1. Thanh toán không dùng tiền mặt:
1.2 Thanh toán bằng Ủy nhiệm chi:
1.2.1 Tài khoản sử dụng:
Khi hạch toán Ủy nhiệm chi sử dụng những tài khoản chủ yếu sau:
- Tài khoản khách hàng dùng để phản ánh số tiền giao dịch của khách hàng.
- Tài khoản 270301011 - Chuyển tiền đến chờ chuyển tiếp. Tài khoản này là một tài khoản trung gian dùng để hạch toán các món tiền đi chuyển tiếp tức là giao dịch nhờ một chi nhánh khác chuyển tiếp.
- Tài khoản 270301010 - Chuyển tiền đến chờ thanh toán. Tài khoản này cũng là một tài khoản trung gian, sử dụng trong trường hợp người trả tiền chuyển cho người thụ hưởng và người thụ hưởng nhận tiền bằng chứng minh thư.
- Tài khoản 430101001 - Thu thủ tục phí thanh toán trong nước - VAT 10%. Tài khoản này dùng để hạch toán phần thu phí về chuyển tiền đối với các món tiền chuyển đi khác hệ thống Ngân Hàng Ngoại Thương.
- Tài khoản 439801001 - Thu bưu điện phí - VAT 10%. Tài khoản này dùng để hạch toán các khoản thu phí về dịch vụ chuyển tiền đối với các món tiền chuyển đi trong hệ thống Ngân Hàng Ngoại Thương.
Khi hạch toán các tài khoản thu phí dịch vụ cần phải tuân theo những nguyên tắc sau:
- Khi hạch toán thu dịch vụ phải tính, và thu thuế GTGT theo qui định về thuế suất thuế GTGT.
- Thu phí dịch vụ phải căn cứ vào hướng dẫn và qui định đối với từng nghiệp vụ để thu đúng và thu đủ.
- Đối với các khoản thu phí chịu thuế GTGT với mức thuế suất 10%, số tiền phí phải được hạch toán vào tài khoản thu dịch vụ chịu thuế GTGT 10%. Cuối ngày hệ thống sẽ tự động tách số thuế phải nộp từ số thu nhập đã thu để hạch toán vào tài khoản 280202002 – Thuế GTGT về phí dịch vụ Ngân hàng.
- Đối với các khoản thu phí chịu thuế GTGT với mức thuế suất 0% thì số tiền phí được hạch toán vào tài khoản thu dịch vụ chịu thuế GTGT 0%.
- Đối với các khoản thu phí chịu thuế có mức thuế suất khác 0% và 10 % thì cán bộ thu phí chỉ hạch toán vào tài khoản thu nhập phần thu nhập Ngân Hàng Ngoại Thương được hưởng và hạch toán riêng phần thuế GTGT phải nộp vào tài khoản 280202002 – Thuế GTGT về phí dịch vụ Ngân hàng.
1.2.2 Qui trình hạch toán:
- Khác với Séc, Ủy nhiệm chi không xuất kho tạm ứng mà hạch toán giảm trực tiếp tài khoản vật liệu trong kho khi tiến hành bán Ủy nhiệm chi cho khách hàng theo
yêu cầu, lúc này vẫn là bút toán ghi giảm tài khoản tiền gửi của khách hàng theo giá bán và ghi giảm tài khoản vật liệu trong kho theo giá vốn, số chênh lệch giữa giá bán và giá vốn cũng được hạch toán vào tài khoản thu nhập khác. Giá vốn được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, tuy nhiên do giá gốc của các loại ấn chỉ nói chung ít khi thay đổi nên trong thực tế thường thì giá vốn chính là giá gốc. Ở Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang giá gốc của một cuốn Ủy nhiệm chi là 72.000 đồng, cũng giống như trường hợp nhượng bán séc khi bán Ủy nhiệm chi cho khách hàng thì không có phát sinh các khoản thuế GTGT. Bút toán cụ thể là:
Nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng: giá bán Có tài khoản 180603120: giá vốn
Có tài khoản 469898998: số chênh lệch giữa giá bán và giá vốn
Chứng từ sử dụng vẫn là giấy yêu cầu ngân hàng nhượng bán ấn chỉ và phiếu hạch toán đi kèm.
Ví dụ:
Một khách hàng làm thủ tục đề nghị Ngân hàng nhượng bán 1 cuốn Ủy nhiệm chi, sau khi hoàn thành thủ tục thì Giao dịch viên sẽ giao cuốn Ủy nhiệm chi cho khách hàng và chuyển giấy đề nghị Ngân hàng nhượng bán Ủy nhiệm chi của khách hàng cho bộ phận kế toán thu chi. Sau khi kế toán thu chi nhận được giấy đề nghị Ngân hàng nhượng bán Ủy nhiệm chi của khách hàng do Giao dịch viên chuyển sang thì tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TKTG khách hàng: 85.000 đồng Có TK 180603120: 72.000 đồng Có TK 469898998: 13.000 đồng
- Khi khách hàng có nhu cầu dùng Ủy nhiệm chi để thanh toán thì điền đầy đủ các yếu tố trên Ủy nhiệm chi (phần dành cho khách hàng), ký và đóng dấu (nếu có) trên tất cả các liên của Ủy nhiệm chi và nộp cho giao dịch viên. Về phía ngân hàng, sau khi Giao dịch viên tiếp nhận Ủy nhiệm chi từ khách hàng sẽ tiến hành kiểm tra các yếu tố
pháp lí của Ủy nhiệm chi, đối chiếu mẫu dấu, chữ ký chủ tài khoản và kế toán trưởng và xử lý theo từng trường hợp sau:
* Trường hợp người chi trả và người thụ hưởng đều mở tài khoản trong cùng
một chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thương
- Đây là trường hợp cả 2 bên đều mở tài khoản tại cùng một ngân hàng và việc
thực hiện thanh toán rất đơn giản là trích tài khoản của bên trả chuyển trực tiếp vào tài khoản của bên thụ hưởng và không tốn phí. Bút toán cụ thể là
Nợ tài khoản khách hàng 1 (bên trả tiền)
Có tài khoản khách hàng 2 (bên thụ hưởng)
- Xử lý chứng từ như sau: sau khi Giao dịch viên hạch toán và in bút toán trực tiếp
lên Ủy nhiệm chi sẽ chuyển bộ chứng từ Ủy nhiệm chi cho người có thẩm quyền duyệt
và tiến hành xử lý như sau:
+ 1 liên Ủy nhiệm chi (bản chính) ngân hàng sẽ giữ lại dùng làm chứng từ đã ghi nợ bên trả tiền.
+ 1 liên Ủy nhiệm chi ngân hàng sẽ trả lại cho bên trả tiền.
+ 1 liên Ủy nhiệm chi ngân hàng dùng làm chứng từ báo có cho bên thụ hưởng.
Ví dụ:
Ngày 24/03/2005 cửa hàng thương mại dịch vụ sửa chữa xe Angimex (có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang) nộp vào Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang Ủy nhiệm chi với nội dung là chuyển cho công ty xuất nhập khẩu An Giang (có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang) số tiền 8.232.000.000 đồng.
Giao dịch viên sau khi tiếp nhận Ủy nhiệm chi trên sẽ kiểm tra các yếu tố của Ủy nhiệm chi và tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TKTG cửa hàng TMDV sửa chữa xe Angimex: 8.232.000.000 đồng Có TKTG công ty XNK An Giang: 8.232.000.000 đồng
* Trường hợp người hưởng và người chi trả có tài khoản tại 2 chi nhánh của
Ngân Hàng Ngoại Thương:
- Trường hợp này lệnh thanh toán sẽ được chuyển đi theo đường IBT (Interbranch Transfer online) do các chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam cùng sử dụng hệ thống ngân hàng bán lẻ nối mạng trực tiếp với nhau nên các thanh toán viên tại các chi nhánh được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản tiền gửi của các đơn vị, và trong trường hợp này chi nhánh chuyển sẽ thu phí 22.000 đồng trên một món tiền chuyển. Bút toán cụ thể như sau:
Nợ TKTG của khách hàng trả tiền (chi nhánh A) Có TKTG của đơn vị thụ hưởng (chi nhánh B) Đồng thời phản ánh bút toán thu phí
Nợ TKTG của khách hàng trả tiền Có TK 439801001 - VAT 10%
Nếu khách hàng trả phí dịch vụ bằng tiền mặt (trường hợp này trên thực tế ít phát sinh):
Nợ TK 110101001 Có TK 439801001
Giao dịch viên in phiếu hạch toán đối với bút toán thu phí và hệ thống tự động tách phần thuế VAT ra.
- Xử lý chứng từ: sau khi giao dịch viên tiếp nhận Ủy nhiệm chi tiến hành hạch toán và in bút toán trực tiếp lên Ủy nhiệm chi, sau đó thì chuyển bộ chứng từ cho người có thẩm quyền duyệt
+ 1 liên Ủy nhiệm chi lưu lại dùng làm chứng từ đã ghi nợ tài khoản người trả tiền.
+ 1 liên Ủy nhiệm chi trả lại cho người trả tiền.
Ví dụ:
Ngày 23/05/2005 công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang) nộp vào Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang Ủy nhiệm chi với nội dung là trả cho Báo Sài Gòn Tiếp Thị (có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương TP. HCM) số tiền 13.000.000 đồng.
Giao dịch viên sau khi tiếp nhận Ủy nhiệm chi trên thì tiến hành hạch toán như sau Nợ TKTG công ty CP XNK thủy sản AG (015.100.xxxxxxx): 13.000.000 đồng
Có TKTG Báo Sài Gòn Tiếp Thị (007.100.xxxxxxx): 13.000.000 đồng Đồng thời phản ánh bút toán thu phí chuyển tiền kèm theo phiếu hạch toán, phần thuế VAT sẽ được hệ thống tự động tách ra.
Nợ TKTG công ty CP XNK thủy sản AG: 22.000 đồng Có TK 439801001 - VAT 10%: 22.000 đồng
* Trường hợp người hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác hệ thống nhưng
có tham gia thanh toán bù trừ trong ngày với chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thương (cùng địa phương nhưng khác hệ thống)
- Trường hợp này do khác hệ thống nên ngân hàng bên trả tiền không thể chuyển trực tiếp cho ngân hàng người hưởng, nhưng do ngân hàng người hưởng có tham gia thanh toán bù trừ trong ngày với ngân hàng người trả tiền nên lệnh thanh toán sẽ được gửi đến trung tâm thanh toán bù trừ, trung tâm thanh toán bù trừ ở đây chính là chi nhánh Ngân hàng Nhà nước địa phương.
- Giao dịch viên sau khi tiếp nhận Ủy nhiệm chi sẽ tiến hành hạch toán và in bút toán trực tiếp lên Ủy nhiệm chi, ghi như sau:
Nợ TKTG khách hàng Có TK 120101002
Hạch toán thu phí món chuyển tiền và in kèm phiếu hạch toán Nợ TKTG khách hàng
- Xử lý chứng từ: sau khi giao dịch viên hạch toán xong sẽ chuyển bộ chứng từ Ủy
nhiệm chi cho người có thẩm quyền duyệt
+ 1 liên Ủy nhiệm chi lưu lại để làm chứng từ đã ghi nợ tài khoản khách hàng. + 1 liên Ủy nhiệm chi sẽ được chuyển sang bộ phận kế toán Liên hàng để gửi đi thanh toán bù trừ.
+ 1 liên Ủy nhiệm chi còn lại sẽ được giao cho khách hàng (khách hàng trả tiền).
Ví dụ:
Ngày 24/03/2005 công ty CP XNK thủy sản An Giang có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang nộp vào Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang Ủy nhiệm chi có nội dung là trả cho xí nghiệp chế biến lương thực Angimex có tài khoản tại ngân hàng NN0 và PTNT An Giang chi nhánh chợ mới số tiền 200.000.000 đồng
Giao dịch viên sau khi tiếp nhận Ủy nhiệm chi thì tiến hành hạch toán như sau: Nợ TKTG công ty CP - XNK thủy sản An Giang: 200.000.000 đồng
Có 120101002: 200.000.000 đồng Thu phí món chuyển tiền đi bù trừ trong tỉnh 4.400 đồng
Nợ TKTG công ty CP - XNK thủy sản An Giang: 4.400 đồng Có TK 430101001 - VAT 10%: 4.400 đồng
Sau khi đi bù trừ lệnh thanh toán sẽ được chuyển cho ngân hàng NN0 và PTNT An Giang và tiếp đến ngân hàng NN0 và PTNT An Giang sẽ chuyển về cho chi nhánh Chợ Mới.
* Trường hợp người hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác hệ thống Ngân
Hàng Ngoại Thương và tại địa phương đó không có chi nhánh của Ngân Hàng Ngoại Thương (khác hệ thống và khác địa phương):
Trường hợp này lệnh thanh toán sẽ được chuyển đến cho trung tâm thanh toán bù trừ (chi nhánh ngân hàng nhà nước địa phương), nhưng Ủy nhiệm chi phải được nộp vào
bù trừ trong tỉnh, nhưng lúc này thu phí đối với món tiền chuyển là 0,066% tối thiểu là 22.000 đồng, tối đa là 770.000 đồng. Bút toán cụ thể như sau:
Ghi giảm tài khoản khách hàng: Nợ TKTG khách hàng
Có TK 120101002 Thu phí
Nợ TKTG khách hàng
Có TK 430101001- VAT 10%
- Xử lý chứng từ: giao dịch viên khi hạch toán xong, in bút toán trực tiếp lên Ủy nhiệm chi sau đó chuyển cho người có thẩm quyền duyệt. Bút toán thu phí thì kèm theo phiếu hạch toán
+ 1 liên Ủy nhiệm chi ngân hàng lưu lại dùng làm chứng từ đã ghi nợ tài khoản của khách hàng (người trả tiền).
+ 1 liên Ủy nhiệm chi trả lại cho khách hàng.
+ 1 liên Ủy nhiệm chi được chuyển sang cho bộ phận kế toán liên hàng để chuyển đi bù trừ ngoài tỉnh.
Ví dụ:
Ngày 28/03/2005 xí nghiệp Mễ Cốc Long Xuyên (có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang) nộp vào Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang Ủy nhiệm chi với nội dung là trả cho công ty lương thực Tiền Giang (có tài khoản tại Ngân Hàng Công Thương Tiền Giang) số tiền là 63.329.420 đồng.
Do tại địa phương ngân hàng người hưởng không có chi nhánh của Ngân Hàng Ngoại Thương nên lệnh thanh toán được chuyển đi bù trừ ngoài tỉnh. Giao dịch viên tiếp nhận Ủy nhiệm chi và hạch toán kèm theo nội dung là trả cho Công ty lương thực Tiền Giang (ghi rõ số tài khoản)
Nợ TKTG của Xí nghiệp Mễ Cốc Long Xuyên: 63.329.420 đồng Có TK 120101002: 63.329.420 đồng
Thu phí chuyển tiền: 0,066%
Nợ TKTG của Xí nghiệp Mễ Cốc Long Xuyên: 42.000 đồng Có TK 430101001 - VAT 10%: 42.000 đồng
Sau khi nhận được lệnh thanh toán, trung tâm thanh toán bù trừ (chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh An Giang) sẽ chuyển cho Ngân hàng Công Thương Tiền Giang, sau đó Ngân hàng Công Thương Tiền Giang sẽ báo có cho Công ty lương thực Tiền Giang.
* Trường hợp người hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác hệ thống Ngân
Hàng Ngoại Thương và khác địa phương, nhưng tại địa phương đó có chi nhánh của Ngân Hàng Ngoại Thương:
Trường hợp này lệnh thanh toán không cần phải chuyển đi thanh toán bù trừ, giao
dịch viên chỉ cần chuyển cho chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thương tại địa phương của
ngân hàng người hưởng, sau đó chi nhánh này sẽ chuyển tiếp cho ngân hàng người
hưởng bằng thanh toán bù trừ. Giao dịch viên khi tiếp nhận Ủy nhiệm chi từ khách hàng
sẽ tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TKTG của khách hàng Có TK 270301011
Nếu người hưởng nhận bằng chứng minh thư thì hạch toán như sau: Nợ TKTG của khách hàng
Có 270301010
Đồng thời hạch toán thu phí món tiền chuyển là 0,066% tối thiểu 22.000 đồng và tối đa là 770.000 đồng.
Nợ TKTG của khách hàng
Có TK 430101001- VAT 10%
- Xử lý chứng từ: trường hợp này sử dụng 2 liên Ủy nhiệm chi, sau khi hạch toán giao dịch viên in bút toán trực tiếp lên Ủy nhiệm chi và phiếu hạch toán đối với bút toán thu phí sau đó chuyển bộ chứng từ Ủy nhiệm chi cho người có thẩm quyền duyệt.
+ 1 liên Ủy nhiệm chi ngân hàng lưu lại dùng làm chứng từ đã ghi nợ tài khoản khách hàng trả tiền.
+ 1 liên Ủy nhiệm chi trả lại cho khách hàng trả tiền.
Ví dụ:
Ngày 30/03/2005 Công ty TNHH Nam Việt (có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang) nộp vào Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang Ủy nhiệm chi với nội dung là trả cho Nguyễn Văn Hòa (có tài khoản tại Ngân Hàng Công Thương TP. Cần Thơ) với số tiền 50.000.000 đồng.
Trong trường hợp này, mặc dù chuyển đi khác hệ thống và khác địa phương là Ngân Hàng Công Thương TP. Cần Thơ, nhưng tại TP. Cần Thơ có chi nhánh của Ngân Hàng Ngoại Thương nên không cần phải qua thanh toán bù trừ tại Ngân hàng Nhà nước An Giang, mà Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang sẽ chuyển lệnh thanh toán đến cho Ngân Hàng Ngoại Thương TP. Cần Thơ để Ngân Hàng Ngoại Thương TP. Cần Thơ chuyển tiếp cho Ngân Hàng Công Thương TP. Cần Thơ thông qua thanh toán bù trừ. Giao dịch viên khi tiếp nhận Ủy nhiệm chi sẽ hạch toán vào tài khoản trung gian, cụ thể như sau:
Nợ TKTG Công ty TNHH Nam Việt: 50.000.000 đồng Có TK 270301011: 50.000.000 đồng Đồng thời phản ánh bút toán thu phí và in ra phiếu hạch toán:
Nợ TKTG Công ty TNHH Nam Việt: 33.000 đồng Có Tk 430101001 - VAT 10%: 33.000 đồng
Sau khi lệnh thanh toán được chuyển đên cho Ngân Hàng Ngoại Thương TP. Cần thơ, thì Ngân Hàng Ngoại Thương TP. Cần thơ sẽ tất toán tài khoản trung gian và chuyển cho Ngân Hàng Công Thương Cần Thơ qua thanh toán bù trừ.
* Trường hợp người hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác hệ thống Ngân
Hàng Ngoại Thương, nhưng ngân hàng người hưởng có tài khoản tại một chi nhánh
