1. Kế tốn thành phẩm
2.1Các chứng từ, sổ sách liên quan đến kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và là đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Thuế suất thuế giá trị gia tăng đầu ra của mặt hàng gạo xuất khẩu là 0%, của gạo tiêu thụ nội địa là 5%.
Cơng ty áp dụng phương pháp tỷ giá hạch tốn để quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam khi hạch tốn kế tốn hàng xuất khẩu tiêu thụ. Tỷ giá hạch tốn là lấy tỷ giá thực tế của ngày cuối tháng trước ( tháng kế tiếp của tháng này ) làm tỷ giá hạch tốn trong suốt tháng này. Thơng thường, Cơng ty chọn ngoại tệ sử dụng ít chịu ảnh hưởng của tình hình
thế giới, chủ yếu là USD.
2.1 Các chứng từ, sổ sách liên quan đến kế tốn tiêu thụ và xác định kết quảkinh doanh: kinh doanh:
2.1.1 Các chứng từ sử dụng:
a. Hợp đồng mua bán gạo:
Là một trong các loại hợp đồng kinh tế nên khi ký kết hợp đồng cần phải tuân theo các qui định của pháp luật về nội dung, điều khoản, tư cách của chủ thể và nguyên tắc khi ký kết hợp đồng.
Hợp đồng mua bán gạo được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản ( bên mua và bên bán ). Tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng mà hai bên chọn giá để giao dịch mua bán.
doanh nghiệp bán thường giao hàng tại các cảng như: cảng TPHCM, cảng Cần Thơ, cảng Mỹ Thới.
Sơ
đồ : Quy trình ký kết và thanh lý hợp đồng
Thủ tục xuất hàng được thực hiện sau khi hàng hĩa, thành phẩm được giao xong xuống phương tiện vận chuyển. Căn cứ vào số lượng hàng xuất, bộ phận kế tốn tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hĩa, lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
b. Biên bản giao nhận hàng: Thể hiện các nội dung sau:
_ Ngày tháng giao nhận hàng.
_ Loại hàng hĩa giao nhận kèm theo số lượng và bao bì. _ Số phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
_ Họ tên, chữ ký của hai bên giao nhận.
c. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ :
Do bên xuất hàng lập căn cứ theo lệnh điều động xuất hàng. Gồm 3 liên : _ 1 liên để lưu nơi lập phiếu.
_ 1 liên giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và giao hàng tại cảng. _ 1 liên để kế tốn xí nghiệp làm chứng từ hạch tốn, sau đĩ chuyển chứng từ và thanh tốn với phịng kế tốn Cơng ty.
d. Hĩa đơn giá trị gia tăng :
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký và lệnh xuất bán của phịng kế hoạch, kế tốn lập hĩa đơn GTGT theo mẫu 01_GTKT_3LL do chi cục thuế quản lý và phát hành khi hàng đã chuyển xuống tàu xong.
Mọi hình thức bán hàng của Cơng ty đều phải lập hĩa đơn GTGT ( kể cả khi bán lẻ). Kế tốn phải ghi đầy đủ nội dung trên hĩa đơn như: Tên đơn vị mua bán, mã số thuế bên mua và bên bán, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, số tiền chưa cĩ thuế, thuế GTGT và tổng số tiền người mua phải thanh tốn.
Giao hàng chuẩn bị hàngNgười bán Thanh lý HĐ,
phụ kiện
Phụ kiện ( nếu cĩ) Ký HĐ
Nhu cầu mua bán Thương lượng ký HĐ
Hĩa đơn GTGT được lập thành 3 liên. Sau đĩ, chuyển cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt .
_ Liên 1 lưu nơi lập phiếu.
_ Liên 2 giao cho khách hàng ( người nộp tiền ).
_ Liên 3 dùng để thanh tốn và ghi sổ kế tốn trong Cơng ty.
e. Phiếu thu : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nội dung phiếu thu là khách hàng thanh tốn tiền hàng hoặc các đơn vị cơ sở nộp tiền hàng tiêu thụ ở đơn vị. Kế tốn lập phiếu thu gồm 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký vào phiếu. Sau đĩ chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký tên .
_ Liên 1 lưu.
_ Liên 2 giao cho người nộp tiền.
_ Liên 3 thủ quỹ ghi sổ quỹ, đến cuối ngày tồn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế tốn ghi sổ kế tốn. Sau đĩ kế tốn tập hợp phiếu thu trình thủ trưởng đơn vị, kế tốn trưởng ký duyệt và lưu vào tập hồ sơ chứng từ.
f. Giấy báo cĩ:
Kế tốn ngân hàng nhận được khi cĩ tiền chuyển vào tài khoản ngân hàng của Cơng ty, trong đĩ cĩ tiền hàng của các khách hàng chuyển trả cho cơng ty.
g. Ủy nhiệm chi:
Được lập thành 4 liên, mỗi liên cĩ một màu khác nhau và nĩ khơng quy định đối tượng sử dụng phải màu nào. Ủy nhiệm chi phải đánh đầy đủ các nội dung trên giấy ủy nhiệm chi ( đánh một lần ), phải được sự ký duyệt của kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị.
h. Ngồi ra cịn cĩ các chứng từ khác liên quan đến kế tốn tiêu thụ và
xác định kết quả kinh doanh như: phiếu chi, giấy báo nợ, hĩa đơn ( tiền điện, tiền nước, điện thoại ) ... 2.1.2 Sổ kế tốn liên quan: Sổ kế tốn : - Nhật ký bán hàng - Sổ cái ( TK 511, 632, 641,642,... ) - Sổ chi tiết ( TK 131,331,...) - Sổ Nhật ký thu ( chi ) tiền - Phiếu kế tốn
Trình t ự hạch tốn của kế tốn tiêu thụ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kinh tế phát sinh liên quan, kế tốn tiêu thụ tiến hành nhập vào Nhật ký bán hàng, đến cuối tháng lên sổ Cái TK 632, 511 ... trong nhật ký bán hàng được kế tốn thể hiện cả cho giá vốn hàng bán và doanh thu tiêu thụ. Cuối tháng, kế tốn lập các bút tốn tập trung gửi cho kế tốn tổng hợp.
Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hĩa, nếu khách hàng chưa thanh tốn tiền hàng thì đồng thời với việc phản ánh của kế tốn tiêu thụ, kế tốn cơng nợ sẽ theo dõi trên sổ
chi tiết TK 131 cho từng đơn vị khách hàng. Nếu tiền hàng đã được thanh tốn thì kế tốn
tiền mặt hoặc kế tốn ngân hàng tiến hành phản ánh trên sổ nhật ký thu tiền của mình.
Đối với các bút tốn liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, sau khi được kế tốn các bộ phận liên quan phản ánh thì chuyển các chứng từ đĩ cho kế tốn chi phí cùng phản ánh vào các sổ chi tiết các chi phí ( 641,642, 635,..).
Trong kỳ, nếu cĩ những nghiệp vụ phát sinh hay nghiệp vụ điều chỉnh mà khơng cĩ các chứng từ theo qui định của nhà nước thì kế tốn tiến hành lập và phản ánh nghiệp vụ đĩ vào phiếu kế tốn, đến cuối tháng tồn bộ phiếu kế tốn đĩ tập trung lại cho kế tốn tổng hợp cùng các bút tốn tập trung của các bộ phận kế tốn khác gửi đến. Những nghiệp vụ khơng mở sổ theo dõi chi tiết sẽ được lập trên phiếu kế tốn như: lương phải trả cho cán bộ cơng nhân viên, trích BHXH, BHYT, KPCÐ, khấu hao TSCÐ, điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, kết chuyển cơng nợ,....Kế tốn tổng hợp tập trung thành một tập, đồng thời nhập bút tốn đĩ vào nhật ký chung.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào các bút tốn tập trung tiến hành lên bảng chữ T và sổ Cái, lập bảng cân đối phát sinh và các báo cáo tài chính.
2.1.3 Các tài khoản cĩ liên quan:
Tài khoản 511_ Doanh thu bán hàng TK 5111A:
TK 5111B: TK 5111C: TK 5112A: TK 5112B:
Doanh thu bán hàng xuất khẩu Doanh thu bán hàng nơng sản nội địa Doanh thu bán hàng phụ phẩm Doanh thu bán thành phẩm xuất khẩu Doanh thu bán thành phẩm nội địa
_ _ _ _ _
Tài khoản 515_ Doanh thu hoạt động tài chính Tài khoản 532_ Giảm giá hàng bán
TK 632A: TK 632B: TK 632C: TK 632L:
Giá vốn hàng xuất khẩu
Giá vốn hàng nơng sản tiêu thụ nội địa Giá vốn phụ phẩm Giá vốn hàng bán ( Lúa) _ _ _ _
Tài khoản 635_ Chi phí hoạt động tài chính Tài khoản 641_ Chi phí bán hàng
TK 6411: TK 6412: TK 6413: TK 6414: TK 6417: TK 6418:
Chi phí nhân viên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí vật liệu, bao bì Chi phí dụng cụ, đồ dùng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí khác bằng tiền _ _ _ _ _ _
Tài khoản 642 _ Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6421: TK 6422: TK 6423: TK 6424: TK 6425: TK 6427: TK 6428:
Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phịng Chi phí KH TSCÐ
Thuế , phí ,lệ phí
Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí khác bằng tiền _ _ _ _ _ _ _
Tài khoản 711_ Thu nhập khác Tài khoản 811_ Chi phí khác
Tài khoản 911_ Xác định kết quả kinh doanh
Các tài khoản khác liên quan : 111, 112, 131, 333, 421...
2.2 Kế tốn tiêu thụ:
2.2.1 Kế tốn bán hàng trong nước:
Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ:
Bán lẻ hàng hĩa là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Thơng qua bán lẻ, hàng hĩa kết thúc quá trình lưu thơng, giá trị sử dụng hàng hĩa đã được thực hiện.
Tại các xí nghiệp việc tiêu thụ thành phẩm ( Gạo các loại ), phụ phẩm ( Tấm, Cám ), hàng hĩa với số lượng nhỏ thì được cơng ty xem là bán lẻ. Với hình thức này, người mua sẽ thanh tốn tiền hàng ngay sau khi nhận hàng. Những khách hàng này thường là những người mua bán nhỏ, họ đến mua hàng sau đĩ bán lại cho người tiêu dùng.
¾ Trình t ự thực hiện :
_ Sau khi lấy mẫu, xem hàng và bàn bạc thống nhất giá với khách hàng xong, ban lãnh đạo ( Giám đốc Xí nghiệp ) ra lệnh xuất hàng, thủ kho hàng chỉ thị đội trưởng xếp dỡ cho cơng nhân thay đổi bao bì hàng xuất ( nếu cĩ ) đồng thời tiến hành cân đong số lượng hàng xuất xuống phương tiện vận chuyển cho đến khi đủ số lượng theo yêu cầu khách hàng.
_ Hàng hĩa sau khi đưa lên phương tiện vận chuyển đầy đủ, khách hàng liên hệ với thủ kho để nhận phiếu xuất hàng và đến phịng kế tốn của xí nghiệp để làm thủ tục thanh tốn tiền hàng. Tại đây, kế tốn xí nghiệp tiến hành lập hĩa đơn GTGT và phiếu thu tiền
để người mua hàng đến thủ quỹ thanh tốn tiền hàng. Cuối ngày, kế tốn và thủ quỹ dối chiếu sổ sách với nhau và đến cuối tháng kế tốn lập các Bảng kê bán phụ phẩm, Bảng kê nộp tiền,... chuyển về cơng ty cùng với các chứng từ liên quan để được thanh quyết
tốn tiền.
_ Tại phịng kế tốn, kế tốn tiêu thụ căn cứ vào các bàng kê và các chứng từ liên quan mà các xí nghiệp gửi về để nhập vào Nhật ký bán hàng theo từng tháng. Lúc này, kế tốn vẫn hạch tốn qua tài khoản 131. Và chỉ tiêu nợ phải thu của khách hàng này sẽ được kế tốn cơng nợ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng trên sổ chi tiết TK 131, mà ở đây là mở sổ phải thu cho các xí nghiệp thuộc Cơng ty.
Kế tốn nghiệp vụ bán buơn:
Bán buơn là bán cho các đồn thể, tổ chức kinh tế, các nhân để họ tiếp tục bán lại hoặc dùng để sản xuất. Bán buơn thường cĩ khối lượng hàng hĩa rất lớn và giá cả thấp hơn so với giá bán lẻ.
Do giá trị khối lượng hàng hĩa tiêu thụ khá lớn và quá trình tiêu thụ này diễn ra trong thời gian tương đối dài nên giữa Cơng ty và khách hàng phải thỏa ước với nhau trước rồi mới ký hợp đồng. Thơng qua các bảng hợp đồng này để đảm bảo về quyền lợi, trách nhiệm vật chất giữa các bên khi cĩ xãy ra tranh chấp, vi phạm hợp đồng.
¾ Trình t ự thực hiện :
_ Trước khi ký kết hợp đồng, ban lãnh đạo Cơng ty căn cứ vào tình hình tồn kho thực tế và khả năng cung ứng tại các đơn vị cơ sở rồi mới quyết định cĩ ký hợp đồng hay khơng. Sau khi hợp đồng được ký kết xong, Cơng ty sẽ phân cơng cho từng Xí nghiệp tiến hành sản xuất hay mua bên ngồi để chuẩn bị hàng hĩa giao cho khách hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết.
_ Sau khi nhận được các chỉ tiêu được giao từ cơng ty, các Xí nghiệp bắt đầu chuẩn bị hàng và lên lịch xuất hàng.
_ Ðịa điểm giao hàng là giao tại kho Xí nghiệp hoặc tại kho người mua hoặc tại cảng đã được thỏa thuận trước trong hợp đồng.
• Nếu giao hàng tại kho của Xí nghiệp: Sau khi hàng hĩa được đưa lên phương tiện vận chuyển và kiểm tra đầy đủ , bộ phận giao hàng lập biên bản giao nhận hàng cĩ xác nhận của bên mua , đồng thời Cơng ty xuất hĩa đơn GTGT giao cho khách hàng để hồn thành thủ tục giao hàng.
• Nếu giao hàng tại cảng:
9 Sau khi huy động và kiểm tra phương tiện, các Xí nghiệp cung ứng tiến hành cho xuống hàng, đăng ký bảo hiểm cho phương tiện để tránh rủi ro trong khi vận chuyển. Thủ kho ghi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm chứng từ đi đường, cùng với giấy giới thiệu, giấy cập mạn, lệnh điều động, phiếu giám sát ( nếu cĩ ) hướng dẫn phương tiện đến đúng nơi qui định.
9 Khi hàng đã chuyển giao cho chủ phương tiện xong hoặc hàng đã lọt lịng tàu thì bộ phận giao hàng tiến hành lấy vận đơn của chủ phương tiện, đồng thời bên bán ( Cơng ty ) xuất hĩa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng cĩ xác nhận của bên mua để hồn thành thủ tục giao hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
_ Sau khi hồn thành thủ tục giao hàng, tồn bộ chứng từ được chuyển về phịng kế tốn Cơng ty. Kế tốn tiêu thụ phản ánh vào sổ nhật ký bán hàng và kế tốn cơng nợ cũng theo dõi chi tiết cho đối tượng khách hàng đĩ trên sổ chi tiết TK 131.
_ Cuối cùng, căn cứ vào các phương thức thanh tốn đã ký trên hợp đồng, kế tốn ngân hàng hoặc kế tốn tiền mặt tiến hành theo dõi tiền hàng do khách hàng thanh tốn.
• Khi khách hàng giao tiền mặt : Kế tốn tiền mặt lập phiếu thu để thủ quỹ tiến hành thu tiền.
• Việc thực hiện thanh tốn thơng qua ngân hàng : Cơng ty thường sử dụng các loại Séc, Ủy nhiệm chi để thu nợ khách hàng. Khi nhận được giấy báo Cĩ của ngân hàng về việc khách hàng trả tiền, kế tốn ngân hàng và kế tốn cơng nợ tiến hành theo dõi trên sổ sách của mình.
2.2.2 Kế tốn bán hàng xuất khẩu:
Xuất khẩu trực tiếp:
Tương tự như bán buơn, sau khi ký hợp đồng giữa Cơng ty ( bên bán ) và Cơng ty,thương nhân nước ngồi (bên mua ). Cơng ty phân cơng các Xí nghiệp để tiến hành làm hàng và chuẩn bị giao hàng.
Cơng ty thư ờ ng ký hợp đồng xuất khẩu gạo theo đ i ều k i ện thư ơ ng m ại quốc tế như :
Giao cho người chuyên chở _ Free carrier ( FCA ). Giao qua lan can tàu _ Free on board ( FOB ).
Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí _ Cost, insurance and freight ( CIF ). Tùy vào điều kiện đã ký kết trong hợp đồng mà hai bên sẽ thỏa thuận giá cả, chi phí, trách nhiệm, rủi ro.
Các phư ơ ng thức thanh tốn m à Cơng ty thư ờ ng sử dụng như :
Thư tín dụng _ Letter of credit ( L/C ): Ðây là phương thức thanh tốn tốt nhất hiện nay vì nĩ đảm bảo an tồn cho các bên. Cơng ty chỉ áp dụng phương thức này đối với những khách hàng mới quen ( chiếm khoản 20% ).
Chuyển tiền bằng điện _ Telegraphic transfer ( T/T ) : Theo phương thức này thì việc trả tiền hồn tồn phụ thuộc vào khả năng và thiện chí của người mua. Cơng ty chỉ dùng phương thức này trong trường hợp hai bên mua bán cĩ quan hệ lâu dài và tín nhiệm lẫn nhau hoặc khi trị giá hợp đồng khơng lớn lắm ( chiếm khoản 70% ).
D/P : Cơng ty rất ít sử dụng phương pháp này ( chỉ chiếm khoản 10% ).
¾ Trình t ự thực hiện :
_ Ðịa điểm giao hàng chủ yếu là ở tại cảng, quá trình điều động hàng hĩa đến nơi qui định cũng chia thành nhiều đợt. Vì vậy, khi hàng được xuất kho, thủ kho ghi
phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để bộ phận vận chuyển hàng làm chứng từ đi đường.