bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ
Trong nền kinh tế thị trờng, hoạt động sản xuất kinh doanh luôn có những thay đổi và biến động đòi hỏi kế toán phải theo dõi và phản ánh một cách kịp thời, đầy 65
đủ để giúp lãnh đạo Công ty đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn. Bên cạnh đó mặc dù làm tốt nhiệm vụ đợc giao nhng công tác kế toán cũng không tránh khỏi những nhợc điểm tồn tại. Vì vậy việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán nhằm thích nghi với cái mới, với sự biến động của nền kinh tế, khắc phục những tồn tại đó là việc làm rất cần thiết. Trong thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ em nhận thấy rằng: Về cơ bản kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ mọi chế độ, phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, giám đốc tài sản, tiền vốn của Công ty. Việc lập các báo cáo tài chính đầy đủ, kịp thời.
Mặc dù vậy, không thể tránh khỏi những sai sót trong công tác kế toán. Xuất phát từ những hạn chế đó em xin mạnh dạn đa ra những ý kiến sau:
ý
kiến thứ nhất: Về hệ thống tài khoản
Công ty nên xây dựng danh mục tài khoản chi tiết trong kế toán tiêu thụ để thuận tiện cho việc theo dõi và ứng dụng phần mềm kế toán sau này. Cụ thể:
TK5111: Doanh thu bán hàng toàn Công ty. TK51111: Doanh thu bán hàng của kho bán buôn. TK51112: Doanh thu bán hàng của siêu thị.
TK51113: Doanh thu bán hàng của gian hàng 1. TK632: Giá vốn hàng bán toàn Công ty.
TK6321: Giá vốn hàng bán của kho bán buôn. TK6322: Giá vốn hàng bán của siêu thị.
TK6323: Giá vốn hàng bán của gian hàng 1.
Các tài khoản khác có liên quan cũng đợc chi tiết thành các tiểu khoản tơng tự nh trên.
ý
kiến thứ hai: Về trình tự hạch toán kế toán - Về khoản chiết khấu:
+ Chiết khấu thanh toán là khoản Công ty chấp thuận trả cho khách khi họ thanh toán ngay hoặc trớc thời hạn. Khi đó Công ty sẽ u đãi cho họ một khoản chiết khấu từ 1-2% và hạch toán vào chi phí bán hàng TK641, nh vậy là không đúng với quy định (theo thông t số 89/2002/TT-BTC) do Bộ Tài chính ban hành thì khoản chiết khấu này đợc hạch toán vào tài khoản 635 “Chi phí tài chính”. Cụ thể:
@ Trờng hợp khách hàng thanh toán ngay sẽ đợc hởng chiết khấu thanh toán là 1-2% tuỳ vào số tiền thanh toán ít hay nhiều. Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, Công ty sẽ xuất tiền để thanh toán khoản chiết khấu. Kế toán hạch toán nh
Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK111
@ Trờng hợp khách hàng nợ nhng họ thanh toán trớc thời hạn thì sẽ đợc hởng chiết khấu thanh toán 1% và Công ty trừ luôn vào số nợ phải thu. Kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK131
Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK911 Tổng số tiền chiết khấu cho khách.
Có TK635
Vậy Công ty nên sử dụng TK635 để theo dõi khoản chi phí này là hợp lý nhất, sẽ phản ánh đúng khoản chi phí hoạt động tài chính phát sinh và khoản chi phí hoạt động bán hàng, từ đó xác định đúng kết quả hoạt động bán hàng.
+ Để khuyến khích khách hàng mua hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ Công ty nên thực hiện chính sách mua hàng với số lợng lớn thì sẽ đợc giảm giá. Theo nh thông t số 89/2002/TT-BTC ban hành thì khoản giảm giá đó chính là chiết khấu th- ơng mại. Chiết khấu thơng mại là khoản chiết khấu mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng do việc mua hàng với khối lợng lớn và đợc hạch toán vào tài khoản 521 “Chiết khấu thơng mại”. Trình tự hạch toán nh sau:
@ Trờng hợp khách hàng mua hàng với khối lợng lớn đợc hởng chiết khấu th- ơng mại, giá bán trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thơng mại) thì khoản chiết khấu thơng mại này không đợc hạch toán vào TK521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thơng mại.
Nợ TK111, 112, 131: Tổng giá thanh toán.
Có TK5111: Doanh thu bán hàng theo giá trên hoá đơn. Có TK3331: VAT phải nộp.
@ Trờng hợp khách hàng mua với khối lợng lớn đợc hởng chiết khấu thơng mại nhng không thể hiện trên hoá đơn mà thể hiện trên hợp đồng mua bán thì khoản chiết khấu thơng mại này sẽ đợc hạch toán vào TK521.
Nợ TK521: Số chiết khấu thơng mại cho khách hàng.
Nợ TK3331: Thuế GTGT tơng ứng với số chiết khấu thơng mại. Có TK111, 112,131: Tổng số tiền chiết khấu cả thuế.
@ Trờng hợp khách hàng mua hàng nhiều lần mới đạt đợc lợng hàng mua đợc hởng chiết khấu thơng mại thì khoản chiết khấu thơng mại này đợc ghi giảm trừ vào giá bán trên “Hoá đơn GTGT” lần cuối cùng. Trờng hợp khách hàng không tiếp 67
tục mua hàng, hoặc số chiết khấu thơng mại họ đợc hởng lớn hơn số tiền bán hàng đợc ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì Công ty phải chi tiền chiết khấu thơng mại cho ngời mua. Khoản chiết khấu thơng mại trong các trờng hợp này đợc hạch toán vào TK521.
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thơng mại đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ:
Nợ TK511 Tổng số chiết khấu thơng mại phát sinh trong kỳ. Có TK521
Vậy Công ty nên áp dụng biện pháp đó và mở TK521 để theo dõi khoản chiết khấu này, từ đó có thể xác định một cách chính xác doanh thu thuần thực hiện trong kỳ.
- Về khoản giảm giá hàng bán:
Đối với hàng hoá khi đợc xác định là tiêu thụ nhng khách hàng yêu cầu giảm giá do hàng kém chất lợng (ví dụ nh gần hết hạn sử dụng) thì Công ty nên theo dõi trên tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” để cuối kỳ kết chuyển làm giảm doanh thu bán hàng, xác định chính xác doanh thu thuần trong kỳ, Công ty không nên đa vào khoản chi phí bán hàng sẽ làm sai lệch doanh thu thuần dẫn đến thông tin cung cấp không chính xác. Kế toán cần phải hạch toán lại nh sau:
Nợ TK532: Số tiền giảm giá cha có thuế. Nợ TK3331: Thuế GTGT đợc giảm trừ.
Có TK111: Nếu trả bằng tiền mặt tổng số tiền giảm giá gồm thuế. Có TK131: Nếu trừ vào khoản phải thu tổng số tiền giảm giá gồm thuế.
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ:
Nợ TK511 Tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ. Có TK532
Một số sổ kế toán của Công ty hiện nay không phù hợp với quy định hiện hành. Công ty nên sử dụng những mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành trong những năm gần đây. Cụ thể:
- Công ty nên thay Bảng kê số 4 (TK1561) bằng “Bảng kê số 8 – Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá TK156”. Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Kết cấu của bảng kê số 8 đợc thể hiện ở biểu số 10. Phơng pháp ghi sổ:
+ Cơ sở để lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ có liên quan.
+ Số d đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng đợc lấy từ số d đầu tháng của TK156 (chi tiết theo từng loại hàng, nhóm hàng).
+ Số phát sinh Nợ TK156 đối ứng Có với các TK phản ánh số nhập trong tháng của hàng hoá.
+ Số phát sinh Có đối ứng với các TK ghi Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá.
+ Số d cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng = Số d đầu tháng + Số phát sinh Nợ trong tháng – Số phát sinh Có trong tháng.
Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng đợc dùng để ghi vào NKCT số 8.
- Công ty nên thay Tờ kê chi tiết số 4 ghi Có TK511 bằng các sổ sau: + Sổ chi tiết tiêu thụ từng quầy.
Kết cấu của sổ đợc thể hiện trên biểu 11. Phơng pháp ghi sổ:
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, hàng ngày kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tiêu thụ theo từng quầy.
+ Sổ chi tiết tiêu thụ từng đơn vị kinh doanh. Kết cấu của sổ đợc thể hiện trên biểu 12. Phơng pháp ghi sổ:
Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ từng quầy, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu theo từng đơn vị kinh doanh.
+ Sổ tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn Công ty. Kết cấu của sổ đợc thể hiện trên biểu 13. Phơng pháp ghi sổ:
Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ từng đơn vị kinh doanh, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu ghi vào sổ tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn Công ty.
Số liệu tổng hợp của sổ tổng hợp tiêu thụ sau khi khoá sổ cuối tháng đợc dùng để ghi vào NKCT số 8.
- Cuối tháng Công ty không lập bảng kê số 11 nên khi cần thông tin tổng hợp phải mất thời gian để cộng lại từ các sổ chi tiết. Do vậy, Công ty nên mở thêm bảng kê số 11 “Phải thu của khách hàng” để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán tiền hàng của ngời mua. Kết cấu của bảng kê số 11 thể hiện ở biểu số 14. Phơng pháp ghi sổ:
+ Cơ sở để ghi bảng kê số 11 là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết theo dõi thanh toán TK131 mở cho từng ngời mua và ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11.
+ Cuối tháng khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK131 và lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8.
ý
kiến thứ t: áp dụng phần mềm máy vi tính vào công tác tổ chức hạch toán kế toán
Hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh mẽ, một loạt các phần mềm máy vi tính đợc ứng dụng rất nhiều trong việc điều hành quản lý doanh nghiệp nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng. Thực tế tại Công ty có một số máy vi tính chủ yếu để in các bảng tổng hợp, còn việc hạch toán, ghi chép trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp vẫn còn thủ công. Với một loạt các sổ sách có cấu trúc phức tạp nên nhiều khi việc cung cấp các thông tin không đợc kịp thời và chính xác. Để khắc phục điều này Công ty nên cố gắng đầu t hơn nữa vào việc ứng dụng phần mềm kế toán để công việc đơn giản hơn, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Việc áp dụng máy vi tính đồng nghĩa với việc cập nhật chứng từ ban đầu tức là kế toán sẽ theo dõi một cách liên tục ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nắm bắt đợc sát sao tình hình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty, giảm bớt việc ghi chép và số lợng sổ kế toán. Máy vi tính sẽ giúp cho việc khai thác số liệu của từng khâu kế toán đợc thuận lợi, mỗi nhân viên kế toán có thể nắm bắt đợc số liệu, thông tin ở tất cả các khâu kế toán có liên quan. Trên máy vi tính, kế toán cũng có thể tổ chức các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp đợc đầy đủ, cụ thể và thuận tiện hơn. Máy vi tính đảm bảo cho việc lu trữ thông tin và khả năng truy cập thông tin nhanh nhất, tiết kiệm thời gian lục tìm trên các sổ sách, nhất là việc tìm lại những số liệu, thông tin đã xảy ra từ lâu rồi.
Công ty tổ chức các phần kế toán riêng biệt trên máy gồm kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán bán hàng và công nợ phải thu từ phía khách hàng, kế toán chi phí, kế toán hàng tồn kho ; sau đó sẽ… thực hiện kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Đối với từng khoản mục kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sắp xếp, phân loại các chứng từ ban đầu, rồi tiến hành nhập vào các sổ, thẻ, bảng kê chi tiết ; cuối tháng kế toán lên các sổ,… bảng tổng hợp có liên quan.
Nh vậy việc áp dụng máy tính vào công tác hạch toán kế toán tại Công ty có ý nghĩa rất lớn lao, bởi những u điểm của nó sẽ giúp cho những ngời làm công tác kế toán xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho Ban lãnh đạo và là một bớc tiến lớn để Công ty có thể theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại.