Sổ cái Tài khoản
2.2.2.2- Kế toán doanh thu bán hàng, thuế VAT và các khoản giảm trừ doanh thu.
* Đặc điểm kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty gạch ốp lát Hà Nội.
- Kế toán không sử dụng TK 157 “ hàng gửi đi bán” để phản ánh số TP xuất giao cho đại lý. Nh đã nói ở trên, hình thức tiêu thụ qua đại lý là hình thức chủ yếu của công ty. Để các đại lý tích cực thúc đẩy công tác tiêu thụ, tránh hiện tợng ứ đọng hàng, khi giao hàng cho các đại lý, kế toán phản ánh luôn doanh thu và giá vốn hàng bán nh phơng thức tiêu thụ trực tiếp. Làm nh vậy để các đại lý có trách nhiệm với số hàng nhận từ công ty. Việc hạch toán nh hiện nay, với các quy định về chế độ chiết khấu, quy định mức lơng, thởng có tác… dụng rất tích cực, khuyến khích các đại lý nỗ lực tìm cách tiêu thụ hàng.
- Trong kế toán tiêu thụ, khi phản ánh doanh thu TK đối ứng luôn là TK 131 “ phải thu của khách hàng”.
Do mọi nghiệp vụ kế toán đều đợc thực hiện trên máy tính, nên để tránh sự trùng lặp, mặc dù khách hàng thanh toán ngay nhng kế toán vẫn phản ánh:
Nợ TK 131 ( chi tiết...) Có TK 3331- Có TK 511-
Đồng thời phản ánh: Nợ TK 111, 112...
Có TK 131 ( chi tiết...)
Kế toán không sử dụng TK 521, TK 531, TK 532 để phản ánh chiết khấu, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.
Doanh nghiệp rất ít bán lẻ trực tiếp mà thờng bán qua đại lý cho nên phần chiết khấu thanh toán cho đại lý đợc hạch toán vào chi phí bán hàng cùng với hoa hồng đại lý, lơng nhân viên tiêu thụ. Nếu có chiết khấu thơng mại thì doanh nghiệp không hạch toán qua TK 521 mà ghi giảm số tiền trên hoá đơn luôn và ghi giảm doanh thu. Trờng hợp giảm giá hàng bán xảy ra khi có phản ánh hàng kém chất lợng, lúc này, công ty sẽ cử ngời đến kiểm tra, nếu có sự kém phẩm chất, công ty sẽ hạ giá bán sản phẩm nhng không hạch toán vào TK 532, cũng không ghi giảm doanh thu, kế toán vẫn hạch toán bình thờng. Còn phần giảm giá, kế toán tính ra số tiền giảm, lập phiếu chi và hạch toán vào chi phí bán hàng. Khoản này gọi là chi bù giá.
Còn trờng hợp hàng bị trả lại rất ít xảy ra với công ty bởi đặc trng của công ty là phần lớn tiêu thụ qua đại lý, ít có tiêu thụ qua hợp đồng nên không xảy ra tình trạng giao không đúng hạn. Còn trờng hợp hàng không đảm bảo phẩm chất, công ty sẽ chấp nhận giảm giá theo yêu cầu. Nếu khách hàng không chịu, công ty sẽ nhận lại số hàng đó và nhập kho. Lúc này, kế toán ghi sổ theo định khoản, ghi theo giá thực tế xuất kho:
Nợ TK 155-
Có TK 632-
Và đồng thời phản ánh giảm doanh thu, giảm thuế: Nợ TK 511- Doanh thu của hàng bị trả lại
Nợ TK 3331- thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 111,112- Nếu đã thu tiền
Có TK 131- Nếu cha thu tiền
* Chứng từ sử dụng: Doanh nghiệp sử dụng chủ yếu là hoá đơn GTGT. Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn GTGT đặc thù.
* TK sử dụng: TK chủ yếu là TK 511 “ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, phản ánh doanh thu của TP, hàng hoá bán ra. ở Công ty gạch ốp lát Hà Nội, TK 511 đợc mở thành các TK chi tiết sau:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá. TK 51114- Doanh thu bán TSCĐ TK 5112- Doanh thu bán TP
TK 51121- Doanh thu bán TP gạch lát TK 51122- Doanh thu bán TP gạch ốp TK 51123- Doanh thu bán gạch phế phẩm TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 632 “ Giá vốn hàng bán”. TK này ở công ty mở thành các tài khoản chi tiết:
TK 6321- Giá vốn hàng bán- gạch lát TK 6322- Giá vốn hàng bán - gạch ốp TK 6323- Giá vốn hàng bán- vật t TK 33311- Thuế GTGT đầu ra. TK này gồm các TK chi tiết sau:
TK 333111- Thuế GTGT đầu ra.
TK 3331111-Thuế GTGT đầu ra hàng xuất khẩu: Thuế suất 0% TK 3331112- Thuế GTGT đầu ra: Thuế suất 5%
TK 3331113- Thuế GTGT đầu ra: Thuế suất 10% TK 3331114- Thuế GTGT đầu ra : Thuế suất 20% TK 333112- Thuế GTGT đầu ra đợc miễn giảm.
TK 3331121- Thuế GTGT đầu ra đợc miễn TK 3331122- Thuế GTGT đầu ra đợc giảm. Và kế toán sử dụng một số TK khác nh: 131, 111, 112... * Trình tự kế toán:
Do doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán riêng, nên quá trình vào sổ khác với kế toán thủ công. ở đây, khi kế toán bán hàng nhận đợc hoá đơn GTGT của hàng hoá bán ra, kế toán viên chỉ việc nhập vào máy các thông tin của hoá đơn GTGT trên màn hình nhập liệu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Với chơng trình đã cài đặt sẵn, máy sẽ tự tính toán và đa lên các sổ sách báo cáo.
Sơ đồ tổ chức của kế toán bán hàng và công nợ phải thu
VD: Khi phòng kế toán nhận đợc Hoá đơn GTGT số 094201 ngày 02/02/2003 do thủ kho sau khi giao hàng cho ngời bán chuyển lên. (Biểu 2 )
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu sẽ nhập các dữ liệu vào màn hình nhập liệu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu nh sau:
Từ màn hình nền, kích chuột vào biểu tợng của chơng trình Fast accounting 2003, sẽ xuất hiện một hộp thoại khai báo nh sau:
Tên : ABC Mật khẩu:
Mã đơn vị: L11
Khi đó sẽ xuất hiện một màn hình lựa chọn để cập nhật số liệu: Kích chuột vào nhật số liệu\ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Các phân hệ
nghiệp vụ\ Hệ thống\Kế toán bán hàng và công nợ phải thu\Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Khi đó sẽ xuất hiện một màn hình nhập
liệu để nhập các hoá đơn GTGT gồm những thông tin nh sau:
Chứng từ Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bị trả lại Bút toán bù trừ công nợ Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Chuyển số liệu sang các phân hệ khác.
Kế toán tổng hợp
Số liệu chuyển từ các phân hệ khác.
Tiền mặt, tiền gửi.
Báo cáo
Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết công nợ Bảng tổng hợp công nợ
Mã khách: KD084 Khách hàng: Đại lý Dũng Minh
Địa chỉ: Hng Yên MST:
Ngời mua hàng: Số d: Diễn giải: Dũng Minh HĐ 94201 BPKD Mã nx( TK nợ) 131 Số HĐ: 94201 Số seri: AA/02-101 Ngày hạch toán: 08/03/2003 Ngày lập HĐ: 01/02/2003 Tỷ giá VND: 1.00 Mã hàng Tên hàng ĐVT Mã kho Mã vv Tồn kho Sản l- ợng Giá bán VNĐ Thành tiền TK đối ứng HR 405A2 Gạch 400x400 M2 18.00 59 454.00 1070172 511 Sản lợng: 100 Tiền vốn: Tiền hàng: 1 070 172 Mã thuế: 10 10.00% TK thuế 131/33311 Tiền thuế: 107 017 TK ck Tiền ck
Tổng thanh toán: 1 177 189
Khi đó chơng trình sẽ tự kết chuyển doanh thu và kết chuyển giá vốn theo định khoản: Nợ TK 131:1 177 110
Có TK 511:1 070 100
Có TK 33311: 107 010
Nợ TK 6321: 721 569 Có TK 1551: 721 569
Nh vậy, chúng ta không phải tính trị giá vốn của hàng xuất kho mà máy sẽ tự tính theo chơng trình đã cài đặt sẵn. Với phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, chơng trình sẽ đa ra các sổ sách và báo cáo thuộc Nhật ký chung : Sổ nhật ký chung( Biểu 8), Sổ cái TK 511( Biểu 9) , Sổ cái TK 113 ( Biểu 10)…
Biểu 9: Trích: