- Thủ quỹ : Có trách nhiệm quản lý việc thu chi tiền trong công ty
2 TL008D TL – 008 Đen Cây 300 730 19
3 HD Hồ dán 30ml Lọ 480 550 264.000
4 CP002 Bút phủ CP - 02 Cây 24 8.500 204.000
Tổng Cộng 1.198.000
(Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu một trăm chín mơi tám ngàn đồng )
Khách hàng Tiếp thị nhận hàng Thủ kho Phòng Kế Toán Kiểm soát
Phiếu xuất kho đợc lập thành 5 liên : - Liên 1: Kế toán thanh toán ( kho hàng ) - Liên 2: Kế toán công nợ
- Liên 3: Khách hàng - Liên 4: Phòng kinh doanh - Liên 5: Thủ Kho
Các phiếu xuất kho cũng đợc tiến hành cập nhật theo số lợng hàng hoá thực xuất kho.
Khi phòng kinh doanh viết phiếu đề nghị xuất kế toán kho hàng căn cứ vào đó viết phiếu xuất kho rồi chuyển xuống kho . Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho rôi xuất hàng , liên 3 giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng, thủ kho giao hàng cho khách hàng và khách hàng ký vào hoá đơn đã nhận đủ hàng .
3.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá:
Việc tổ chức kế toán chi tiết tình hình biến động hàng hoá của Chi Nhánh
là cần thiết và có tác dụng rất lớn trong việc quản lý và cung cấp những thông tin kinh tế kịp thời chính xác về hàng hoá ở mỗi thời điểm, để giúp đỡ lãnh đạo Chi Nhánh có biện pháp kịp thời, hợp lý giảm số hàng hoá tồn đọng hay tăng cờng cung ứng phân phối đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trờng. Kế toán chi tiết hàng hoá ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long đợc tiến hành theo phơng pháp ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch toán nh sau:
a. ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá
- Căn cứ lập thẻ kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ do phòng kế toán đua xuống để tiến hành nhập-xuất kho hàng hoá theo đúng số lợng ghi trong chứng từ. Cuối ngày thủ kho phân loại, kiểm tra chứng từ theo từng loại hàng hoá rồi ghi vào số lợng nhập - xuất - tồn vào từng thẻ kho tơng ứng
- Phơng pháp ghi thẻ: Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho gồm các cột: chứng từ nhập (số, ngày), chứng từ xuất (số, ngày), số lợng nhập, xuất, cột tồn kho và cột ghi chú. Thủ kho ghi các chỉ tiêu tơng ứng với các cột ghi số lợng thực nhập, thực xuất và rút ra số lợng tồn. Cuối ngày thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán hàng hoá và tiêu thụ. Mỗi mặt hàng đ- ợc mở một thẻ kho.
b. ở phòng kế toán
Kế toán tiến hành theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên các chứng từ ban đầu là phiếu nhập, phiếu xuất điều chuyển các hoá đơn bán hàng thông qua bộ phận quản lý hàng hoá bằng máy vi tính.
Kế toán chi tiết hàng hoá ở Công ty sử dụng bảng kê chứng từ, sổ chi tiết hàng hoá và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hoá.
-Bảng kê chứng từ :
+Căn cứ lập: Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đơn giá bình quân.
+Nội dung: Theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng và giá vốn. Mỗi loại chứng từ đợc ghi vào “Bảng kê chứng từ”theo trình tự thời gian
+Phơng pháp lập: Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho hàng hoá, kế toán lấy số lợng để ghi vào “Bảng kê chứng từ”.
- Sổ chi tiết hàng hoá:
+ Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập kho, xuất kho hàng hoá , và bảng kê chứng từ.
+Nội dung: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của các mặt hàng, các loại hàng hoá của kho đợc tập hợp trong một quyển sổ và đợc lập cho từng tháng.
+Phơng pháp lập: Hàng ngày kế toán nhận đợc các chứng từ liên quan đến nhập - xuất kho hàng hoá, sẽ nhập các dữ kiện của chứng từ vào máy theo chỉ tiêu
số lợng. Ngôn ngữ lập trình sẽ tự động vào sổ chi tiết. Cuối tháng khi bộ phận giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện của tháng đã tính xong cho bộ phận kế toán hàng hoá, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết các chứng từ nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Tại thời điểm cuối tháng tính số lợng tồn kho cho mỗi loại hàng hoá. ở dòng tồn đầu kỳ, số liệu đợc lấy từ dòng tồn cuối kỳ của sổ chi tiết vật t kỳ trớc liền kề."Xem mẫu "sổ chi tiết hàng hóa.
- Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn:
+ Căn cứ vào các số liệu nhập, xuất hàng hoá trong tháng, cuối tháng máy tính sẽ lập “Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn".
+Phơng pháp lập:
Phần tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tơng ứng báo cáo tháng trớc chuyển sang.
Phần nhập trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ nhập hàng hoá vào kho trong kỳ cho từng thứ hàng hoá.
Phần xuất trong kỳ: Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong kỳ. Phần tồn cuối kỳ: đợc tính bằng công thức:
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ- Xuất trong kỳ
Công việc tính toán đợc thực hiện trên máy tính. Kế toán hàng hoá chỉ nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ hàng hoá tơng ứng. (Xem mẫu "bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn tháng 3/2003,
3.3. Kế toán tổng hợp hàng hoá :
Thực tế ở Công ty Bút Bi Thiên Long, kế toán tổng hợp hàng hoá đợc tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Bởi vậy, yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán là phải ghi chép, phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại hàng hoá, tên các loại tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập-xuất kho hàng hoá phát sinh.
Kế toán tổng hợp hàng hoá ở Công ty Bút Bi Thiên Long đợc thực hiện trên tài khoản 156 và đợc mở các tài khoản chi tiết cho từng loại nguồn gốc hàng hoá. Cụ thể tình hình nh sau:
+ TK 1561 – Hàng Thiên Long sản xuất + TK 1562 – Hàng Thiên Long kinh doanh
Các tài khoản này lại đợc mở chi tiết thành các tiểu khoản cho từng mặt hàng: Ví dụ TK 15611 - Bảng Bộ
TK 15612 - Bảng Đen
Hoặc TK 15621 - Bút phủ CP - 02 TK 156212 - Bút phủ CP - 03 TK 15623 - Gôm E - 02
Các tài khoản chi tiết của TK 511, TK 632 cũng mở theo qui luật trên.
Việc theo dõi về mặt giá trị các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho hàng hoá đợc kế toán thực hiện trên máy vi tính. Khi nhận đợc số liệu chứng từ ban đầu máy tính sẽ tự động định khoản toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh dựa trên cơ sở danh mục hàng hoá: danh mục dạng xuất, nhập hàng hoá... đã đăng ký ở phần từ điển. Máy tính có khả năng theo dõi các nghiệp vụ, hợp đồng, công nợ với từng khách hàng thông qua phần nghiệp vụ trên các phiếu nhập, xuất đợc kế toán hàng hoá đa dữ liệu vào máy. Các nghiệp vụ nhập kho hàng hoá từ các nguồn khác nhau đợc phản ánh nh phần lý luận chung đã nêu. Còn các trờng hợp xuất kho hàng hoá đợc phản ánh kèm theo bút toán ghi nhận doanh thu, khi lô hàng đợc xác định là tiêu thụ, nh phần lý luận chung đã nêu. Riêng trờng hợp xuất hàng hoá cho biếu tặng tính vào chi phí bán hàng , khi phát sinh kế toán phản ánh bằng bút toán:
Ví dụ: Phiếu xuất kho số 518 ngày 25/09/02 xuất 120 cây sáp 12 mầu tặng vui tết trung thu tại Hải Phòng. Kế toán ghi "Sổ chi tiết TK 641"
Nợ TK 6412 : 216.000 Có TK 1561(7) : 216.000
Cuối tháng khi chạy tổng hợp máy tính sẽ tự tính và cập nhật lại giá vốn hàng xuất, đa ra bảng kê chứng từ theo từng đối tợng, bảng kê chứng từ theo từng tài khoản đối ứng, bảng kê chứng từ theo nghiệp vụ sổ cái, tổng hợp phát sinh theo đối tợng.
Cụ thể xem các mẫu phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê chứng từ nhập, xuất, bảng tổng hợp nhập-xuất -tồn