I Lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh Hữu Nghị.
2. Công tác quản lý nguyên vật liệu.
4.1.1 Quá trình nhập kho:
Khi vật liệu về đến công ty, chủ hàng giao hoá đơn GTGT, thủ kho cùng kế toán, bảo vệ kiểm nhận số thực nhập khối lợng hàng ghi trên hoá đơn. Đối với vật liệu cần kiểm nghiệm (thờng là những lô hàng có giá trị lớn), cán bộ của phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, thử nghiệm và ghi vào phiếu kiểm ngiệm nhập kho.
♦Nếu phát hiện thiếu hoặc không đúng qui cách, chất lợng thì thủ kho phải báo cáo cho phòng kinh doanh biết, đồng thời cùng kế toán lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với nhà cung cấp. Biên bản phải bao gồm đầy đủ các thành phần tham gia nh thủ kho, kế toán, chủ hàng, cán bộ kỹ thuật sau đó giám đốc ký.
♦Nếu hàng đúng và đủ chất lợng, thủ kho vào sổ rồi chuyển các chứng từ lên phòng kế hoạch -vật t.
Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm kê, kiểm ngiệm và đối chiếu với hợp đồng đã ký về số lợng, chủng loại, chất lợng vật t phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành ba liên:
♦ Liên 1: Lu ở phòng kế hoạch.
♦ Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chi tiêu số l- ợng và chuyển lên cho kế toán vật liệu trên phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán.
♦ Liên 3: Kèm theo hoá đơn để thanh toán.
Mỗi loại vật liệu mua về đợc nhập vào đúng kho nh đã qui định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý vừa thuận tiện cho công tác bảo quản, vừa thuận tiện cho việc theo dõi việc nhập- xuất kho.
Ví dụ:
Ngày 10/2/2002 công ty mua vật liệu của công ty XNK Litex nhận đợc hoá đơn GTGT nh sau:
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 2 năm 2002
Mẫu số 01 GTKT - 3LL DT/99-B
No: 72420 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK Litex
Địa chỉ: Gia Lâm- Hà Nội Số tài khoản: 710A.20150
Điện thoại: MS: 05 001 411 75-1
Họ tên ngời mua hàng: Anh Thái Đơn vị: Công ty Hữu Nghị.
Địa chỉ: Kim Mã- Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM - CK MS: 01 001 009 39-1
TT T
Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1 x 2
1 Vải 3419 mộc(K 0,95)
mét 367 6272 2.301.824
Cộng tiền hàng 2.301.824
Thuế suất GTGT 10 % Tiền thuế
GTGT 230.182
Tổng cộng tiền thanh toán 2.532.006
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm ba hai nghìn không trăm linh sáu đồng./.
Ngời mua hàng
Khi vật liệu về công ty, công ty lập ban kiểm nghiệm và tiến hành kiểm nghiệm.
Sau đó lập biên bản nh sau:
Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ:
Mẫu số: 01-VT
QĐsố 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày
Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 10 tháng 2 năm 2002
Số : 123
Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) ngày 10/2/2002 của công ty Công ty XNK Litex Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm:
Ông: Nguyễn Văn Tuấn - Phòng kỹ thuật - Trởng ban Ông: Đinh văn Hoàng - Phòng kỹ thuật - Uỷ viên Bà: Tạ Thị Nguyệt - Thủ kho - Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau
STT T Tên, nhãn hiệu, qui cách Mã số Phơng thức Đ V SL theo chứng
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng qui cách, phẩm chất SL không đúng qui cách, p/chất A B C D E 1 2 3 F 1 Vải 3419 mộc (K 0.95) Mét 367 367
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lợng vật t trên đủ điều kiện nhập kho.
Đại diện kỹ thuật
(ký, ghi họ tên) Thủ kho
(ký, ghi họ tên)
Trởng ban
(ký, ghi họ tên)
Sau đó, căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho theo mẫu sau:
Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ:
Mẫu số: 01-VT
Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 2 năm 2002 Số: 150 Nợ :
Có :
Họ tên ngời giao hàng: Anh Thái Địa chỉ (bộ phận ): PKH Theo HĐ số 72420 ngày 9 tháng 2 năm 2002 công ty XNK Litex
MS 0500141175-1
Nhập tại kho: I
STT T
Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vối 3419 mộc khổ 0.95m mét 367 367 6.272 2.301824 Thuế GTGT 10 % 230.182 Cộng 2.532.006
Viết bằng chữ : Hai triệu năm trăm ba hai nghìn không trăm linh sáu đồng./. Nhập, ngày 10 tháng 2 năm 2002 Thủ trởng đơn vị (ký tên) Kế toán trởng (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Ngời giao hàng (ký tên) Thủ kho (ký tên) 4.1.2. Thủ tục xuất kho NVL :
Việc xuất kho NVL ở công ty chủ yếu là để phục vụ cho việc sản xuất ở các phân xởng. Số lợng và chủng loại vật liệu cung cấp cho các bộ phận sản xuất đều đã đợc lên kế hoạch theo các chỉ lệnh sản xuất ở phòng KH-VT.
Thông thờng, trớc khi sản xuất một đơn đặt hàng, công ty lập chỉ lệnh sản xuất căn cứ vào điều kiện và khả năng sản xuất hiện tại cũng nh trong thời gian
ngày giao lệnh và số lợng giầy theo mỗi kích cỡ.
Khi bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng, chỉ lệnh sản xuất chuyển đến cho phân xởng cắt. Phân xởng Cắt lập phiếu xin lĩnh vật t và nhận vải bạt, ôze,...về phân xởng để cắt theo mẫu đã đợc phòng chế thử mẫu thực hiện. Sau khi cắt xong, bán thành phẩm của phân xởng Cắt sẽ đợc chuyển cho phân xởng may. Phân xởng may nhận các chi tiết đó và lên kho lĩnh vật t bổ sung. Bán thành phẩm của phân xởng may là mũ giầy các cỡ sẽ đợc chuyển cho phân xởng gò.
Song song với quá trình trên, phân xởng cán cũng lập phiếu lĩnh vật t, nhận cao su và một số NVL khác để sản xuất đế giầy các loại. Số lợng đế giầy phù hợp với số lợng mũ giầy ở phân xởng may.
Khi nhận đợc phiếu xin lĩnh vật t do các bộ phận sản xuất mang lên, phòng KH-VT sẽ căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và định mức ngang vật t theo từng phân xởng để đánh giá tính hợp lý về số lợng cũng nh chủng loại, sau đó lập phiếu xuất kho chi tiết theo từng phân xởng, từng mã hàng theo từng kho. Phiếu xuất kho đợc viết thành ba liên :
Liên 1: lu ở phòng KH-VT.
Liên 2: giao cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ.
Liên 3: bộ phận sử dụng vật liệu giữ lại.
Tại kho, khi nhận đợc phiếu xin lĩnh vật t đã đợc phê duyệt, thủ kho xuất vật t, sau đó ghi số lợng vào cột thực xuất và cùng ngời nhận vật t ký tên vào phiếu xuất kho.
Ví dụ: ngày 12/2/2002, tại kho vải thủ kho tiến hành xuất cho bộ phận PX cắt 306m vải 3419 mộc khổ 0,95m theo phiếu xuất kho do phòng KH-VT viết cùng ngày nh sau:
Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ:
Mẫu số: 02-VT
QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC
Phiếu xuất kho
Ngày 12 tháng 2 năm 2002 Số : 350 Nợ :
Có :
Họ tên ngời nhận hàng: Chị Chinh Địa chỉ (bộ phận ): phân xởng may I
Lý do xuất hàng: Cấp theo định mức. Xuất tại kho: I
STT T
Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải 3419 mộc khổ 0.95m mét 306 306 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Ngày 12 tháng 2 năm 2002 Thủ trởng đơn vị (ký tên) Kế toán trởng (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Ngời giao hàng (ký tên) Thủ kho (ký tên)