Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng số 4 Ban Giám đốc

Ban Giám đốc

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Công ty

Có thể khái quát chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban trong công ty nh sau:

1. Giám đốc công ty.

- Chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Trực tiếp các khâu: Tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức lao động, thanh tra pháp chế, khen thởng, kỷ luật

- Xác định chính sách chất lợng, mục tiêu chất lợng của đơn vị.

- Xác định quyền hạn của các phòng ban, của các thành viên ban giám đốc, các trởng phòng ban, giám đốc xí nghiệp, chủ nhiệm dự án.

- Xem xét đánh giá tính hiệu quả của hệ thống chất lợng.

- Xem xét đánh giá các hệ thống có liên quan đến hành động phòng ngừa khắc phục và giải quyết khiếu nại của khách hàng.

2. Phó giám đốc thờng trực công ty: Chịu trách nhiệm một số lĩnh vực sau: - Công tác tiếp thị của Công ty.

- Công tác thanh quyết toán nội bộ.

- Công tác lao động, chính sách ngời lao động. - Công tác hành chính, văn phòng.

- Phó giám đốc thờng trực- Thủ trởng cơ quan.

- Trực tiếp theo dõi XNXD số 1, XNXD số 2, XNXD số 3, XNCGSC. - Công tác vật t, tiêu thụ sản phẩm.

3. Phó giám đốc Công ty : - Công tác tiếp thị của Công ty.

- Kỹ thuật thi công, chất lợng, tiến độ, an toàn lao động. - Quản lý các phơng án, thiết bị vật t, xe máy.

- Trực tiếp phụ trách các đội trực thuộc Công ty.

4. Phó giám đốc kinh tế chịu trách nhiệm một số lĩnh vực sau: - Công tác tiếp thị của Công ty.

- Công tác liên doanh. - Công tác kinh tế thị trờng.

- Công tác dự toán giá cả, định mức.

- Trực tiếp kiêm trởng phòng dự án công ty.

- Trực tiếp theo dõi XNXD số 4, XNXD số 5, XN xử lý NM & XD. 5. Phó giám đốc Công ty.

Trực tiếp làm giám đốc chi nhánh công ty tại Bắc Ninh. 6. Phó giám đốc công ty:

Chịu trách nhiệm:

- Công tác tiếp thị của Công ty. - Công tác kinh doanh bất động sản.

- Trực tiếp theo dõi các XNXD số 7, XNXD số 8, XNXD số 9.

Quan hệ công tác:

A/ Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể ngời lao động về kết quả sản xuất kinh doanh và quyết định mọi vấn đề.

B/ Các Phó giám đốc Công ty giúp Giám đốc quản lý các lĩnh vực đợc phân công. Chịu trách nhiệm trớc Công ty liên quan đến quy chế hiện hành của Nhà nớc về kết quả hoạt động của mình.

C/ Trên cơ sở đợc phân công phải: Xây dựng phơng án, chơng trình, nội dung các biện pháp phù hợp với nhiệm vụ sản xuất cho kịp thời có hiệu quả. Th- ờng xuyên hội ý trao đổi ý kiến với Giám đốc Công ty các thông tin về thị trờng, sử dụng kịp thời và có rút kinh nghiệm.

1. Phòng tổ chức lao động.

Với chức năng giúp việc giám đốc trong lĩnh vực quản lý, sử dụng lao động, tổ chức sản xuất, bảo vệ thanh tra pháp chế, quân sự, thi đua khen thởng, đào tạo, chế độ chính sách ngời lao động, quản lý tiền lơng và đợc quy định nh sau:

a. Công tác tổ chức:

- Phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị để tổ chức một bộ máy với phơng châm gọn nhẹ, mạnh và có hiệu lực trong sản xuất kinh doanh . - Xây dựng nội quy công tác, chức năng nhiệm vụ quyền hạn của đơn vị

trực thuộc.

- Kiến nghị bổ sung hoặc sửa đổi chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Công ty, Xí nghiệp dự thảo những quyết định thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng trình Giám đốc công ty.

- Theo dõi tình hình sử dụng, đào tạo bồ dỡng cán bộ. - Thống kê chất lợng cán bộ và báo cáo định kỳ.

- Thanh tra công tác cán bộ, tuyển dụng, thuyên chuyển đề bạt, đề nghị Giám đốc công ty ra quyết định.

- Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo nhân lực theo yêu cầu tổ chức lao động.

b. Công tác bảo vệ- thanh tra- quân sự:

- Tổ chức theo dõi công tác bảo vệ chính trị , kinh tế, bảo vệ Đảng, quan hệ chặt chẽ với an ninh địa phơng để bảo vệ trật tự trị an.

- Quan hệ với cơ quan quân sự địa phơng để thực hiện luật nghĩa vụ quân sự.

c. Công tác quản lý lao động tiền lơng và đào tạo:

- Lập kế hoạch và theo dõi sử dụng kế hoạch lao động tiền lơng.

- Phát hiện và phân tích những nguyên nhân biến động trong công tác sử dụng lao động và tiền lơng.

- Thực hiện công tác định mức lao động.

- Lập kế hoạch bồi dỡng đào tạo nâng cao tay nghề cho ngời lao động. 2. Phòng tài chính kế toán

Với chức năng giúp việc giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính. Tổ chức thực hiện chế độ hạch toán kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê. Giúp Giám đốc công tác hạch toán kinh tế.

a. Công tác kế toán:

- Tổ chức thực hiện hạch toán kế toán và quyết toán công trình bàn giao. - Chủ trì việc kiểm tra các mặt hoạt động kế toán và hớng dẫn công tác hạch

toán kế toán cho các đơn vị trực thuộc.

- Phân tích các chỉ tiêu kinh tế đầy đủ, chính xác kịp thời giúp lãnh đạo công ty chỉ đạo sản xuất, điều hành đúng hớng để hoàn thành nhiệm vụ với giá thành hạ.

b. Công tác tài chính:

- Lập kế hoạch tài chính theo quy định.

- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch chi phí và kiểm tra kế hoạch đó.

- Quyết toán tài vụ và phân tích tình hình hoạt động của tài vụ, kiểm tra việc sử dụng và vòng quay của vốn lu động.

- Tham gia với các phòng có liên quan để làm tốt kết hoạch thu chi tài chính và chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính kế toán trong công ty.

Căn cứ vào sự phân cấp quản lý kinh tế và tài chính của công ty cho các Xí nghiệp, với chức năng nhiệm vụ của phòng hiện nay là tổng hợp cân đối chung các mặt hoạt động và quản lý kinh doanh của công ty, tăng cờng kiểm tra và h- ớng dẫn các đơn vị thực hiện đúng thể lệ của Nhà nớc quy định đối với công tác quản lý tài chính.

3. Phòng dự án. - Tìm hiểu thị trờng

- Mua hồ sơ thầu và nghiên cứu hồ sơ. - Kiểm tra khối lợng thiết kế

- Vẽ và thuyết minh biện pháp thi công, tiến độ thi công

- Tham quan mặt bằng, giải quyết các vớng mắc trong quá trình xem xét hồ sơ

- Thông qua ban giám đốc về giải pháp thi công, phơng pháp lập giá dự thầu, số lợng và chủng loại thiết bị cho công trình

- Tổng hợp hồ sơ, sao chụp và đóng gói

- Giải trình những điều cần thiết sau khi hồ sơ đợc mở theo yêu cầu của chủ đầu t, thông qua các hồ sơ thầu do các đơn vị lập trớc khi trình Giám đốc ký.

- Nghiên cứu tài liệu đúc rút kinh nghiệm

- Hỗ trợ trong việc kiểm tra khối lợng thi công thực tế để quyết toán nội bộ 4. Phòng quản lý thi công:

Là phòng chức năng giúp việc Giám đốc trong lĩnh vực kiểm tra thi công, có nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Kiểm tra việc thi công về các lĩnh vực: Chất lợng, tiến độ, biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động, quy phạm xây dựng đối với các công trình của Công ty .

- Lập kế hoạch phát triển kỹ thuật

- Tham gia dự thảo các điều kiện chỉ dẫn và hớng dẫn kỹ thuật, lập các dự thảo tiêu chuẩn Nhà nớc về quy phạm xây dựng.

- Xác nhận khối lợng và chất lợng đối với các dự án các đội trực thuộc Công ty trực tiếp thi công

- Tham gia nghiệm thu và đánh giá kết luận chất lợng công trình, ghi ý kiến vào sổ nhật ký công trình thờng kỳ

- Tổng hợp báo cáo công tác quản lý kỹ thuật 5. Phòng kinh tế thị trờng:

Là phòng giúp Giám đốc Công ty tìm thị trờng, xây dựng và tổng hợp kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm của Công ty trên cơ sở hiện có về nhân lực, vật t, tiền vốn, xe máy thiết bị thi công và nhu cầu của thị trờng. Tìm đối tác trong lĩnh vực đầu t trên cơ sở chủ trơng của Công ty và kế hoạch đã đợc duyệt.

a. Công tác kinh tế thị trờng:

- Là đầu mối thông tin về công tác thị trờng, chủ trì phối hợp với phòng quản lý thi công và phòng dự án và làm hồ sơ đấu thầu. Chuẩn bị nội dung hợp đồng kinh tế trình giám đốc công ty xem xét quyết định.

- Hợp đồng kinh tế là những công việc thuộc chức năng sản xuất kinh doanh của Công ty đợc Nhà nớc cho phép Công ty ký và tiền thanh quyết toán đầu phải chuyển về tài khoản Công ty.

- Sau khi ký phòng chủ trì việc đấu thầu nội bộ ( hoặc giao). Phòng tổ chức lao động làm quyết định giao nhiệm vụ kèm theo cam kết của đơn vị (có Mẫu kèm theo).

- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn và hàng năm của công ty.

- Báo cáo công tác thống kế tổng hợp theo quy định.

- Theo dõi giá trị sản lợng thực hiện các công trình trực thuộc hàng tháng để làm cơ sở cho việc theo dõi quỹ tiền lơng hàng tháng.

b. Công tác dự toán giá cả.

- Kiểm tra dự toán công trình xây dựng, thống nhất giá cả theo định mức dự toán khu vực về vật liệu, nhân công và máy móc.

- Kiểm tra việc thanh toán với chủ đầu t (bên A) và các đơn vị thầu phụ (bên B’).

- Xây dựng và lập giá cả vật liệu, cấu kiện, chi tiết bán thành phẩm xây dựng, vận chuyển cho thuê máy, thiết bị cho các hoạt động trong Công ty. c. Công tác đầu t.

- Tìm đối tác đầu t trên cơ sở chủ trơng của Công ty và quy hoạch đợc duyệt.

- Cùng với phòng tài chính kế toán lập phơng án huy động và sử dụng các nguồn vốn đầu t.

- Chịu trách nhiệm quản lý giá trong quá trình thực hiện đầu t. - Báo cáo quyết toán công tác đầu t theo quy định.

6. Phòng khoa học kỹ thuật

Là phòng giúp Giám đốc Công ty quản lý, hỡng dẫn khoa học kỹ thuật và tiếp thu công nghệ mới đợc quy định nhiệm vụ nh sau:

- Phổ biến áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đề xuất vận dụng khoa học tiên tiến trong sản xuất kinh doanh .

- Theo dõi tổng hợp việc thực hiện tiêu chuẩn, quy phạm kỹ thuật và áp dụng công nghệ thi công tiên tiến của cơ sở.

- Chủ trì nghiên cứu xây dựng phơng án đầu t chiều sâu, đổi mới trang thiết bị.

- Cùng phòng tổ chức lao động xây dựng chơng trình đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân.

- Đăng ký theo dõi công trình chất lợng cao của Công ty hàng năm. 7. Văn phòng Công ty .

Văn phòng Công ty là đơn vị Giúp giám đốc Công ty tiếp khách đến liên hệ công tác, văn th hội họp bảo vệ sức khoẻ cho ngời lao động... và đợc quy định nh sau:

- Công tác văn th, sử dụng và bảo quản con dấu, tiếp nhận và chuyển giao công văn đi đến, quản lý và sử dụng điện thoại, máy Fax, máy Photocopy...

- Quản lý nhà làm việc, hồ sơ nhà ở, các khu công cộng thuộc Công ty. - Kiểm tra quản lý sử dụng mua sắm tài sản thuộc về hành chính. - Phụ trách công tác khánh tiết trong ngày lễ, hội họp.

- Chăm lo sức khoẻ cho ngời lao động, phổ biến vệ sinh phòng bệnh cho ng- ời lao động.

- Quản lý xe ôtô con và bố trí xe cho lãnh đạo đi công tác. Đối với chuyên viên các phòng đi công tác phải đăng ký trớc 01 ngày.

- Thực hiện công tác Đảng uỷ công đoàn trong Công ty.

2.3. Đặc điểm về lao động của Công ty.

Có thể nói rằng lao động thuộc ngành xây dựng, t vấn thiết kế có vai trò góp phần tạo ra các công trình xây dựng, có sự tham gia của t vấn thiết mới đảm

bảo cho các công trình có chất lợng, đúng về tiêu chuẩn quy định và có thẩm mỹ cao.

Trong những năm qua, Công ty xây dựng số 4 đã đảm nhận khảo sát thiết kế và thi công nhiều công trình, dự án và đã đợc chủ đầu t đánh giá cao. Đạt đợc điều đó phải kể đến đội ngũ lao động giỏi về chuyên môn kỹ thuật, trình độ tay nghề cao sử dụng thành thạo các máy móc thiết bị.

Xác định đợc tầm quan trọng của vấn đề nhân lực, Công ty đã không ngừng khuyến khích CBCNV học tập trao dồi nghiệp vụ, nâng cao tay nghề. Đối với các cán bộ quản lý, Công ty tạo điều kiện cho đi học thêm bằng đại học thứ 2 hoặc cao học. Công ty còn liên hệ với các trờng đại học lớn trong nớc tổ chức nâng cao kiến thức quản lý kinh tế, kiến thức về kỹ thuật cho CBCNV của mình.

Do công việc chính, sản phẩm chính của đơn vị là t vấn thiết kế và xây dựng nên đòi hỏi lực lợng lao động phải bao gồm chủ yếu là cán bộ có trình độ đại học trở lên. Nhờ có hệ thống đào tạo tuyển chọn từ trớc nên hiện nay Công ty có một đội ngũ lao động tơng đối đồng đều về chất lợng, năng động sáng tạo và có khả năng hoàn thành công việc đợc giao.

Cụ thể hiện nay công ty có tổng số lao động là 2044 ngời. Trong đó lực l- ợng trong danh sách của Công ty là 787 ngời, lực lợng thuê ngoài và hợp đồng lâu dài là 1257 ngời. Lực lợng lao động trong Công ty gồm hai khối: Cán bộ khoa học kỹ thuật và khối quản lý kinh tế.

Trải qua 44 năm trởng thành và phát triển, ngày nay Công ty xây dựng số 4 đã phát triển ngày càng lớn mạnh với đội ngũ CBCNV có trình độ nh sau:

+ Giám đốc điều hành đạt tiêu chuẩn quốc tế 11

+ Thạc sĩ 5 + Kỹ s xây dựng 150 + Kiến trúc s 25 + Kỹ s máy 12 + Kỹ s điện 7 + Kỹ s nớc 11 + Kỹ s cơ khí 8 + Kỹ s thuỷ lợi 13 + Kỹ s cầu đờng 14 + Kỹ s kinh tế xây dựng 15 + Cử nhân kinh tế 30 + Cử nhân luật 3

+ Cử nhân tin học 3

+ Công nhân xây dựng bậc cao 286

+ Công nhân cơ giới 77

+ Công nhân lắp máy điện nớc bậc cao 33

+ Công nhân cơ khí bậc cao 64

+ Công nhân lành nghề hợp đồng 1257

2.4. Đặc điểm về tài chính của Công ty.

Nguồn lực tài chính là một nhân tố quan trọng đối với hoạt động sản xuất