ yếu là thị trường Châu Á Thái Bình Dương. Cơng ty cần phải hướng đến các tiềm năng khác như: Châu Âu , Bắc Mỹ , Nhật Bản ...
1.2.2 Về cơng tác hạch tốn kế tốn :
_ Các tài khoản thể hiện giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng được kế tốn theo dõi chi tiết cho từng hoạt động từng cửa hàng. Tuy nhiên khi xác định kết quả kinh doanh thì vẫn chưa đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng của hàng ( ngoại trừ 3 cửa hàng thương mại hạch tốn độc lập ) để nhà quản lý cĩ thể đưa ra các chiến lược kinh doanh thích hợp với từng đơn vị.
_ Trong khi số liệu trên bảng cân đối số phát sinh đều là số tổng hợp ( cĩ tính vào 3 cửa hàng thương mại ) nhưng số liệu trên sổ cái ( các tài khoản 641..,642..,911, .... ) đều chưa cộng thêm 3 Cửa hàng thương mại. Điều này, gây bất tiện trong quá trình kiểm tra và đối chiếu.
_ Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hĩa, nhất là xuất khẩu ủy thác, cơng ty chỉ theo dõi trên cơ sở của hợp đồng ký kết mà khơng phản ánh vào sổ sách kế tốn. Ðiều này tạo ra sự khơng chặt chẽ trong quá trình kiểm tra, điều hành phân phối hàng hĩa. Vì khi ký kết hợp đồng thì hàng hĩa cĩ thể được xem là gửi đi bán. Lúc này, Cơng ty cĩ thể ghi Nợ TK 157 / Cĩ TK 155,156...và khi hàng hĩa đã được giao xong cho khách hàng thì kế tốn ghi Nợ TK 632 / Cĩ TK 157.…Vì vậy, bên cạnh việc theo dõi về mặt hợp đồng, kế tốn cơng ty cần phản ánh vào sổ sách kế tốn liên quan để phản ánh đúng thực trạng tình hình tài sản của cơng ty.
_ Hoạt động kinh doanh chủ yếu của cơng ty là xuất nhập khẩu, nên việc sử dụng ngoại tệ để thanh tốn tiền hàng là điều tất yếu. Khi hạch tốn vào sổ kế tốn thì theo nguyên tắc phải phản ánh giá trị bằng tiền Việt Nam và cơng ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để ghi nhận doanh thu ( 5xx, 7xx ), chi phí ( 6xx, 8xx ), các khoản phải thu ( 13x ), phải trả ( 3xx); tỷ giá hạch tốn để phản ánh đối với vốn bằng tiền ( 1xx ). Nhưng khi khách hàng thanh tốn tiền nợ thì Cơng ty khơng hạch tốn khoản chênh lệch này vào TK 413 mà lại hạch tốn vào TK 635 ( Tỷ giá hạch tốn > Tỷ giá thực tế ) hoặc TK 515 ( Tỷ giá hạch tốn
< Tỷ giá thực tế ). Mặt khác, cĩ khi Cơng ty khơng đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ ở kỳ này mà chuyển sang kỳ sau mới đánh giá. Điều này sẽ ảnh hưởng đến bản chất và tính vận động của các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả, nĩ khơng thể hiện hết giá trị thực sự của Tài sản, Nguồn vốn.
2. Một số biện pháp để hồn thiện cơng tác hạch tốn kế tốn thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh :
2.1 Về việc sử dụng tài khoản :
_ Cơng ty đã mở tài khoản chi tiết cho từng hoạt động xuất khẩu, tiêu thụ nội địa, từng cửa hàng. Tuy nhiên, để cho các nhà lãnh đạo đánh giá rõ ràng hơn, cĩ được những thơng tin kịp thời, chính xác để đề ra kế hoạch điều tiết kinh doanh, xác định được hiệu quả cho từng loại hoạt động kinh doanh, từng cửa hàng. Cơng ty nên mở thêm chi tiết cho tài khoản 911 đối với từng hoạt động, cửa hàng này.
_ Xuất phát từ yêu cầu trên nên sẽ phát sinh thêm vấn đề là cần phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho các hoạt động, cửa hàng này sao cho hợp lý và khoa học. Vì vậy việc tính và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cĩ thể tiến hành như sau:
Ðối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh ở hoạt động nào, cửa hàng nào thì tính vào cho hoạt động và cửa hàng đĩ. Cịn những chi phí phát sinh khơng xác định rõ thì tiến hành phân bổ theo tiêu thức doanh thu thuần, tức là :
= * (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2 Về việc định khoản và phản ánh vào sổ kế tốn :
Để theo dõi sả n lượ ng và tình hình tiêu thụ của thành phẩm, hàng hĩa một cách chặt chẽ hơn. Ðối với nghiệp vụ phát sinh do uỷ thác xuất khẩu, từ khi hợp đồng uỷ thác được ký kết xong, tuy thành phẩm hàng hố vẫn cịn trong kho của cơng ty nhưng hàng lúc này cĩ th ể được xem như đã được gửi đi bán mà người nhận hàng gửi bán là bên nhận uỷ thác xuất khẩu. Vì vậy, kế tốn nên phản ánh nghiệp vụ này vào sổ nhật ký chung thay vì khơng theo dõi, phản ánh trên sổ kế tốn. Khi cơng ty cĩ thơng báo của đơn vị nhận uỷ thác về số hàng đã hồn thành xuất khẩu thì lúc này kế tốn tiêu thụ bắt đầu phản ánh vào sổ nhật ký bán hàng, theo dõi giá vốn và doanh thu của thành phẩm hàng hĩa tiêu thụ, đồng thời với việc theo dõi cơng nợ.
Giả sử, ta lấy ví dụ hạch tốn nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu ở trên. Kế tốn nên phản ánh vào sổ nhật ký chung như sau:
Chi phí phân bổ cho Tổng chi hí cần phân bổ Doanh thu thuần của hoạt hoạt động, cửa hàng Tổng doanh thu thuần động, cửa hàng cần phân bổ
NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 12 năm 2003
Khi Cơng ty nhận được thơng báo số hàng đã hồn thành xuất khẩu, kế tốn tiêu thụ xác định giá vốn và doanh thu vào sổ nhật ký bán hàng ( như ở phần trên đã trình bày ).
Kế tốn cơng nợ và kế tốn ngân hàng cũng phản ánh như trên khơng thay đổi.
Mặc dù kế tốn cơng nợ cĩ theo dõi số tiền phải thu của các Xí nghiệp, khách hàng. Nhưng kế tốn cơng nợ nên phản ánh tách riêng số thuế GTGT đầu ra để cĩ thể thấy rõ doanh thu, thuế là bao nhiêu, cĩ thể thêm một dịng để phản ánh.
Giả sử, ta lấy ví dụ của nghiệp vụ bán buơn ở trên, ta phản ánh như sau:
SỔ CHI TIẾT TK131 CTY LƯƠNG THỰC KIÊN GIANG
TK đối
SỐ DƯ
Chứng từ Diễn giải ứng PHÁT SINH
Số Ngày NỢ CĨ NỢ CĨ 61030 61030 61030 61030 61030 --- 20/10/03 20/10/03 20/10/03 20/10/03 20/10/03 --- HD 143, ngày 14/10/03 HD 143, ngày 14/10/03 HD 143, ngày 14/10/03 HD 143, ngày 14/10/03 HD 143, ngày 14/10/03 --- 5112B 5112B 5112B 5112B 3331A --- 387,500,000 725,000,000 370,625,000 19,500,000 75,131,250 --- - - - - --- 427,007,514 757,054,544 427,510,401 127,905,630 --- - - - - --- TỔNG Chứng từ Số lượng TK
ghi ghi CĩTK Số tiền Tên
hàng Diễn giải
Số Ngày (Tấn) Nợ USD VND
UT2 21/10/03 Ủy thác xuất khẩu cho Cty LD AGM _
KITOKU Gạo 10 1,500 157 155 Gạo 15 1,500 157 155 3,000 547,500 8,460,517,500 --- --- --- --- --- --- --- --- --- TỔNG CỘNG
2.3 Về việc sử dụng tỷ giá để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam :
_ Theo qui định của nhà nước các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khi cĩ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ phải thực hiện việc ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt nam.
_ Cơng ty xuất nhập khẩu An Giang áp dụng phương pháp tỷ giá hạch tốn để qui đổi ngoại tệ sang tiền Việt Nam và phản ánh vào sổ kế tốn nên cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây nhằm phản ánh chính xác, khoa học, thể hiện đúng bản chất và quá trình vận động của từng loại Tài sản, Nguồn vốn. Tức là :
Trong kỳ :
Ðối với các tài khoản phản ánh vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả thì được sử dụng tỷ giá hạch tốn để qui đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam và ghi sổ kế tốn.
Ðối với các tài khoản phản ánh vật tư, hàng hố, TSCÐ, doanh thu, chi phí khi cĩ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá thực tế để qui đổi và ghi sổ kế tốn.
Chênh lệch giữa tỷ giá hạch tốn và tỷ giá thực tế được phản ánh vào tài khoản 413_ Chênh lệch tỷ giá .
Cuối kỳ hạch tốn: kế tốn tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ ở các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả được qui đổi theo tỷ giá hạch tốn trong kỳ sang tỷ giá thực tế vào thời điểm cuối kỳ, chênh lệch khi điều chỉnh hạch tốn vào tài khoản 413. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giả sử, ta lấy ví dụ của nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp ở phần trên để minh họa. Tỷ giá thực tế lúc phản ánh doanh thu là 15,517 VND/USD và tỷ giá hạch tốn trong kỳ là 15,550 VND/USD thì kế tốn sẽ phản ánh như sau:
NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Tháng 10 năm 2003
Chứng từ Số
lượng Số tiền TK ghi CĩTK Tên hàng Tên kho Diễn giải Ngày (VNĐ) ghi Nợ Số (Tấn) 013052 05/10/03 Seng long, HD 157/CNTP NG
25/9/03 Giá 182USD/T x 15,517 Gạo 15 XN4 192 499,200,000 632A 155 TRI GIA BAN VND 192 542,226,048131NT 5112A
CHENH LECH TY GIA 1,153,152 131NT 413
TRI GIA BAN USD 34,944
Kế tốn cơng nợ và kế tốn ngân hàng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế tốn cũng khơng khác. Tuy nhiên, cuối kỳ các tài khoản cĩ số dư là ngoại tệ phải tiến hành điều chỉnh từ tỷ giá hạch tốn sang tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ.
Tỷ giá hạch tốn > Tỷ giá thực tế: TK131NT, 112 TK 413 Số tiền chênh lệch (lỗ TGHĐ) Tỷ giá hạch tốn < Tỷ giá thực tế: TK 413 TK131NT, 112 Số tiền chênh lệch (lãi TGHĐ)
Số chênh lệch tỷ giá được phản ánh trên TK 413 chỉ được xử lý ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh hoặc hạch tốn vào lãi, lỗ khi cĩ quyết định của cơ quan cĩ thẩm quyền:
Sơ
đồ : Kết chuyển chênh lệch tỷ giá
TK 515 TK 413 TK 635
K/c lãi TGHĐ c lỗ TGHĐ
2.4 Về việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Vì giá gạo thường xuyên biến động trên thị trường, Cơng ty nên lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do sản phẩm, hàng hĩa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng trị giá thuần túy của hàng tồn kho, nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Cơng ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch tốn.
Mức dự phịng Chênh lệch giảm giá
BCTC
Số lượng HTK bị giảm
giảm giá HTK = giá tại thời điểm lập x HTK
Trong đĩ:
= Giá trị ghi sổ của HTK x
Sơ
đồ : Hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho
TK 632 TK 159 TK 632
Hồn nhập Trích bổ sung
hênh lệch dự phịng chênh lệch dự phịng
3. Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty :
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});