1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Bút Bi Thiên Long
Công ty Bút Bi Thiên Long là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành sản xuất văn phòng phẩm ( năm 1981 ) . Qua hơn hai mơi năm hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao , từ một cở sở sản xuất thủ công với vài nhân công nay Thiên Long đã trở thành một trong các doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong ngành văn phòng phẩm
Do yêu cầu của thị trờng , để đáp ứng kịp thời ngày càng nhiều hơn về số l- ợng sản phẩm cũng nh chất lợng hàng hoá năm 1996 Công Ty quyết định thành lập Chi Nhánh Công Ty tại Hà Nội với phơng châm phục vụ ngời tiêu dùng nhanh nhất thuận tiện nhất
Chi Nhánh Công Ty tại Hà Nội với t cách pháp nhân không đầy đủ , hạch toán phụ thuộc và chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn do Công Ty giao cho
Là một đơn vị kinh doanh trực thuộc nên chi nhánh Hà Nội thực hiện chức năng nhiệm vụ của Công Ty giao cho . Chi Nhánh có nhiệm vụ phân phối hàng hoá của Công Ty theo địa bàn hoạt động của Chi Nhánh
Địa chỉ chính của Công Ty đặt tại khu Công Nghiệp Tân Tạo – Bình Chánh – Hồ Chí Minh
Địa chỉ của Chi Nhánh tại số 7 Đào Duy Anh - Đống Đa - Hà Nội
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cuả Chi Nhánh công ty Bút Bi Thiên Long Long
Bộ máy quản lý của Chi Nhánh Công Ty Thiên Long bao gồm
+ Giám Đốc Chi Nhánh : Là ngời đứng đầu Chi Nhánh có quyền ra quyết định chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh . Trong quá trình ta quyết định giám đốc đợc sự tham mu trực tiếp của các trởng phòng
Các phòng nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mu giúp giám đốc Chi Nhánh quản lý và điều hành công việc. Các phòng là:
+ Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng tham mu cho giám đốc công ty về các mặt nh công tác tổ chức nhân sự , công tác lao động tiền lơng, xác định ph- ơng hớng chiến lợc đầu t và nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.
+ Phòng tài chính-kế toán: Là bộ phận tham mu cho giám đốc công ty về công tác tài chính-kế toán. Đảm bảo phản ánh đúng, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty. Phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , lập báo cáo tài chính theo tháng gửi về Công Ty , cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận khác sử dụng thông tin
+ Phòng kinh doanh : Thực hiện kế hoạch đặt hàng với Công Ty , kế hoạch bán hàng , tiêu thụ hàng hoá , theo dõi hàng hoá đáp ứng nhu cầu khách hàng
+ Phòng thống kê: Thực hiện thống kê đầy đủ, kịp thời sản lợng hàng hoá tiêu thụ, thống kê số lợng hàng hoá nhập từ Công Ty, theo dõi doanh số theo từng khu vực , cuối tuần báo cáo cho Giám Đốc Chi Nhánh
+ Phòng thị trờng : Đi thực tế tại các thị trờng trong phạm vi Chi Nhánh quản lý kiểm tra doanh số bán hàng từng khu vực , đốc thúc quá trình bán hàng taị các điểm phân phối hàng hoá của Công Ty. Xác định biến động của thị trờng về hàng hoá
Sơ đồ 3 : Tổ chức quản lý ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long:
3. Đặc điểm tổ chức kế toán của Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long
Từ ngày ngày mới thành lập , Chi Nhánh Công Ty Bút Bi Thiên Long đã thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ ngày 01/11/95 của Bộ Trởng Bộ Tài Chính. Mặc dù ban đầu còn gặp một số khó khăn nhng dần dần cũng đi vào nề nếp. thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý của Công ty.
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và bố trí thành phòng kế toán, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng Tài chính Kế toán Phòng kinh doanh Phòng thị trờng Phòng thống kê
Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty đã sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Phần mềm kế toán có tên gọi “Avt - Soft”
a. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty Bút Bi Thiên Long đợc tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán kiểu tập trung. Hiện nay, đội ngũ kế toán làm việc tại phòng tài chính-kế toán của Công ty có 6 ngời. Nhiệm vụ đợc phân công nh sau:
Trởng phòng kế toán (kế toán trởng): Là ngời chịu trách nhiệm phân
công nhiệm vụ, công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về công việc của mình.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng hoá (kế toán thanh toán): có
nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, chi cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung. Thanh toán theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán. Đồng thời, kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng, vốn lu động, kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quí, hàng năm gửi tới các ngân hàng công ty có tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số d tiền gửi, tiền vay cho kế toán trởng và giám đốc Công ty.
Chịu tránh nhiệm kiển tra số lợng hàng hoá nhập xuất, hàng ngày đối chiếu với thủ kho về lợng hàng hoá. Theo dõi hạch toán công cụ dụng cụ, hàng hoá nhập-xuất-tồn trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp gửi về Công Ty
- Kế toán tổng hợp : Nhiệm vụ chính là báo cáo thuế, báo cáo kế toán tr-
ởng về việc xử lý số liệu kế toán trớc khi khoá sổ kế toán. Lu trữ toàn bộ chứng từ kế toán và báo cáo kế toán của Công ty theo tháng, quí, năm. Lập chứng từ hạch toán của Công ty, kế toán tổng hợp toàn Chi nhánh Công ty. Nhận kiểm tra tính chính xác số liệu báo cáo của các đơn vị nội bộ.
- Kế toán công nợ + Khu vực I
Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng khu vực, đối chiếu công nợ hàng ngày với từng khách hàng (nếu có phát sinh). Làm bảng thởng cho khách hàng theo tháng, quý . Báo cáo về công nợ cho Giám Đốc Chi Nhánh hàng tuần