I. CHức NĂNG NHIệM Vụ CủA TRUNG TÂM THƯƠNG Mạ
trung tâm thơng mại hà nộ
i sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.
1. sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp th- ơng mại.
Trong những năm qua, nhà nớc đã ban hành hàng loạt các chính sách,cơ chế quản lý mới, bớc đầu đã giúp nớc ta đạt đợc những thành tựu đáng kể trong công cuộc xây dựng đất nớc.
Cùng với sự đổi mới của cơ chế quản lý, đòi hỏi các công cụ quản lý cũng phải thay đổi tơng xứng .Kế toán là một trong những công cụ quản lý,do vậy việc tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý, khoa học bảo đảm việc thu thập và xử lý số liệu một cách chính xác, kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng. Bởi vì, chỉ có tổ chức đúng đắn, hợp lý công tác kế toánmới phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và quản lý kinh doanh. Ngợc lại, nếu tổ chức công tác kế toán không hợp lý, sai lệch với các qui chế hiện hành thì không những không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời , chính xác cho lãnh đạo mà còn tạo ra kẽ hở trong quản lý gây hiện tợng tham ô, lãng phí ,thiếu trách nhiệm trong công việc.
Đối với các doanh nghiệp thơng mại, kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò đặc biệt quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp thơng mại phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh một cách chính xác để từ đó đề ra các chiến lợc kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo một cách hữu hiệu nhằm tăng doanh thu và tối đa hoá lợi nhuận. Hiện nay, mặc dù luật thuế GTGT đã áp dụng đợc gần hai năm nhng một số doanh nghiệp thơng mại vẫn còn lúng túng trong việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng và có sự thay đổi phù hợp về sổ sách kế toán bán hàng kkhi có luật thuế GTGT. Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại là một trong những yêu cầu cần thiết.
Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, khi mà nớc ta đang từng bớc cho ra đời thị trờng chứng khoán thì chính xác của kết quả kinh doanh trên các báo cáo tài chính càng có ý nghĩa quan trọng đối với các cổ động cũng nh các nhà đầu t. Do vậy , việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng lại càng là một vấn đề quan trọng và cấp bách. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng.
Để việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đạt đợc kết quả cao thì việc hoàn thiện đó phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau:
- Đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Bất cứ hoạt động nào của doanh nhgiệp nói chung cũng nh công tác kế toán nói riêng đều phải chấp hành theo những qui định thống nhất của Nhà nớc về chế độ, thể lệ kế toán. Có nh vậy Nhà nớc mới quản lý và điều hành thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Cụ thể là Nhà nớc có thể kiểm tra, kiểm soát toàn bộ việc sử dụng tài sản và các hoạt động kinh tế một cách thờng xuyên, kịp thời, kiểm tra việc chấp hành các chính sach, chế độ quản lý kinh tế tài chính ở các đơn vị, từ đó mà các cơ quan nhà nớc mới tổng hợp, nghiên cứu, hoàn thiện các chế độ kế toán hiện hành và đề ra các chính sách chế độ mới thích hợp hơn.
- Đảm bảo sự phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng về tính chất kinh doanh, yêu cầu quản lý và mục đích kinh doanh. Do đó công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán bánhàng nói riêng cũng phải có sự lựa chon về phơng pháp hạch toán sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt là kế toán nghiệp vụ bán hàng cần phải căn cứ vào mặt hàng kinh doanh ,các phơng thức thanh toán để vận dụng các tài khoản và ph- ơng thức hạch toán phù hợp nhất giúp cho các nhà quản lý có thể đánh giá, phân tích tình hình kinh doanh từ đó đề ra các biện pháp, quyết định phù hợp.
- Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt trong các doanh nghiệp thơng mại quá trình bán hàng chính là quá trình luân chuyển vốn kinh doanh. Vì vậy các thông tin cần phải chính xác, kịp thời để nhà lãnh đạo vạch ra các kế hoạch kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo, tránh để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn trong kinh doanh
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là đạt lợi nhuận cao, để có đợc điều này, song song với việc tăng doanh thu ,các doanh nghiệp phải có các biện pháp hữu hiệu để hạ thấp chi phí kinh doanh xuống.Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải tiết kiệm thời gian và sức lực của nhân viên nhng vẫn phải đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời.
1. Nội dung của việc hoàn thiện.
Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại phải đ- ợc nghiên cứu, giải quyết một cách toàn diện theo tất cả các nội dung của tổ chức công tác kế toán bao gồm:
1.1. Hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu:
Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, qui định hớng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển chứng từ, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo qui định hiện hành. Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu cần phải kịp thời, hợp lệ, hợp pháp và theo đúng qui định về nội dung và phơng pháp. Hệ thống chứng từ ban đầu là cơ sở quan trọng để hạch toán vào sổ sách kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã đợc phản ánh vào chứng từ kế toán, chúng sẽ đợc trình tự luân chuyển đến bộ phận liên quan đến nắm đợc thông tin, ghi sổ kế toán và quản lu trữ.
Công tác tổ chức hạch toán ban đầu, luân chuyển chứng từ và xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều hao phi và quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của mọi số liệu và thông tin kế toán, do vậy cần phải đợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý và đúng với qui định và chế độ chứng từ kế toán mà Nhà nớc đã ban hành.
1.2. Hoàn thiện việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong hệ thống, chế độ kế toán, bao gồm những qui định chung thống nhất về loại tài khoản, số l- ợng, tên gọi, ký hiệu các tài khoản, nội dung ghi chép và các quan hệ đối ứng chủ yếu của tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán giúp doanh nghiệp vận dụng chế độ kế toán thuận lợi và thống nhất, giúp cho Nhà nớc tổ chức quản lý thống nhất và làm căn cứ kiểm tra.
Tuy nhiên , các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào qui mô hoạt động, chế độ kế toán đã đăng ký với Bộ Tài Chính mà từ đó lựa chọn, xác định số lợng tài khoản kế toán cần sử dụng đối với doanh nghiệp mình ; nội dung phơng pháp ghi chép của từng tài khoản vận dụng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3. Hoàn thiện tổ chức, vận dụng hình thức sổ sách kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ đợc xây dựng theo mẫu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau, đợc sử dụng để ghi chép hệ thống hoá và tổng hợp số liệu chứng từ kế toán theo mộ trình tự và phơng pháp ghi chép nhất định nhằm cung cấp những thông tin có hệ thống phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu kế toán chứng từ để cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lợng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán, là khâu tập chung mọi nghiệp vụ kinh tế và vận dụng các phơng pháp kế toán.
- Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào vào trong công tác kế toán của doanh nghiệp là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp .
1.4. ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán.
Trong công tác kế toán thì việc phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán một cách nhanh chóng, chính xác là vô cùng quan trọng.
Ngày nay, cùng phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ máy vi tính cũng đã đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng cao về thu nhập xử lý thông tin nhanh nhạy để có quyết định định kịp thời, phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ vi tính vào trong công tác kế toán vẫn còn là mới mẻ vì vậy khi doanh nghiệp ứng dụng máy vi tính vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, cần phải tổ chức tốt các nội dung sau:
- Tổ chức mua sắm, trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng qui mô, đặc điểm kinh doanh của đơn vị.
- Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu rộng về kế toán và thành thạo máy vi tính.
- Tổ chức việc nhập dữ liệu : tổ chức lại hệ thống chứng tù cho phù hợp và thực iện việc lập dữ liệu vào từng phần liên quan đến từng nội dung công tác kế toán.
- Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán với kết cấu đơn giản , phù hợp vơi việc tổng hợp số liệu và in trên máy ( hình thức sổ kế toán thích hợp là thức Nhật ký chung hoặc chứng từ ghi sổ).
- Tổ chức thực hiện chơng trình trên máy.
II. nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở trung tâm thơng mại - hà nội
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Trung tâm thơng mại, cùng với những kiến thức đã đợc học, em xin có một số nhận xét sau:
1. u điểm.
Nhìn chung bộ máy kế toán ở trung tâm thơng mại tổ chức gọn nhẹ, công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng đợc tổ chức thống nhất từ khâu xuất hàng đến khâu thanh toán. Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng đã đảmbảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán
tiền hàng với từng khách hàng, phản ánh đợc chính xác lợng hàng hoá xuất kho, tiêu thụ và doanh thu của hàng bán ra.
Quá trình hạch toán và luân chuyển chứng từ đợc tổ chức tốt, diễn ra nhịp nhàng, đúng thời hạn, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ bán hàng hàng ngày đợc chuyển lên phòng kế toấn để ghi sổ nên công việc kế toán tại trung tâm đợc dàn đều trong tháng, hạn chế đợc tình trạng khối lợng công việc dồn vào cuối tháng.
Các mẫu sổ đợc thiết kế đơn giản, linh hoạt, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết. công việc ghi chép sổ sách dễ hiểu, dễ thực hiện. Toàn bộ kế toán viên đợc phân công trách nhiệm rõ ràng, đảm nhận từng phần hàng kế toán riêng, do đó tránh đợc hiện tợng ghi sổ chồng chéo trùng lặp.
2. Nhợc điểm.
Bên cạnh những u điểm trên, công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở trung tâm thơng mại Hà nội vẫn còn một số hạn chế sau:
2.1. Việc sử dụng tài khoản kế toán cha chính xác.
Kế toán trung tâm thơng mại sử dụng TK 641 '' Chi phí bán hàng '' để tập hợp chi phí mua hàng phát sinh trong tháng hoàn toàn không phù hợp Chi phí mua là những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ...., do đó những chi phí này không hề liên quan đến quá trình bán hàng. Chi phí bán hàng đợc coi là một bộ phận cấu thành nên trị giá vốn của hàng nhập kho, vì vậy nó không thể đợc phản ánh ở TK 641
''Chi phí mua hàng''.Đồng thời , kế toán cũng sử dụng TK 641 để hạch toán chiết khấu thanh toán cho khách hàng là hoàn toàn không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Theo thông t 120/1999/TT- BTC ngày 7/10/1999 khoản chiết khấu phải đợc hạch toán vào TK 811 ''Chí phí hoạt động tài chính''. Qua trình tự hạch toán này, chứng tỏ kế toán trung tâm cha kịp thời thực hiện hạch toán theo thông t mới của Bộ Tài Chính ban hành ngày 7/10/1999.phơng pháp sai lệch này làm cho nội dung phản ánh của tài khoản không đúng với tên gọi của nó.
Để khuyến khích khách hàng mua hàng với số lợng lớn, Trung tâm thờng thực hiện việc giảm giá bán khách hàng (bằng cách cho khách hàng đợc hởng mức chiết khấu trên giá cao hơn), theo qui định của chế độ kế toán hiện hành thì khoản giảm giá này phải đuợchạch toán vàoTK 532 ''giảm giá hàng bán ''. Tuy nhiên kế toán trung tâm lại sử dụng
TK 521 để phản ánh, nh vậy là sai với kế toán và đồng thời phơng pháp hạch toán nh vậy sẽ phản anhsai lệch nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng và sai lệch so với nội dung của tài khoản kế toán.
2.2. Việc hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh cha hợp lý.
Khi Trung tâm xuất kho chuyển hàng cho bên mua hoặc xuất kho giao hàng cho đại lý, kế toán bán hàng không phản ánh hàng gửi đi bán qua TK157 mà ghi nhận luôn doanh thu của hàng gửi đi bán Nh vậy là kế toán trung tâm không hạch toán theo đúng qui định của chế độ kế toán hiện hành .Việc kế toánkhông phản ánh giá trị giá hàng gửi đi bán sẽ làm cho kế toán không những không phản ánh đợc doanh thu thực tế trong tháng, mà còn tạo ra một khoản doanh thu giả tạo trong công ty.
Việc Trung tâm hạch toán nghiệp vụ hàng bánbị trả lại nh đã trình bày ở chơng II, là không đúng với qui định của chế dộ kế toán. Với phơng pháp hạch toán nh vậy sẽ không biết đợc thực tế trị giá hàng bị trả lại ở trung tâm trong kỳ hạch toánlà bao nhiêu. Khi vào bảng cân
đối kết quả kinh doanh dễ có sự lầm tởng rằng thực tế ở trung tâm không phát sinh nghiệp vụ kinh tế này. Nh vậy , cách phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại ở trung tâm cha đáp ứng đợc yêu cầu của kế toán nghiệp vụ bán hàng là phản ánh trung thực tình hình tiêu thụ hàng hoá.
2.3. Cách tính trị giá vốn hàng xuất bán ở trung tâm cha chính xác.
Phản ánh vào trị giá vốn hàng xuất bán ở trung tâm mới chỉ có trị giá mua hàng thực tế phải trả cho ngời bán mà cha có chi phí mua hàng. Toàn bộ chi phí mua hàng phát sinh trong tháng đợc tập hợp bên Nợ TK 641, trong khi số phát sinh trên tài khoản 641 đợc phân bổ cho hàng bán ra trong tháng ( trừ chi phí mua hàng của hàng hoá cha bán ra trong tháng),nghĩa là chi phí mua hàng phát sinh cũng đợc phân bổ tơng ứng cho hàng bán ra trong tháng đó. Nh vậy , kế toán trung tâm cha phản ánh đúng trị giá vốn hàng xuất bán cũng nhua trị giá vốn hàng tồn kho, trong khi chi phí bán hàng lại đợc hạch toán tăng.
Để khắc phục những tồn tại nêu trên, cần thiết phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở trung tâm , đòi hỏi trung tâm phải có những biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác quản lý ở trung tâm.