Tổ chức luân chuyển chứngtừ kế toán:

Một phần của tài liệu 9 Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ Kế toán tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm (Trang 38 - 47)

III. Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứngtừ kế toán tại Ngân hàng công thơng hoàn kiếm.

1.2. Tổ chức luân chuyển chứngtừ kế toán:

Là quá trình vận động của chứng từ kể từ lúc ngân hàng nhận đợc từ khách hàng hoặc từ lúc ngân hàng lập qua các khâu xử lý, hạch toán, kiểm soát đối chiếu cho đến khi đóng thành lập đa vào lu trữ.

a. Chứng từ trong thanh toán giữa các ngân hàng ( thanh toán liên ngân hàng điện tử)

Hoạt động dịch vụ của Ngân hàng ngày càng mở rộng sự phát triển Kinh tế kỹ thuật ngày càng mạnh. Tất yếu quan hệ thanh toán giữa các đơn vị Kinh tế ngày càng nhiều. Các quan này bó hẹp trong phạm vi giữa khách hàng có tài khoản cùng mọt chi nhánh khác nhau ngày cangf nhioêù. Thực hiện việc thanh toán dẫn đến Ngân Hàng phải giải quyết việc thanh toán vốn với nhau. Bắt đầu từ ngày 1/7/1996 Hệ thống Ngân Hàng đã áp dụng thanh toán liên hàng bằng điện tử theo quyết định số 966 ngày 25/6/1995 của tổng giám đốc Ngân Hàng Công Thơng Việt nam. Quyết định rằng: Mọi khách hàng giao dịch với ngân hàng công thơng đợc tham gia hệ thống thanh toán qua ngân hàng ban hành theo quyết định số 22/ QĐ - NH của Thống đốc Ngân hàng Việt Nam. Khách hàng có nhu cầu thanh toán điện tử trong hệ thống ngân hàng công thơng phải lập chứng từ vào chi nhánh ngân hàng công thơng nơi phục vụ mình theo đúng quy định và các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử sẽ đợc hoàn tất trong một ngày làm việc. Trờng hợp nếu yêu cầu nơi phục vụ chuyển nhanh thì khách hàng phải chịu thêm phí dịch vụ theo quy định là hai lần phí.

Các tài khoản dùng trong thanh toán điện tử tk 519101999 đều chuyển vốn.

Ngày nay phơng thức thanh toán liên hàng từng bớc đợc áp dụg Công nghệ thanh toán hiện đại bằng việc áp dụng vi tính khai thác khả năng truyền số liệu của mạng modem đã tăng cờng phải tiến quá trình thanh toán giữa các đơn vị Kinh tế đợc nhanh và chính xác hơn. Qua việc thanh toán của NHCT đã thực hiện qua mạng truyền từ MODEM, thực chất phơng thức này là việc thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng Công Thơng Việt Nam. Vì vậy việc luân chuyển chứng từ đợc rút gọn lại trong thời gian ngắn, thậm chí có khoản chỉ vài giờ. Công nghệ thanh toán đã giảm bớt đợc khâu lập giây báo, máy tự động lập điện báo nợ khi thanh toán viên vào đầy đủ các thông tin.

Toàn bộ quá trình thanh toán điện tử có thể minh hoạ bằng sơ đồ tổng quát sau đây:

(*)Diễn giải

1. Quan hệ Kinh tế giữa các đơn vị Kinh tế (các khách hàng) 2. Quan hệ phục vụ giao dịch giữa ngân hàng và khách hàng 3. Quan hệ báo cáo thông tin giữa các NHA và TTTT

4. Quan hệ liên hàng giữa các TTTT và NHB

5. Quan hệ đối chiếu giữa các NHA và TTTT, NHB và TTTT và ngợc lại Nghiệp vụ thanh toán liên hàng đợc phát sinh từ Ngân hàng A, Ngân hàng A căn cứ vào chứng từ số do kế toán lập để chuyển hoá thành chứng từ thanh toán điện tử gửi về trung tâm thanh toán qua mạng MODEN.

Kiểm soát và kế toán vào tài khoản đều chuyển cho Ngân hàng A, Ngân hàng B rồi chuyển tiếp.

Ngân hàng B nhận đợc liên hàng đến từ trung tâm thanh toán sẽ kiểm tra, kiểm soát sau đó hạch toán vào tài khoản đối ứng với tài khoản

TTTT

Trung tâm thanh toán

Ngân hàng B Liên hàng đến - Đối chiếu

Đơn vị kinh tế Đơn vị kinh tế Ngân hàng A 1 2 5 3 5 2 4

thích hợp với số tiền ghi trên giấy báo liên hàng. Khi đối chiếu nếu có sai lầm Ngân hàng B phải lập th tra soát gửi về Ngân hàng A.

Trong phơng thức chuyển tiền này đã có một bớc tiến quan trọng về chứng từ. Đó là tốc độ luân chuyển chứng từ trong thành toán đợc nhanh hơn. Chứng từ giấy đợc thay thế chứng từ điện thông qua mạng truyền tin MODEM mà không có sự luân chuyển chứng từ giấy. Mọi chứng từ gốc đợc lu trữ tại ngân hang A là phát sinh nghiệp vụ ngân hàng B thực hiện việc thanh toán trên cơ sở của chứng từ thanh toán điện từ, ngân hàng B tiến hành tiếp nhận và kiểm tra ký hiệu mật, khôi phục và in 2 Liên điện báo làm cơ sở pháp lý. Cụ thể luân chuyển chứng từ tại Ngân Hàng A, Ngân Hàng B và TTTT sau.

*. Tại Ngân hàng Khởi tạo Ngân hàng A.

+ Khách hàng có nhu cầu thanh toán thì phải lập và nộp chứng từ vào Ngân Hàng cho thanh toán viên giữ tài khoản.

+ Thanh toán viên giữ tài khoản nhập chứng tà cảu khách hàng nộp, tiến hành kiểm soát chứng từ trên máy thanh toán viên phải vào đầy đủ các thông tin nh ký hiệu thống kê, số liệu Ngân hàng B, số liệu thống kê, số liệu Nhân hàng B , số liệu tài khoản, số tiền , nội dung thanh toán... Thanh toán viên kiểm tra rồi chuyển cho kiểm soát viên rồi đa đến thanh toán viên điệntử nhập lệnh vào máy móc với các yếu tố đã định sẵn sau đó chứng từ gốc và chứng từ điẹen tử đợc chuyển lại cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên căn cứ vào chứng từ gốc sẽ kiểm tra sự khớp đúng, giữa các chứng từ gốc, và chứng từ máy tính kỹ hiệu mật trên máy rồi chuyển chô thanh toán viên điện tử. Sau đó thanh toán viên điện tử sẽ thông qua chứng từ chuyển về trung tâm thanh toán qua mạngmáy vi tính. Đồng thời chứng từ đợc hạch toán.

Với điện báo có:

Nợ TK 4311 Tiền gửi của khách hàng Có TK 519101999 Điều chuyển vốn Với điện báo nợ:

Nợ TK 519101999 Điều chuyển vốn Có TK 4311 Tiền gửi của khách hàng. Tại trung tâm thanh toán ( TTTT )

TTTT thực hiện chức năng quản lý và thanh toán vốn tập trung của toàn bộ hệ thống Ngân Hàng Công Thơng Việt nam coinghiệp vụ phát sính từ Ngân hàng A.

- Ngân Hàng khởi tạo và kết thúc tại Ngân Hàng B

- Ngân hàng nhận đều đợc hạch toán tập trung tại TTTT máy tính của TTTT sẽ truyền tiếp nguyên bản bức điện của Ngân Hàng A thông qua mạng Modem sẽ truyền tiếp nguyên bản bức điện của Ngân hàng A đến Ngân hàng B. Nhng trớc khi truyền tại TTTT khi đợc nhận từ Ngân hàng A sẽ kiểm soát tự động phân loại các chuyển tiền nh sau:

+ Các chuyển nhanh đợc hạch toánvà chuyển đi tức thời cho các Ngân hàng tiếp nhận, các chuyển tiền bình thờng đợc chuyển đi theo chu kỳ 2-3 lần trong ngày.

+ Các chuyển tiền của doanh nghiệp đợc u tiên hơn của cá nhân và đ- ợc chuyển đi ngay. Đối với chuyển tiền nợ, TTTT Kiểm soát theo quy chế nếu không đúng sẽ đợc chuyển trả lại.

+ Các chuyển tiền có số lợng lớn đợc kiếm soát chặt chẽ hơn khi chuyển đi Ngân hàng nhận.

* Nếu là điện báo có:

+ Nợ TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng A. + Có TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng B. * Nếu là điện báo nợ:

+ Nợ TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng B. + Có TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng A.

b/ Đối với chuyển tiền thanh toán ra ngoài hệ thống bằng VNĐ.

Cuối ngày tại TTTT phải lập sổ hạch toán chi tiết các tài khoản trên, sổ đó đồng thời là sổ đối chiếu thanh toán.

ở Ngân hàng khởi tạo chỉ nhận chuyển tiền đi đến 14h30 sau đó đối chiếu tập chuyển đi trong ngày với TTTT.

ở Ngân hàng nhận bảng thống kê cuối cùng vào lúc 16h. Ngân hàng B thực hiện ngay việc đối chiếu nhanh với TTTT tập tin nhận đến trong ngày.

Tại TTTT cuối mỗi ngày sau khi đối chiếu với các chi nhánh Ngân hàng số liệu đó đợc chuyển hoá nh sau:

Doanh số chuyển đi trong ngày giữa Ngân hàng khởi tạo và TTTT phải hoàn toàn khớp nhau. Doanh số nhận đén trong ngày giữa Ngân hàng B và TTTT thì cũng phải khớp hoàn toàn với nhau.

Tổng doanh số đến trong ngày với tổng doanh số nhận đến trong ngày của toàn hệ thống phải bằng nhau. Toàn bộ các số liệu này đợc đối chiếu trên máy TTTT, và Ngân hàng khỏi tạo, Ngân Hàng truyền nhận các tập File đi đến đối chiếu.

* Diễn giải:

 TTTT truyền toàn bộ bức điện với đầy đủ nội dung của Ngân Hàng A về cho Ngân hàng B. Lúc đó TTV điện tử nhận và xử lý các bức điện nếu không phải của Ngân hàng mình . TTV điện tử thực hiện khôi phục và in 2 liên điện báo bổ sung.

 Sau đó thanh toán viên điện tử chuyển toàn bộ chứng từ sang cho kiểm soát viên kiểm tra, kiểm soát ký hiệu và ký hiệu chứng từ.

 Sau khi ký chuyển xong, thì chứng từ in ra đợc kiểm soát viên trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử sẽ xử lý chứng từ nh sau:

+ Một liên dùng làm giấy báo cho đơn vị có liên quan ( Nừu là điện báo có thì làm giấy báo có, nếu là điện báo nợ thì làm giấy báo nợ).

+ 1 liên cùng với bức điện làm cơ sở hạch toán và đợc lu vào nhật ký chứngtừ. Lúc này thanh toán viên sẽ hạch toán nhu sau:

• Nếu là chứng từ nợ: - Nợ TK : 519101999. - Có TK : 4311 • Nếu là chứng từ có: - Nợ TK : 4311 TTTT TTV Điện tử

TTV giữ tài khoản

Kiểm soát viên

Mở file và in Giấy báo ĐT 

  

- Có TK : 519101999

 Kết thúc quá trình hạch toán thanh toán viên điện tử chuyển 1 liên cho thanh toán viên giữ tài khoản để gửi cho khách.

Thanh toán bằng điện tử thực hiện kiểm soát tập trung. Khách với thanh toán liên hàng, kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán. Trong thanh toán liên hàng, sổ đối chiếu đến sau hạch toán giẵ các Ngân hàng nên việc phát hiện trong thanh toán liên hàng chậm, vì vậy nếu có sơ suất sẽ gây thiệt hại cho khách hàng và Ngân Hàng. Thanh toán điện tử đợc đối chiếu ngay trong ngày, do đó khi chứng từ còn sai sót gì trong ngày thì quá trình thanh toán điện tử liền chấm dt, toàn hàng lu trữ của ngày đó chuyển sang hạch định ngày hôm sau. Cuối cùng lập file thanh toán điện tử đa sang hoà nhập với hệ thống điện tử siba để làm cân đối cuối ngày. Việc thực hiện thanh toán điện tử sẽ giúp cho ngân hàng giảm bớt việc đối chiếu giữa số đối chiếu giữa số đối chiếu với Ngân hàng trung ơng với số lu giấy báo chờ đối chiếu, tránh trờng hợp chậm chễ gây thiệt hại cho khách hàng và ngân hàng gây mất tài sản. Đây chính là yếu tố quan trọng mà ngân hàng cần nâng cao uy tín của mình đối với khách hàng, an toàn mà vẫn đảm bảo nhanh chóng kịp thời. Đó là toàn bộ trình tự, công việc tiến hành trong hệ thống ngân hàng nhằm thực hiện thanh toán giữa ngân hàng qua TTTT.

Ta có thể hiểu rõ công tác thanh toán điện tử qua ví dụ sau: -Thanh toán trong hệ thống:

Tháng 01/2002 Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm nhận đợc một uỷ nhiệm chi của công ty lắp máy Việt Nam, số tài khoản 710A-00720 mở tại Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm, trả cho đơn vị nhận tiền là công ty lắp máy và xây dựng 45- 3 có tài khoản tại Ngân hàng Công Thơng Phú Yên, số TK 710A- 00227 với số tiền là một tỷ đồng.

Thanh toán viên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, kiểm tra số d trên máy, mẫu dấu chữ ký chuyển sang cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên nhập lệnh vào máy.

Ngân hàng khởi tạo hạch toán.

TK nợ: Tiền gửi của khách hàng - 4311.01710A- 0072:1 tỷ TK có: Điều chuyển vốn - 519101999: 1tỷ

Sau đó chuyển sang cho kế toán trởng (hoặc ngời đợc uỷ quyền) giải mã tính ký hiệu mật và truyền về TTTT. Tại TTTT sẽ truyền về Ngân hàng Công Thơng Phú Yên.

Tại Ngân hàng Công Thơng Phú Yên sẽ hạch toán: Nợ: Điều chuyển có 519101999: 1tỷ

Có: Tiền gửi của khách hàng 4311.0170A- 00227:1 tỷ Chứng từ sẽ đợc in 2 liên:

01 liên làm chứng từ báo cáo khách hàng

01 liên là chứng từ ghi nợ cho TK 5199 liên hàng

2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:

Quá trình vận động của chứng từ kể từ lúc ngân hàng nhận đợc từ khách hàng hoặc từ lúc ngân hàng lập qua các khi đóng thành lập đa vào lu trữ.

Luân chuyển nhanh nhất đồng thời vẫn đảm bảo yêu cầu kiểm soát, xử lý hạch toán của ngân hàng và phục vụ khách hàng.

- Các chứng từ về thanh toán chuyển khoản phải đảm bảo ghi nợ trớc ghi có sau. Đối với những chứng từ thu tiền mặt phải ghi trớc chi sau. Đối với những chứng từ thu tiền mặt phải thu trớc chi sau.

- Dù là luân chuyển nh thế nào nhng luôn đảm bảo an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng.

VD: Quá trình luân chuyển chứng từ chỉ tiền mặt ( séc lĩnh tiền mặt )

Khi có nhu cầu rút tiền mặt, khách hàng sẽ lập tờ séc lĩnh tiền mặt nộp vào bộ phận kế toán của ngân hàng, ngời tiếp nhận là thanh toán viên giữ tài khoản, thanh toán viên giữ tài khoản sẽ thực hiện công việc của kiểm soát trớc và ghi nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng, sau đó chuyển tờ séc lĩnh tiền mặt đó cho bộ phận kiểm soát sau. Nếu chấp nhận chứng từ đó thì chuyển sang cho bộ phận thủ quỹ và ra lệnh cho họ chi tiền mặt cho khách hàng, thủ quỹ kiểm tra lại nếu đã chấp nhận thì tiến hành chi tiền mặt cho khách hàng và vào sổ nhật ký quỹ sau đó chuyển lại tờ séc này cho bộ phận kiểm soát tiền mặt, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra sau, sau đó chuyển cho bộ phận nhật ký chứng từ, tại đây sẽ lập nhật ký chứng từ tiến hành đối chiếu hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp sau đó đa vào bộ phận lu trữ.

Một phần của tài liệu 9 Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ Kế toán tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm (Trang 38 - 47)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(65 trang)
w