1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, tiền thân là Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam, đợc thành lập từ tháng 7 năm 1957, thuộc quyền quản lý của Sở thơng mại Hà Nội. Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam trực thuộc Công ty Bách hoá Hà Nội ra đời với chức năng ban đầu là cửa hàng bán lẻ các loại hàng hoá dịch vụ phục vụ nhu cầu của nhân dân, là căng tin cho các cơ quan, xí nghiệp, các đơn vị bộ đội đóng quân trên địa bàn Hà Nội.
Khi mới thành lập, Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam có 24 CBCNV, kết quả hoạt động kinh doanh đợc hạch toán theo phơng thức định mức báo sổ. Để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế thị trờng, ngày 30 tháng 3 năm 1993 Bộ thơng mại ban hành quyết định số 1299/QĐUB cho phép Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam tách ra
doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng do nhà nớc qui định và đợc mở tài khoản tại Ngân hàng công thơng Ba Đình – Hà Nội.
Cùng với quá trình đổi mới hoạt động kinh doanh trong cả nớc, hoạt động kinh doanh bị thu hẹp. Để tồn tại và phát triển công ty đã có những nỗ lực đáng kể đẩy mạnh mua vào, bán ra khẳng định đợc vai trò vị trí của mình trong lu thông hàng hoá xã hội. Mặt khác phấn đấu không ngừng để kinh doanh có hiệu quả đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty. Cụ thể ta có thể thấy đợc tình hình kinh doanh của công ty qua một số chỉ tiêu sau:
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh Số tiền Tỷ lệ
1. Doanh thu thuần (DTT) 25.101.759.533 27.214.035.506 2.112.275.973 8,41 2. Giá vốn hàng hoá 22.469.989.414 23.735.568.533 1.265.579.119 5,63 3. Lợi nhuận gộp 2.631.770.119 3.478.466.973 846.696.854 32,17 4. Chi phí lu thông (CPLT) 2.536.760.045 3.243.001.405 706.241.360 27,84 5. LN thuần từ hoạt động SXKD 95.010.074 235.465.568 140.455.494 147,8 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy doanh thu thuần của năm 2002 so với năm 2001 tăng với tỷ lệ 8,41%, bên cạnh đó tỷ lệ tăng của lợi nhuận gộp là rất cao 32,17% điều này cho thấy công ty đã giám sát chặt chẽ giá mua vào của hàng hoá, tỷ lệ giá vốn của hàng bán có tăng nhng với tốc độ tăng nhỏ hơn doanh thu (5,63% < 8,41%). Có thể nói công ty đã và đang nâng cao khả năng hoạt động kinh doanh của mình để đạt đợc hiệu quả cao nhất.
1.2. Mô hình tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
- Chức năng và nhiệm vụ chính của Công ty là tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh, thoả mãn tối đa nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ phục vụ cá nhân và tập thể.
- Là một mắt xích quan trọng trong mạng lới Thơng mại, Công ty có nhiệm vụ tổ chức tốt công tác cung ứng và tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ; nhanh chóng đa hàng hoá từ tay nhà sản xuất đến tay ngời tiêu dùng, góp phần đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện cho sản xuất phát triển đồng thời thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế.
- Trong nền kinh tế nhiều thành phần, hoạt động của Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đảm bảo chất lợng hàng hoá, góp phần bình ổn giá cả thị trờng, đảm bảo quyền lợi cho ngời tiêu dùng trong quá trình mua sắm hàng hoá.
- Là một doanh nghiệp thơng mại quốc doanh, Công ty có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh tạo ra lợi nhuận, đồng thời tạo công ăn việc làm đảm bảo thu nhập và quyền lợi cho ngời lao động, góp phần ổn định xã hội.
- Là một doanh nghiệp Nhà nớc, do Nhà nớc đầu t vốn ban đầu và thành lập, với t cách là chủ sở hữu, Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh trong quá trình hoạt động của mình. Đồng thời thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách, các quy định của Nhà nớc, của các cơ quan quản lý kinh tế, các cơ quan quản lý pháp luật, giúp cho việc kiểm tra, giám sát của Nhà nớc đối với hoạt động kinh doanh của Công ty đợc rõ ràng.
Ngoài ra, Công ty còn là nơi thí điểm các hình thức tổ chức kinh doanh, các hình thức bán hàng và các loại đòn bẩy kinh tế với mục đích hoàn thiện và đẩy mạnh sự phát triển của nền kinh tế, đa nền kinh tế nhanh chóng hội nhập vào nền kinh tế các nớc trong khu vực và trên thế giới.
1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Từ khi thành lập đến nay, để phù hợp với môi trờng kinh doanh, Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình sao cho phù hợp với mục tiêu, chính sách, chiến lợc kinh doanh và ngành nghề kinh doanh nhằm kinh doanh có hiệu quả hơn. Hiện nay tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm một Ban Giám đốc, ba Phòng chức năng và các đơn vị kinh doanh.
Ban Giám đốc gồm hai ngời là Giám đốc và Phó giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung toàn Công ty, thay mặt cho toàn Công ty về mọi quyền lợi, nhiệm vụ trớc Nhà nớc, trớc các cơ quan quản lý kinh tế, trớc các cơ quan quản lý pháp luật, trớc toàn thể CBCNV và trớc công chúng của doanh nghiệp.
Ba Phòng chức năng bao gồm: Phòng tổ chức hành chính, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Nghiệp vụ kinh doanh.
Phòng Tổ chức hành chính có chức năng, nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn Công ty, lập các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân sự, phân bố, quản lý ngời lao động, lập các chế độ chính sách đãi ngộ và đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động, tổ chức các hoạt động thi đua, Đảng uỷ, Công đoàn trong toàn Công ty.
Phòng Kế toán – Tài chính có chức năng, nhiệm vụ là cập nhật số liệu kế toán, lập các báo cáo kết quả kinh doanh, hạch toán lỗ lãi, lập các kế hoạch ngân sách, các kế hoạch phát triển vốn kinh doanh, các kế hoạch tạo vốn cho nhu cầu kinh doanh của Công ty.
Phòng Nghiệp vụ kinh doanh có chức năng, nhiệm vụ là dự đoán nhu cầu thị tr- ờng, lập và thực hiện các kế hoạch khai thác nguồn hàng, dự trữ và bảo quản hàng hoá, gia công, chế biến, đóng gói, phân loại hàng hoá nhằm phục vụ cho nhu cầu… bán ra của toàn Công ty phục vụ tốt hơn nữa việc thoả mãn nhu cầu của ngời tiêu
Các đơn vị kinh doanh bao gồm kho bán buôn, siêu thị và gian hàng I. Các đơn vị này có nhiệm vụ bán hàng do công ty cung cấp.
sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
Chú thích:
Quan hệ mệnh lệnh Quan hệ chức năng
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, Công ty đã áp dụng mô hình kế toán tập trung: tất cả các phần hạch toán đều dới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng, kế toán trởng phải chịu trách nhiệm về công tác trớc Ban giám đốc và phải đáp ứng các yêu cầu của các bộ phận có liên quan. Khâu kế toán đòi hỏi phù hợp với yêu cầu của hạch toán kế toán là đầy đủ, trung thực, hợp lệ đáp ứng cho yêu cầu kiểm tra, kiểm soát dễ dàng, thuận lợi.…
sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
41 Ban giám đốc
Các phòng chức năng Các đơn vị kinh doanh
Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán tài chính Phòng Nghiệp vụ kinh doanh Gian hàng tầng I Siêu thị Kế toán trởng Kế toán chi phí tài vụ Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ quỹ toán Kế gian hàng I Kế toán siêu thị Kho bán buôn Kế toán bán buôn
- Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm trớc Ban Giám đốc về các nghiệp vụ chuyên môn của phòng kế toán, đại diện Phòng kế toán tham dự các cuộc họp, cập nhật những thông tin văn bản mới, đồng thời hớng dẫn cho các kế toán viên thực hành đúng theo chế độ kế toán, kiểm tra và ký duyệt các báo cáo tài chính của Công ty.
- Kế toán chi phí, tài vụ: có nhiệm vụ giúp cho kế toán trởng lập các báo cáo tài chính, lập kế hoạch tài chính đảm bảo vốn cho Công ty.
- Kế toán công nợ: theo dõi tình hình công nợ của khách hàng.
- Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay của Công ty tại ngân hàng.
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi, lập báo cáo quỹ. Thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
- Kế toán bán buôn, gian hàng I và siêu thị: Theo dõi doanh thu bán hàng, tiền nộp bán hàng, hàng hoá tồn kho để kịp thời phát hiện báo cáo với kế toán trởng.
Công ty lựa chọn hình thức kế toán nhật ký – chứng từ. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh trên các chứng từ gốc để phân loại và ghi vào nhật ký chứng từ theo trình tự thời gian, cuối cùng lên sổ Cái.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán:
Chứng từ gốc
Thẻ kho, thẻ quầy hàng, báo cáo bán hàng
Bảng kê số 02
Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 (từng quầy)
Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 (tập trung)
NKCT số 8 Bảng kê số 4
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra